7 consejos para mejorar las reuniones 1 a 1
Cuando se realizan de forma constante, las reuniones 1 a 1 crean una base de entendimiento que aumenta la eficacia y ayuda al crecimiento del equipo y del individuo.
Como gerente o líder de equipo, las reuniones 1 a 1 proporcionan una oportunidad para conectar de forma regular con el equipo. Ayudan a crear una sólida relación, lo que a su vez aumenta la eficacia y la comprensión. Como colaborador individual y miembro del equipo, las reuniones 1 a 1 son un componente esencial para el crecimiento profesional.
En Atlassian, creemos que es enormemente importante adquirir el hábito de mantener conversaciones regulares con tu jefe. Ya sea para comprobar el estado de un proyecto, abordar las preocupaciones o los bloqueos, o hablar de tu crecimiento actual y futuro, estas reuniones crean una base de entendimiento, especialmente cuando se hacen de forma constante.
Pero es fácil que las reuniones 1 a 1 se queden en el camino. Todos estamos ocupados, y el tiempo para estas interacciones personales a menudo se reduce, especialmente cuando no somos disciplinados. Ese es un gran error.
En mis años como gestor de personas, he visto el impacto que tienen las reuniones efectivas cuando se trata de escalar tu equipo, y esto es especialmente cierto en las reuniones 1 a 1. Así que, aquí hay un consejo extra. Lo llamaremos Consejo #0: tener reuniones 1 a 1 de forma consistente. Semanalmente o dos veces al mes suele ser lo mejor.
Estos siete consejos te ayudarán. Léalos y luego hable con su equipo (o gerente) sobre cómo aprovechar al máximo su tiempo juntos.
Comparta la agenda
Hay escuelas de pensamiento que compiten sobre si las reuniones 1 a 1 son principalmente para el beneficio del gerente o del miembro del equipo. Si bien es importante que ambas partes sientan que el 1 a 1 es un uso legítimo de su tiempo, creo que los miembros del equipo deben tener prioridad aquí.
Sugiero dejar que el miembro del equipo dirija el 75 por ciento de la agenda y el gerente el 25 por ciento. Tómate un minuto para acordar los puntos que vas a tratar al principio de la reunión. (O, si eres muy organizado, de antemano).
Miembros del equipo, escuchad: ¡con el 75 por ciento del poder viene el 75 por ciento de la responsabilidad! Piensa en los temas con antelación y asegúrate de venir preparado.
Cada miembro de mi equipo y yo compartimos un tablero de Trello en el que podemos añadir elementos de la agenda a medida que se nos ocurren, hacer un seguimiento de lo que hemos discutido y asignarnos acciones de seguimiento.
Consejo: Copia esta plantilla de tablero de Trello y personalízala para tus agendas de reuniones 1 a 1. (Y encuentra más usos creativos para los tableros de Trello aquí.
No utilices las reuniones 1 a 1 para actualizar el estado
Las actualizaciones de estado son necesarias entre gerentes y miembros del equipo. Además, son un tema cómodo y conocido. Por estas razones, pueden convertirse fácilmente en el punto central de las reuniones 1 a 1. No dejes que esto ocurra!
Siempre se aconseja a los directivos que den feedback a sus informes y hablen de los objetivos de su carrera con frecuencia en lugar de guardarlo todo para la revisión anual. Adivina qué: las reuniones 1 a 1 son el momento perfecto para tener esas conversaciones.
Las actualizaciones de los proyectos deberían (idealmente) ocurrir a través de alguna alternativa que no sea una reunión: el correo electrónico, las cuestiones de Jira, el chat, o un buen paseo por el escritorio a la antigua. Si hay algo importante que discutir, como los pivotes o las decisiones importantes, haz que sea el último tema de la agenda de tu 1-a-1 para que no se extienda accidentalmente por toda la reunión.
Fomentar la franqueza
Las reuniones 1-a-1 sólo serán eficaces si tanto el gerente como el miembro del equipo confían en que están en un espacio seguro para hablar abiertamente. La creación de ese ambiente requiere el esfuerzo de ambas partes.
Por su parte, los gerentes deben adquirir el hábito de proporcionar retroalimentación frecuente con ejemplos específicos. Procure una mezcla 50/50 de alabanza y crítica constructiva. Además, sea sincero sobre los retos a los que se enfrenta el equipo para que sus miembros se sientan profundamente conectados con la misión del equipo. Puede que incluso les inspire a contribuir a un nivel más alto.
Miembros del equipo, sean abiertos sobre dónde están luchando y necesitan ayuda. Tu jefe está ahí para apoyarte. Si la conversación no se vuelve un poco incómoda, no estás profundizando en las cosas importantes.
Toma notas
Tomar notas te ayuda a recordar la discusión, forma la base para los próximos pasos, y señala que estás comprometido con el crecimiento tanto del miembro del equipo como del equipo. Personalmente, me resulta difícil seguir el ritmo de tomar notas sobre la marcha. Y no me gusta que uno de nosotros (o los dos) esté picoteando en el portátil en lugar de dedicarse de lleno a escuchar activamente.
Para evitar que la tecnología se convierta en un elemento perturbador, intenta dedicar los últimos cinco minutos de tus reuniones 1 a 1 a recapitular y tomar notas. O dedique cinco minutos a tomar notas justo después de la reunión, cuando todo está todavía fresco. Si tiene que escribir notas sobre la marcha, al menos silencie las notificaciones ruidosas como el correo electrónico y los programas de chat.
Salga de la sala de conferencias
Variar el lugar de sus reuniones 1 a 1 es una gran manera de cambiar sus patrones de interacción. La verdad es que no sabes realmente cómo se presenta tu rutina de sentarse al otro lado de la mesa en términos de dinámica de poder.
Así que mézclalo. Id a tomar un café juntos. Coman y hablen. Hagan una caminata y hablen, lo cual es bueno para el pensamiento creativo y la construcción de una relación. También podría salvarte la vida. Asegúrese de tener en cuenta el tipo de conversaciones que son apropiadas para estos diferentes entornos.
Aclara lo que quieres de la conversación
Con cada tema, ten claro lo que quieres de la discusión. Miembros del equipo: ¿le está pidiendo a su jefe que tome alguna acción específica, o le está pidiendo su opinión sobre cómo debería actuar usted mismo? Gerentes: pregunte a su miembro del equipo si quiere que usted se involucre en la resolución de un problema o si simplemente le está informando de una situación complicada en la que está trabajando.
Vaya preparado a cada reunión con una agenda o lista de temas que le gustaría discutir. Los gerentes pueden tener temas que les gustaría discutir, pero usted (recuerde la división 75-25 antes mencionada) debe conducir en última instancia la discusión.
Recapituleo y establecimiento de expectativas
A menudo comenzamos nuestras conversaciones 1 a 1 con los temas más importantes y terminamos con los menos importantes. Esto tiene el efecto de normalizar la prioridad de las cosas en la mente tanto del gerente como del miembro del equipo.
Al final de la reunión haga un esfuerzo consciente para recapitular los temas y tareas más importantes, utilizando preguntas como:
- ¿Cuáles son las expectativas de cada uno esta semana?
- ¿Cuáles eran las acciones más importantes que íbamos a llevar a cabo esta semana?
Después, toque estos temas la próxima vez para que ambos sientan que sus reuniones 1 a 1 tienen continuidad e impulso de semana a semana.
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