Beneficios y ventajas del inventario gestionado por el proveedor
(Este artículo fue publicado por última vez el 21 de julio de 2015. Ha sido actualizado para que sea más preciso y completo).
Aunque el inventario gestionado por el proveedor (VMI) no es un concepto nuevo, todavía no es ampliamente adoptado por los comerciantes. Sin embargo, cuando se ejecuta correctamente, una estrategia de inventario gestionado por el proveedor puede aportar enormes beneficios a su negocio (piense en el ahorro de costes y en una mejor experiencia del cliente).
En este post, aprenda qué es exactamente el VMI, sus beneficios y cómo puede implementar un programa de VMI para empresas de cualquier tamaño.
¿Qué es el inventario gestionado por el proveedor?
En pocas palabras, el inventario gestionado por el proveedor es un proceso en el que el proveedor (o quienquiera que le suministre su inventario) asume toda la responsabilidad de su inventario en lugar de usted. Cuando se hace bien, puede ser una estrategia eficaz para reducir los costes y evitar los agotamientos involuntarios de las existencias. El VMI es lo que ha convertido a Walmart en el gigante que es hoy y la razón por la que sus tiendas siempre tienen artículos en sus estanterías.
Otra forma de pensar en el VMI es compararlo con los programas de autoconsumo para artículos cotidianos como las impresoras. Hoy en día, cuando compras una impresora, puedes inscribirte en programas que te envían automáticamente más tinta cuando la necesitas. Al permitir que el fabricante de la impresora tenga acceso a los datos de la misma, puede enviarle tinta con precisión antes de que se le acabe. Pagar la baja cuota mensual puede ahorrarle dinero a largo plazo. También le ahorra el dolor de cabeza de administrar sus niveles de tinta con diligencia y comprar más tinta justo cuando la necesita
Cómo funciona la gestión de inventario tradicional
Digamos que usted es un minorista que vende widgets que son fabricados por ABC Widget Co. En un modelo de negocio tradicional, usted pronosticará sus ventas, luego pedirá suficientes widgets de ABC para cumplir con las ventas que pronosticó.
Este modelo tradicional de gestión de inventario es un reto en varios aspectos:
- La precisión de su previsión es limitada, por lo que se arriesga a comprar demasiado o muy poco stock.
- Usted compra y es dueño del inventario, independientemente de si lo vende.
- Tiene una visibilidad limitada sobre si su fabricante puede incluso cumplir con su pedido una vez que lo envía.
Todos los minoristas saben que el exceso de inventario es un pasivo, pero también es común que no puedas vender lo que no tienes. La gestión de inventario tradicional suele llevarle a comprar un exceso de inventario para acolchonarse contra la falta de existencias. Literalmente, tiene que decidir qué es menos malo para su negocio: quedarse sin inventario o desperdiciar dinero por tener demasiado.
Además, la gestión tradicional del inventario pone toda la responsabilidad en el comerciante para manejar esta parte crítica de su negocio. Si no tiene el conjunto de habilidades adecuado para manejarlo (y la mayoría no lo tiene), puede ser abrumador y frustrante de tratar.
Gestión de inventario tradicional frente a inventario gestionado por el proveedor
Las relaciones de inventario gestionado por el proveedor intentan resolver estos problemas compartiendo la carga de la gestión del inventario entre el comprador y el vendedor. (En nuestro ejemplo, el fabricante es el vendedor y el minorista es el comprador.)
El objetivo de una relación VMI es asegurar que el minorista sólo compre lo que va a vender. Al mantener un estrecho contacto con el proveedor, incluyendo el intercambio de datos a través de la tecnología, los minoristas pueden comprar existencias en lotes más pequeños, sólo cuando lo necesitan.
Lo más importante es que la responsabilidad de la gestión del inventario se traslada al vendedor (el fabricante), que envía el inventario a los compradores en función de la demanda en tiempo real, no a través de órdenes de compra.
Con el VMI, en lugar de prever las ventas y comprar los widgets en función de una estimación, el minorista confía en ABC Widget Co. (el fabricante) para que se encargue de todo. Con acceso a los recuentos de inventario del minorista, el fabricante puede mantener el stock del minorista, realizando envíos frecuentes y más pequeños de producto.
Típicamente el proceso de VMI se facilita con tecnología. En el pasado, esa tecnología ha sido el EDI (intercambio electrónico de datos), un protocolo de mensajería estandarizado que permite que los sistemas del comprador y del vendedor se comuniquen directamente.
(Recuerde que el minorista necesita estar en contacto frecuente con el fabricante para mantener un stock suficiente para vender, sin comprar en exceso.)
Las soluciones actuales de inventario gestionado por el vendedor, sin embargo, utilizan estándares de comunicación más modernos como API (interfaces de programación de aplicaciones) y XML (lenguaje de marcado extensible), pero eso es adentrarse en una madriguera técnica a la que no necesitamos ir ahora.
Beneficios del inventario gestionado por el vendedor
¿La mejor parte del VMI? Todos los implicados pueden beneficiarse
Beneficios para el cliente
Al final de cada cadena de suministro hay un cliente (a menudo un consumidor, a veces una empresa) que realmente utiliza el producto. Aunque no tienen el control de la cadena de suministro en sí, desempeñan un poderoso papel al final de la misma. Si no compran un producto, nadie en la cadena gana dinero.
Es importante entender cómo el inventario gestionado por el proveedor beneficia al cliente, porque al final del día, si ellos no están ganando, nadie lo hace.
1. Mejora de la experiencia del cliente
El beneficio obvio del inventario gestionado por el proveedor es evitar la falta de existencias, que puede ser una de las experiencias más frustrantes para los consumidores. No hay nada peor que decirle a un cliente que no tienes inventario para venderle o enviarle.
Asegurarse de tener ese inventario en stock crea una mejor experiencia para su cliente. Cuando el cliente necesita confiar en ti para algo, estás ahí para complacerlo. Las experiencias positivas de los clientes fomentan la repetición de las compras y la defensa de la marca.
Los clientes felices hacen a los minoristas felices.
2. Transparencia
Cuando un cliente compra un producto hoy en día, se preocupa por su procedencia. ¿Dónde se ha fabricado? ¿Se ha fabricado con procesos y productos sostenibles? ¿Paga el fabricante un salario digno a todos los empleados?
Este no es el tipo de preguntas que los minoristas tenían que estar preparados para responder hace apenas una o dos décadas. Afortunadamente, una solución de inventario gestionada por el proveedor puede ayudar a los minoristas modernos a ser más transparentes sobre la procedencia de sus productos y cómo se fabrican.
Esto es en realidad una vuelta de tuerca para mejorar la experiencia del cliente. Los clientes quieren confiar en las marcas que compran. Hoy en día, incluso están dispuestos a pagar más por productos de calidad y producción abierta. El cliente considera que una relación más estrecha con un minorista y el resto de la cadena de suministro es un beneficio. Y, lo recompensarán con lealtad y compras repetidas.
Beneficios para el minorista o distribuidor
El minorista (o quien distribuya el inventario) podría ser el más beneficiado por un enfoque de VMI.
1. Tener siempre stock listo para vender
Los minoristas están constantemente caminando por la cuerda floja: exceso de inventario frente a la pérdida de ventas por falta de stock. Dependen de metodologías de previsión que a veces no son mejores que conjeturas.
Sin embargo, cuando el proveedor tiene una visibilidad cercana y frecuente de las existencias del minorista, puede realizar entregas más pequeñas antes de que se agoten las existencias. Esta estrecha relación reduce significativamente el riesgo de que se agoten las existencias y se pierdan oportunidades de venta.
Según IHL Group, el coste mundial de la distorsión del inventario (incluidas las pérdidas, las roturas de stock y el exceso de existencias) se estima en 1,1 billones de dólares.
Recuerde el programa de cumplimiento automático de tinta para impresoras mencionado anteriormente. Todos conocemos la frustración de quedarse sin tinta JUSTO cuando estás en medio de la impresión de algo importante. El mayor argumento de venta para apuntarse al programa es evitar esos momentos.
2. Aumento de la rotación de inventario (menos inventario) + aprovechamiento de otras oportunidades
Con el VMI, el minorista/distribuidor no necesita tener tanto inventario para asegurarse de que puede cumplir con los pedidos o las ventas. Esto significa que reducen los pasivos financieros del inventario y mejoran el ratio de rotación del inventario (ventas ÷ inventario medio) estrechamente gestionado.
Comprar y mantener el inventario cuesta dinero. Cuando se utiliza dinero en efectivo para comprar inventario (que tal vez nunca se venda), ese efectivo no puede utilizarse para operar el negocio o invertir en otras oportunidades de crecimiento. Todos los minoristas quieren tener el menor inventario posible sin quedarse sin él, y eso es un difícil acto de equilibrio.
Con el VMI, el proveedor empuja el inventario hacia el minorista basándose en la demanda en tiempo real. Distribuye el riesgo del inventario, de modo que se comparte entre el comprador y el vendedor. Consigue que el minorista esté lo más cerca posible de comprar exactamente la cantidad de inventario que REALMENTE se venderá.
Beneficios para el fabricante
También el fabricante, en la parte superior de la cadena de suministro, se beneficia de esta relación.
1. Mejora de la capacidad de previsión
Piense en lo difícil que es para un fabricante prever la cantidad de producto que debe fabricar. El impulsor último debería ser cuántos consumidores (o clientes finales) comprarán, pero el fabricante suele estar separado del cliente por unos cuantos grados, por capas de minoristas y distribuidores.
Una solución de inventario gestionada por el proveedor vincula toda la cadena de suministro, dando efectivamente al fabricante, en un extremo de la cadena, visibilidad directa de los datos de ventas del minorista, en el otro extremo. Con los datos reales de las ventas de los clientes, los fabricantes pueden predecir con mayor precisión la cantidad de producto que deben fabricar.
Esto también mantiene contentos a los minoristas a los que venden. Cuando el minorista necesita inventario, el fabricante está preparado para satisfacer la demanda.
2. Pedidos y cumplimiento más precisos
El cumplimiento de los pedidos puede ser una gran responsabilidad para los fabricantes. Si fabrican lo que no es, envían lo que no es, fabrican demasiado de lo que no es, etc., le cuesta dinero al fabricante. En las relaciones tradicionales de la cadena de suministro, los pedidos y el cumplimiento pueden estar plagados de errores.
La relación de inventario gestionada por el proveedor reduce el riesgo de errores en los pedidos y el cumplimiento de los mismos, sobre todo porque digitaliza los procesos. Los sistemas se comunican entre sí directamente, incluso a través de las líneas de la empresa, lo que evita los errores humanos.
Beneficios para todos
Por último, hay beneficios que se comparten entre todas las partes de la cadena de suministro, desde la parte superior hasta la inferior.
1. Cadena de suministro más estable
Cuando algo va mal en un eslabón de la cadena de suministro, el efecto dominó puede afectar a muchas organizaciones diferentes. Por ejemplo, si un fabricante tiene que cambiar su enfoque para atender un pedido de emergencia de un cliente, ¿cuántos otros clientes están retrasando? Puede estar compartiendo el riesgo con otras empresas de las que ni siquiera es consciente.
Cuando toda la cadena de suministro está vinculada, las relaciones del VMI pueden ser un estabilizador. Reduce el riesgo de interrupciones importantes que pueden afectar a todas las diferentes empresas que están vinculadas directa e indirectamente a través de la cadena de suministro.
2. Asociaciones más estrechas
La estrategia de VMI requiere que las organizaciones vinculen más estrechamente sus procesos empresariales y sus plataformas tecnológicas. En última instancia, eso significa que están vinculando sus negocios, creando asociaciones empresariales más estrechas.
Cuando las empresas unen sus recursos, sus empleados con talento y su energía, todo ello en la búsqueda de objetivos compartidos, todos se benefician. Estas asociaciones pueden producir soluciones más innovadoras para los consumidores (o clientes finales) a un coste menor. Los negocios cooperativos son una victoria para todos los involucrados.
Cómo implementar una estrategia de inventario gestionado por el proveedor
Si la implementación del VMI suena como la dirección estratégica correcta para su negocio, puede comenzar con algunas acciones.
1. Calcule su ROI
En primer lugar, intente calcular el valor del VMI para su negocio. Si fuera capaz de reducir su inventario en un 50%, ¿cómo impactaría eso en su negocio? Si fuera capaz de eliminar las roturas de stock, ¿cuánto más ingresos generaría? Comprender el beneficio potencial del VMI le ayudará a controlar el eventual retorno de la inversión.
2. Hable con sus proveedores
A continuación, hable con sus proveedores para mejorar su relación. Incluso antes de tener relaciones de inventario integradas en la tecnología, querrá trabajar estrechamente con ellos. Asegúrese de que ambos están en la misma página. Asegúrese de que sus proveedores son aquellos con los que se siente cómodo construyendo una relación a largo plazo.
3. Consiga la tecnología adecuada
Una vez que esté preparado, también necesitará implementar la tecnología adecuada. Aunque tradicionalmente las soluciones VMI han sido impulsadas por la tecnología EDI, hay soluciones más nuevas disponibles que pueden ser más fáciles y potentes de usar.
Para empezar, consulte la solución de inventario gestionado por el proveedor de nChannel. Podemos ayudar a integrar sus sistemas para que pueda compartir sus datos de inventario y pedidos en tiempo real entre sus proveedores y fabricantes.