12 Gründe, warum interne und externe Kommunikation Hand in Hand gehen

Beide, die externe und die interne Kommunikation, sind von großer Bedeutung für das Wachstum und die Performance eines Unternehmens.

Sind interne und externe Kommunikation zwei verschiedene Dinge?

Ja, das sind sie.

IC- und Corporate-Communications-Teams haben unterschiedliche Ziele, sie liefern Botschaften an unterschiedliche Zielgruppen und unterstützen das Unternehmen auf unterschiedliche Weise. Aber das bedeutet nicht, dass sie in Silos arbeiten sollten.

📚Laden Sie sich das eBook „10 Prinzipien moderner Mitarbeiterkommunikation“ herunter und lernen Sie, wie man im digitalen Zeitalter mit dem modernen Mitarbeiter kommuniziert.

Auch wenn Unternehmenskommunikation und IC-Teams unterschiedliche Zielgruppen haben, sollten sie ihre Bemühungen aufeinander abstimmen und sicherstellen, dass ihre Botschaften einheitlich sind.

Wussten Sie, dass die durchschnittliche Umsatzsteigerung, die auf eine konsistente Präsentation der Marke zurückzuführen ist, 33 % beträgt?

Da spielt die Fähigkeit Ihrer IC- und Corporate-Comms-Teams, zusammenzuarbeiten, eine große Rolle. Denn obwohl 95 % der Unternehmen Markenrichtlinien haben, wird nur ein Viertel davon konsequent umgesetzt.

Wenn Ihre Corporate-Comms-Teams und Ihre internen Kommunikationsteams nicht zusammenarbeiten, werden sie inkonsistente und gemischte Botschaften vermitteln, was zu Verwirrung und Desengagement bei den Mitarbeitern, aber auch bei den Kunden führen kann.

Auch wenn externe und interne Kommunikation viele Unterschiede und unterschiedliche Ziele haben, gibt es auch eine Menge Gemeinsamkeiten. Die Abstimmung zwischen beiden ist absolut entscheidend, um eine positive Unternehmenskultur zu schaffen.

Deshalb müssen Organisationen die interne und externe Kommunikation mit einer gemeinsamen Denkweise angehen.

Externe vs. Interne Kommunikation

Interne und externe Kommunikation werden als sehr wichtige Ressourcen der Unternehmenskommunikation angesehen. Lassen Sie uns nun einen tieferen Blick auf diese beiden Arten der Kommunikation werfen.

Interne Kommunikation

Interne Kommunikation ist der Austausch von Informationen und Ideen innerhalb der Organisation selbst. In der internen Kommunikation können Nachrichten über den persönlichen Kontakt, Telefon, E-Mail, Intranet oder moderne Mitarbeiterkommunikationsplattformen ausgetauscht werden.

Es gibt 4 Arten der internen Kommunikation:

• Vertikal – Kommunikation zwischen Mitarbeitern auf unterschiedlichen hierarchischen Positionen
• Abwärts – Kommunikation von Managern oder Führungskräften zu Mitarbeitern
• Aufwärts – Kommunikation von Mitarbeitern zu Managern oder Führungskräften
• Horizontal – Kommunikation zwischen Personen auf denselben hierarchischen Positionen

Was sind die wichtigsten Prioritäten von IC-Fachleuten heute?

Externe Kommunikation

Im Gegensatz zur internen Kommunikation bedeutet die externe Kommunikation den Austausch von Informationen sowohl innerhalb der Organisation selbst als auch außerhalb der Organisation.

Organisationen kommunizieren täglich mit der Außenwelt. Daher spielen externe Kommunikationsabteilungen eine sehr wichtige Rolle in jedem Unternehmen.

Externe Kommunikation kann formell und informell sein.

Die formelle externe Kommunikation ist der allererste Schritt, um ein angemessenes Unternehmensimage zu schaffen. Sie umfasst alles von sorgfältig erstellten Briefen, Berichten, Präsentationen oder Webseiten. Das Hauptziel der externen Kommunikation ist es, der Außenwelt eine wichtige Botschaft über die Arbeit und Qualität des Unternehmens zu vermitteln.

Die informelle externe Kommunikation ist eine Form der Kommunikation, die Organisationen nicht direkt regeln können.

Im Arbeitsalltag nehmen die Mitarbeiter ständig Informationen auf und vertiefen ihr Wissen über die Organisation. Wann immer Mitarbeiter nach außen über Ihre Organisation sprechen, sind sie Teil einer informellen externen Kommunikation.

📚Lesen Sie weiter: Die 5 wichtigsten Kommunikationsfähigkeiten und wie man sie verbessert

12 Gründe, warum externe und interne Kommunikation zusammenarbeiten müssen

Auch wenn die Aktivitäten von interner und externer Kommunikation unterschiedlich sein mögen, haben beide ähnliche Ziele und müssen aufeinander abgestimmt werden, wenn sie Botschaften an Mitarbeiter, Kunden und andere Stakeholder übermitteln.

Für den Erfolg eines Unternehmens müssen interne und externe Kommunikatoren zusammenarbeiten. Organisationen sollten immer versuchen, sie so komplementär wie möglich zu gestalten. Die Entwicklung eines Messagings, das Mitarbeiter motiviert, ihre Ziele zu erreichen, und gleichzeitig Partner und Kunden einheitlich anspricht, sorgt für eine effektive Kommunikation.

🎬 Lassen Sie uns einen Blick auf einige der Gründe werfen, warum externe und interne Kommunikation Hand in Hand arbeiten müssen, um bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen 👇

Bessere strategische Ausrichtung

Wenn externe und interne Kommunikationsabteilungen nicht als Team zusammenarbeiten, ist es unmöglich, eine strategische Ausrichtung zwischen den verschiedenen Stakeholdern zu erreichen.

Außerdem verstehen nur 14% der Mitarbeiter die Strategie und Ausrichtung ihres Unternehmens.

Wenn die interne Kommunikation einen guten Job macht und die Mitarbeiter darüber informiert, woran die externen Kommunikationsabteilungen arbeiten, können sie ihre Ziele besser erreichen und die gesamte Unternehmensstrategie verstehen.

Markenimage von innen nach außen ausrichten

Unternehmen haben traditionell die externe Kommunikation als ihr Hauptaugenmerk betrachtet und dabei vergessen, dass ihre internen Zielgruppen genauso wichtig sind.

Marken müssen unbedingt sicherstellen, dass es keine Lücken zwischen ihren Produkten, ihrem Kundenservice und ihren Werbeanstrengungen und den tatsächlichen Kundenerfahrungen gibt.

📚Lesen Sie weiter: 11 Gründe, warum Unternehmenskommunikation entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens ist

Der beste Weg, diese Lücke zu schließen, ist die vollständige Ausrichtung der Marke von innen nach außen. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter nicht nur das Markenversprechen und seine Rolle bei dessen Einhaltung verstehen muss, sondern auch mit dem Wissen und den Werkzeugen ausgestattet sein muss, die notwendig sind, um die Erwartungen tatsächlich zu erfüllen.

Um das zu erreichen, müssen externe und interne Kommunikationsteams als Einheit arbeiten.

Einheitliches internes und externes Messaging

Es ist nicht ungewöhnlich zu sehen, dass interne und externe Botschaften nicht vollständig aufeinander abgestimmt sind. Wenn das Unternehmen beispielsweise widersprüchliche Informationen an seine Mitarbeiter und Investoren weitergibt, muss es sich mit mehreren unzufriedenen und unmotivierten Stakeholdern auseinandersetzen, was zu größeren Problemen führen kann.

Außerdem ist die Ausrichtung der Organisation sowohl für die interne als auch für die externe Kommunikation Pflicht.

Shel Holtz, Chef von Holtz Communications sagt:

Zielgruppen verstehen

Unternehmen müssen sowohl die internen als auch die externen Zielgruppen gemeinsam betrachten, um eine einheitliche und gut abgestimmte Kommunikationsstrategie zu haben.

Wenn ein Unternehmen zum Beispiel seine Markenbotschaft entwickelt, ist es wichtig, Gesprächspunkte sowohl für den internen als auch für den externen Gebrauch zu erstellen. Dieser Ansatz hilft dabei, Botschaften zu erstellen, die die Mitarbeiter ansprechen und sie motivieren, ihre Arbeit zu erledigen.

Darüber hinaus sollte dieses Messaging die Kunden und Partner des Unternehmens ansprechen.

Außerdem haben Sie wahrscheinlich schon von dem Spruch gehört: „Behandeln Sie Ihre Mitarbeiter wie Kunden.“

Leider haben viele Unternehmen diese für den Geschäftserfolg entscheidende Denkweise noch nicht angenommen.

Wie Paul Barton, Leiter der Unternehmensberatung Paul Barton Communications sagt:

„Sie können nicht einen leidenschaftslosen, diktatorischen Ton gegenüber Ihren Mitarbeitern anschlagen und erwarten, dass sie den Kunden einen warmen, effizienten Service bieten. Sie müssen mit Ihren Mitarbeitern so reden, wie Sie wollen, dass sie mit Ihren Kunden reden. Das Publikum erinnert sich oft nicht so sehr an das, was Sie gesagt haben, sondern eher daran, wie Sie es fühlen ließen.

Daher müssen externe und interne Kommunikation zusammenarbeiten, um ihre Zielgruppen besser zu verstehen und den Mitarbeitern zu zeigen, dass sie genauso oder sogar besser behandelt werden als Kunden.

Alle auf der gleichen Seite

Die externe Kommunikation sollte sicherstellen, dass die interne Abteilung über externe Kampagnen und andere Bemühungen Bescheid weiß.

Außerdem ist die interne Kommunikation dafür verantwortlich, diese Bemühungen an die Mitarbeiter zu kommunizieren.

Nur so sind die Mitarbeiter auf der gleichen Seite und verstehen die Ziele hinter diesen Bemühungen.

Um dies zu erreichen, ist es extrem wichtig, dass alle Kommunikationsplattformen integriert sind, damit Informationen leicht gefunden und geteilt werden können.

Vertrauen bei Mitarbeitern und Kunden aufbauen

Vertrauen am Arbeitsplatz aufzubauen ist eines der wichtigsten Ziele für Arbeitgeber auf der ganzen Welt.

Wenn die Kommunikation gegenüber Mitarbeitern und externen Anteilseignern, wie z.B. Kunden, nicht einheitlich ist, ist organisatorisches Misstrauen unvermeidlich.

Heute vertrauen nur sehr wenige Mitarbeiter ihren Mitarbeitern, und einer der Hauptgründe dafür ist, dass die interne und externe Kommunikation nicht einheitlich ist.

Externe und interne Kommunikationsabteilungen sollten besser darauf achten, dass sie keine widersprüchlichen Botschaften an ihre Adressaten übermitteln.

Das ist einer der Hauptgründe, warum Unternehmen heute die interne Kommunikation mit PR und externer Kommunikation kombinieren.

Mitarbeiter zu Markenbotschaftern machen

Mitarbeiter als Fürsprecher zu haben ist extrem wertvoll. Markenbotschafter können Ihrem Unternehmen zu mehr Markenbekanntheit verhelfen, mehr Umsatz generieren und mehr Talente für Ihr Unternehmen gewinnen.

Das wird jedoch zu einer unmöglichen Mission, wenn interne und externe Abteilungen nicht Hand in Hand arbeiten.

In ihrem CMO-Artikel sagt Radiscka Subrammanian:

„Indem Sie in Ihre internen Stakeholder investieren, befähigen Sie sie, zu Markenbotschaftern zu werden, die sich für Ihr Produkt oder Angebot einsetzen und entschlossen sind, einen Mehrwert zu liefern. Konsistente Markenerlebnisse bauen Vertrauen auf und schaffen dauerhafte, unterstützenswerte Marken-Kunden-Beziehungen. Es reicht nicht mehr aus, einfach nur Ihre Markengeschichte zu erzählen – Sie müssen Ihr Markenversprechen von innen heraus leben.“

Es war schon immer so, dass interne Geschichten das Potenzial haben, nach außen getragen zu werden. Social-Media-Plattformen machen es für interne Informationen einfacher denn je, ihren Weg nach außen zu finden.

Auf der anderen Seite werden Mitarbeiter niemals Advocacy-ähnliche Aktionen durchführen, wenn sie kompliziert oder schwer durchzuführen sind.

Fragen Sie sich, ob Ihre Mitarbeiter eine einfache Möglichkeit haben, Ihre Inhalte extern zu teilen?

Interne Kommunikationstools wie Smarp machen das Teilen von Inhalten von den persönlichen sozialen Konten der Mitarbeiter unglaublich einfach, was zu einer höheren Akzeptanz und Engagement führt.

💡 Finden Sie mit diesem Rechner heraus, welchen ROI Sie von Ihrer Investition in ein Employee Advocacy Programm erwarten können.

Aktuell bleiben mit Unternehmensnachrichten und Branchentrends

Beide, interne und externe Kommunikationsabteilungen, haben die Aufgabe, Trends und wichtige Ereignisse in der Branche und im Unternehmen selbst effektiv zu kommunizieren.

Jedoch…

Daher sollten sie darauf ausgerichtet sein, Mitarbeitern und Kunden die gleichen Informationen zu liefern.

Was auch immer Sie Ihren Kunden vermitteln wollen, sollte auch den Mitarbeitern bekannt sein.

Achten Sie aber auf den Informations-Overflow. Nicht jeder Mitarbeiter muss alles wissen. Zu viele irrelevante Informationen wirken sich negativ auf das Engagement der Mitarbeiter aus.

Aus diesem Grund sollten interne Kommunikationsabteilungen darüber nachdenken, interne Kommunikationstechnologie zu implementieren, die es Mitarbeitern und Managern ermöglicht, personalisierte Newsfeeds basierend auf Interessen und Prioritäten zu erstellen.

Ansprechendere Inhalte erstellen

Mitarbeiter wollen über ihre Leistungen und guten Ergebnisse informiert werden. Auf der anderen Seite gibt es in der externen Kommunikation viele Erkenntnisse über die Kunden des Unternehmens.

Warum also sollten interne und externe Kommunikation nicht zusammenarbeiten, um inspirierende Kundengeschichten zu erstellen?

Diese beiden Abteilungen können gemeinsam Inhalte erstellen und liefern, mit denen sich die Mitarbeiter gerne beschäftigen.

Heutzutage ist es nicht ungewöhnlich, dass interne und externe Mitarbeiter zusammenarbeiten, um mehr teilbare, ansprechende und nutzbare Inhalte zu erstellen.

Doch gerade in großen Unternehmen kann dies ohne die richtigen Tools für die interne Kommunikation sehr schwer zu erreichen sein.

Wenn nicht alle Mitarbeiter mit einer einzigen Kommunikationsplattform verbunden sind, kann niemand sicherstellen, dass die richtige Botschaft die richtigen Mitarbeiter erreicht.

Ein Gefühl von Teamwork schaffen

Ein Gefühl von Teamwork zu schaffen, ist eine der besten Möglichkeiten, Positivität am Arbeitsplatz zu verbreiten.

Während die interne Kommunikation eine starke Wirkung und einen großen Einfluss auf die Mitarbeiter hat, ist es die externe Kommunikation auf aktuelle und potenzielle Kunden.

📚Lesen Sie weiter: Unternehmenswerte: Definition, Bedeutung und Beispiele

Daher können Kommunikationsabteilungen Menschen innerhalb und außerhalb des Unternehmens miteinander verbinden, um großartige Geschichten zu schaffen.

Hier ein Beispiel für solche Bemühungen von Eileen Sheil, Kommunikationsexpertin der Cleveland Clinic:

„Mein neuester Fokus und eine der Prioritäten unserer Abteilung ist es, „ein Team“ aufzubauen, indem wir unsere Kommunikationsbemühungen zusammenführen, damit wir eine starke Kommunikationseinheit sind, die für die Zukunft gut aufgestellt ist.

Ein Beispiel für diese Bemühungen ist unser Fokus auf das Erzählen von überzeugenden Patientengeschichten nach außen, die klinische Innovationen hervorheben, die auch als eine großartige interne Geschichte dienen können, die die großartige Arbeit unseres Pflegepersonals hervorhebt, um einem Patienten zu helfen.

Intern konzentrierte sich diese Geschichte mehr auf den Pfleger als auf den Patienten und stellte die großen Anstrengungen unserer Mitarbeiter heraus, um den Betroffenen zu helfen, und verlinkte auf die Video-Story. Aus den Kommentaren ging hervor, dass unsere Pflegekräfte sehr stolz darauf sind, für die Cleveland Clinic zu arbeiten.“

Schnelle Unternehmensveränderungen effizienter bewältigen

Effektives Change Management ist nicht einfach zu erreichen. Es ist jedoch viel einfacher, wenn interne und externe Kommunikationsabteilungen eng zusammenarbeiten.

Kritische Unternehmensereignisse wie die digitale Transformation oder Fusionen und Übernahmen betreffen sowohl die internen als auch die externen Gesellschafter des Unternehmens.

Oftmals ist die externe Kommunikation die erste Anlaufstelle für die Außenwelt. In vielen Situationen sollten diese Botschaften aber auch die interne Comms und die Mitarbeiter erreichen.

Nehmen Sie zum Beispiel Änderungen, die bei Ihren Produkten oder Dienstleistungen umgesetzt werden. In dieser Situation wird die externe Kommunikation die erste sein, die von dem Kundenfeedback erfährt, und dieses Feedback sollte sofort an die interne Kommunikation und die betroffenen Mitarbeiter weitergeleitet werden.

📚Lesen Sie weiter: Change Management: Definition, Best Practices & Beispiele

Building a strong community around your brand

Ihre Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, langfristige Beziehungen zu Ihren Mitarbeitern und Kunden aufzubauen.

In der Tat geht es bei der Schaffung eines positiven Mitarbeitererlebnisses und der Bereitstellung eines großartigen Kundenservices vor allem darum, mit Ihren Zielgruppen auf effektive Weise zu kommunizieren!

Die Sache ist die, dass die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter ihren Job und das Unternehmen selbst empfinden, einen direkten Einfluss auf die Qualität des Kundenservices hat, den sie liefern. Mit anderen Worten: Employee Experience (EX) und Customer Experience (CX) sind miteinander verbunden. Es überrascht nicht, dass Unternehmen, die bei der Kundenerfahrung führend sind, 60 % engagiertere Mitarbeiter haben.

Wenn Sie also Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden einander näher bringen wollen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie effektiv mit ihnen kommunizieren. Vermitteln Sie keine gemischten Botschaften. Bauen Sie stattdessen eine konsistente Kommunikationsstrategie auf, bei der Ihre internen und externen Botschaften übereinstimmen.

Wenn Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, dass Sie ihnen einige Informationen vorenthalten oder das Gefühl haben, dass Ihre Unternehmenskommunikation nicht das widerspiegelt, was tatsächlich im Unternehmen passiert, werden sie sich nicht so sehr auf Ihre Kunden einlassen!

Die Abstimmung Ihrer internen und externen Kommunikation während COVID-19 ist wichtiger denn je

Oftmals haben externe oder interne Kommunikationsfunktionen Einblicke, die die andere Seite gerade nicht hat. Deshalb ist es in Krisenzeiten wie dem COVID-19 umso wichtiger, dass die interne Kommunikation und die Unternehmenskommunikation zusammenarbeiten.

Sie werden nicht in der Lage sein, einen soliden und effektiven Business-Continuity-Plan zu erstellen, wenn Sie die Botschaften, die Sie intern verbreiten, nicht mit denen abstimmen, die Sie außerhalb Ihres Unternehmens verbreiten.

Denken Sie darüber nach: wie können Sie Vertrauen zwischen Ihren Teams aufbauen und sicherstellen, dass alle während der Pandemie auf die gleichen Ziele hinarbeiten, wenn Ihre interne und externe Kommunikation nicht aufeinander abgestimmt ist oder, schlimmer noch, sich widerspricht?

📚Lesen Sie weiter: Krisenkommunikation – Wie Sie effektiv mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren

In Krisenzeiten wie COVID-19 ist das Letzte, was Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter und die breite Öffentlichkeit verwirrt oder skeptisch gegenüber Ihren Botschaften sind.

Vermischte Botschaften führen zu Desengagement. Die Coronavirus-Pandemie hat Angst und Verwirrung gestiftet. Viele Menschen haben ihren Arbeitsplatz verloren und machen sich Sorgen um ihre Gesundheit. Mehr als je zuvor muss Ihre Marke transparent und nachdrücklich sein.

Sie müssen die Wahrheit sagen und sowohl Ihr internes als auch Ihr externes Publikum über jede strategische Entscheidung informieren, die Auswirkungen auf sie haben könnte. Dass Ihre Mitarbeiter von Journalisten über Ihre Geschäftsentscheidungen erfahren, ist eines der Szenarien, die Sie unbedingt vermeiden wollen.

Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Teams für interne Kommunikation und Unternehmenskommunikation zusammenarbeiten. Auf diese Weise können sie eine solide und konsistente Kommunikationsstrategie entwickeln, so dass es keine Lücke zwischen den Botschaften gibt, die Sie an Ihre Mitarbeiter weitergeben, und denen, die Sie an Ihre externen Zielgruppen weitergeben.

Die COVID-19-Krise ist eine Herausforderung für Kommunikationsprofis und ihre Fähigkeit, zusammenzuarbeiten. Während Unternehmen dazu neigen, ihre Kommunikationsbemühungen auf die Botschaften zu fokussieren, die sie übermitteln wollen, müssen sie sich jetzt auf die Bedürfnisse ihres Publikums konzentrieren.

🎧 Schauen Sie sich unseren neuesten Podcast an, in dem Brad Whitworth mehr über den Wechsel zu empfängerzentrierter Kommunikation erzählt.

Wichtige Informationen bedeuten jedoch nichts, wenn sie nicht die richtigen Leute erreichen. Interne Kommunikationslösungen wie Smarp helfen Unternehmen, Krisen vorzubeugen, indem sie sicherstellen, dass die richtigen Informationen jeden erreichen, der sie braucht.

Wie interne Kommunikationstools bei der externen und internen Abstimmung helfen können

Die Abstimmung der verschiedenen Interessengruppen im Unternehmen ist ohne die richtigen internen Kommunikationslösungen unmöglich.

Wenn interne und externe Abteilungen nicht in der Lage sind, alle Mitarbeiter schnell und zur richtigen Zeit zu erreichen, kommt es zu einer Fehlanpassung.

Daher sollten Unternehmen jetzt über die Implementierung von Lösungen nachdenken, die alle Mitarbeiter miteinander verbinden und ihnen einen einfachen Zugang zu Informationen ermöglichen, die sowohl die interne als auch die externe Welt betreffen.

Mit Mitarbeiterkommunikationslösungen wie Smarp sind Unternehmen in der Lage,:

• alle Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort erreichen
• dringende COVID-19-Updates mit ihren Mitarbeitern teilen
• Verwirrung und die Verbreitung von Gerüchten während des Coronavirus-Ausbruchs vermeiden.
• Erstellen und teilen Sie ansprechendere Inhalte für die Mitarbeiter
• Machen Sie alle Inhalte einfach mit der Außenwelt teilen
• Verhindern Sie die Verbreitung von Angst während der Krise
• Unterstützen Sie ZweiGespräche mit Mitarbeitern
• Helfen Sie Mitarbeitern, wichtige Dokumente, Nachrichten und Unterhaltungen an einem Ort aufbewahren
• Mitarbeitern den sofortigen Zugriff auf Informationen auf ihren Mobiltelefonen ermöglichen
• Inhalte besser filtern und priorisieren, um eine Informationsflut zu vermeiden.

Wie geht es weiter? Laden Sie das eBook „10 Prinzipien moderner Mitarbeiterkommunikation“ herunter, in dem wir Tipps & Best Practices für die erfolgreiche Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern im heutigen digitalen Zeitalter geben.