Aquí's por qué una hoja de cálculo de la vieja escuela sigue siendo la mejor forma de controlar tus gastos

AP Images Llevo más de 20 años gestionando diligentemente mis finanzas personales y controlando los gastos del hogar.

¿Cómo de diligente?

Bueno, puedo decirte que mi factura de cable en febrero de 1998 fue de 8,03 dólares, y que gasté 141,16 dólares en 2006 por una suscripción anual a Los Angeles Times.

También puedo verificar con total certeza que el 7% de mis ingresos en 2007 se destinó a la compra de alimentos, y dar fe de que gasté 88,95 dólares en mi K-Mart local en agosto de 2001. Pero no me preguntes para qué, porque no soy tan minucioso con mis registros.

Por qué es importante hacer un seguimiento de los gastos

Tomar el tiempo para hacer un seguimiento y analizar tus ingresos y el destino de los mismos es un elemento crucial para gestionar tus finanzas personales. Esto se debe a que al hacerlo se descubren fugas de dinero ocultas que le ayudan a asignar mejor sus recursos, asegurándose así de que siempre saca el máximo provecho de su cheque de pago.

También facilita el establecimiento de objetivos financieros.

Por supuesto, antes de hacer un seguimiento de sus gastos, tiene que registrarlos.

Aunque no es imposible, intentar hacer un seguimiento de todas sus compras en efectivo puede ser extremadamente tedioso y llevar mucho tiempo. Por otro lado, todo lo que se compra con sus tarjetas de crédito y débito se registra automáticamente y está disponible para su revisión en línea o como parte de sus estados de cuenta mensuales – que es la razón por la que uso las tarjetas de crédito para todo lo que pueda.

En cuanto al control de cómo gastas tu dinero, hay una panoplia de opciones disponibles.

Ahora me doy cuenta de que mucha gente se siente inicialmente atraída por sitios como Mint, OneBudget, Adaptu yMyBudget-Online porque sus características de automatización hacen esencialmente el trabajo de seguimiento de tu dinero casi sin esfuerzo. El problema es que, en el mundo de las finanzas personales, creo que demasiada automatización puede ser una maldición. Eso es porque cuando las herramientas de gestión del dinero se vuelven demasiado fáciles de usar, mucha gente tiene muy poco incentivo para entender los datos que se ponen a su disposición.

Para los indisciplinados financieros, con el tiempo esa es una receta segura para el fracaso.

La gran ventaja de las hojas de cálculo

Para mí, el enfoque más práctico de la vieja escuela es el único camino a seguir; uso mi propia hoja de cálculo de Excel diseñada a medida porque me obliga a gestionar activamente mis finanzas personales. También me da más control que el uso de un sitio web como Mint.

De hecho, cada enero doy a mis lectores un vistazo a algunos de los gráficos de nivel superior de esa hoja de cálculo y a los desgloses financieros en mi post anual sobre el estado de la casa.

Es cierto que una hoja de cálculo no es tan sexy como las aplicaciones web de seguimiento automatizado del dinero, pero es el mismo método probado y verdadero que he estado utilizando con éxito para realizar un seguimiento de mis ingresos, patrimonio neto y gastos durante más de 17 años.

Aunque la hoja de cálculo de Excel personalizada que desarrollé era bastante sencilla al principio, ha crecido en detalle y complejidad a lo largo de los años, con diagramas circulares y gráficos que muestran claramente los resultados de nuestros gastos domésticos y los patrones de tendencia actuales.

Actualmente, mi hoja de cálculo desglosa nuestros gastos domésticos en 13 categorías principales y 50 subcategorías. Las categorías principales incluyen:

• Préstamos
• Servicios públicos
• Médico &Dental
• Gastos del automóvil
• Grocerías
• Gastos de la casa (excluyendo la la hipoteca)
• Entretenimiento
• Impuestos
• Retiros de ATM

Y unos cuantos consejos rápidos más…

• Si estás empezando, es importante que te asegures de reservar una hora más o menos al menos una vez al mes para revisar tu chequera, recibos y/o extractos de tarjetas de crédito y registrar tus gastos en tu hoja de cálculo.
• Actualizando con frecuencia su hoja de cálculo financiera, no sólo podrá detectar rápidamente cualquier error potencial en sus extractos de facturación, sino que también evitará retrasarse irremediablemente en sus obligaciones de mantenimiento de registros.
• Si no es un experto en Excel, no hay que desesperarse; Microsoft tiene decenas de plantillas de hojas de cálculo de presupuestos para que las descargue y las modifique según sus necesidades. De hecho, su plantilla de «hoja de cálculo de presupuesto personal» se ha descargado más de 3,6 millones de veces.
• Si nunca ha utilizado una hoja de cálculo, no se sienta intimidado: ¡no son difíciles de usar! Sí, las hojas de cálculo son herramientas extremadamente poderosas para aquellos que saben aprovechar todo lo que ofrecen. Pero para la mayoría de la gente, los fundamentos necesarios para hacer un seguimiento adecuado de los gastos se pueden aprender en menos de 30 minutos.
• Si no quiere gastar dinero en una hoja de cálculo como Microsoft Excel, puede probar el equivalente gratuito de OpenOffice. He utilizado OpenOffice antes y es una alternativa extremadamente capaz. También puede aprovechar las plantillas gratuitas de finanzas personales proporcionadas por Google Docs o Savvy Spreadsheets.
• Una vez que se haya disciplinado de forma efectiva para gastar siempre menos de lo que gana, el seguimiento de los gastos se convierte en una alternativa viable a la elaboración de un presupuesto que le permite centrarse en la optimización de sus finanzas con el fin de obtener el máximo rendimiento de su dinero.
• Y por último, pero no menos importante, recuerde esto: Al final, no importa realmente qué herramienta utilices. Lo importante es tu compromiso de gestionar activamente tus finanzas.