Consejos para escribir cartas eficaces a los legisladores estatales y otros funcionarios
Por Adrian Hochstadt, JD, CAE
28 de marzo de 2005
Contactar con un legislador o funcionario del gobierno no tiene por qué ser difícil o intimidante. Considere la posibilidad de compartir con los miembros de su asociación estos sencillos consejos para escribir una carta eficaz a los funcionarios estatales.
Escribir a los legisladores y reguladores estatales es una forma de influir en los responsables políticos y de informarles sobre los problemas y la perspectiva de la medicina veterinaria. A continuación se presentan algunos consejos sencillos que puede utilizar para escribir cartas más eficaces:
- Utilizar un saludo adecuado. El saludo debe ser «Estimado Representante Smith» o Estimado Senador Smith» o «Estimado Asambleísta Smith» dependiendo del cargo que se tenga. La dirección debe decir: Honorable Jim Smith, Dirección, Ciudad, Estado, Código Postal. Diríjase a los funcionarios del gobierno estatal como lo haría con una comunicación comercial, indicando el título del destinatario (Jim Smith, Director, Departamento de Agricultura, Dirección, Ciudad, Estado, Código Postal).
- Evite la indignación justa. Lo mejor es un tono cortés e informativo. Evite comenzar diciendo «como ciudadano y contribuyente», ya que el legislador puede suponer que usted es ambas cosas. Comience la carta con un párrafo corto que describa el asunto y la petición que está haciendo. Un ejemplo de frase inicial estándar es: «Le escribo sobre la HB 1234, la Ley de Derechos de Bienestar de los Animales, actualmente en la legislatura. Le animo a que se oponga a esta legislación tal y como está redactada por el motivo de que ….»
- Enfóquese en los puntos clave. No haga el comunicado demasiado prolijo. Intente utilizar términos y lenguaje comunes. La mayoría de los legisladores no tienen formación médica o clínica y no pueden descifrar un lenguaje demasiado técnico. Explique el impacto potencial sobre los pacientes y/o los propietarios, la calidad y la accesibilidad de la atención, la salud de los animales o de las personas, y su práctica, si es relevante. Lo ideal es una carta de una página, pero se aceptan dos. Evite hablar de temas tangenciales que diluyan o confundan su mensaje.
- Para terminar. Evite el lenguaje amenazante. Simplemente recapitule los puntos principales y anime a una acción específica. No sea vago. Las peticiones deben ser claras, concisas y lo más específicas posible, como por ejemplo, copatrocinar un proyecto de ley. Ofrézcase a hablar con el legislador o el regulador proporcionando un número de teléfono en el que se le pueda localizar. Por lo general, los veterinarios son vistos con buenos ojos y se les considera expertos en cuestiones de salud animal. Si se pone en contacto con el legislador o con un miembro del personal, asegúrese de sacar tiempo para hablar o visitar a esa persona.
Las cartas deben estar escritas en su papelería o en la de su consulta. Utilice sus propias palabras y ejemplos personales. Los formularios de cartas que se parecen no tienen el mismo impacto.
Aunque la mayoría de los legisladores tienen máquinas de fax y correo electrónico, por lo general no se recomienda que las comunicaciones personales se envíen de esta manera, a menos que el legislador lo solicite específicamente, o simplemente no hay tiempo para enviar material escrito por correo o entrega nocturna.
Además, asegúrese de revisar la ortografía de cada carta y de corregir cuidadosamente la gramática y la puntuación. No estaría de más pedir a un colega que revise la carta antes de enviarla.