Caja chica

La caja chica es una pequeña cantidad de fondos discrecionales en forma de dinero en efectivo que se utiliza para gastos en los que no es sensato realizar ningún desembolso mediante cheque, por las molestias y los costes de redactar, firmar y luego cobrar el cheque.

La forma más habitual de contabilizar los gastos de caja chica es utilizar el sistema de anticipos. El fondo inicial se crearía emitiendo un cheque por el importe deseado. Una cantidad de 100 dólares suele ser suficiente para la mayoría de las necesidades de las pequeñas empresas, ya que los gastos a cubrir son de pequeña cuantía. El asiento contable de este fondo inicial consistiría en cargar la caja chica y acreditar la cuenta bancaria. Este cheque se cobraría para adquirir el efectivo real necesario para los pagos.

A medida que se realizan los gastos, el custodio del fondo (un contable o un miembro del personal de administración) reembolsará a los empleados y recibirá a cambio un vale de caja chica con un recibo/factura. En cualquier momento, el total de efectivo en mano más los vales reembolsados debe ser igual al fondo original.

Cuando el fondo se queda corto, por ejemplo, con 20 dólares restantes, el custodio solicita una recarga y presenta los vales para su reembolso. Suponiendo que los comprobantes sumen 80 dólares, se emite un cheque de recarga de 80 dólares y se registra un débito de 80 dólares para gastos de oficina. Una vez cobrado el cheque, el custodio vuelve a tener efectivo por el importe original de 100 dólares.