Verificación de antecedentes laborales en California: Un enfoque en la exactitud | Privacy Rights Clearinghouse

Colocado: Jul 01 2003 | Revisado: Aug 21 2018

Introducción
Consejos para los que buscan empleo
Federal FCRA – Fundamentos de las comprobaciones de antecedentes laborales
Comprobaciones de antecedentes en California
Comprobación por parte de un empleador o una empresa externa
¿Qué no puede incluirse en un informe de antecedentes?
Sanciones por infracciones
Recursos

Nota: el PRC no realiza verificaciones de antecedentes.

1. Introducción

Esta guía ofrece un resumen de la Ley de Informes Crediticios Justos (FCRA), la norma nacional para la verificación de antecedentes laborales. Describe cómo la ley de California se suma a los derechos que usted tiene bajo la FCRA. También explica su derecho a obtener una copia de una verificación de antecedentes y qué hacer si su informe incluye información inexacta o incompleta.

2. Consejos para quienes buscan empleo

Antes de comenzar su búsqueda de empleo, le recomendamos que siga los siguientes pasos. Haga lo mismo si su empleador actual le dice que los empleados existentes se someterán a una investigación laboral.

Lea esta guía para conocer sus derechos bajo la ley federal y de California.
Pida su informe de crédito y examínelo cuidadosamente para ver si hay información inexacta o engañosa. Aunque muchos empleadores obtienen informes de crédito cuando realizan comprobaciones de antecedentes, en California un empleador sólo puede solicitar su informe de crédito para determinados puestos (consulte la parte 6 de esta guía).
Compruebe los registros judiciales. Si tiene un registro de arresto o ha estado involucrado en casos judiciales, compruebe los archivos en el condado donde se presentaron los incidentes. Asegúrese de que la información es correcta y está actualizada. Esto es muy importante si su caso ha sido borrado, sellado o desestimado, o si ha sido víctima de un robo de identidad criminal.
Compruebe los registros del DMV. Solicite una copia de su historial de conducción al Departamento de Vehículos Motorizados si está solicitando un trabajo que implique conducir.
Revise sus propios antecedentes. Si quiere ver lo que podría descubrir la comprobación de antecedentes de un empleador, contrate a una empresa especializada en este tipo de informes para que realice uno por usted. De este modo, podrá buscar cualquier información errónea o engañosa.
Limpie su «suciedad digital». Realice una búsqueda de su nombre -entre comillas- mediante un motor de búsqueda. Si es posible, elimina las referencias poco favorecedoras. Si ha creado perfiles en redes sociales como Facebook, revise y, si es necesario, edite sus publicaciones. Vuelva a leer las entradas del blog desde la perspectiva de un posible empleador. Elimine o edite las publicaciones que puedan perjudicar sus esfuerzos de búsqueda de empleo.
Lea cuidadosamente la letra pequeña. Cuando firme una solicitud de empleo, se le pedirá que firme un formulario de consentimiento si se realiza una comprobación de antecedentes. Lea atentamente esta declaración y haga preguntas si la declaración de autorización no es clara. Desgraciadamente, los solicitantes de empleo se encuentran en una posición incómoda, ya que negarse a autorizar una comprobación de antecedentes puede poner en peligro las posibilidades de conseguir el trabajo. Marque siempre la casilla que dice que desea obtener una copia del informe.

3. FCRA federal – Aspectos básicos de las comprobaciones de antecedentes laborales

La Ley federal de Informes de Crédito Justos (FCRA) (15 U.S.C. §§1681 et seq.) establece la norma nacional para las comprobaciones de antecedentes laborales. Incluso en estados como California, que tienen leyes que regulan las verificaciones de antecedentes, los empleadores tienen que seguir la FCRA. Las leyes estatales pueden dar más derechos a los trabajadores, pero no pueden quitarles los derechos básicos de la FCRA.

La FCRA cubre los «informes del consumidor» emitidos para múltiples propósitos, y esto es una fuente de confusión para muchas personas. Además de cubrir las comprobaciones de crédito, la FCRA también regula las comprobaciones de antecedentes laborales con fines de «contratación, promoción, retención o reasignación.» Para obtener más información sobre los informes de crédito, lea nuestra Guía del Consumidor, Fundamentos de los informes de crédito: ¿Qué tan privado es mi informe de crédito.

La FCRA federal se aplica sólo cuando una verificación de antecedentes laborales es preparada por una empresa de selección externa (de terceros). Si un empleador no contrata a un tercero para realizar la investigación, sino que compila el informe él mismo, las disposiciones de la FCRA no se aplican. Sin embargo, la ley de California sí requiere cierta notificación y acceso si el empleador realiza su propio informe.

Cuando una empresa externa prepara el informe, la FCRA requiere que el empleador:

Le notifique en un documento separado que se puede requerir un informe.
Obtener su permiso.
Obtener su permiso específico si se solicita información médica.
Dar un aviso específico si sus vecinos, amigos o asociados serán entrevistados sobre su «carácter, reputación general, características personales o modo de vida.» Esto se llama un «informe de investigación del consumidor» bajo la FCRA.
Notificarle si la información en el informe se utiliza para tomar una decisión «adversa» sobre usted.

4. Verificación de antecedentes en California

Los solicitantes y empleados en California tienen todos los derechos de la FCRA y más, pero hay algunas diferencias clave:

La ley de California tiene un alcance más amplio que la FCRA federal. Cubre a los investigadores de empleo de terceros, al igual que la FCRA. Pero también cubre a los empleadores que realizan ellos mismos las verificaciones de antecedentes, algo que la FCRA omite.

En California, una verificación de antecedentes laborales se llama «informe de investigación del consumidor» (ICR). Sus derechos y las obligaciones de un empleador están incluidos en la Ley de Agencias de Informes de Consumidores de Investigación (ICRAA). (Código Civil de California §1786). Un ICR cubre su «carácter, reputación general, características personales o modo de vida» obtenidos a través de «cualquier medio». Según la ley de California, una empresa que recoge información para los empleadores y compila informes se llama Agencia de Informes de Investigación del Consumidor (ICRA).

Un solicitante de empleo en California o un empleado actual recibe un aviso más extenso que el requerido por la FCRA. En California, antes de que una empresa de selección externa realice una verificación de antecedentes, usted debe recibir un aviso que:

Indique el propósito del informe.
Incluye el nombre, la dirección y el número de teléfono de la empresa de revisión.
Incluye un resumen de sus derechos a ver y copiar cualquier informe sobre usted.
Incluye una casilla para marcar si desea una copia de su informe. Si indica que quiere una copia de su informe, ésta debe ser enviada dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha en que el empleador la reciba. El informe puede provenir del empleador o de la empresa de investigación.

Si el empleador realiza una verificación de antecedentes por sí mismo, sin utilizar una ICRA externa, el formulario de solicitud de empleo o un documento relacionado debe incluir una casilla para marcar indicando que desea una copia de los registros públicos obtenidos en la investigación. La ley de California no exige que un empleador que realice una verificación de antecedentes en su propia empresa le dé la misma notificación detallada que se exige cuando se contrata a una agencia externa. Pero sí tiene derecho a recibir una copia de los registros públicos recopilados en el informe. Le aconsejamos que siempre indique al empleador que desea ver el informe de los registros públicos.

El empleador también debe darle la dirección del sitio web o el número de teléfono de la empresa de selección. La empresa de selección debe publicar sus prácticas de privacidad en el sitio web de la empresa. Si la empresa no tiene un sitio web, usted puede solicitar que se le envíe por correo una copia de la política de privacidad.

¿Puede un empleador realizar una investigación sin mi permiso?

Usted debe dar su autorización por escrito antes de que un empleador pueda iniciar el proceso de investigación a través de una agencia de investigación. La ley de California exige su autorización específica si se va a obtener información sobre su historial médico o su estado de salud.

Para las investigaciones realizadas por el empleador en California, los requisitos de permiso y notificación son menos rígidos. Un empleador prudente puede pedirle su consentimiento, incluso para hacer una investigación interna. Sin embargo, la única indicación real de que se realizará una investigación de antecedentes puede venir en una solicitud u otro documento. Su permiso no es necesario y usted no tiene derecho a ser notificado si su empleador sospecha que usted ha cometido una infracción o una mala conducta.

¿Se requiere mi permiso cada vez que mi empleador actual me investiga?

Los empleadores están llevando a cabo cada vez más investigaciones de los empleados existentes. La ley de California requiere una notificación y un permiso de usted «en cualquier momento en que se busque un informe de consumo de investigación para fines de empleo que no sean la sospecha de una mala acción o mala conducta.» (Código Civil de California §1786.16(2))

¿Qué incluirá la verificación de antecedentes?

Hay muchas posibilidades de lo que puede abarcar una verificación de antecedentes laborales. Es probable que el empleador quiera verificar su empleo y educación anteriores. También se suele solicitar una comprobación del crédito y de los antecedentes penales. Dependiendo del trabajo en cuestión, se puede obtener su historial de conducción. Para saber más sobre el tipo de información que puede incluirse en una investigación de empleo, consulte nuestra guía «Verificación de antecedentes laborales: Guía para la búsqueda de empleo»

5. Investigación realizada por un empleador o una empresa externa

¿Por qué la ley de California sobre comprobaciones de empleo es más fuerte que la FCRA?

Bajo la FCRA federal, usted no tiene derecho a recibir una notificación, ni tiene la capacidad de disputar información inexacta o incompleta si el empleador realiza su propia investigación en lugar de contratar a una agencia de informes de terceros. Sin la obligación de verificar y actualizar la información, hay un gran potencial de inexactitudes.

La información falsa puede ser el resultado de una serie de factores. Un corredor de datos puede reportar información que lo confunde con alguien que tiene un nombre similar. O el corredor de datos puede no actualizar información crucial. Por ejemplo, si usted fue arrestado pero no condenado, esta información no debería figurar en un informe de verificación de antecedentes laborales. En el peor de los casos, otra persona puede haber cometido un delito o haber abierto cuentas de crédito utilizando su nombre e información personal. Los resultados de este robo de identidad podrían terminar en su informe de antecedentes.

¿El empleador tiene que darme toda la información que recopila?

No. El empleador sólo tiene que darle una copia de cualquier registro público obtenido al comprobar sus antecedentes. Esto podría incluir documentos relativos a una detención (si resulta en una condena), una acusación, una condena, una acción judicial civil, un gravamen fiscal o una sentencia pendiente. Estos registros pueden obtenerse si un empleador acude directamente a la fuente pública o utiliza un sitio de Internet que recopila registros públicos y vende la información.

Casi toda la información recopilada en una comprobación de antecedentes consiste en registros públicos. La información de los registros no públicos puede incluir la comprobación de referencias con anteriores empleadores y la verificación de sus credenciales educativas. Usted no tiene derecho a obtener la información que un empleador recibe al comprobar sus referencias.

¿Sabré si un empleador está llevando a cabo su propia comprobación, en lugar de utilizar a un tercero?

Como se ha indicado anteriormente, la misma formalidad no se aplica cuando un empleador lleva a cabo una investigación por sí mismo. Por ejemplo, no recibirá el aviso detallado que recibiría si el empleador contrata a una agencia externa y es posible que no se le pida que dé su permiso para la investigación en un documento separado.

Pero, si un empleador elige un método de autoverificación, debería ver una casilla para marcar en una solicitud u otro documento que le pregunte si renuncia (a) su derecho a obtener una copia de los registros públicos que el empleador recopila. Estas anotaciones requieren una lectura atenta porque marcar la casilla puede indicar una respuesta negativa, por ejemplo, que no quiere el informe de los registros públicos.

Si no renuncia a su derecho, el empleador debe darle una copia de los registros públicos dentro de los siete días siguientes a su recepción. Le recomendamos que siempre indique que quiere los registros públicos.

Si renuncio a este derecho, ¿podré obtener alguna vez una copia de mis registros?

Aunque renuncie a este derecho, el empresario tiene que darle una copia de los registros si se toma una medida laboral adversa contra usted. Si el empresario decide, por ejemplo, despedirle basándose en algo que ha aparecido en los registros públicos, usted sigue teniendo derecho a una copia de los registros públicos – incluso si en su día dijo que no quería una copia.

Si un empresario comprueba sus antecedentes por sospecha de mala conducta, usted sólo tiene derecho a una copia de los registros públicos (1) después de que la investigación haya finalizado y (2) si no renunció antes a su derecho a una copia de los registros.

¿Qué ocurre si el informe de los registros públicos contiene información inexacta?

La ley no es clara en cuanto al proceso de disputa si el empleador lleva a cabo la investigación por sí mismo sin utilizar una empresa externa. Le aconsejamos que dispute por escrito cualquier información inexacta recopilada de los registros públicos por un empleador que realice su propia investigación. Solicite que el empleador vuelva a investigar los registros públicos recopilados en el informe. Proporcione documentación que explique por qué el empleador está recuperando información de registros públicos inexacta o desactualizada, por ejemplo, documentos relacionados con el robo de identidad, o registros judiciales relativos a registros que han sido eliminados.

Si un empleador contrata a una empresa externa para verificar sus antecedentes, se le debe dar una notificación por escrito y luego proporcionar su consentimiento como se describe anteriormente en la Parte 4. (Código Civil de California §1786.16) Una empresa de investigación, llamada agencia de informes de consumo de investigación en la ley, no puede seguir adelante con la comprobación a menos que el empleador haya certificado que el informe sólo se utilizará para un propósito de empleo permisible.

Si usted le dice al empleador que quiere una copia del informe, debe obtenerla dentro de los tres días después de que el empleador la reciba. El informe también debe darle el nombre, la dirección y el número de teléfono de la persona o agencia que realizó la verificación de antecedentes. La ley de California también requiere que la portada del informe:

Incluya un aviso en letra negrita de al menos 12 puntos que diga que el informe no garantiza la exactitud o veracidad de la información, sino sólo que la información fue copiada de los registros públicos.
Incluir una advertencia de que la información negativa podría ser el resultado de un robo de identidad.
Notificar en inglés y español sus derechos.

¿Cuánto tiempo tengo para obtener una copia de mi informe y revisar el archivo de la agencia ICR?

La agencia que preparó el informe debe conservarlo durante dos años. Durante ese tiempo, usted tiene derecho a acceder a él.

¿Qué ocurre si el informe contiene información inexacta o incompleta?

Usted puede disputar la información inexacta o incompleta. Cuando presenta una disputa, se pone en marcha un proceso muy parecido al que se utiliza para disputar la información de un informe de crédito. He aquí un resumen de cómo funciona el proceso de disputa: (Código Civil de California 1786.24)

Usted presenta una disputa por escrito y proporciona pruebas.
La agencia de selección de empleo debe investigar su disputa.
Si la agencia no puede verificar la información que usted disputó, la información debe ser eliminada.
La agencia no tiene que continuar una investigación si decide que su queja es «frívola o irrelevante»
La agencia tiene 30 días para notificarle los resultados de la investigación.
Se le tiene que notificar si la información negativa es eliminada pero posteriormente reinsertada.
Si la agencia no elimina la información negativa, usted puede incluir su propia declaración en el expediente.

Si la inexactitud es resultado de un robo de identidad en el que alguien cometió un delito con su nombre, visite el sitio web del Fiscal General de California para obtener información sobre cómo registrar esa inexactitud.

6. ¿Qué no se puede incluir en un informe de antecedentes?

La ley de California sigue la regla general de siete años de la FCRA como límite para informar de la mayoría de la información negativa en una verificación de antecedentes laborales.

En California, las condenas penales sólo pueden ser reportadas durante siete años a menos que otra ley requiera que los empleadores investiguen más a fondo sus antecedentes.

Los arrestos y los cargos formales mostrados en una acusación, información o denuncia que resultan de un arresto pueden ser reportados hasta siete años en California. Pero estos registros no pueden ser reportados si no se produjo una condena. Sin embargo, pueden ser reportados en espera de una sentencia. Esto significa que si usted fue arrestado y el asunto no ha llegado a juicio o no se ha resuelto de otra manera, todavía puede ser reportado en una verificación de antecedentes laborales.

Los informes de verificación de antecedentes a menudo incluyen información de los registros públicos. En California, una agencia de verificación de antecedentes no puede incluir información de registros públicos en una verificación de empleo a menos que haya verificado la exactitud de la información durante el período de 30 días antes de la emisión del informe. Esto se aplica a información como arrestos, acusaciones, condenas, acciones civiles, embargos fiscales y sentencias pendientes.

La ICRAA no se aplica si otra ley requiere que una agencia gubernamental o un empleador realice un determinado tipo de verificación de antecedentes. Muchos trabajos requieren que un empleador compruebe las condenas penales mucho más allá del límite de siete años incluido en la ICRAA. Por ejemplo, los operadores de centros de atención residencial para ancianos y los empleados del centro están sujetos a una comprobación de «antecedentes penales completos» (Código de Salud y Seguridad de California §1569.17). Además, las ocupaciones que requieren una licencia estatal a menudo requieren una extensa verificación de antecedentes penales.

¿Puede un empleador preguntar sobre un arresto o condena que no debe ser reportado?

No. La llamada ley «Ban the Box» en el Código Laboral de California dice que un empleador no puede preguntar sobre:

Cualquier arresto o detención que no resultó en una condena.
Cualquier arresto por el que se haya completado la desviación previa al juicio.
Antecedentes penales que hayan sido borrados, sellados o desestimados.
Los empleadores del sector público (agencias estatales y locales de California, ciudades y condados) tienen prohibido preguntar sobre los antecedentes penales en las solicitudes de empleo. Los empleadores del sector público deben revisar las calificaciones de un solicitante antes de preguntar sobre su historial de condenas.

Además, el AB 1008 hace ilegal que los empleadores privados con cinco o más empleados en California incluyan en cualquier solicitud de empleo cualquier pregunta que busque la revelación del historial de condenas de un solicitante antes de que el empleador haga una oferta de empleo condicional al solicitante. El AB 1008 también hace ilegal preguntar o considerar el historial de condenas del solicitante hasta después de que el empleador haya hecho una oferta condicional de empleo al solicitante.

Las disposiciones del Código Laboral se refuerzan en las regulaciones del Departamento de Vivienda y Empleo Justo de California. (Véase: 2 Cal. Codes Regs Sec. 7287.4(d)(1) (Register 95, No. 29: 7-21-95) Una publicación del Departamento enumera las preguntas que son inapropiadas para un solicitante de empleo de California.

Por favor, tenga en cuenta: Las referencias en esta guía a las leyes que establecen límites sobre lo que un empleador puede preguntar se incluyen sólo para alertar a los consumidores de su existencia. La aplicación de dichas disposiciones a situaciones específicas requiere la consulta con un experto en derecho laboral.

¿Puede un empleador preguntarme a mí o a mi(s) anterior(es) empleador(es) sobre mi historial salarial?

La ley AB 168 prohíbe a un empleador buscar información sobre el historial salarial de un solicitante de empleo. La información sobre el historial salarial incluye tanto su tasa de compensación como la información sobre otros beneficios. La ley se aplica a todos los empleadores, incluidos los del gobierno estatal y local. Esto no prohíbe que un solicitante revele voluntariamente la información del historial salarial.

¿Se pueden borrar alguna vez los antecedentes penales?

En algunos casos, los antecedentes penales pueden ser lo que la ley llama «borrados». Técnicamente, el término significa borrar o tachar. A pesar de la definición, un registro expurgado no significa necesariamente que todos los rastros de un delito desaparezcan del juzgado y/o de los sitios web de Internet de los agentes de información. Incluso si un registro es borrado, el hecho de que hubo una condena puede no ser bloqueado, incluso si los detalles del caso son borrados de la vista pública.

El hecho de que un registro sea borrado no significa que usted nunca tendrá que revelar la información. La solicitud de una licencia estatal o de un tipo de trabajo específico puede exigir la divulgación de información que abarca toda su vida. Si tiene dudas sobre una condena anterior o sobre cómo limpiar su expediente, debe consultar a un abogado, a un agente de libertad condicional o al tribunal donde se encuentra el expediente. Visite también el sitio web de The Expunged Record.

¿Puede un empleador comprobar la base de datos nacional del FBI en busca de condenas penales?

El FBI mantiene una base de datos de antecedentes penales, llamada National Crime Information Center (NCIC). Se puede acceder a ella para algunas comprobaciones de antecedentes penales, pero no para todas. Que un empleador tenga acceso al NCIC depende del tipo de trabajo en cuestión. La Ley Nacional de Protección de la Infancia de 1993 (42 USC §5119) autoriza a los estados a establecer procedimientos para la comprobación de los antecedentes penales nacionales utilizando el NCIC para los empleados y voluntarios que trabajan con niños, ancianos y personas con discapacidad. Para obtener más información sobre el NCIC, visite el sitio web conjunto del FBI y la Federación de Científicos Americanos.

¿Puede una verificación de antecedentes en California incluir mi informe de crédito?

Un empleador de California no puede revisar su informe de crédito a menos que el trabajo entre en una de las numerosas excepciones. Los trabajos que permiten una verificación de crédito incluyen:

Un puesto en el Departamento de Justicia del estado
Un puesto directivo
Un puesto como agente de la paz jurado u otro trabajo de aplicación de la ley
Un puesto para el que la información es requerida por la ley
Un puesto que implica el acceso a información personal específica
Un puesto en el que la persona es un firmante nombrado en la cuenta bancaria o de tarjeta de crédito del empleador
Un puesto que implica el acceso a información confidencial o de propiedad
Un puesto que implica el acceso regular a 10,000 o más en efectivo

Si usted es un solicitante de empleo o empleado, el empleador que ordena su informe de crédito debe darle aviso de que se pedirá un informe de crédito junto con una explicación de qué exención permite este acceso.

7. Sanciones por infracciones

Las infracciones de la ICRAA pueden dar lugar a fuertes sanciones para la empresa que emitió el informe y para el usuario del mismo (el empleador) (Código Civil de California 1786.50). En virtud de la ICRAA se puede demandar por daños y perjuicios reales o por 10.000 dólares, lo que sea mayor. Se permiten las demandas colectivas. También se pueden conceder las costas judiciales y los honorarios de los abogados. El tribunal puede conceder daños punitivos si considera que la violación fue gravemente negligente o intencionada.
¿Puedo demandar a un empleador y/o a una empresa de selección de personal?

Tanto la ley de California como la federal permiten a los individuos demandar (Código Civil de California §§1786.20, 1786.1786.50; FCRA 15 U.S.C. §§1681n, 1681o).

Antes de buscar ayuda legal o ponerse en contacto con un mediador, recuerde que tanto la ley de California como la FCRA tienen medidas incorporadas para resolver disputas. En la mayoría de las situaciones, los procedimientos de disputa detallados en la ley deben seguirse antes de dar el siguiente paso. Para determinar si su situación específica caería bajo las disposiciones de la ley de California o de la ley federal, le aconsejamos que hable con un abogado especializado en derechos de los empleados.

El sitio web de la Asociación Nacional de Abogados de Empleo ofrece un directorio de abogados miembros. El cuadro de búsqueda se encuentra en la esquina superior izquierda.
El sitio web de la Asociación de Abogados Laboralistas de California proporciona un directorio de miembros.
La mayoría de los colegios de abogados locales proporcionan servicios de referencia de abogados gratuitos o de bajo coste.

8. Recursos

Leyes de California

Ley de Agencias de Informes de Consumidores de Investigación (ICRAA), Código Civil de CA §1786 et seq.
Ley de Agencias de Informes de Crédito de Consumidores (CCRAA), Código Civil de CA §1785 et seq.

Para acceder al Código Civil de California, visite el sitio web de Información Legislativa de California.

Ley Federal

Ley de Información Crediticia Justa (FCRA) (15 U.S.C. §§1681 et seq.)

Publicaciones

Comisión Federal de Comercio, «Using Consumer Reports: What Employers Need to Know»
Federal Trade Commission, «Disputing Errors on Credit Reports»
Privacy Rights Clearinghouse. «Employment Background Checks: A Jobseeker’s Guide»
Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los Estados Unidos, «Background Checks: What Job Applicants and Employees Should Know»
Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los Estados Unidos, «Background Checks: Lo que los empleadores deben saber»

Recursos adicionales

«Por qué California es diferente»
«Diez pasos críticos para que los ex delincuentes vuelvan a trabajar»
«Por Les Rosen, Esq, noviembre de 2015
El registro borrado, una guía completa sobre los registros borrados en las verificaciones de antecedentes laborales

Comprobaciones de antecedentes laborales en California: Un enfoque en la exactitud