Das Büro für internationale Angelegenheiten

Hinweis: Viele Büros der Social Security Administration (SSA) waren vor kurzem aufgrund von COVID-19 für persönliche Dienstleistungen geschlossen, mit begrenzter Wiederaufnahme der Dienstleistungen. Wenn Sie derzeit arbeiten oder demnächst arbeiten werden und eine Sozialversicherungsnummer benötigen, wenden Sie sich bitte an die nächstgelegene SSA, um sich über die örtlichen Abläufe zu informieren. Basierend auf diesen Informationen sollten Sie sich mit Ihrem Arbeitgeber über die lokalen SSA-Vorgänge im Zusammenhang mit COVID-19 unterhalten und darüber, welche Anweisungen Ihr Arbeitgeber für die Zukunft haben könnte. Weitere Informationen zu den Schließungen von SSA COVID-19: www.ssa.gov/coronavirus/

• Was ist eine Sozialversicherungsnummer?
• Wer ist berechtigt, eine Sozialversicherungsnummer zu beantragen?
• Vorher ausgegebene SSNs
• Wie beantrage ich eine Sozialversicherungsnummer?
  • F-1- und J-1-Studenten
  • J-1-Stipendiaten/Arbeitnehmer und J-2-Abhängige
  • H-1B-Angestellte
• FAQs

Was ist eine Sozialversicherungsnummer?

Die Sozialversicherungsnummer (SSN) ist eine Steueridentifikationsnummer, die das Gehalt eines Mitarbeiters in einem Lohnabrechnungssystem verfolgt. Social Security Numbers werden vom Internal Revenue Service (IRS), der Steuerbehörde der Vereinigten Staaten, bei der Geburt für US-Bürger vergeben. Um eine SSN beantragen zu können, müssen ausländische Staatsangehörige aufgrund eines bestimmten Einwanderungsstatus oder als Anforderung beim Onboarding eines Mitarbeiters eine haben.

Das Lohnbüro der Universität muss dem IRS für jede Person, die an der Universität angestellt ist, eine SSN nachweisen, um diesen Mitarbeiter zu bezahlen und die von Arbeitgebern geforderten staatlichen Berichte durchzuführen. F-1- und J-1-Studenten, die für eine Beschäftigung in den Vereinigten Staaten in Frage kommen, ob auf oder außerhalb des Campus, benötigen ebenfalls eine Sozialversicherungsnummer.

Neben der Gehaltsabrechnung ist die SSN zu einer Art universeller Identifikationsnummer geworden, die für viele Zwecke im ganzen Land verwendet wird, einschließlich der Anmeldung bei Versorgungsunternehmen, Telefondiensten, Kreditauskünften und Banken.

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Wer ist berechtigt, eine SSN zu beantragen?

F-1 Studenten

F-1 Studenten benötigen ein Jobangebot und eine Arbeitsgenehmigung, bevor sie berechtigt sind, eine Sozialversicherungsnummer zu beantragen. Die drei Hauptkategorien der Arbeitsgenehmigung für F-1-Studenten sind:

1. Beschäftigung auf dem Campus (sofort zulässig),
2. Arbeitsgenehmigung außerhalb des Campus durch Curricular Practical Training (zulässig nach einem Jahr Vollzeitimmatrikulation), oder
3. Arbeitsgenehmigung außerhalb des Campus durch Optional Practical Training (zulässig nach einem Jahr Vollzeitimmatrikulation).

Hinweis: Sie können keine SSN ohne Job und/oder Arbeitsgenehmigung beantragen.

J-1 Studenten

J-1 Studenten benötigen ein Jobangebot und eine Arbeitsgenehmigung, bevor sie eine Sozialversicherungsnummer beantragen können. Es gibt zwei Hauptkategorien von Arbeitsgenehmigungen für J-Studenten:

1. Beschäftigung auf dem Campus (sofort berechtigt), und
2. Beschäftigung außerhalb des Campus durch akademische Ausbildung (AT) (berechtigt nach einem Jahr Vollzeiteinschreibung).

Hinweis: Sie haben keinen Anspruch auf eine SSN ohne einen Job und/oder eine Arbeitsgenehmigung.

J-1 Stipendiaten

Personen im J-1 Stipendiatenstatus können jederzeit eine Sozialversicherungsnummer beantragen, beachten Sie jedoch, dass Sie mindestens 10 Tage nach Ihrer Ankunft in den USA warten sollten, um einen Antrag zu stellen. Sie gelten als Stipendiat, wenn in Feld 4 Ihres DS-2019 entweder „Professor“, „Research Scholar“, „Short-Term Scholar“ oder „Specialist“ angegeben ist. Empfohlene Dokumente für die Beantragung der SSN sind: Reisepass, J-1-Visumstempel, I-94-Ausdruck, DS-2019 und UChicago-Angebot oder Einladungsschreiben des Fachbereichs.

J-1-Studenten (einschließlich J-1-Studenten ohne Abschluss) sind NICHT automatisch berechtigt, eine SSN zu beantragen.

J-2-Abhängige

J-2-abhängige Ehepartner und Kinder sind ebenfalls berechtigt, eine Sozialversicherungsnummer zu beantragen, nachdem sie ein Dokument zur Arbeitsgenehmigung erhalten haben. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite zur J-2-Arbeitsgenehmigung.

H-1B-Angestellte

H-1B-Angestellte sind jederzeit berechtigt, eine Sozialversicherungsnummer zu beantragen, beachten Sie jedoch, dass Sie mindestens 10 Tage nach Ihrer Ankunft in den USA mit der Beantragung warten sollten. Empfohlene Dokumente für die Beantragung der SSN sind: Reisepass, H-1B-Visumstempel, I-94-Ausdruck, H-1B-Genehmigungsbescheid (Formular I-797) und UChicago-Angebot oder Beschäftigungsbestätigungsschreiben der Abteilung.

Vorherige SSN-Karten

Die Social Security Administration stellt nur eine SSN pro Person aus. Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt in Ihrem Leben bereits eine SSN hatten – auch wenn es Jahrzehnte her ist – können Sie keine neue Nummer beantragen. Wenn Sie Ihre SSN-Karte oder -Nummer nicht mehr haben (oder sich die Art der SSN-Karte, die Sie benötigen, geändert hat), müssen Sie möglicherweise eine Ersatz-SSN-Karte beantragen.

Wenn Ihnen zuvor eine SSN-Karte ausgestellt wurde, auf der steht „NOT VALID FOR EMPLOYMENT“ (NICHT GÜLTIG FÜR ARBEIT), müssen Sie möglicherweise eine Ersatzkarte beantragen, um zu zeigen, dass sie „VALID FOR WORK ONLY WITH DHS AUTORIZATION“ (NUR MIT DHS-AUTORIZIERUNG GÜLTIG FÜR ARBEIT) ist, bevor Sie Ihre Papiere für den neuen Arbeitnehmer ausfüllen können. Sie können über die Arten von SSN-Karten auf der SSA-Website lesen. Sie können eine lokale SSA-Filiale (Info unten) kontaktieren, wenn Sie Fragen zur Gültigkeit der SSN haben.

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Wie beantrage ich eine Sozialversicherungsnummer?

Schritt 1: Seien Sie in den U.S.A. for 10 Days with ‚Active‘ Record

Wenn Sie sich im F-1-, H-1B- oder J-1-Status befinden, müssen die Daten, die Ihren Status und die Tatsache, dass Sie Anspruch auf eine Social Security Number haben, bestätigen, zum Zeitpunkt der Beantragung von einem Mitarbeiter der Social Security Administration (SSA) online abgerufen werden. Die Daten gelangen erst dann von der Einwanderungsbehörde in die SSA-Datenbank, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind:

1. Sie müssen sich seit mindestens 10 Tagen in den USA aufhalten. Es kann bis zu 10 Tage nach einer Einreise in die USA dauern, bis das SSA-System mit Ihren Einreiseinformationen aktualisiert wird. Beachten Sie, dass dies für jede erneute Einreise in die U.S.A. gilt, einschließlich der Rückkehr aus einem Urlaub, wenn Sie einen neuen I-94-Einreisedatensatz/eine neue I-94-Nummer erhalten.
2. Wenn Sie den F-1- oder J-1-Status haben, müssen Sie in SEVIS „registriert“ oder „validiert“ werden. Wenn Sie zum ersten Mal in den USA für Ihr neues Programm/Ihren neuen Job ankommen, müssen Sie sich bei OIA anmelden. In den meisten Fällen geschieht dies über ein Online-Check-in-Formular. Wenn dieses Check-in-Verfahren abgeschlossen ist, registrieren/validieren wir Ihren Datensatz in SEVIS. Damit wird bestätigt, dass Sie an der Universität in Chicago angekommen sind. Es dauert etwa 3 Tage, bis Ihre Registrierung im SSA-System aktualisiert wird.
   Solange Sie bei Ihrer Ankunft bei OIA eingecheckt haben, ist Ihr Datensatz „aktiv“ oder „validiert“. Sie müssen nicht mit OIA bestätigen, es sei denn, Sie haben einen besonderen Umstand.

Schritt 2: Nachweis der Beschäftigungsberechtigung erhalten

Um für eine SSN berechtigt zu sein, müssen Sie der Social Security Administration einen Beschäftigungsnachweis vorlegen. Sie müssen diesen Nachweis in der Hand haben, bevor Sie eine SSN beantragen. Die Art des Nachweises variiert mit der Art der Arbeitsgenehmigung, die Sie haben:

• Beschäftigung auf dem Campus (F-1 und J-1 Student): (1) Ihr Arbeitgeber auf dem Campus muss einen „Employer Letter“ erstellen, der auf einem Briefkopf stehen, datiert sein und eine Unterschrift von Ihrem direkten Vorgesetzten haben muss. (2) Sie können dann einen SSN-Unterstützungsbrief bei OIA beantragen, indem Sie das SSN-Unterstützungsbrief-Antragsformular ausfüllen.
  Sie können eine SSN bis zu 30 Tage vor dem auf Ihrem Arbeitgeberbrief aufgeführten Datum des Beschäftigungsbeginns beantragen. Es ist in Ordnung, wenn Sie weniger als 30 Tage vor Ihrem Arbeitsbeginn beantragen.
• Curricular Practical Training (F-1 Students): Sie müssen den CPT-Genehmigungsprozess durchlaufen, um die CPT-Autorisierung für diese Arbeit auf der zweiten Seite Ihres I-20 zu erhalten. Sie müssen bereits das CPT I-20 haben, bevor Sie eine SSN beantragen können.
  Sie können eine SSN nur bis zu 30 Tage vor dem CPT-Startdatum beantragen, das auf Ihrem I-20 aufgeführt ist. Sie benötigen kein Schreiben des Arbeitgebers oder unseres Büros; die CPT-Genehmigung auf Ihrem I-20 ist der Beweis für Ihr Jobangebot und Ihre Arbeitsberechtigung.
• Optionales Praktikum (F-1 Studenten): Es gibt zwei Möglichkeiten, eine SSN mit OPT zu beantragen. Sie können entweder:
  • Beantragen Sie die SSN zur gleichen Zeit, in der Sie OPT beantragen, indem Sie dies auf dem OPT-Antragsformular I-765 angeben (weitere Anweisungen). Wenn Sie die SSN während Ihres OPT-Antrags beantragen, brauchen Sie den Rest der Schritte auf dieser Seite nicht auszuführen.
  • Warten Sie, bis Sie Ihre EAD-Karte per Post erhalten und gehen Sie zu einem SSA-Büro, das nicht mehr als 30 Tage vor Ihrem OPT-Startdatum liegt.
• Akademische Ausbildung (nur J-1 Studenten): Sie müssen den AT-Genehmigungsprozess durchlaufen, um die AT-Autorisierung auf Ihr DS-2019 drucken zu lassen. Zusätzlich zu der AT auf Ihrem DS-2019 benötigen Sie einen Brief von OIA. Dieses Schreiben können Sie jederzeit während der regulären Geschäftszeiten an unserer Rezeption erhalten.

Schritt 3: Gehen Sie zu einem Büro der Social Security Administration

Um eine SSN zu beantragen, müssen Sie persönlich zu einem Büro der Social Security Administration (SSA) gehen.

Lokalisierung eines SSA-Büros

Um das nächstgelegene Social Security Office zu finden, können Sie Ihre Postleitzahl in die SSA-Suchmaschine eingeben. Zwei beliebte SSA-Standorte sind:

• Standort Downtown (für Karte auf Link klicken):
  605 W Washington Blvd
  Chicago, IL 60604
  Stunden: 9AM-4PM
  Telefon: 800-772-1213
• Standort Woodlawn (für Karte auf Link klicken):
  6338 S. Cottage Grove
  Chicago, IL 60637
  Stunden: 9AM-4PM
  Telefon: 877-402-0824

Mitzubringende Dokumente

Wenn Sie zum SSA-Büro gehen, um einen Antrag zu stellen, müssen Sie die folgenden Originaldokumente vorlegen:

1. Ausgefülltes SSN-Antragsformular
2. Gültiger Reisepass
3. F-1- oder J-1-Visumaufkleber (befindet sich in Ihrem Reisepass; OK, wenn er abgelaufen ist HINWEIS: Kanadische Staatsbürger sind von der Notwendigkeit eines Visumaufklebers befreit und müssen diesen nicht als Teil des SSN-Antrags einreichen).
4. Ausdruck des aktuellen elektronischen Datensatzes I-94
5. Gültiges Formular I-20 oder DS-2019
6. Nachweis der Beschäftigung und Arbeitsberechtigung, wie unten angegeben:

• NUR für J-1 Studenten (erfordert eine der folgenden Unterlagen):
  • Für On-Campus-Jobs: vom Arbeitgeber unterzeichnetes Schreiben und SSN-Unterstützungsschreiben vom OIA. Originalunterschriften sind auf den Briefen erforderlich.
  • Für akademische Ausbildung: DS-2019 mit AT-Autorisierung und SSN-Unterstützungsschreiben von OIA. Originalunterschriften sind auf den Briefen erforderlich.
• NUR für F-1 Studenten (erfordert eine der folgenden Möglichkeiten):
  • Für On-Campus-Jobs: vom Arbeitgeber unterschriebenes Schreiben und SSN-Unterstützungsschreiben von OIA. Die Originalunterschriften sind auf den Briefen erforderlich.
  • Für CPT: I-20 mit CPT-Arbeitsgenehmigung
  • Für OPT: I-20 mit OPT-Empfehlung und EAD
• NUR für J-2-Angehörige:
  • Employment Authorization Document (EAD)
• NUR für J-1-Stipendiaten:
  • Es ist kein Nachweis erforderlich, aber Sie werden möglicherweise trotzdem nach Unterlagen gefragt. Siehe weitere Informationen unten.**

Bitte lesen Sie auch die Veröffentlichung der Social Security Administration „International Students and Social Security Numbers“ für zusätzliche Informationen.

Schritt 4: Erhalten Sie eine Quittung, warten Sie auf Ihre SSN-Karte

Jeder, der eine Sozialversicherungsnummer beantragt, erhält eine „Quittung“, die aus einem Formbrief besteht, der bestätigt, dass Sie einen Antrag gestellt haben. (Wenn der Beamte sie Ihnen nicht automatisch aushändigt, fragen Sie bitte danach.) Es gibt drei verschiedene Versionen dieser Quittung, je nach den Umständen:

• Ihr Antrag ist angenommen und wird in 10-14 Tagen bearbeitet
• Ihr Antrag ist in Bearbeitung und kann 1-3 Monate zur Überprüfung benötigen
• Ihr Antrag wurde abgelehnt

Wenn Sie eine Empfangsbestätigung erhalten haben (Szenarien 1 und 2, oben), sind Sie berechtigt, die Arbeit aufzunehmen. Zeigen Sie Ihrem Arbeitgeber eine Kopie der Empfangsbestätigung.

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden SSA-Publikationen:

• Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers bei der Einstellung ausländischer Arbeitnehmer
• Internationale Studenten und Sozialversicherungsnummern

J-1 Scholars**

Wie oben erwähnt, müssen J-1 Studenten ein Schreiben mit einem Arbeitsangebot vorlegen, wenn sie eine SSN beantragen. Dies ist keine Voraussetzung für J-1 Scholars, d.h. Personen, die sich in den J-1 Kategorien „Research Scholar“, „Short-Term Scholar“, „Professor“ oder „Specialist“ befinden. (Siehe Feld #4 auf Ihrem DS-2019-Formular.)

Es haben jedoch mehrere Stipendiaten berichtet, dass sie bei der Beantragung einer SSN nach einem solchen Schreiben gefragt wurden. Sollten Sie nach einem solchen Schreiben gefragt werden, geben Sie bitte an, dass Sie ein J-1-Stipendiat sind und kein Schreiben benötigen. Sollte der Beamte bei der SSA darauf bestehen, bitten Sie darum, mit einem Vorgesetzten zu sprechen. Der Vorgesetzte wird wahrscheinlich mit den relevanten Vorschriften und Richtlinien vertraut sein, die in Abschnitt RM 00203.480 C1 des Program Operations Manual System (POMS), dem Richtlinienhandbuch des SSA, aufgeführt sind. In diesem Abschnitt heißt es: „Bei einer Person, die ein gültiges Formular DS-2019 mit einer der in Punkt 4 des Formulars genannten Kategorien vorlegt, wird davon ausgegangen, dass sie eine Arbeitsgenehmigung hat und kein Sponsorschreiben benötigt.“

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FAQs

Brauche ich eine SSN, um mich für Jobs zu bewerben?

• Nein. Die SSN dient nur steuerlichen Zwecken und hat keinen Einfluss auf Ihre Berechtigung, sich für Jobs zu bewerben, Jobs anzunehmen oder eine Arbeit aufzunehmen.

Brauche ich eine SSN, um eine Arbeit aufzunehmen?

• Nein. Die SSN dient nur steuerlichen Zwecken und hat absolut keinen Einfluss auf Ihre Berechtigung, eine Arbeit aufzunehmen. Ihre Arbeitsberechtigung ergibt sich aus dem genehmigten CPT, OPT, AT oder der Beschäftigung auf dem Campus. Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, eine SSN auf Ihren Steuerunterlagen (z. B. I-9, W-4) anzugeben, wenn Sie die ersten Beschäftigungsformulare ausfüllen. Sie müssen die Nummer oder die Antragsquittung irgendwann angeben (in der Regel innerhalb von 2-3 Tagen nach Beginn der Beschäftigung), aber Sie können diese Felder auf den Steuerformularen leer lassen, bis Sie die SSN erhalten.

Meine SSN-Karte trägt die Aufschrift ‚NOT VALID FOR EMPLOYMENT‘. Kann ich sie für die Arbeit verwenden?

• Ihre SSN-Karte hat keinen Einfluss auf Ihre Berechtigung zur Beschäftigung in den USA. Sie wird nur für Steuerzwecke verwendet. Wenn Sie jedoch eine Karte haben, auf der „NOT VALID FOR EMPLOYMENT“ (NICHT GÜLTIG FÜR BESCHÄFTIGUNG) steht, müssen oder wollen Sie möglicherweise eine Ersatzkarte beantragen, um zu zeigen, dass sie „VALID FOR WORK ONLY WITH DHS AUTORIZATION“ (z.B. mit OPT, CPT, AT oder einer Anstellung auf dem Campus) ist, bevor Sie Ihre neuen Mitarbeiterunterlagen ausfüllen können. Lesen Sie unsere Informationen zu früher ausgestellten SSN-Karten und wenden Sie sich an die Social Security Administration, um Ratschläge zu erhalten.

Kann ich meine SSN-Karte für I-9-Zwecke verwenden?

• Typischerweise nicht, da SSN-Karten nicht die Berechtigung zur Arbeit in den USA für ausländische Staatsangehörige begründen. Besuchen Sie die USCIS-Website, um akzeptable Dokumente für I-9-Zwecke zu sehen. Wenden Sie sich an die Personalabteilung Ihres Arbeitgebers, wenn Sie weitere Fragen haben.

Welche anderen Dokumente benötige ich für I-9 oder die Überprüfung der Beschäftigung?