Der komplette Leitfaden für Firmenreiserichtlinien

Sie denken vielleicht nicht, dass Sie wirklich eine Reiserichtlinie brauchen. Schließlich buchen die meisten Geschäftsreisenden heutzutage Low-Budget-Fluggesellschaften, und unverantwortliche Ausgaben sind in Ihrem Unternehmen vielleicht kein Problem. Aber bei einer guten Reiserichtlinie geht es nicht nur darum, was Reisende mit ihrer Firmenkarte kaufen können oder wie viel sie für Flüge oder Unterkünfte ausgeben dürfen.

Eine Reiserichtlinie ist so viel mehr als das: Sie ist Ihr Weg, um Geschäftsreisen in etwas einzugrenzen, das nicht die gesamte Zeit des Verwaltungsteams in Anspruch nimmt. Es ist auch Ihr Weg, um Ihre Reisenden sicher zu halten.

Lassen Sie uns herausfinden, wie man eine Firmenreiserichtlinie schreibt, die wirklich wichtig ist.

Wie Sie eine Reiserichtlinie für Mitarbeiter erstellen (damit diese sie auch wirklich befolgen)

Während Ihr Unternehmen absolut davon profitiert, eine Richtlinie zu haben, ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter an erste Stelle zu setzen. Wenn Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen, erhöhen Sie die Chancen, dass Ihre Richtlinie für sie nützlich ist.

Hier sind zwei wichtige Möglichkeiten, dies in die Tat umzusetzen.

• Fügen Sie Informationen ein, die Ihre Mitarbeiter benötigen (wie z. B. Erstattung und Sicherheit) – Wenn Ihre Mitarbeiter sich auf Ihre Richtlinie beziehen müssen, dann ist es wahrscheinlicher, dass sie sich mit ihr vertraut machen. Fügen Sie Ihre Reise- und Spesenrichtlinien ein, damit sie wissen, wofür sie eine Erstattung erhalten können, und fügen Sie das Erstattungsverfahren bei. Fügen Sie außerdem eine Reiseversicherung und Notfallmaßnahmen hinzu.
• Geben Sie das genehmigte Reisebuchungstool mit eingebauten Richtlinien klar an – Sie sollten nicht erwarten, dass sich die Mitarbeiter an den erlaubten Preis pro Nacht in 100 verschiedenen Städten erinnern. Verwenden Sie Ihre Reiserichtlinie, um die Mitarbeiter daran zu erinnern, welches das genehmigte Reisebuchungstool ist. Diese Plattform sollte eingebaute Richtlinien mit Budgets nach Tarif und Route sowie Genehmigungsprozesse enthalten, damit eine Anfrage an den richtigen Manager geschickt wird, wenn etwas gegen die Richtlinien verstößt.

Wenn Sie nach Details zum besten Reiserichtlinienformat suchen, sehen Sie sich unsere Richtlinienvorlage an.

Wie Sie eine Reiserichtlinie Schritt für Schritt schreiben

Werfen wir nun einen Blick auf den Prozess zum Schreiben einer Richtlinie, die wirklich funktioniert. Sie müssen Ziele und Prioritäten für die Aktualisierung festlegen, wichtige Stakeholder einbeziehen und überprüfen, was an Ihrer aktuellen Richtlinie funktioniert und was nicht.

Überprüfen Sie Ihre aktuellen Richtlinien oder Praktiken

Ist Ihre Richtlinie veraltet oder haben Sie keine?

Bevor Sie eine Vorlage anpassen, kann es sinnvoll sein, zu überprüfen, was bei Ihren aktuellen Richtlinien oder Reiseprozessen funktioniert und was nicht.

Setzen Sie Ziele und Prioritäten

Bestimmen Sie die zwei oder drei wichtigsten Ziele für die Aktualisierung Ihrer Richtlinie, z. B. die Erfüllung der Anforderungen eines wachsenden Teams. Hier sind Beispielziele für die Aktualisierung Ihrer Reiserichtlinie:

• Verringerung der Verwirrung für Reisende
• Verringerung der manuellen Arbeit für das Verwaltungsteam
• Verbesserung der Einhaltung der Reiserichtlinien
• Verringerung unnötiger Kosten
• Verbesserung der Sorgfaltspflicht und der Sicherheit der Reisenden
• Verbesserung der finanzielle Verfolgung der Reiseausgaben
• Steigerung der Zufriedenheit der Reisenden

Beteiligte einbeziehen

Die Größe und Organisation Ihres Unternehmens bestimmt, wer Ihre neue Vorlage für Reiserichtlinien genehmigen muss. Menschen sind beschäftigt. Einige Stakeholder werden während des gesamten Prozesses involviert sein. Für andere Stakeholder sollten Sie eine Liste mit Dingen aufstellen, die sie genehmigen oder überprüfen müssen, damit Sie nicht zu viel von ihrer Zeit in Anspruch nehmen.

Hier sind die Personen, die entweder bei der Erstellung der Reiserichtlinie des Unternehmens helfen oder die endgültige Version genehmigen sollten:

• Travel Manager – Bringt Einblick in das Verhalten der Reisenden, die Ziele für die Richtlinie und alle Details zu Reiseanbietern, ausgehandelten Tarifen und vieles mehr.
• Office Manager – Bringt Einblicke in Probleme mit dem Reisebuchungsprozess und der Reiseunterstützung und hilft bei der Festlegung von Zielen für die Verbesserung der Richtlinie und der Verfahren
• CEO – Bringt Einblicke in Ziele für Compliance und Kosteneinsparungen. Hat auch Ideen für die Rationalisierung von Spesenabrechnungsverfahren
• COO – Hilft bei der Festlegung von Zielen für die Rationalisierung von Prozessen und Zeitersparnis sowie bei der Verbesserung der Sorgfaltspflicht und der Einhaltung von Vorschriften
• Vielreisende – Weiß, was mit der aktuellen Reiserichtlinie funktioniert und was nicht, und kann auch als Sprachrohr für Mitreisende fungieren
• HR – Versteht die Anforderungen und Erwartungen der Mitarbeiter und hat auch andere Ziele in Bezug auf Reisen (Einstellung, im Gegensatz zu Vertrieb oder Marketing)

Erarbeiten Sie gemeinsam eine Richtlinie, die den Bedürfnissen aller gerecht wird. Wählen Sie aus den oben aufgeführten Teammitgliedern. Um die Unterbrechung der regulären Aufgaben aller Beteiligten zu minimieren, halten Sie ein Kick-off-Meeting ab, um die Ziele festzulegen, und arbeiten dann unabhängig voneinander an den Anpassungen der Vorlage. Sie können bei Bedarf einzelne Beteiligte um Hilfe bei bestimmten Abschnitten bitten. Halten Sie anschließend eine abschließende Besprechung mit allen Beteiligten ab, um die Richtlinie zu überprüfen, bevor Sie sie ausrollen.

Wählen Sie einen Reisemanagement-Stil und den Grad der Strenge

Bevor Sie mit dem Schreiben Ihrer Richtlinie beginnen, sollten Sie sich auch für Ihren Reisemanagement-Stil und den Grad der Strenge entscheiden.

• Stil des Reisemanagements – Werden die Reisenden selbst über Ihr Geschäftsreisebuchungstool buchen? Oder wird weiterhin ein Administrator/Manager die Buchung übernehmen? Wie viel Freiheit und Autonomie wollen Sie Ihren Reisenden bieten?

• Grad der Strenge – Wenn Sie es den Reisenden erlauben, selbst zu buchen, wie streng sollen die in das Buchungstool integrierten Richtlinien sein? Soll es Reisen außerhalb der Richtlinien erlauben und einfach eine Benachrichtigung an den Manager senden? Oder möchten Sie, dass es eine Genehmigung erfordert? Oder möchten Sie, dass die Reisenden die gewünschten Reisedetails auswählen und dann die Genehmigung für alle Reisen anfordern können?

Wenn sich die Beteiligten immer noch nicht über den Stil des Reisemanagements einig sind, ist es eine echte Herausforderung, eine Richtlinie zu schreiben oder den Genehmigungsprozess innerhalb Ihres Geschäftsreisebuchungstools zu konfigurieren.

Entscheiden Sie, was in Ihrer Richtlinie enthalten sein soll

Als nächstes müssen Sie entscheiden, was in Ihrer Richtlinie enthalten sein soll. Nachfolgend haben wir einen Überblick über die Grundlagen gegeben. Für weitere Details lesen Sie bitte den nächsten Abschnitt dieses Leitfadens.

• Eine Einleitung mit einem Überblick darüber, warum die Richtlinie für die Mitarbeiter wichtig ist und was sie darin finden
• Ihr genehmigtes Reisebuchungsverfahren und Ihr genehmigtes Geschäftsreisebuchungstool
• Zulässige Ausgabenkategorien, mit Details dazu, was in jeder Kategorie erstattungsfähig ist
• Nicht erstattungsfähige Anschaffungen (damit Reisende wissen, was sie selbst bezahlen müssen, wenn sie etwas wünschen, das nicht abgedeckt ist)
• Wie man Spesenabrechnungen und Erstattungsanträge einreicht
• Wie man den Reisesupport kontaktiert, Reiseversicherungen und Anbieter von Sorgfaltspflichten sowie Ihre Verfahren für Notfälle

Während eine Reisekostenrichtlinie für kleine Unternehmen vielleicht nur ein paar beliebte Städte und Routen umfasst, die das Unternehmen bereist, muss ein Unternehmen möglicherweise Maximalbeträge für jede größere Stadt und Route auf der Welt einschließen.

Entwerfen Sie Ihre Richtlinie und holen Sie die Zustimmung der Stakeholder ein

Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Richtlinie zu verfassen und sicherzustellen, dass sie alle oben genannten Punkte enthält. Holen Sie die Zustimmung aller Beteiligten ein, nicht nur der Vorgesetzten. Denken Sie daran, Feedback von einem oder mehreren Vielreisenden einzuholen, um sicherzustellen, dass das Dokument so klar und prägnant wie möglich ist.

Richten Sie eine automatisierte Reiserichtlinie ein, die während des Buchungsprozesses funktioniert

Nachdem Sie Ihr Reiserichtliniendokument aktualisiert haben, sollten Sie eine automatisierte Version erstellen, um Reisebuchungen rund um die Uhr zu steuern. Eine automatisierte Reiserichtlinie sperrt oder erlaubt Reisen zum Zeitpunkt der Buchung, basierend auf Ihren Parametern, wie z.B. einem globalen Kostenmaximum pro Flug oder einem Kostenmaximum für bestimmte Routen. Erfahren Sie mehr über die Automatisierung der Reisegenehmigung.

In unserem nächsten Artikel geben wir Ihnen eine Richtlinie zum Ausfüllen an die Hand, um diesen Prozess so schnell wie möglich zu gestalten.