Ein Mitarbeiterzeugnis am Arbeitsplatz…Wo soll man anfangen?

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So, Sie haben Probleme mit einem Mitarbeiter. Vielleicht handelt es sich um einen giftigen Mitarbeiter, einen faulen Mitarbeiter oder um jemanden, der ganz neu in der Belegschaft ist und noch nicht so recht den Dreh raus hat. Was auch immer der Grund sein mag, es klingt so, als wäre es Zeit für ein Mitarbeiterschreiben bei der Arbeit. Das klingt einfach genug. Aber was ist, wenn Sie noch nie jemanden aufgeschrieben haben? Wie läuft der Prozess ab?

Mit anderen Worten, ein Arbeitszeugnis ist ein Hinweis darauf, dass bereits erste disziplinarische Maßnahmen ergriffen wurden und Sie nun auf eine mögliche Kündigung zusteuern.

Welche Verhaltensweisen verdienen ein Zeugnis oder eine Kündigung? Im Folgenden einige Beispiele von businessmanagementdaily.com.

Beispiele für schlechte Arbeitsleistung

• Übermäßige Verspätungen und Abwesenheiten von der Arbeit
• Inkompetente Arbeitsleistung
• Qualität der Leistung
• Quantität der Leistung
• Unangemessene Kleidung
• Unangemessene Kommunikation
• Verstöße gegen Sicherheitsprotokolle
• Verstöße gegen allgemeine Arbeitsplatzrichtlinien
• Verbale Drohungen oder physische Gewalt jeglicher Art
• Beschwerden von Kunden oder Mitarbeitern über sexuelle Belästigung oder Diskriminierung
• Drogenmissbrauch am Arbeitsplatz

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Warum Mitarbeiterschreiben wichtig sind

Mitarbeiterschreiben sind die Dokumentation, die benötigt wird, um einen Mitarbeiter zu kündigen. Es zeigt auf, was stattgefunden hat und warum, und steht zur Verfügung, wenn es nötig ist, um zu begründen, warum die Kündigung erfolgt ist. Wie bereits erwähnt, sollte ein Mitarbeiterprotokoll bei Bedarf nach einer mündlichen Verwarnung und/oder einem Coaching erstellt werden. Unzufriedenheit mit einer bestimmten Handlung oder Unterlassung sollte bei einer Leistungsbeurteilung sehr deutlich gemacht werden.

Mitarbeiterbriefe sind auch eine Möglichkeit für den Mitarbeiter, die Schwere seines Fehlverhaltens zu erkennen. Eine mündliche Abmahnung lässt sich viel leichter wegstecken als ein schriftliches Dokument, das die Handlungen aufzeigt. Der Prozess, bei dem der Mitarbeiter das Dokument unterschreiben muss, stellt sicher, dass er voll und ganz versteht, dass er gekündigt wird, wenn sich die Dinge nicht bessern.

Klagen wegen unrechtmäßiger Kündigung

Der wichtigste Grund, alle disziplinarischen Maßnahmen zu dokumentieren, ist, sich und Ihr kleines Unternehmen vor Klagen wegen unrechtmäßiger Kündigung zu schützen. Verärgerte ehemalige Mitarbeiter, insbesondere solche, die keine Einnahmequelle mehr haben, können die finanziellen Ressourcen und den Ruf Ihres kleinen Unternehmens bedrohen. Eine ordnungsgemäße Dokumentation wird Sie vor falschen Ansprüchen schützen, selbst wenn sie behaupten, dass sie unrechtmäßig gekündigt wurden.

Kann man einen Mitarbeiter ohne ein Arbeitszeugnis feuern?

Die kurze Antwort: manchmal.

Die Fähigkeit, jemanden ohne Dokumentation zu feuern, hängt davon ab, unter welcher Art von Arbeitsvertrag er oder sie steht. Es gibt zwei verschiedene Arbeitsverträge. At-will employment und contracted employment sind die beiden verschiedenen Arten.

At-Will Employment

Ein Mitarbeiter, der mit einem At-will-Arbeitsvertrag eingestellt wurde, kann jederzeit kündigen. Und das gilt in beide Richtungen. Auch der Arbeitgeber kann ihn jederzeit ohne Vorankündigung oder Formalitäten entlassen, solange er damit nicht gegen Gesetze verstößt. Ein paar Beispiele für ungesetzliche Entlassungen wären Entlassungen aufgrund von Diskriminierung, als Vergeltungsmaßnahme für eine Beschwerde wegen sexueller Belästigung oder für die Ausübung von gesetzlichen Rechten.

Beschäftigung nach freiem Willen ist kein Bundesgesetz, es ist eine Standard-Geschäftspraxis. Sie müssen Ihre Absicht, diese Art der Kündigung zu verwenden, in den Einführungsdokumenten deutlich machen.

Vertragliche Beschäftigung

Vertragliche Beschäftigung ist etwas anders. Es ist rechtswidrig, einen vertraglich gebundenen Mitarbeiter zu kündigen, bis der Vertrag abgelaufen ist. Der Vertrag kann ein Arbeitsvertrag oder ein Gewerkschaftsvertrag sein. Solche Verträge schützen Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen. Ein Vertrag schützt den Arbeitgeber davor, plötzlich eine offene Stelle zu haben, die mit einer umfangreichen Suche nach Lebensläufen, der Suche nach einem guten Mitarbeiter, der Einstellung und Schulung besetzt werden muss. Außerdem gibt er dem Arbeitnehmer Arbeitsplatzsicherheit. Die einzige Ausnahme ist in diesem Fall, wenn der Vertrag Situationen festlegt, die eine fristlose Kündigung rechtfertigen, und das Verhalten des Mitarbeiters diese Kriterien erfüllt.

Tipps zur Dokumentation von Mitarbeiterdisziplin

Dokumentieren Sie mündliche Abmahnungen und Vorfälle, bevor Sie den Mitarbeiter anschreiben

Ich weiß, das erscheint mühsam. Aber mehr Dokumentation ist in diesem Szenario zweifelsohne besser. Wenn Sie die beiläufigen mündlichen Verwarnungen dokumentieren, die Sie vor der formellen Vorlage des Mitarbeiter-Schreibens gegeben haben, wird es zu einem späteren Zeitpunkt viel einfacher sein, zu beweisen, dass der Mitarbeiter zu dem Thema beraten wurde.

Die Dokumentation einer mündlichen Abmahnung muss nicht schwierig sein. Sie muss nicht einmal abgetippt und ausgedruckt werden. Sie können den Vorfall einfach in einem Managerprotokoll vermerken oder sich die Details des Vorfalls per E-Mail zusenden. Vergessen Sie nur nicht, einen detaillierten und durchsuchbaren Betreff in der E-Mail zu verwenden.

Sein Sie gründlich

Wenn Sie mündliche Verwarnungen und Vorfälle dokumentieren, stellen Sie sicher, dass Sie die notwendigen Details mitteilen. Sagen Sie nicht einfach: „Der Mitarbeiter ist in einem Monat viermal zu spät gekommen.“ Geben Sie stattdessen die Gründe für das Zuspätkommen an, wie viel Zeit zwischen seinem Termin und dem tatsächlichen Eintreffen verging und das Datum des Vorfalls.

Sein Sie konsequent

Bestrafen Sie nicht einen Mitarbeiter für ein Verhalten, das bei vielen anderen ein Problem ist. Dies ist keine Methode, um ein Vorbild für das Team zu sein. Schließlich sollte eine Abmahnung bei der Arbeit hinter verschlossenen Türen erfolgen.

Überlegen Sie, ob es sich um ein Problem handelt, das Sie auch mit anderen Mitarbeitern haben und ob diese Person es viel öfter tut als diese. Wenn das nicht der Fall ist, ist ein Anschreiben nicht Ihr nächster Schritt. Dies sollte mit jedem in Ihrem Team besprochen werden, da es sich um ein büroweites oder unternehmenskulturelles Problem handeln könnte.

Bleiben Sie bei den Fakten

Bewahren Sie es einfach und direkt. Notieren Sie die Richtlinie oder Prozedur, gegen die der Mitarbeiter verstoßen hat, und das Datum oder die Daten, an denen sie aufgetreten sind.

Dies ist eine formale Dokumentation, die völlig frei von persönlichen Themen oder emotionalen Inhalten sein sollte. Halten Sie sich von Formulierungen fern, die persönliche Eindrücke widerspiegeln, wie z. B. „Ich denke…“ oder „Meiner Meinung nach….“. Verwenden Sie überhaupt keine Etiketten oder Adjektive. Jemandem zu sagen, dass er ein „Faulpelz“ oder „faul“ ist, wird ihn nur dazu veranlassen, seine Wachsamkeit zu erhöhen.

Und bitte, bitte. fügen Sie keine Vermutungen darüber hinzu, warum das Verhalten auftritt. Es wäre völlig unprofessionell, Rückschlüsse aus dem Privatleben eines Mitarbeiters zu ziehen, die sich auf sein geschäftliches Verhalten auswirken.

Verwenden Sie ein Standardformular für ein Mitarbeitergespräch

Diese Situation ist emotional schwierig genug. Ja, geschäftliche und persönliche Beziehungen sollten getrennt sein. Ja, man sollte sich nicht emotional einmischen. Aber es macht keinen Spaß, jemandem schlechte Nachrichten zu überbringen, wenn man nur den Erfolg des anderen sehen will.

Für solche Fälle sollten Sie ein Zeugnisformular bereits auf Ihrer Festplatte oder in der Cloud angelegt haben. So können Sie das Ausfüllen des Dokuments vereinfachen und haben zumindest einen einfachen Aspekt dieser Aufgabe.

Wir haben eine Vorlage für ein Anschreibeformular erstellt, die Sie verwenden können. Klicken Sie hier, um sie zu erhalten.

Konsequenzen verhängen

Mit einem Anschreiben sind Sie schon ein paar Schritte weiter im Disziplinarverfahren. Eine Kündigung muss nicht zwangsläufig drohen, ist aber durchaus eine Möglichkeit. Machen Sie klar, welche Konsequenzen Sie in Zukunft haben werden. Soll die Person eine Probezeit durchlaufen? Gibt es eine andere Konsequenz, die ihr spezifisches Verhalten verdient? Entscheiden Sie. Und dann machen Sie das in dem Dokument deutlich.

Teilen Sie das Dokument unter vier Augen

Wenn Sie eine schriftliche Dokumentation des Verstoßes erstellt haben, sollte der Mitarbeiter sie zur Kenntnis nehmen. Er sollte die Möglichkeit haben, zu verstehen, was falsch läuft, wie schwerwiegend die Situation ist und wie er sein Verhalten korrigieren kann.

Gehen Sie das Mitarbeiterbeschreibungsformular Punkt für Punkt durch

Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter jeden Vorfall, der erwähnt wird. Geben Sie ihn nicht einfach ab. Dies ist Ihre Gelegenheit, die Werte Ihres Unternehmens und Ihre Erwartungen an Ihre Mitarbeiter zu besprechen. Machen Sie deutlich, wann die inakzeptablen Verhaltensweisen aufgetreten sind, und besprechen Sie jede einzelne.

Lassen Sie den Mitarbeiter das Dokument unterschreiben

Ein Arbeitszeugnis ist eine Formalität. Wenn Sie den Mitarbeiter unterschreiben lassen, dass er diese Abmahnung erhalten hat, zeigen Sie damit, dass das Problem mit ihm besprochen wurde. Es kann sein, dass der Mitarbeiter das Dokument nicht unterschreiben möchte und Sie können ihn nicht dazu zwingen, es zu tun. Lesen Sie den nächsten Abschnitt, um herauszufinden, was zu tun ist, wenn ein Mitarbeiter sich weigert, ein Abmahnungsdokument zu unterschreiben.

Erlauben Sie eine Antwort

Der Mitarbeiter sollte die Möglichkeit haben, eine schriftliche Antwort auf eine Abmahnung am Arbeitsplatz zu geben. Lassen Sie Platz für eine Antwort und heften Sie diese zusammen mit dem Anschreiben in seiner Akte ab. Wenn er das Gefühl hat, dass er mehr Zeit braucht, um sich eine Antwort auszudenken, sollte er auch das tun können.

Was ist, wenn ein Mitarbeiter ein Arbeitszeugnis nicht unterschreiben will?

Wenn der Mitarbeiter sich weigert, das Dokument zu unterschreiben, sollten Sie das auf dem Dokument vermerken. Man muss das Dokument nicht unterschreiben, damit es gültig ist. Tatsächlich ist ein Arbeitszeugnis nicht einmal ein juristisches Dokument. Es ist lediglich ein Blatt Papier, das anzeigt, dass ein Problem aufgetreten ist. Und es kann bei Bedarf als Beweis verwendet werden. Das war’s.

Eine andere Möglichkeit, um zu vermeiden, dass der Mitarbeiter später behauptet, er habe keine formelle schriftliche Abmahnung über das Briefing erhalten, ist, ihm das Dokument per E-Mail zu schicken. Dies schafft eine elektronische Papierspur, die beweist, dass ihnen die Informationen zur Verfügung gestellt wurden.

Zuallererst, warum würde ein Mitarbeiter ein Anschreiben nicht unterschreiben?

Es gibt ein paar Gründe, warum ein Mitarbeiter sich weigern würde, ein Anschreiben zu unterschreiben.

• Wenn der Mitarbeiter mit dem Inhalt des Anschreibens nicht einverstanden ist.
• Sie glauben, dass ein nicht unterzeichnetes Dokument ungültig ist.
• Sie zeigen weiterhin das trotzige Verhalten, das sie überhaupt erst in diese Situation gebracht hat.

Deshalb ist Raum für eine Antwort wichtig

Wie bereits erwähnt, ist ein Anschreiben am Arbeitsplatz lediglich eine Bestätigung, dass Sie das Gespräch geführt haben. Ein Mitarbeiter weiß nicht, dass er die Informationen auf dem Dokument nicht für wahr hält, wenn er sich weigert, das Anschreiben zu unterschreiben. Sie haben dann die Möglichkeit, sie über den wahren Zweck aufzuklären. Sagen Sie ihnen, warum ihre Unterschrift benötigt wird. Und schlagen Sie dann vor, dass sie alle Unstimmigkeiten, die sie mit dem Gesagten haben, in den dafür vorgesehenen Raum schreiben.

Geben Sie ihnen ein paar Tage Zeit

Wenn sie nicht unterschreiben wollen, lassen Sie sie wissen, dass die Frist für die Fertigstellung in ein paar Tagen ist. Es ist in Ordnung, ihnen zu erlauben, darüber nachzudenken. Vor allem, wenn sie darauf antworten möchten.

Aber denken Sie daran: Das ist Insubordination.

Und dafür können sie gefeuert werden, wenn sie ein at-will Mitarbeiter sind. Oder Sie können es zu Ihrer Liste der laufenden Probleme hinzufügen, die Sie mit diesem Mitarbeiter hatten. Entscheiden Sie im Voraus, welche disziplinarischen Maßnahmen ergriffen werden, wenn der Mitarbeiter das Dokument nicht unterschreiben will. Letztendlich liegt es an Ihnen und Ihrem Arbeitsvertrag.

Wenden Sie dies auf Ihr kleines Unternehmen an

Disziplinierung der Mitarbeiter gehört definitiv zu den am wenigsten lustigen Aspekten des Unternehmertums. Aber es ist notwendig, um die Standards und die Produktivität hoch zu halten. Erinnern Sie sich einfach an die obigen Informationen über Mitarbeiterschreiben und Sie sollten bereit sein, falls die Situation tatsächlich eintritt.

Nun, versuchen Sie dies…

Vorbereiten Sie sich! Richten Sie ein Standardformular ein und planen Sie, was eine Anschreibung erforderlich machen wird. Disziplinarmaßnahmen von Mitarbeitern können eine Menge arbeitsbedingten Stress verursachen, aber Sie müssen deswegen nicht den Schlaf verlieren! Wenn Sie warten, bis das Problem auf der Hand liegt, wird es Ihnen nur noch mehr Stress bereiten.