Formularios de Outlook: ¿Cómo crear formularios rellenables en Microsoft Office 2016 / 2019?

Nota: El contenido de este post es aplicable a Office 2019,2016, 2013, 2010; versiones de escritorio y Office 365; Windows 10, 8 y 7;

Post actualizado el: Mayo de 2020

Aquí tienes una pregunta de Deanne:

Trabajo en el sector del Retail. Utilizo Outlook para gestionar mi información de contacto. Me gusta bastante Outlook como gestor de contactos, pero está claro que necesito poder mejorar las capacidades básicas del formulario de contacto. Mi requisito es poder añadir varios campos que me permitan almacenar enlaces a los perfiles de las redes sociales de cada uno de mis contactos. En resumen, creo que tengo un par de preguntas aquí: En primer lugar, cómo hacer que los botones de elementos de menú que me permitirá interactuar con las formas de Outlook y en segundo lugar: cómo realmente seguir adelante y crear o modificar mi formulario de contacto. Cualquier sugerencia es súper apreciada. Gracias!

En este post, te enseñaremos cómo puedes crear fácilmente formularios de usuario personalizados y rellenables en Microsoft Outlook. Personalizaremos el formulario de Contacto como ejemplo, sin embargo el proceso es totalmente aplicable para correos electrónicos, tareas, solicitudes de tareas, invitaciones a citas, entradas de diario y demás.

Bien… empecemos.

Trabajar con formularios en Outlook no es particularmente difícil. Outlook envía varias plantillas predefinidas, y la idea básica es personalizar esas plantillas de acuerdo con sus necesidades.

Crear formularios de Outlook personalizados

Este es el proceso para insertar y editar formularios de usuario de Outlook:

1. Configure su ficha de desarrollador de Outlook.
2. Abra un formulario de Outlook existente.
3. Modifique el formulario para incluir sus campos personalizados según sea necesario.
4. Guarde su formulario de usuario personalizado.
5. Pruebe a fondo su trabajo.
6. Compártalo con otros usuarios de Outlook de su lugar de trabajo o grupo para que puedan utilizar el útil formulario que acaba de crear :-).
7. Formularios de Outlook: Un ejemplo detallado

   Microsoft Outlook incluye una buena colección de formularios relacionados con los principales objetos de Outlook que puedes seleccionar y poner en marcha tu proceso de desarrollo de formularios. Esto es muy útil porque no queremos reinventar la rueda. En este tutorial, nos limitaremos a ampliar el formulario de Contactos ya existente almacenado en su biblioteca de formularios estándar.

   En concreto, nos centraremos específicamente en cómo personalizar el formulario de Contactos. Para mayor comodidad, supondremos que querrá gestionar la siguiente información de medios sociales para sus personas de contacto:

   • Perfil de LinkedIn
   • Perfil de Twitter
   • Perfil de Facebook
   • Grupo de Facebook

   Así es como se verá nuestro formulario de usuario personalizado de Outlook:

   

   Paso 0: Configurar la pestaña Desarrollador

   Como ha señalado el lector anterior, antes de empezar con nuestros formularios personalizados de Outlook, debemos habilitar la llamada pestaña Desarrollador. Esto nos permitirá acceder a las capacidades de Outlook que necesitamos para desarrollar nuestros propios formularios.

   Así es como se hace:

   1. En primer lugar, ve y abre Microsoft Outlook.
   2. Ahora haz clic con el botón derecho del ratón en la cinta de opciones y selecciona Personalizar cinta de opciones.

   

   1. Haz clic en la casilla Desarrollador y selecciona Aceptar.

   

   1. Ahora notarás la recién añadida pestaña Desarrollador en tu cinta de opciones.

   Paso 1: Abra su formulario existente

   1. En su cinta de Outlook, siga adelante y pulse el menú Desarrollador.
   2. Ahora siga adelante y pulse Diseñar un formulario.
   3. En el campo del cuadro Buscar en asegúrese de que la biblioteca de Formularios estándar está seleccionada.
   4. Seleccione el formulario de Contacto.
   5. Pulse Abrir.
   6. Ahora vamos a seguir adelante y modificar el formulario de contacto existente.
   7. Notarás que nuestro formulario se abrió en la vista de diseño.
   8. En el siguiente paso, vamos a añadir varios campos personalizados nuevos para mantener nuestra información de medios sociales de contacto.

   Paso 2: Añadir campos de formulario personalizados

   En este paso, seguiremos adelante y crearemos campos de formulario personalizados (columnas0 para la información de los Medios Sociales.

   • En su grupo de Herramientas de la cinta de opciones, pulse el botón Selector de campos.
   • Se abrirá este cuadro de diálogo.En la parte inferior del cuadro de diálogo Selector de campos, pulse Nuevo.

   

   • Cree su primera columna nueva, llámela LinkedIn, elija Tipo = Texto y Formato = Texto, como se muestra a continuación.

   

   • Ahora repite el proceso anterior para los siguientes 3 campos: Twitter, Facebook, Grupo de Facebook.
   • Verás tus nuevos campos en la sección Campos definidos por el usuario en la carpeta como se muestra a continuación:

   

   Paso 3: Añadir una página personalizada del Formulario

   En este paso añadiremos una página personalizada al Formulario de Contacto. En esa página almacenaremos los campos del perfil de las Redes Sociales.

   1. Ahora sigue adelante y pulsa la (P.2) junto a la General como se muestra a continuación.

   

   1. Ahora desde la cinta de opciones, pulsa el botón Página y selecciona Cambiar nombre de página.

   

   1. Introduzca Social Media en el campo Nombre de la página y pulse Aceptar.
   2. Ahora arrastra los cuatro campos de la Selección de Campos a tu Página de Medios Sociales y colócalos como se muestra a continuación:

   

   Nota: Para alinear tus campos personalizados, sólo tienes que seleccionarlos (asegúrate de pulsar el botón CTRL mientras los seleccionas todos), luego haz un clic derecho y pulsa Alinear, luego selecciona la dirección de alineación.
   1. Como parte de su desarrollo de formularios debe comprobar su trabajo periódicamente. La mejor manera de hacerlo es pulsando el botón Ejecutar este formulario. Esto te mostrará cómo se verá tu trabajo para el usuario.

   Paso 4: Guarda tu formulario de Outlook

   Como has visto antes, tu formulario de Contacto modificado está todavía en Modo Diseño. Si quieres empezar a utilizarlo debes publicarlo en tu biblioteca de Formularios. Según sus permisos, podrá ponerlo a disposición para su propio uso o permitir que otros colegas de su organización lo utilicen también.

   1. Desde su cinta de opciones, pulse el botón Publicar.
   2. Seleccione Publicar formulario como.
   3. Bajo el nombre de visualización escriba ContactFormSocial
   4. Haga clic en Publicar.

   

   Nota del usuario avanzado: Su formulario se guardará como un archivo .oft en el directorio AppData de su directorio de inicio:: \AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

   Paso 5: Prueba tu nuevo formulario

   Ya casi lo tenemos. Ahora es el momento de seguir adelante y probar nuestro trabajo.

   1. Abre tu pestaña de Contactos en Outlook.
   2. Haz clic en Nuevos elementos.
   3. Haz clic en Formularios personalizados.
   4. Selecciona tu entrada ContactFormSocial.
   5. Pulsa el botón Social Media en la cinta de opciones (lo acabas de añadir en el paso anterior ;-))
   6. Voila’ – ¡hecho!

   

   Paso 6: Utilice su nuevo formulario de contacto por defecto

   Si está satisfecho con el resultado de su trabajo, puede establecer su nuevo formulario como el formulario de contacto por defecto en Microsoft Outlook. Hágalo sólo después de haber seguido todo el tutorial, ya que este paso es irrelevante en caso contrario.

   Proceda de la siguiente manera:

   1. Navegue hasta la pestaña Contacto.
   2. Resalte su carpeta de la biblioteca de Contactos (por defecto se llama Contactos).
   3. Haga clic con el botón derecho y seleccione Propiedades.
   4. En la pestaña General, seleccione el nombre de su formulario (en nuestro caso ContactFormSocial) en el campo Al publicar en la carpeta.
   5. Haga clic en Aceptar.

   Plantillas de formularios de reuniones de Outlook

   Si buscas un tutorial más profundo, no dejes de visitar este ejemplo detallado de diseño de plantillas de correo electrónico y citas para Outlook (aplicable tanto a Windows como a macOSX)

   ¿Dónde encontrar mis plantillas de Outlook?

   Un par de lectores tuvieron algunos problemas para encontrar la ubicación de almacenamiento de sus formularios de usuario personalizados para Outlook.

   Por defecto, la ubicación está bajo su cuenta de usuario. En Windows 10 /8 o 7, por tanto, probablemente será: C\:usuarios\<tu_nombre_de_usuario>AppData\Roaming\\NMicrosoft\NTemplates.