¿Cuál es el objetivo de una reunión de inicio de proyecto?
Como agencia digital, nos enorgullecemos de crear soluciones que van más allá de sitios web bonitos o tácticas de marketing llamativas. Definimos el éxito en términos de los resultados que nuestros clientes son capaces de lograr con lo que creamos. La reunión de inicio del proyecto establece el tono para el éxito, asegurando que los procesos adecuados están en su lugar para cumplir con los plazos del proyecto y proporcionar entregables de alta calidad a lo largo de la duración de la asociación.
Si usted está considerando trabajar con una agencia para llevar su marketing digital al siguiente nivel, o acaba de firmar para trabajar con eCity en un nuevo sitio web o campaña, esto es lo que puede esperar de la reunión inicial del proyecto.
¿Qué es una reunión de inicio del proyecto?
El propósito principal de una reunión de inicio del proyecto es establecer los métodos de comunicación entre el cliente y la agencia, y finalizar los plazos del proyecto. Esto ayuda a asegurar la alineación del equipo desde el principio, lo que conduce a proyectos más exitosos y menos plazos perdidos.
Una reunión de inicio del proyecto ayuda a todos los involucrados a poner una cara a un nombre y llegar a conocerse mejor. Cuando sea posible, recomendamos realizar una reunión de inicio de proyecto en persona, pero para algunos clientes, el lugar puede requerir que una reunión de inicio se realice virtualmente, a través de un cliente de vídeo o por teléfono. La reunión suele comenzar con la presentación del equipo, pasa a una recapitulación de la estrategia y los objetivos del proyecto, y termina con consideraciones logísticas como los canales de comunicación preferidos, las consideraciones presupuestarias y un calendario propuesto.
¿Cuáles son los objetivos de la puesta en marcha del proyecto?
Presentar al equipo: En muchos casos, el kickoff del proyecto es la primera oportunidad que tiene la agencia de reunirse con el cliente cara a cara. Por lo tanto, es bueno presentar a los equipos de la agencia y del cliente. De esta manera, todos los implicados tendrán una mejor idea del papel que desempeña cada individuo en la organización y cómo esto impactará en el proyecto que avanza.
Revisar el proceso del proyecto: No podemos dejar de recalcar la importancia del proceso probado de eCity en la entrega de resultados a nuestros clientes que tendrán un impacto positivo en sus resultados. Sin embargo, es habitual que los clientes quieran acelerar o saltarse por completo la primera fase para empezar a ver los resultados más rápidamente. La reunión de inicio del proyecto nos da la oportunidad de explicar en detalle lo que hacemos en las fases de descubrimiento e investigación de cada proyecto, y cómo esto conducirá a un mejor resultado final tanto para el cliente como para sus usuarios.
Establecer métodos de comunicación: Una comunicación clara es la clave para garantizar que un proyecto se desarrolle sin problemas, se complete a tiempo y se ajuste al presupuesto. Como gestores de proyectos, utilizamos la reunión de inicio del proyecto para establecer quién será el principal punto de contacto de ambas partes, con qué frecuencia les gustaría ser informados de nuestro progreso y qué método o métodos de comunicación prefieren. Nuestro objetivo es comunicarnos con los clientes de la manera más fácil y eficaz para ellos, ya sea por teléfono, correo electrónico, Google Docs, una herramienta de gestión de proyectos como Basecamp, o alguna combinación de los cuatro.
Finalizar la línea de tiempo: Como cualquier gestor de proyectos experimentado le dirá, el calendario es la columna vertebral del proyecto. Para que el proyecto sea un éxito, el cronograma debe ser realista y estar acordado por todos los involucrados. La reunión inicial del proyecto es una gran oportunidad para discutir cómo será el proceso de retroalimentación y aprobación por parte del cliente, y cómo esto afectará a los plazos. Esto ayuda a evitar costosos retrasos en el futuro.
¿Qué deben esperar los clientes de esta reunión?
La reunión de inicio de proyecto representa una oportunidad única para que los clientes conozcan a las personas que están detrás de una agencia. En eCity, nos enorgullecemos de formar relaciones con nuestros clientes que van más allá de la llamada de estado semanal. Para ello, es importante que todas las partes interesadas en el proyecto estén presentes en la reunión de inicio.
También recomendamos que los clientes vengan preparados para responder a las preguntas sobre su proceso para proporcionar información sobre los entregables clave. A lo largo de nuestros muchos años como agencia digital, hemos comprobado que los proyectos más exitosos ocurren cuando el director del proyecto y el punto de contacto están en la misma página con respecto al proceso de aprobación y el efecto que puede tener en los plazos del proyecto.
Por último, esta es la oportunidad del cliente para hacer cualquier pregunta restante que pueda tener antes de que el proyecto se ponga en marcha. En esta fase se esperan preguntas sobre el alcance del proyecto, el presupuesto, el calendario y el proceso. Recuerde que esta reunión es tan importante para el cliente como para la agencia.
Próximos pasos
La reunión de inicio del proyecto es sólo el primer paso de muchos en el camino hacia el éxito del lanzamiento del proyecto. Después de que todos se hayan reunido y discutido los resultados deseados para el proyecto, es hora de que la agencia se ponga a trabajar para convertir esos sueños en realidad. En eCity, este paso suele implicar la entrega por parte de los clientes de materiales de inmersión en la marca y la programación de entrevistas con las partes interesadas. A partir de ahí, empezamos a realizar la investigación de usuarios que informará nuestra estrategia de contenidos en el futuro. Entonces, ¡la magia sucede!
¿Estás listo para comenzar tu próximo gran proyecto digital? eCity ha tenido el privilegio de trabajar con clientes establecidos como la Universidad de Pensilvania, Pentec Health, Porsche, y más para crear estrategias digitales que impulsan los resultados de negocio y comprometen a los usuarios en cada etapa. Para saber más, echa un vistazo a nuestros casos de estudio más recientes.
