La guía completa de políticas de viajes corporativos

Puede que no pienses que realmente necesitas una política de viajes. Después de todo, con la mayoría de los viajeros de negocios que reservan en aerolíneas de bajo presupuesto en estos días, el gasto irresponsable podría no ser un problema en su empresa. Pero una gran política de viajes no se limita a lo que los viajeros pueden comprar con su tarjeta de empresa o a cuánto pueden gastar en vuelos o alojamiento.

Una política de viajes es mucho más que eso: es su forma de acorralar los viajes de negocios en algo que no acapare todo el tiempo del equipo administrativo. También es su manera de mantener a sus viajeros seguros.

Exploremos cómo escribir una política de viajes de empresa que realmente importe.

Cómo construir una política de viajes para los empleados (para que realmente la sigan)

Aunque su empresa se beneficiará absolutamente de tener una política, es importante poner a sus empleados en primer lugar. Cuando considera las necesidades de sus empleados, aumenta las posibilidades de que su política les sea útil.

Aquí hay dos maneras importantes de poner esto en acción.

• Incluya información que los empleados necesitan (como el reembolso y la seguridad) – Si los empleados necesitan referirse a su política, entonces es más probable que se familiaricen con ella. Incluya su política de viajes y gastos para que sepan lo que se les puede reembolsar, e incluya el procedimiento de reembolso. Además, incluya el seguro de viaje y los procedimientos de emergencia.
• Indique claramente la herramienta de reserva de viajes aprobada con políticas incorporadas – No debe esperar que los empleados recuerden la tarifa permitida por noche en 100 ciudades diferentes. Utilice su política de viajes para recordar a los empleados cuál es la herramienta de reserva de viajes aprobada. Esta plataforma debe incluir políticas incorporadas con presupuestos por tarifa y ruta, así como procesos de aprobación para que, si algo está fuera de la política, se envíe una solicitud al gestor adecuado.

Si buscas detalles sobre el mejor formato de política de viajes, consulta nuestra plantilla de política.

Cómo escribir una política de viajes paso a paso

Ahora echemos un vistazo al proceso para escribir una política que realmente funcione. Es necesario establecer objetivos y prioridades para la actualización, involucrar a las partes interesadas importantes y revisar lo que funciona y lo que no funciona de su política actual.

Revise su política o prácticas actuales

¿Su política está anticuada o no tiene una?

Antes de personalizar una plantilla, puede ser inteligente revisar lo que funciona y lo que no funciona de su política o procesos de viaje actuales. Hágalo junto con las partes interesadas durante su reunión inicial.

Establezca objetivos y prioridades

Determine los dos o tres principales objetivos para actualizar su política, como por ejemplo satisfacer las necesidades de un equipo en crecimiento. Aquí hay ejemplos de objetivos para actualizar su política de viajes:

• Reducir la confusión para los viajeros
• Reducir el trabajo manual para el equipo de administración
• Mejorar el cumplimiento de la política de viajes
• Reducir los costes innecesarios
• Mejorar el deber de cuidado y la seguridad de los viajeros
• Mejorar seguimiento financiero de los gastos de viaje
• Aumentar la satisfacción del viajero

Involucrar a las partes interesadas

El tamaño y la organización de su empresa determinarán quién debe aprobar su nueva plantilla de política de viajes. Las personas están ocupadas. Algunas partes interesadas participarán en todo el proceso. En el caso de otras partes interesadas, debe darles una lista de cosas que deben aprobar o comprobar, para no pedirles demasiado tiempo.

Aquí se indica quién debe ayudar a redactar la política de viajes de la empresa o aprobar la versión final:

• Gestor de viajes – Aporta información sobre el comportamiento de los viajeros, los objetivos de la política y todos los detalles sobre los proveedores de viajes, las tarifas negociadas y mucho más.
• Director de la oficina – Aporta una visión de los problemas con el proceso de reserva de viajes y el apoyo a los viajes, y ayuda a establecer objetivos para mejorar la política y los procedimientos
• Director general – Aporta una visión de los objetivos para el cumplimiento y el ahorro de costes. También tendrá ideas para racionalizar los procedimientos de información de gastos
• Director de Operaciones – Ayuda a establecer objetivos para racionalizar los procesos y ahorrar tiempo, así como para mejorar el deber de diligencia y el cumplimiento
• Viajeros frecuentes – Conoce lo que funciona y lo que no funciona con la política de viajes actual, y también puede actuar como la voz de los compañeros de viaje
• RRHH – Entiende las demandas y expectativas de los empleados, y también tiene un conjunto diferente de objetivos para los viajes (contratación, a diferencia de las ventas o el marketing)

Trabajen juntos para crear una política que satisfaga las necesidades de todos. Elija entre los miembros del equipo mencionados anteriormente. Para minimizar la interrupción de las responsabilidades habituales de todos, celebre una reunión inicial para establecer los objetivos y, a continuación, trabaje de forma independiente para completar las personalizaciones de la plantilla. Cuando sea necesario, puedes pedir ayuda a cada uno de los interesados en determinadas secciones. Después, celebre una reunión final con todas las partes interesadas para revisar la política antes de ponerla en marcha.

Elija un estilo de gestión de viajes y un nivel de rigor

Antes de empezar a escribir su política, también querrá decidir su estilo de gestión de viajes y su nivel de rigor. Conocerlos facilitará otras decisiones.

• Estilo de gestión de viajes – ¿Los viajeros reservarán por sí mismos utilizando su herramienta de reserva de viajes de negocios? O un administrador/gestor seguirá encargándose de las reservas? Cuánta libertad y autonomía quiere ofrecer a sus viajeros?
• Nivel de rigurosidad – Si permite que los viajeros reserven por sí mismos, ¿qué tan estricta quiere que sea su política incorporada en la herramienta de reservas? ¿Quiere que permita viajes fuera de la política y que simplemente envíe una notificación al gerente? ¿O quiere que requiera aprobación? O ¿quieres que los viajeros puedan seleccionar los detalles del viaje que quieren y luego solicitar la aprobación para todos los viajes?

Si las partes interesadas todavía no están de acuerdo con el estilo de gestión de viajes, es realmente un reto escribir adecuadamente una política o configurar el proceso de aprobación dentro de su herramienta de reserva de viajes de negocios.

Decida qué incluir en su política

A continuación, debe decidir qué incluir en su política. A continuación, tenemos un resumen de lo básico. Para más detalles, consulte la siguiente sección de esta guía.

• Una introducción con una visión general de por qué es importante que los empleados revisen la política y lo que encontrarán en su interior
• Su procedimiento de reserva de viajes aprobado y su herramienta de reserva de viajes de negocios aprobada
• Categorías de gastos permitidos, con detalles sobre lo que es reembolsable en cada categoría
• Compras no reembolsables (para que los viajeros sepan lo que deben pagar ellos mismos si quieren algo que no está cubierto)
• Cómo presentar informes de gastos y solicitudes de reembolso
• Cómo ponerse en contacto con el servicio de asistencia en viajes, los seguros de viaje y los proveedores de deberes de cuidado, así como sus procedimientos de emergencia

Mientras que una política de gastos de viaje para pequeñas empresas podría incluir sólo unas pocas ciudades y rutas populares por las que viaja la compañía, una corporación podría necesitar incluir los máximos para todas las ciudades y rutas importantes del mundo.

Redacte su política y obtenga la aprobación de las partes interesadas

El siguiente paso es redactar su política y asegurarse de que incluye todo lo anterior. Obtenga la aprobación de todas las partes interesadas, no sólo de los altos cargos. Recuerde obtener la opinión de uno o más viajeros frecuentes para asegurarse de que el documento sea lo más claro y conciso posible.

Establezca una política de viajes automatizada que funcione durante el proceso de reserva

Después de haber actualizado su documento de política de viajes, debe crear una versión automatizada para guiar las reservas de viajes en todo momento. Una política de viajes automatizada prohíbe o permite que los viajes se completen en el momento de la reserva, basándose en sus parámetros, como el coste máximo global por vuelo, o el coste máximo por determinadas rutas. Más información sobre la automatización de la aprobación de viajes.

En nuestro siguiente artículo, te damos una política de rellenar los espacios en blanco para que este proceso sea lo más rápido posible.