7 Tipps für bessere 1-on-1-Meetings

Als Manager oder Teamleiter bieten 1-on-1-Meetings die Möglichkeit, sich regelmäßig mit dem Team zu treffen. Sie helfen, eine starke Beziehung aufzubauen, was wiederum die Effektivität und das Verständnis erhöht. Als einzelner Mitarbeiter und Mitglied des Teams sind 1-zu-1-Meetings ein wesentlicher Bestandteil der beruflichen Entwicklung.

Bei Atlassian sind wir der Meinung, dass es enorm wichtig ist, sich regelmäßige Gespräche mit dem Vorgesetzten anzugewöhnen. Egal, ob es darum geht, den Status eines Projekts zu überprüfen, Bedenken oder Blockaden anzusprechen oder über Ihr aktuelles und zukünftiges Wachstum zu sprechen, diese Treffen schaffen eine Grundlage des Verständnisses, vor allem, wenn sie regelmäßig stattfinden.

Aber es ist leicht, dass 1-on-1-Meetings auf der Strecke bleiben. Wir sind alle beschäftigt, und die Zeit für diese persönlichen Interaktionen kommt oft zu kurz, besonders wenn wir nicht diszipliniert sind. Das ist ein großer Fehler.

In meinen Jahren als Personalmanager habe ich gesehen, welche Auswirkungen effektive Meetings haben, wenn es darum geht, Ihr Team zu skalieren, und das gilt besonders für 1-on-1-Meetings. Also, hier ist ein Bonus-Tipp. Nennen wir ihn Tipp Nr. 0: Führen Sie 1-zu-1-Besprechungen tatsächlich konsequent durch. Wöchentlich oder zweimal pro Monat funktioniert in der Regel am besten.

Diese sieben Tipps werden Ihnen helfen. Lesen Sie sie, und sprechen Sie dann mit Ihrem Team (oder Manager) darüber, wie Sie das Beste aus Ihrer gemeinsamen Zeit machen können.

Teilen Sie die Agenda

Es gibt konkurrierende Ansichten darüber, ob 1-on-1-Meetings in erster Linie für den Manager oder das Teammitglied von Vorteil sind. Während es für beide Parteien wichtig ist, das Gefühl zu haben, dass das 1-on-1 eine legitime Nutzung ihrer Zeit ist, denke ich, dass die Teammitglieder hier Vorrang haben sollten.

Ich schlage vor, das Teammitglied 75 Prozent der Agenda bestimmen zu lassen und den Manager 25 Prozent. Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um zu Beginn des Meetings die Punkte zu vereinbaren, die Sie abdecken werden. (Oder, wenn Sie wirklich organisiert sind, vorher.)

Teammitglieder, hört zu: Mit 75 Prozent der Macht kommen 75 Prozent der Verantwortung! Überlegen Sie sich Themen im Voraus und seien Sie sicher, dass Sie vorbereitet sind.

Jedes Mitglied meines Teams und ich teilen uns eine Trello-Tafel, auf der wir Tagesordnungspunkte hinzufügen können, wenn sie uns in den Sinn kommen, verfolgen, was wir besprochen haben, und uns selbst Folgeaktionen zuweisen.

Tipp: Kopieren Sie diese Trello-Board-Vorlage und passen Sie sie für Ihre 1-on-1-Meeting-Agenden an. (Und weitere kreative Verwendungsmöglichkeiten für Trello-Boards finden Sie hier.

Nutzen Sie 1-on-1-Meetings nicht für Status-Updates

Status-Updates sind notwendig zwischen Managern und Teammitgliedern. Außerdem sind sie ein bequemes, vertrautes Thema. Aus diesen Gründen können sie leicht zum Mittelpunkt von 1-on-1-Meetings werden. Lassen Sie das nicht zu!

Managern wird immer wieder geraten, ihren Mitarbeitern Feedback zu geben und häufig über Karriereziele zu sprechen, anstatt das alles für das Jahresgespräch aufzuheben. Raten Sie mal, was? 1-on-1-Meetings sind der perfekte Zeitpunkt, um diese Gespräche zu führen.

Projekt-Updates sollten (idealerweise) über eine Alternative außerhalb von Meetings erfolgen: E-Mail, Jira-Issues, Chat oder eine gute altmodische Schreibtischfahrt. Wenn es etwas Wichtiges zu besprechen gibt, wie z.B. Umschwünge oder wichtige Entscheidungen, machen Sie es zum letzten Thema auf Ihrer 1-on-1-Agenda, damit es nicht versehentlich das gesamte Meeting einnimmt.

Förderung der Offenheit

1-on-1-Meetings sind nur dann effektiv, wenn sowohl der Manager als auch das Teammitglied darauf vertrauen, dass sie sich in einem sicheren Raum befinden, in dem sie offen sprechen können. Dieses Umfeld zu schaffen, erfordert Anstrengungen von beiden Seiten.

Manager sollten sich angewöhnen, häufig Feedback mit konkreten Beispielen zu geben. Streben Sie eine 50/50-Brennstoff-Luftmischung aus Lob und konstruktiver Kritik an. Sprechen Sie auch offen über Herausforderungen, denen das Team gegenübersteht, damit sich Ihre Teammitglieder mit der Mission des Teams verbunden fühlen. Sie könnten sie sogar dazu inspirieren, einen höheren Beitrag zu leisten.

Teilen Sie den Teammitgliedern offen mit, wo Sie Schwierigkeiten haben und Hilfe brauchen. Ihr Vorgesetzter ist da, um Sie zu unterstützen. Wenn das Gespräch nicht ein wenig unangenehm wird, gehen Sie nicht auf die wichtigen Dinge ein.

Notizen machen

Notizen machen hilft Ihnen, sich an die Diskussion zu erinnern, bildet die Grundlage für die nächsten Schritte und signalisiert, dass Sie sich für das Wachstum des Teammitglieds und des Teams einsetzen. Ich persönlich finde es schwierig, mit dem Mitschreiben Schritt zu halten. Und ich mag es nicht, wenn einer (oder beide) von uns auf ihren Laptops herumhacken, anstatt sich voll und ganz auf das aktive Zuhören zu konzentrieren.

Um zu verhindern, dass die Technologie zu einem Störfaktor wird, versuchen Sie, die letzten fünf Minuten Ihrer 1-zu-1-Besprechungen der Zusammenfassung und dem Notieren zu widmen. Oder machen Sie sich direkt nach dem Meeting fünf Minuten lang Notizen, solange alles noch frisch ist. Wenn Sie schon Notizen tippen müssen, schalten Sie zumindest laute Benachrichtigungen wie E-Mails und Chat-Programme stumm.

Verlassen Sie den Konferenzraum

Der Wechsel des Ortes Ihrer 1-on-1-Meetings ist eine gute Möglichkeit, Ihre Interaktionsmuster zu ändern. Die Wahrheit ist, dass Sie nicht wirklich wissen, wie Ihre Sitz-am-Tisch-Routine in Bezug auf die Machtdynamik rüberkommt.

So, mischen Sie es auf. Gehen Sie zusammen einen Kaffee trinken. Essen Sie zu Mittag und reden Sie. Machen Sie einen Spaziergang und reden Sie miteinander, was gut für kreatives Denken und den Aufbau von Beziehungen ist. Es könnte auch Ihr Leben retten. Achten Sie darauf, welche Art von Gesprächen für diese verschiedenen Umgebungen geeignet sind.

Klären Sie, was Sie von dem Gespräch erwarten

Bei jedem Thema sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie von der Diskussion erwarten. Teammitglieder: Bitten Sie Ihren Vorgesetzten, eine bestimmte Maßnahme zu ergreifen, oder bitten Sie um Anregungen, wie Sie selbst vorgehen sollten? Manager: Fragen Sie Ihr Teammitglied, ob es möchte, dass Sie sich an der Lösung eines Problems beteiligen, oder ob es Sie nur auf eine schwierige Situation aufmerksam machen möchte, an der es gerade arbeitet.

Kommen Sie zu jedem Treffen mit einer Agenda oder einer Liste von Themen, die Sie besprechen möchten. Manager haben vielleicht Themen, die sie gerne besprechen würden, aber Sie (erinnern Sie sich an die 75-25 Aufteilung oben) sollten letztendlich die Diskussion führen.

Recap und Erwartungen setzen

Wir beginnen unsere 1-on-1 Gespräche oft mit den wichtigsten Themen und beenden sie mit den unwichtigsten. Das hat den Effekt, dass sich die Priorität der Dinge sowohl in den Köpfen der Führungskraft als auch der Teammitglieder normalisiert.

Am Ende des Meetings sollten Sie sich bewusst bemühen, die wichtigsten Themen und Aufgaben zu rekapitulieren, indem Sie Fragen verwenden wie:

• Was sind die Erwartungen an den anderen in dieser Woche?
• Was waren die wichtigsten Maßnahmen, die wir diese Woche ergreifen wollten?

Besprechen Sie diese Punkte beim nächsten Mal, damit Sie beide das Gefühl haben, dass Ihre 1-on-1-Meetings von Woche zu Woche Kontinuität und Vorwärtsdynamik haben.