Gastos fijos y variables: ¿Qué significan estos términos?

Todas las empresas tienen gastos de explotación -los costes del funcionamiento de la empresa- y suelen adoptar dos formas: gastos fijos y gastos variables. Entender la diferencia entre los dos le da una imagen más clara no sólo de dónde va su dinero, sino también de cómo cada gasto afecta a su negocio.

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Gastos fijos vs. gastos variables

Un gasto fijo básicamente significa uno que no cambia – es una cantidad fija que usted paga de forma recurrente. Un gasto variable, por otro lado, puede cambiar debido a varios factores – lo que significa que no siempre se puede predecir exactamente lo que va a costar. Ambos tipos de gastos pueden ser costes directos o indirectos.

Estos términos existen para diferenciar entre los distintos tipos de costes que las empresas deben pagar. Como propietario de un negocio, tendrá ambos tipos de gastos, por lo que es importante distinguir entre los dos y crear un presupuesto en consecuencia.

Aquí hay algunas diferencias clave entre los costes fijos y los costes variables:

Los gastos fijos permanecen estáticos durante un periodo de tiempo determinado; los gastos variables fluctúan dependiendo de factores externos.
Los gastos fijos no se ven afectados por el rendimiento de la producción. Por ejemplo, usted va a hacer el mismo pago de alquiler de la oficina todos los meses, independientemente de la cantidad de trabajo que haga en esa oficina. Los gastos variables, sin embargo, pueden aumentar o disminuir en función de la producción, porque tendrá que comprar más materias primas y gastar más en mano de obra por hora para producir más. Los gastos variables suelen estar más relacionados con el volumen, como la cantidad de tiempo que sus empleados por hora trabajan cada semana.

Gastos variables

Por definición, un gasto variable es un coste que cambia dependiendo de su nivel de producción. En otras palabras, tu volumen de ventas impacta directamente en tus gastos variables.

Por ejemplo, digamos que vendes fundas para teléfonos. Aquí tienes un gráfico que explica cómo funcionarían esos gastos variables.

Cajas producidas	Costes de embalaje costes	Coste total
1	0$.25	$0,25	100	$0.25	$25	500	$0.25	$125	1.000	$0.25	250$

El coste de envasado por caja sigue siendo el mismo, pero el coste total de envasado aumenta cuando la producción es mayor. Este es un gasto variable de libro. Puedes ver un ejemplo más detallado de los costes variables en este desglose de precios por piezas de un iPhone.

Obviamente, es bueno cuando el negocio está en auge y tienes un flujo de caja decente, ya que más productos o servicios vendidos significan más ingresos. Usted quiere desarrollar una comprensión profunda de sus gastos variables totales desde el principio con el fin de ver dónde podría ahorrar dinero. El recorte de los costos que van en cada producto hace una gran diferencia en su línea de fondo.

Ejemplos de gastos variables

Aquí hay algunos ejemplos comunes de gastos variables para tener en cuenta en su presupuesto mensual:

Gastos de embalaje
Gastos de suministros, como la electricidad y el agua
Costes de tarjetas de crédito y bancarios
Salarios por hora y mano de obra directa
Costes de envío
Materiales en bruto
Comisiones de venta

Gastos fijos

Los costes fijos son lo que la mayoría de la gente denomina «gastos generales».» Son los gastos que realmente no cambian independientemente de la cantidad de negocio que estés haciendo.

Por supuesto, tus gastos fijos pueden aumentar con el tiempo. Los alquileres suben, los salarios aumentan y las primas de los seguros tienden a aumentar. Sin embargo, estos costes son fijos en el sentido de que no cambian en función de tu volumen de producción. Tanto si vendes una caja de teléfono como un millón, el coste fijo total es el mismo.

Ejemplos de costes fijos

Aquí tienes algunos ejemplos comunes de gastos fijos:

Alquiler
Pagos del coche
Seguros
Salarios
Gastos de intereses
Impuestos sobre la propiedad
Equipos alquilados
Préstamos
Depreciación

Gastos mixtos (semivariables)

Una tercera categoría de gastos es una mezcla de fijos y variables. Digamos que estás pagando 100 dólares por el alojamiento web cada mes, pero un mes te pasas del límite de ancho de banda y te cobran 20 dólares extra. Pagará los 100 dólares pase lo que pase, pero los 20 dólares extra son variables.

Otro ejemplo sería si tiene un vendedor que trabaja a comisión. El salario base de este empleado es fijo, pero la comisión que gana por cada venta es variable, ya que el coste total cambia en función del número de ventas realizadas.

Cómo ahorrar en costes variables y fijos

Ahorrar en costes variables

Si tiene costes variables elevados, aquí tiene algunas formas de disminuir su gasto:

Busque formas de reducir sus facturas de servicios. Utilice menos electricidad y agua siempre que sea posible, y opte por un plan de internet o teléfono más barato que siga satisfaciendo las necesidades de su negocio como empresa. Controle cuánto dinero gasta en servicios públicos cada mes, lo que revelará las áreas de despilfarro y motivará a su empresa a ser más eficiente energéticamente.
Mantenga el saldo mínimo en sus cuentas bancarias. Muchos bancos exigen que se mantenga una cantidad mínima de dinero en cuentas específicas cada mes. Si este es el caso, asegúrese de tener siempre esta cantidad en su cuenta para evitar cargos innecesarios.
Pague sus facturas de tarjetas de crédito a tiempo y en su totalidad. Los cargos por demora y los intereses pueden volverse costosos rápidamente, y son evitables si mantiene un cronograma de pagos organizado y un presupuesto para ellos.
Racionalice el embalaje y el envío. Al optimizar sus procesos de embalaje y envío, puede reducir los costes de cada uno. Busca formas de utilizar menos equipos, adaptar los tamaños de los paquetes al producto y consolidar los envíos en la medida de lo posible.

Ahorrar en costes fijos

Si tienes costes fijos elevados, aquí tienes algunas formas de distribuir mejor tu presupuesto:

Renegocia tu alquiler o busca un lugar más asequible. Si quieres reducir el coste mensual del alquiler, acércate a tu casero para negociar un coste menor a cambio de un contrato más largo o una prórroga del mismo. Si descubre que su ubicación actual es más grande de lo que necesita o está rompiendo el banco, busque reducir el tamaño o mudarse a un lugar más asequible.
Reduzca las primas de seguro. Puede hacerlo instalando elementos que eliminen o reduzcan ciertos riesgos. Por ejemplo, si paga por la protección contra robos, podría instalar un sistema de seguridad en lugar de pagar ese coste continuo. También podría negociar primas más bajas si tiene un buen historial de clientes con la compañía de seguros.
Baje los pagos mensuales de su arrendamiento o préstamo. No está de más pedir una reducción de las cuotas mensuales de sus contratos de alquiler o préstamos. Las empresas de leasing y los bancos a menudo están dispuestos a extender sus pagos durante un período de tiempo más largo para disminuir la cantidad que debe pagar cada mes. Aunque esto podría aumentar el tipo de interés, puede reducir sus costes hasta que se encuentre en una situación más cómoda desde el punto de vista financiero.
Tenga sólo unos pocos puestos directivos. En lugar de contratar a varios gerentes y pagarles a todos un salario alto, tenga unos pocos de calidad a los que pueda compensar adecuadamente. Tal vez pueda hacerlo fusionando departamentos similares bajo un solo gerente.

Sopesar sus opciones

No deje la comprensión de los gastos fijos y variables a los contables. Controlar los gastos del negocio es fundamental para cualquier empresa que se tome en serio su futuro, ya que le permite desarrollar planes financieros a largo plazo que tengan en cuenta las variables y las situaciones hipotéticas.

También puede haber momentos en los que tenga que decidir entre pagar gastos fijos o variables, y hay beneficios y riesgos asociados a cada uno. Por ejemplo, si usted es un minorista en línea, podría optar por externalizar cada venta a un tercero para no tener que gestionar el envío. Podría funcionar a tu favor pagar al tercero con gastos variables -lo que significa que se llevan una parte de cada venta- ya que no necesitarás pagar a nadie si no vendes nada.

Sin embargo, podría llegar un momento en el que tus ventas sean tan elevadas que estos costes variables sumen una cantidad significativa de dinero. En ese momento, tendrá que considerar si le ahorraría dinero invertir en el gasto fijo de contratar personal para que se encargue de los envíos internamente.

La necesidad de tomar decisiones como estas es la razón por la que vale la pena vigilar sus gastos fijos y variables, ya que podría llevar a negociaciones fructíferas. Debe revisar continuamente sus balances, cuentas de resultados y otros estados financieros para realizar los ajustes necesarios. Entender cómo funcionan estos costes te ayudará a saber qué es lo mejor para tu empresa en cada momento.

Sarah Landrum ha colaborado en la redacción de este artículo.