Cartas para recaudar fondos: Pedir donaciones es fácil (+ plantilla gratuita)
Este tipo de carta de recaudación de fondos es importante porque puede comunicar sus necesidades financieras, dar a los donantes la oportunidad de contribuir hacia el impacto & ganar apoyo para su campaña.
Mientras que los millennials responden a los llamamientos de donación digitales, la generación del baby boom prefiere mayoritariamente el correo directo.
Se pueden enviar durante todo el año o para recaudar fondos para campañas específicas. Las cartas de recaudación de fondos suelen detallar las necesidades de su organización y permiten a los donantes saber cómo pueden ayudar. Le dan la oportunidad de contar a los donantes potenciales su historia, mostrar el impacto que tiene su organización y conseguir apoyo para su misión.
Las cartas de recaudación de fondos generalmente se dividen en dos categorías distintas: llamamientos individuales y corporativos.
En este artículo, nos centramos en los llamamientos individuales.
Tabla de contenidos:
- Cómo escribir una carta eficaz para la recaudación de fondos sin ánimo de lucro
- Ejemplos de cartas para la recaudación de fondos sin ánimo de lucro
- Plantilla de carta para la recaudación de fondos sin ánimo de lucro
- Cómo redactar la carta de recaudación de fondos perfecta
Cómo escribir una carta de recaudación de fondos sin ánimo de lucro eficaz
Primero, tómese un tiempo para revisar sus declaraciones de misión y visión, así como sus objetivos organizativos. Luego, haga una lluvia de ideas y aclare el objetivo de la carta de recaudación de fondos. Por último, conecte el objetivo de la carta de recaudación de fondos con la misión general de su organización.
Antes de escribir su carta de recaudación de fondos, determine también qué aspecto tendrá el éxito para usted. Cuánto dinero espera recaudar y cómo lo utilizará? ¿Qué espera conseguir? Las respuestas a estas preguntas le ayudarán a guiar el contenido de su carta.
También es útil decidir de antemano cuántas cartas de solicitud quiere enviar, con qué frecuencia y cuándo es el mejor momento para hacerlo.
Consejo profesional: comience su primer borrador con: «Te escribo porque…». Aunque al final elimines estas palabras, empezar con ellas te ayudará a clarificar tu objetivo y a estar en el camino de un mensaje relevante!
Piensa en tu audiencia
Hay tantos tipos de cartas para recaudar fondos como proyectos y actividades de recaudación. Todas las cartas de recaudación de fondos que envíe deben estar escritas de manera que puedan ser persuasivas para el público objetivo.
Para ello, suele ser útil segmentar a sus donantes.
Segmentar a sus donantes le permite personalizar el tono y la información y anima a sus donantes a comprometerse con su organización sin ánimo de lucro de una manera que es adecuada para el punto en el que se encuentran en su viaje de donante.
Un donante que ha dado a su organización repetidamente a lo largo de los años debe recibir una carta diferente a la de alguien que acaba de convertirse en donante. La segmentación también ayuda a generar confianza y permite a tu organización sin ánimo de lucro aumentar estratégicamente sus donaciones.
Si no tienes una buena base de datos de recaudación de fondos, recógela a través de encuestas a los donantes. Es esencial que conozcas los datos demográficos y psicográficos de tu audiencia.
Cuenta una historia atractiva
Cuentar historias es clave para una comunicación efectiva. Enfoque su carta de recaudación de fondos en una historia de una persona específica o una situación en la que su organización sin fines de lucro ha ayudado.
La investigación ha demostrado que la gente más por la difícil situación de una sola persona identificable que por la de varias personas, o una declaración general de necesidad. Lea más sobre por qué los donantes dan y «no dan» aquí.
Comience su carta de recaudación de fondos con algo que cautive al lector: una pregunta audaz, una declaración o un juego de palabras.
El enfoque principal de su historia debe ser quién o qué necesita ayuda. Cuente la historia de una familia que lucha por pagar la escuela de sus cuatro hijos o del animal que necesita un hogar para siempre.
Después de escribir sobre la necesidad, esboce la solución. Exponga lo que su organización sin ánimo de lucro está haciendo y cómo sería el éxito.
Entonces, presente al héroe: su donante. El héroe hace que se produzca el cambio. Haga que su donante sea el héroe de la historia en todo momento.
Manténgalo centrado en el donante
Entre varias palabras «mágicas» que ayudan a las organizaciones sin ánimo de lucro a aumentar las donaciones, destaca la palabra «usted»
La comunicación centrada en el donante es la piedra angular de una campaña de recaudación de fondos exitosa. Utilizar la palabra «tú» hace que tus donantes se sientan valorados y elimina los muros entre tus donantes y tu organización.
Los donantes que se sienten apreciados son más propensos a volver a donar.
Sustituye la palabra «yo» por «tú» siempre que sea posible para añadir interés humano y enfatizar el toque personal.
- Nos permitiste emplear a 1000 personas sin hogar el año pasado – y tu dedicación marca la diferencia.
Consejo profesional: Intenta no utilizar el nombre de tu organización en ninguna parte del cuerpo de tu carta. Al mantenerlo fuera del cuerpo de la escritura, te ves obligado a centrarte en el donante.
Hazlo corto y dulce
La mayoría de las cartas de recaudación de fondos tienen una o dos páginas. Sin embargo, es mejor dejar de lado cualquier regla cuando estás empezando. Deje que su contenido dicte la longitud de su carta. Siga escribiendo mientras tenga algo que decir, y luego deje de hacerlo.
No sienta que tiene que añadir un montón de información extra sólo para completar el recuento de palabras.
Evite las frases extrañas y las palabras grandes.
Use adjetivos y adverbios con moderación, y evite las abreviaturas o acrónimos.
Aunque su carta de recaudación de fondos debe ser corta y dulce, nunca debe comprometer la calidad. Imprima siempre sus cartas en papel de alta calidad y envíelas en sobres duraderos. Y no te olvides de poner la marca de tu organización en tu carta. Como mínimo, incluya su logotipo en el encabezamiento.
Haga que sea fácil de leer
Piense en su carta como una oportunidad más para informar a su donante sobre lo que hace su organización y por qué su trabajo es importante. Para que eso ocurra, su carta debe ser fácil de leer.
Utilizar mucho espacio en blanco hace que lo que tiene que decir sea más atractivo para su audiencia.
¡Utilice palabras cortas, frases cortas, párrafos cortos y vaya al grano rápidamente! Utilice la fuente legible en un tamaño de letra de al menos 12. Elija la legibilidad por encima del diseño bonito (si no puede hacer ambas cosas). Escriba en párrafos cortos y digeribles.
Ayude al donante a ver las partes importantes de su mensaje subrayando las palabras y frases clave, o incluso resaltándolas o utilizando texto en negrita. Y evite utilizar un lenguaje de venta exagerado. Sólo le hará parecer falso.
Utilice un inglés sencillo y no se preocupe por simplificar su mensaje. El uso de un lenguaje sencillo garantiza que cada uno de tus lectores entienda lo que tienes que decir.
Jeff Brooks sugiere que las cartas de recaudación de fondos deben tener un nivel de lectura entre el cuarto y el sexto grado.
Olvida las estadísticas
Aunque muchas organizaciones sin ánimo de lucro utilizan las estadísticas para demostrar el impacto y parecer más creíbles, las estadísticas no suelen mover a la gente a dar.
Aunque los recaudadores de fondos sin ánimo de lucro tienen todas las mejores intenciones, las cartas de recaudación de fondos a veces pueden acabar teniendo este aspecto: Hemos alimentado a 88 niños menores de 5 años y sus habilidades matemáticas han mejorado en un 12% y exactamente el 91,7% de su donación se ha destinado directamente a ello.
En su lugar, cuente una historia emocional con la que sus lectores puedan relacionarse.
Puede aumentar su credibilidad relatando el efecto de una cantidad específica de dinero en un problema. Diga a sus donantes lo que su donación de 25 dólares hará (por ejemplo, comprar material escolar para un niño durante 3 meses, comprar comida para 5 gatos de un refugio durante un mes, etc.)
Enfatizar la urgencia y la llamada a la acción
Los donantes responden mejor a las necesidades urgentes, no a las que pueden ignorar fácilmente hasta el siguiente llamamiento. Sin embargo, no basta con decir «es urgente» o «dona ahora», aunque usar esas palabras y expresiones puede ayudar. Hay que decir a los donantes por qué tienen que donar hoy. ¿Qué está en juego? ¿Cuál es el riesgo? ¿Cuáles son las consecuencias?
El objetivo principal de su carta de recaudación de fondos es conseguir donaciones, así que refuerce ese mensaje. Al final de su carta de donación, escriba una llamada a la acción clara y convincente, pidiendo claramente al lector que done. No asuma que está claro.
Las grandes llamadas a la acción son preguntas reales que sugieren cantidades reales para los donantes. «¿Donarías 25 dólares para cambiar la vida de un niño para siempre?» t
Consejo profesional: Conseguir que un socio iguale las donaciones durante un periodo de tiempo ayuda a inspirar las donaciones y a motivar a los donantes a donar ahora en lugar de «más tarde» (lo que a menudo se convierte en nunca).
Agradezca y firme
Siempre agradezca a sus donantes en la carta de recaudación de fondos – ya sea por considerar una donación o por haber sido un donante durante años.
Firme su carta de recaudación de fondos, pero ignore la tentación de firmar como una organización (por ejemplo, «La Cruz Roja»). En su lugar, elija a un empleado, un miembro de la junta directiva o un voluntario clave para que represente a la organización.
Esto refuerza el sentimiento de conexión personal y añade un toque humano a sus comunicaciones de recaudación de fondos.
Mientras tanto, asegúrese de personalizar la carta. «Querido amigo» o «Querido y valioso donante» deben evitarse a toda costa. Utiliza el nombre o el apellido del donante y dirígete a él con la carta (y no sólo por fuera en el sobre con la dirección).
¡Y no escribas mal su nombre! Para evitarlo, mantén la base de datos de tus donantes y prospectos actualizada en todo momento.
Reescribe, revisa
Antes de enviar tu carta de recaudación de fondos, haz que otra persona la revise. Cuando leemos algo demasiadas veces, nuestra capacidad para detectar errores e incoherencias se reduce.
Obtenga la opinión de los miembros de su equipo, así como de un miembro de su público objetivo en un primer borrador para asegurarse de que su carta es clara como el cristal.
Lo ideal es dejar pasar un tiempo antes de redactar la primera versión y volver a mirarla. Esto te permite ver la carta con ojos nuevos y encontrar cosas que se pueden mejorar.
No te olvides de corregirla adecuadamente antes de que llegue a tus seguidores.
Consejo profesional: no te olvides del P.S. (post scriptum). Los estudios de movimiento ocular han demostrado que las dos primeras cosas que miran los lectores al abrir una carta son su nombre y el post scriptum. Por lo tanto, asegúrese de que su post scriptum reitera su apelación.
Mantenga la sencillez
Si bien la preparación de un paquete (teaser, carta, sobre de respuesta, fotos, otros insertos varios) puede demostrar el trabajo duro y el cuidado que puso en su preparación, la carta es en última instancia el elemento más importante de su paquete.
Si incluye demasiados insertos en su paquete, el donante no podrá centrarse en la carta, e incluso podría perderse y descartar el paquete en su conjunto.
En su lugar, mantenga el paquete al mínimo y sólo incluya aquellos encartes que sean de máximo valor y que inviten al donante a dar.
Además, algunos donantes podrían desanimarse por los paquetes lujosos – queriendo que cada centavo posible vaya a la causa.
Si prepara un paquete más elaborado, piense en cómo cada uno de estos elementos puede persuadir a los donantes para que actúen ahora. Utilice un tema, símbolos, colores y tipos de letra unificadores. Intente que sea memorable.
Facilite las donaciones
Después de haber pasado horas, días o incluso semanas elaborando la mejor carta de recaudación de fondos posible, es esencial que facilite las donaciones a sus donantes.
Para obtener resultados óptimos, ofrezca a sus donantes la opción de donar online y offline.
Enviar una carta de recaudación de fondos sin un dispositivo de respuesta es un desperdicio de dinero.
Deja que tus donantes den en línea configurando una página de donaciones sencilla y personalizada dedicada únicamente a recoger donaciones de este llamamiento específico. De lo contrario, dirija a sus donantes a una página de donaciones general que utilice para recoger donaciones de todos los llamamientos de recaudación de fondos.
No deje de lado el formulario de donaciones en línea como parte de su proceso de correo directo. Estudios recientes indican que una de las mejores formas de impulsar las donaciones en línea es el envío de una carta.
Ejemplos de cartas de recaudación de fondos sin ánimo de lucro
Museo de la Vivienda en Nueva York
Macmillan Cancer Support
Save the Children
Plantilla de carta de recaudación de fondos sin ánimo de lucro
Revisar los documentos de muestra puede servir como recurso útil y como base para crear sus propias cartas de recaudación de fondos.
Utiliza este modelo de carta como guía la próxima vez que necesites enviar una carta de recaudación de fondos en nombre de tu organización sin ánimo de lucro.
Creación de la carta de recaudación de fondos perfecta
La gran recaudación de fondos tiene que ver con una conexión auténtica y humana, y no con un arte de alta gama. Si quieres llegar de verdad a la gente, cuenta historias. Y cuéntalas de la forma en que la gente las cuenta verbalmente.
Mientras que las organizaciones con fines de lucro a menudo pueden permitirse el lujo de pagar por la redacción profesional, las organizaciones sin fines de lucro a menudo dependen del personal interno. Esto no significa que no pueda elaborar una carta de recaudación de fondos convincente y con éxito.
Siga estas directrices -ajustándolas para adaptarlas a sus circunstancias únicas- y luego experimente. Siga de cerca los resultados para que pueda cambiar su plan de juego en consecuencia.
Esperamos que esto le haya dado una idea de cómo escribir una carta de recaudación de fondos increíble.
¿Ha escrito una en el pasado? Con qué cartas has tenido más éxito? Háznoslo saber a través de Twitter en Donorbox.