Así se rellena el nuevo formulario W-4 para 2021
Cada año, Hacienda emite un nuevo W-4, y cada año, mucha gente no se molesta en rellenarlo.
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Esto sucede a pesar de que hay cosas significativas que pueden ocurrir en cualquier año y que pueden influir en la forma de rellenar un W-.4. Diríamos que revisar el formulario W-4 anualmente es un excelente hábito para casi cualquier persona, incluso si no es un requisito federal.
En este post, vamos a proporcionar una visión rápida del W-4 de 2021 tanto para los empleadores como para los empleados. Le mostraremos exactamente cómo rellenar el W-4, y le guiaremos a través de las hojas de trabajo y el estimador de retenciones. Todo este conocimiento puede ayudar a cualquier persona a completar el formulario con la mejor información posible en función de su situación.
Enlaces rápidos
¿Por qué debería alguien preocuparse por rellenar un W-4? Bueno, el formulario fue rediseñado en 2020 para que las retenciones fueran más precisas, y aunque no hay una gran diferencia entre el formulario de 2020 y el de 2021, es importante estar al día.
Los contribuyentes que rellenan el formulario de 2021 tienen menos probabilidades de acabar con una gran factura de impuestos o un gigantesco reembolso cuando presenten la declaración de la renta en 2022 -dinero que podría haberse invertido o gastado en gastos esenciales a lo largo del año.
Actualizar la cantidad de retenciones es siempre opcional, aunque el IRS recomienda que los empleados revisen sus formularios W-4 cada año.
Muy bien, vamos a sumergirnos en los detalles, para que sepas cómo rellenar el formulario.
Guía del empleador para el W-4 de 2021
Esta sección explica los mayores cambios del W-4 que los empleadores deben conocer.
¿Qué necesita saber sobre el formulario W-4?
Los empleados que no han tenido cambios significativos en su vida, como casarse o tener hijos, probablemente no han rellenado un W-4 en mucho tiempo. Por eso le recomendamos que recuerde a su equipo la importancia de revisar sus retenciones cada año. Además, cualquier empleado nuevo debe rellenar un W-4.
Si eso no es razón suficiente para volver a revisar el Formulario W-4, con la aprobación de la Ley de Recortes de Impuestos & Jobs Act (TCJA) en 2017, se produjeron cambios importantes en las retenciones de los empleados. Esos cambios afectaron a muchos contribuyentes de muchas maneras… y todavía están teniendo lugar.
En caso de que te hayas perdido los cambios del año pasado, aquí hay algunas cosas que cambiaron en 2020 y que siguen vigentes en el formulario W-4 de 2021.
El nombre
Históricamente, el título del formulario W-4 era «Certificado de retención del empleado». A partir de 2020, el Formulario W-4 ya no calculaba «asignaciones», por lo que el título se ha acortado a «Certificado de Retención del Empleado.»
Adiós, hoja de trabajo de asignaciones personales
Así es, la hoja de trabajo de asignaciones personales de la página tres del antiguo formulario W-4 desapareció en 2020 y sigue sin estar en el formulario de 2021.
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¿Por qué? La TCJA eliminó las exenciones personales. Estas exenciones permitieron deducciones contra los ingresos personales de un contribuyente, lo que redujo su ingreso gravable, y por lo tanto, su impuesto federal sobre la renta. Estas exenciones estaban vinculadas a las asignaciones, pero como las exenciones ya no existen, la necesidad de determinar el número de asignaciones también ha desaparecido.
Los 5 pasos del formulario W-4
Ahora, vamos a profundizar en cada paso para que pueda guiar con éxito a sus empleados a través del formulario W-4.
Paso 1: Introducir la información personal
Este paso debe ser completado por todos los empleados. Si un empleado no rellena el formulario, se requiere que usted calcule su retención como «Single» para que pueda retener sus impuestos a la tasa más alta «Single».
Paso 2: Múltiples empleos o el cónyuge trabaja
El mensaje que precede al paso dos da instrucciones sobre dónde encontrar orientación para los empleados que puedan estar exentos de retención. Si su empleado le pregunta, diríjalo a ese lenguaje, descrito a continuación.
Este mensaje también indica a cualquier empleado que no necesite rellenar los pasos dos a cuatro el paso cinco, que todos deben completar.
Para el paso 2, los empleados sólo tienen que completar la opción (a), (b) o (c). Las opciones (a) y (b) alejarán a los empleados del propio formulario, mientras que la opción (c) se puede hacer directamente en el formulario.
El IRS ha declarado que la opción (a) dará a los empleados la mayor precisión y privacidad de las tres, ya que el nuevo estimador de retenciones calculará todas las entradas relevantes para el formulario. La opción (b) también proporciona precisión pero requiere trabajo manual, y la (c) es la menos precisa ya que asume que los trabajos tienen un salario similar, pero es la más fácil de completar.
Paso 3: Reclamar a los dependientes
Los contribuyentes solteros con una renta total de 200.000 dólares o menos (400.000 dólares si están casados y presentan una declaración conjunta) tienen derecho al crédito fiscal por hijos. Los empleados deben prestar atención a las definiciones en la Publicación 972 del IRS – Crédito Tributario por Hijos si están buscando reclamar el crédito.
Paso 4: Otros ajustes
Esta sección opcional es para varias cosas que un empleado puede querer tener en cuenta al considerar su retención. Estas áreas incluyen:
- (a): Otros ingresos (no procedentes de trabajos). Ingresos adicionales que podrían no estar sujetos a retención, como ingresos por jubilación o dividendos.
- (b): Deducciones. Esta línea es para las deducciones distintas de la deducción estándar. Esto incluye todas las deducciones detalladas como los intereses hipotecarios y las contribuciones de caridad menos la deducción estándar. Recuerde que, en general, la deducción estándar reduce la renta bruta ajustada del contribuyente para llegar a la renta imponible. La mayor de las deducciones estándar o de las detalladas ayudará a reducir la cantidad de impuestos a pagar. La deducción estándar de 2021 es de 25.100 dólares para los contribuyentes casados que presentan una declaración conjunta; 12.550 dólares para los contribuyentes solteros y casados que presentan una declaración por separado; 18.800 dólares para los que presentan una declaración como cabeza de familia.
- (c): Retención extra. Cualquier retención extra que el empleado quiera retener en cada periodo de pago.
Paso 5: Asegúrese de que su empleado ha firmado el formulario
Si su empleado no completa este último paso, el formulario no es válido.
Guía para empleados sobre cómo rellenar el W-4 de 2021
Todos los empleados necesitan completar los pasos 1 y 5 del nuevo W-4. Los pasos 2, 3 y 4 sólo se completan si se aplican ciertos criterios. Cubriremos cada uno de estos pasos en detalle aquí.
Haga que sus empleados sigan los siguientes pasos.
Paso 1: Ingresar información personal
Necesitarán llenar su información básica: 1) Nombre; 2) Número de la Seguridad Social; 3) Dirección; 4) Ciudad/pueblo, estado y código postal; 5) Estado civil. Nada demasiado complicado.
Así es como se ve:
Debajo de los campos de información personal en el Paso 1, están los Pasos 2 a 4. Lo más probable es que estos pasos no se apliquen a usted si es soltero con un solo trabajo o si está casado y su cónyuge no trabaja.
Paso 2: Múltiples trabajos o el cónyuge trabaja
Lo más común es que este paso sea para cualquier persona que tenga más de un trabajo o esté casado que presente una declaración conjunta y cuyo cónyuge trabaje.
Marcando la casilla 2(c) le dice a su empleador que tiene múltiples trabajos. Si no quiere revelar ese hecho, no marque la casilla.
En este paso, el formulario señala que las personas con múltiples empleos deben completar el Formulario W-4 con la información de su trabajo mejor pagado. Eso debería resultar en la retención más precisa.
Si usted trabaja en más de un empleo, los pasos 3 a 4b sólo deben ser completados en un formulario W-4.
Paso 3: Reclamar dependientes
Esta sección determina su elegibilidad para el crédito fiscal por hijos. Es un paso relativamente sencillo de completar:
Los contribuyentes solteros con un ingreso total de 200.000 dólares o menos (400.000 dólares si están casados que presentan una declaración conjunta) tendrán derecho al crédito fiscal por hijos.
El número de hijos menores de 17 años que cumplan los requisitos multiplicado por 2.000 dólares irá en la primera casilla. El número de otros dependientes multiplicado por 500 dólares irá en la segunda casilla. La suma de esos dos números irá en la línea 3.
Paso 4: Otros ajustes
Esta sección es para varias cosas que puede querer tener en cuenta.
Así es como se ve:
Estas áreas incluyen:
- (a): Otros ingresos (no procedentes de trabajos). Ingresos adicionales que pueden no estar sujetos a retención, como los dividendos o las rentas de jubilación.
- (b): Deducciones. Deducciones detalladas como los intereses hipotecarios y las contribuciones benéficas que superarán su deducción estándar.
- (c): Retención extra. Cualquier retención extra que quieras retener en cada periodo de pago.
Paso 5: Firma el formulario
Es bastante fácil, ¿verdad? Bien.
Tenga en cuenta que si no firma el formulario, no es válido. Eso significa que su empleador no tendrá en cuenta sus nuevas selecciones y retenciones del W-4, y en su lugar calculará su retención como «Soltero».
Hojas de trabajo en el Formulario W-4
Siguiendo. Al igual que el Formulario W-4 de 2020, el Formulario W-4 de 2021 solo tiene dos hojas de trabajo, frente a las tres del formulario de 2019. Aquí cubriremos ambas para que entiendas si debes usarlas y por qué.
Hoja de trabajo de trabajos múltiples
Si eliges la opción b en el paso 2, tendrás que completar la hoja de trabajo de trabajos múltiples. Según el IRS, esta hoja de trabajo es menos precisa que el estimador de impuestos, pero proporciona la máxima cantidad de privacidad.
Línea 1
La línea 1 es para cualquier persona que tenga dos trabajos o esté declarando conjuntamente con un cónyuge que también trabaja.
Utilizando las tablas de la página cuatro, encuentre el sueldo o salario del «Trabajo mejor pagado» en la columna de la izquierda (ver abajo) y crúcelo con la cantidad de sueldo o salario del «Trabajo peor pagado» en las columnas que se mueven de izquierda a derecha.
En la intersección de estas dos cantidades está la cifra que introducirá en la línea 1.
Nótese que la captura de pantalla de arriba es la tabla para los contribuyentes que están casados que presentan una declaración conjunta o viudos que califican. Hay una tabla separada para los contribuyentes solteros y casados que declaran por separado y otra tabla separada para los contribuyentes que declaran como cabeza de familia. Asegúrese de que está utilizando la tabla correcta.
Línea 2
La línea 2 es para alguien que tiene tres empleos totales por su cuenta o con un cónyuge.
La línea 2a es para los dos trabajos mejor pagados. De nuevo, encuentre el salario o sueldo del trabajo mejor pagado en la columna de la izquierda y el salario o sueldo del segundo mejor pagado en la parte superior. La cifra en la intersección de esas dos cifras irá en la línea 2a.
Para la línea 2b, los sueldos y salarios de los dos trabajos mejor pagados deben sumarse y encontrarse en la columna de la izquierda. Los sueldos y salarios del tercer trabajo se encontrarán en la fila de la parte superior de la tabla. El valor en la intersección de esas dos cifras irá en la línea 2b. La suma de las líneas 2a y 2b va en la línea 2c.
Línea 3
Las líneas 3 y 4 se aplican a todos los que decidan rellenar la hoja de trabajo de Empleos Múltiples.
La línea 3 es el número de periodos de pago al año para el trabajo mejor pagado. Por ejemplo, si ese trabajo paga semanalmente, entonces 52 va en la línea 3. Si el trabajo paga bimensualmente, entonces debe introducirse 24
Línea 4
La línea 4 simplemente divide la cantidad en la línea 1 o 2c por el número de períodos de pago en la línea 3. Es la cantidad que se proporciona en el paso 4c.
Hoja de trabajo de las deducciones
La hoja de trabajo de las deducciones es para cualquiera que planee detallar las deducciones. Desde que la TCJA aumentó la deducción estándar, muchas menos personas detallarán sus deducciones. Sin embargo, muchas personas con altos ingresos seguirán detallando, así que proceda en consecuencia.
Para 2021, si crees que tus deducciones detalladas superarán los 12.550 dólares (si eres soltero o estás casado y presentas la declaración por separado), los 25.100 dólares (si estás casado y presentas la declaración conjuntamente) o los 18.800 dólares (si eres el cabeza de familia), deberías considerar rellenar la hoja de trabajo de deducciones.
Cualquier persona que rellene esta hoja de trabajo debería tener a mano su declaración de la renta del año anterior para ayudarse a tener una buena idea de cuáles podrían ser esas deducciones.
¿Debo rellenar un nuevo W-4?
La respuesta corta es: depende.
Aquí hay una lista de preguntas para hacerse :
- ¿Está usted casado? En caso afirmativo, ¿trabaja su cónyuge?
- ¿Tiene usted o su cónyuge un segundo empleo?
- ¿Tiene usted nuevas personas a su cargo?
- ¿Existe la posibilidad de que no utilice la deducción estándar?
- ¿Recibió una factura de impuestos grande o tuvo un reembolso grande el año pasado?
- Su talón de pago más reciente. Debe incluir la cantidad de impuesto federal sobre la renta retenido hasta ahora en el año fiscal actual (2020).
- Una copia completa de su declaración de impuestos más reciente. Ayudará a estimar los ingresos y otros elementos para el año fiscal actual.
- Familias con dos ingresos.
- Personas con dos o más empleos al mismo tiempo o que sólo trabajan durante una parte del año.
- Personas con hijos que reclaman créditos como el Child Tax Credit.
- Personas que detallaron las deducciones en el año fiscal anterior.
- Personas con ingresos altos y declaraciones de impuestos más complejas.
Si responde «Sí» a alguna de esas preguntas, entonces le recomendamos que revise su W-4. Si te contratan en 2021, entonces tienes que rellenar el nuevo W-4.
También puedes consultar las nuevas Preguntas Frecuentes sobre el W-4 publicadas por el IRS, en las que se ofrece más orientación sobre si debes ajustar tus elecciones del W-4 para 2021.
El estimador de retenciones fiscales
Ahora, algunos de vosotros probablemente nos estéis mirando de reojo ahora que os hemos sugerido que hagáis todo este trabajo. Para facilitarte la tarea, te recomendamos que consultes el estimador de retenciones de Hacienda.
(A fecha de publicación de este artículo, el estimador de retenciones de Hacienda está utilizando las tablas de retenciones de IRS de 2020. La versión 2021 de la herramienta debería estar en marcha en 2021.)
Todo aquel que quiera utilizar el estimador tendrá que estar preparado con información similar a la que se solicita en las hojas de trabajo del W-4.
Si está interesado en utilizar el estimador, debe tener lo siguiente:
Es importante que cualquier persona que utilice el estimador sepa que sólo será tan preciso como la información introducida. Si se lanza una «mejor suposición» para la información solicitada, el resultado no será tan preciso.
El estimador de retenciones escupirá una aproximación de cuál será la obligación fiscal de alguien para su declaración de la renta y si su retención actual es suficiente para cumplir con esa obligación. Dependiendo de la situación de una persona, esta información puede hacer que haga cambios en su W-4.
Los dejamos a todos con esto: Hacienda recomienda a los contribuyentes con los siguientes perfiles que revisen sus retenciones:
Por último, si rellena un nuevo W-4, asegúrese de presentarlo lo antes posible en el nuevo año. Querrá que los ajustes surtan efecto más pronto que tarde, para que se retenga la cantidad correcta de impuestos de su cheque de pago durante la mayor parte del año posible.