La nueva aplicación Outlook para Mac de Microsoft: 5 cosas que hay que saber

La mayoría de los profesionales de negocios reconocen a Outlook para Mac como un cliente de correo electrónico corporativo estándar, pero muchos pueden no ser conscientes de que Microsoft tiene un programa gratuito llamado Office Insider que proporciona acceso temprano a las nuevas versiones. A principios de noviembre de 2019, Microsoft presentó las nuevas características de Outlook para Mac para aquellos que se habían unido al programa Office Insider.

Aunque las nuevas características suelen ser un caramelo para la vista que ofrece una interfaz de usuario (UI) actualizada, las actualizaciones de noviembre de Outlook para Mac de Microsoft mostraron mejoras significativas en el rendimiento y nuevas características importantes: el objetivo es mejorar el rendimiento y la productividad. Al anunciar la nueva versión de Outlook, la autora de la Comunidad Técnica de Microsoft, Jessica Wilczek, señaló que la nueva versión «trae actualizaciones a través de las experiencias de Correo, Búsqueda y Calendario que están diseñadas para la simplicidad, la fiabilidad y la personalización.»

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Aquí tienes cinco cosas que debes recordar cuando trabajes con la «nueva» app de Outlook para Mac.

El rendimiento ha mejorado.

La velocidad de sincronización de correos y citas es más rápida en el nuevo programa Outlook para Mac. Los desarrolladores de Microsoft aportaron al cliente de correo electrónico de macOS el mismo motor de sincronización basado en la nube de Microsoft que impulsa las plataformas Outlook para iOS y Windows Mail de la compañía; como resultado, los usuarios -ya sean ejecutivos, gerentes o personal de primera línea- notarán que los mensajes, las citas y la información relacionada se sincronizan y muestran más rápidamente.

La búsqueda de Microsoft está integrada en la aplicación.

Las búsquedas dentro de la nueva aplicación de Outlook para Mac utilizan la tecnología de sincronización en la nube, y como la búsqueda de Microsoft está integrada en el nuevo cliente de correo electrónico, las búsquedas devuelven resultados más relevantes más rápidamente. Los nuevos filtros de búsqueda avanzada, como la selección de intervalos de fechas específicos, son otra ventaja. La barra de búsqueda que se encuentra en la parte superior de la pantalla ahora muestra las cadenas de búsqueda recientes y las personas. Cualquiera que haya buscado archivos adjuntos o mensajes de correo electrónico apreciará estas mejoras en la productividad.

La vista Mi día ayuda a la planificación diaria.

La función Mi día de Microsoft, que los usuarios pueden reconocer por utilizar Microsoft To-Do, aparece en Outlook para Mac con la nueva versión (Figura A).

La integración de Mi Día dentro de la vista principal de correo garantiza que los mensajes, la agenda, las tareas y los aspectos destacados del calendario de los usuarios sean visibles con un solo vistazo, lo que permite mejorar la productividad. En mi experiencia personal, la nueva pantalla de Outlook para Mac está menos recargada, y las funciones y la información que no se utilizan a menudo están ocultas, simplificando así la vista con menos distracciones.

Los mensajes se recopilan dentro de una única vista.

Las conversaciones -la práctica de recopilar todos los mensajes relacionados con una única cadena de correo electrónico dentro de una vista segmentada- se hicieron populares hace varios años. Al principio me resistí a la configuración por defecto que mostraba la vista de conversación, ya que estaba acostumbrado a leer el correo en el orden en que se recibía. Pero he aprendido que recopilar el correo electrónico por conversación ahorra tiempo y permite una mejor organización dentro de la bandeja de entrada.

Los desarrolladores de Microsoft lo entienden claramente, ya que los mensajes de la nueva versión Office Insider de Outlook para Mac se cotejan en una única vista independientemente de la ubicación del mensaje. Los primeros mensajes de un hilo pueden ser movidos a diferentes carpetas, pero aún pueden ser vistos y localizados rápidamente dentro del hilo. Piense en los hilos de correo electrónico en los que alguien responde días o incluso semanas después; el cotejo es conveniente para localizar los mensajes relacionados.

Los grupos son compatibles con el Calendario.

Muchos usuarios corporativos estarán familiarizados con los Grupos, que permiten las colecciones de múltiples miembros de Office 365. Con el nuevo Outlook para Mac, los usuarios pueden crear y gestionar eventos de Grupo dentro de Outlook para calendarios personales y de trabajo.

Aunque algunos componentes -Contactos, Tareas, Notas, funciones de Fuera de la Oficina y Reglas- aún no están soportados en la nueva versión, otras nuevas características justifican dar una oportunidad a la nueva versión de Office Insider. Si necesitas acceder a una de las características que faltan, haz clic en el botón de radio para cambiar a la versión anterior. Mi MacBook Pro de 2017 solo tarda seis o siete segundos en cambiar.

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