Cómo organizar el papeleo familiar en 2019: un sistema sencillo

Quizás te estés preguntando cuál es la mejor manera de almacenar todo ese papel. Qué papeles debes conservar y cuáles puedes reciclar de forma segura? Deja que me tome un momento para hablar de la organización del papeleo.

Todas estas preguntas tienen respuesta en este mega post sobre cómo organizar el papeleo como las facturas, y los archivos.

Uno de los mayores obstáculos para la organización, es el papeleo.

Las facturas, el correo, las tareas escolares y otros papeles entran en nuestras casas a diario. Si no te mantienes al tanto, ¡el papeleo puede convertirse rápidamente en un desastre! Yo odio que estos papeles se acumulen en mi mostrador, ¡me vuelve un poco loca! Tú también?

Por cierto, hay enlaces de afiliación en este post.)

Por eso sigo un sistema para mantener mi papeleo organizado.

Tengo dos sencillos requisitos para mi sistema de papeleo:

Fácil de mantener.

Si no es sencillo y cómodo (como súper fácil) para mí mantener el papeleo, lo ignoraré.

Eso me complicará la vida más adelante (quizás facturas perdidas, notificaciones escolares perdidas, etc.). Esta es mi motivación para estar al tanto de nuestro papeleo!

Me permite encontrar fácilmente lo que necesito más adelante.

Si voy a tener que pasar mucho tiempo rebuscando entre un montón de papeles o un montón de carpetas para encontrar algo más tarde, mi sistema será inútil e ignorado.

La comodidad es un requisito enorme con cualquier sistema y este no es una excepción. Cuando estoy listo para hacer mi instantánea financiera anual, sólo me lleva un minuto reunir el papeleo que necesito.

Dado estos dos objetivos, esto es lo que mi sistema de papeleo NO es:

Este sistema de papeleo NO es 100% electrónico.

Pago la mayoría de nuestras facturas en línea y mantengo algo de «papeleo» en línea (más adelante), pero no paso tiempo escaneando facturas o recibos. Sé que a algunas personas les va bien un sistema 100% sin papeles, pero no es para mí.

Este sistema no es perfecto en cuanto a imagen.

Mi sistema no es bonito. No es digno de Pinterest

Realmente no me importa si el papeleo está perfectamente archivado o si todos mis archivos están codificados por colores. Escribo a mano las etiquetas de mis archivos. Mi agenda puede tener demasiados papeles recortados en un día cualquiera.

Seguro que un sistema de archivado bonito o unas bandejas de papel a juego serían geniales, pero no es una prioridad para mí, así que no dejo que me atasquen. Mi prioridad es la simplicidad: sencillo de archivar, sencillo de recuperar.

Así es como manejo todo ese papeleo.

El correo y los papeles que llegan se clasifican en cuanto entran en casa. Esto sólo lleva un par de minutos al día y de esta manera, nada se pierde ni se olvida hasta que es demasiado tarde.

Los papeles van a 1 de 4 lugares:

Cubo de basura

(Cuando tengas dudas, ¡tíralo!) No suelo guardar los catálogos extraviados que llegan. El correo basura lo tiro inmediatamente. (Reduce el correo basura aquí)

El correo para mi marido va a un cubículo reservado para él en la cocina.

(Consejo: recicla también los sobres en este paso para reducir el papel.)

Mi agenda

Las facturas y otros papeles que requieren mi atención se recortan en el interior de mi agenda. También suelo apuntar una nota en mi lista de tareas pendientes para atender dicho elemento.

Si se trata de una factura que no vence hasta dentro de un tiempo, creo un recordatorio en mi calendario de Google para que no se me olvide.

Intento procesar cualquier papel que requiera mi atención inmediatamente. Puede ser el pago de una pequeña factura (a través del pago de facturas en línea), la firma de un permiso o la introducción de un recibo en mi software de presupuesto.

Si puedo hacerlo en un minuto o dos, me lo quito de encima ahora.

Almacenamiento (Temporal / Permanente)

En este punto, sólo me quedan los papeles que necesitan ser archivados. Yo diferencio entre dos tipos de archivo: temporal y permanente.

• Almacenamiento temporal

Algunos papeles necesitan ser guardados durante un corto periodo de tiempo (un horario de voluntariado, una invitación a una fiesta, etc.)

Este tipo de cosas pueden ir pegadas dentro de un armario (nuestra nevera no es magnética o los colgaría allí).

Otras cosas se meten dentro de mi agenda hasta que las necesito o puedo deshacerme de ellas (normalmente durante mi revisión semanal, cuando echo un vistazo rápido a todos los papeles de la agenda).

Otros papeles deben guardarse indefinidamente. Esto incluye las facturas pagadas, los documentos médicos, los recibos de grandes compras, etc. Estos papeles tienen un hogar temporal en un cubículo justo en la cocina. (Tiene que ser práctico, ¿recuerdas?)

• Archivo a largo plazo

Cuando el cubículo se llena, es una señal para que dedique un par de minutos a archivar estos papeles de forma permanente. Llevo la pila al cuarto de la escuela en casa, donde guardo un par de cajas de plástico para archivar (como ésta).

Puedo archivar los papeles restantes en un par de minutos.

Ahora mi sistema está ordenado y listo para más papeleo.

Sólo un par de minutos al día mantiene este sistema funcionando de forma ordenada. Esto puede sonar como un montón de pasos, pero en realidad sólo toma uno o dos minutos diariamente y luego tal vez 5-10 minutos una vez a la semana más o menos para mantener el sistema funcionando sin problemas (y evitar que el cubículo de almacenamiento temporal se desborde).

Martha Stewart recomienda centralizar su papeleo para mayor comodidad.

Cómo separar tu papeleo en categorías

Para archivar tus papeles, escoge categorías que te permitan encontrar fácilmente las cosas más tarde y también mantener las cosas relativamente ordenadas.

Yo tengo un conjunto estándar de categorías y puedo añadir una nueva carpeta (y categoría) según sea necesario dependiendo de qué papeleo necesita ser almacenado.

Mis categorías de archivo estándar:

• Recibos y garantías – compras grandes

• Recibos y garantías – compras pequeñas (sólo guardo los recibos a los que podría querer acceder más tarde)

• Médico – facturas (separadas por persona si es necesario)

• Médicos – registros (separados por persona si es necesario)

• Facturas y papeles de servicios públicos (asegúrese de que está negociando las mejores tarifas en estas facturas)

• Facturas de impuestos.
  • Declaraciones de la renta – año en curso
  • Papeles de la renta
  • Declaraciones y papeles de la hipoteca
  • Papeles de la escuela (hasta que se compilen en una cartera al fin de año)
  • Registros de mantenimiento de la casa
  • Manuales de electrodomésticos (guardados en una caja separada debido a la gran cantidad de ellos)
  • Papeles oficiales (certificados de nacimiento, títulos de automóviles, copias de pasaportes, etc.)
  • Pólizas de seguro de vida
  • Seguro de coche, registros de mantenimiento, y papeleo de registro
  • Memoriales – Guardo un montón de cartas personales que recibo – ¡tengo un punto débil en mi corazón para las cartas personales escritas en papel físico!

  Papeles que no guardo

  • Estados de cuenta del banco y de la tarjeta de crédito – Hago un balance de mis cuentas al menos mensualmente y siempre puedo acceder a mis estados de cuenta en línea.
  • La mayoría de los recibos diarios – una vez que los he ingresado en mis cuentas, estos se tiran.
  • Catálogos – No me gusta dejar que este tipo de cosas se acumulen. Me parece que los catálogos sólo hacen que yo (y mi familia) esté descontenta con lo que ya tengo.
  • Tarjetas – cualquier tarjeta que recibimos se expone en la cocina durante unos días y luego se recicla.

  Claves para que este sistema te funcione:

  • Tener un lugar designado para las cosas, especialmente uno para otras personas que también reciben papeles en tu casa.
  • Hacer las «pequeñas» cosas inmediatamente. Es mucho más agradable tocar estas cosas sólo una vez y quitarlas de en medio.
  • Tener un sistema de recordatorio para las cosas que no manejas inmediatamente.
  • Tener un sistema de archivo permanente y sencillo. Una caja de cartón de banquero y algunas carpetas de manila funcionará muy bien.

  Algunos papeles se mantienen mejor electrónicamente.

  Mantener gran parte de mi papeleo y el mantenimiento de registros en línea es una gran ayuda para minimizar el papeleo físico. (Esté atento a un futuro post sobre los registros que mantengo en línea.)

  ¿Qué pasa con la gestión de los papeles escolares de los niños?

  Guardo una selección de trabajos escolares para nuestro portafolio de educación en casa. Dos de mis hijos están ahora en el colegio así que sólo guardo algunos de sus papeles cada semana por si necesitamos dedicar un tiempo extra a algo.

  Cualquier notificación del colegio se firma enseguida y se vuelve a guardar en las mochilas para el día siguiente. Las fechas importantes se marcan en el calendario.

  ¿Y qué pasa con todas esas manualidades de papel que crean los niños?

  Um, soy una madre terrible en este aspecto 🙂

  Suelo pegar con cinta adhesiva las una o dos últimas creaciones en la cocina y reciclar el resto. A mis hijos no parece importarles – la parte divertida está realmente en el proceso para ellos y no tanto en el resultado final.

  Si tienen algo de lo que están especialmente orgullosos, podríamos colgarlo en su habitación, archivarlo para guardarlo o simplemente hacerle una foto y reciclarlo.

  El papeleo doméstico es como la ropa sucia.

  ¡Se regenera a diario! Asegúrate de tener un sistema para mantenerlo bajo control.

  ¿Quieres verme desordenando algo de papeleo?

  Si de verdad quieres hacer frente a ese papeleo, tienes que ver mi curso El papeleo del hogar es fácil.

  ¿Cuál es tu mejor consejo para organizar tu papeleo?

  963 Shares