Por qué todos los empleados de tu empresa deberían recibir formación en comunicación
Un trabajador del centro de llamadas le saca punta a un cliente enfadado. Un empleado frustrado lleva su historia a las redes sociales. Un equipo de marketing pierde un día dando vueltas con correos electrónicos confusos. Un trabajador del sector minorista ofende a un cliente y pierde una venta. Estas son cosas que suceden casi todos los días, y la mayoría de ellas se reducen a una cosa: la falta de formación en comunicación.
Los gerentes y ejecutivos que contratan a sus empleados clasifican sistemáticamente la buena comunicación como una de las habilidades más importantes que deben tener. Esto se debe a que la comunicación está en el centro de todos los negocios, incluso un empleado que se sienta solo probablemente se comunica con la gente, ya sea por teléfono o por correo electrónico. Ser capaz de transmitir la información con claridad hace que el trabajo sea más eficiente, comprensible y menos frustrante. Como parte del conjunto regular de formación, todos los empleados de su empresa deberían recibir también formación en materia de comunicación. Es una parte vital para que una organización funcione sin problemas y con cohesión.
Incluso algunas personas de éxito son malos comunicadores, pero adquirir mejores habilidades de comunicación es una vía casi segura para mejorar el éxito. Siempre se puede mejorar, y todo el mundo puede aprender de la formación en comunicación, incluso alguien que haya pasado por ello varias veces. La mejora de la comunicación en el trabajo se ha relacionado con una mayor satisfacción en el trabajo, un mejor rendimiento de la empresa, un aumento de la productividad y unos empleados más capacitados. ¿Por qué las empresas no querrían eso para su organización y sus empleados?
La formación en comunicación en toda la empresa puede transformar una organización, pero aquí hay tres de los mayores resultados:
Mejora de la comunicación en el lugar de trabajo. Los empleados de cualquier organización pasan gran parte de su tiempo comunicándose entre sí. Incluso algo tan simple como un saludo matutino o una conversación rápida para poner al día a alguien sobre un proyecto implica una comunicación interpersonal. La gente quiere trabajar en organizaciones donde se fomenta la comunicación abierta y clara, pero no todo el mundo sabe realmente cómo comunicarse con claridad. Muchos empleados no piensan en las emociones de sus compañeros, lo que puede dar lugar a conflictos y políticas de oficina. Sin tener en cuenta los sentimientos de los demás, los empleados pueden decir cosas que ofenden a sus colegas y crean animosidad. Aunque el objetivo es la comunicación abierta, ésta no debe producirse a expensas de los sentimientos de los demás. La formación en comunicación enseña a los empleados a controlar sus emociones y a tener en cuenta las necesidades de los demás. Muchos empleados tampoco saben cómo pedir las cosas, ya sea una prórroga en un proyecto importante, solicitar un día de vacaciones o pedir un aumento de sueldo. O bien evitan pedir cosas, o bien se equivocan en la situación, y ambas cosas pueden llevar a la incomodidad en el lugar de trabajo. Enseñar a los empleados a defenderse de forma clara y concisa y a pedir cosas es una parte importante de la formación en comunicación.
Una comunicación escrita más clara. En nuestro mundo digital moderno, gran parte de la comunicación es escrita: todo, desde un mensaje de texto rápido hasta un correo electrónico o una publicación en las redes sociales, forma parte de la comunicación. Los empleados tienen que conocer las reglas de etiqueta para las redes sociales y el correo electrónico. Esto es especialmente importante en los campos técnicos, donde un correo electrónico poco claro puede suponer la diferencia entre un proyecto exitoso y un completo desastre. No subestimes el poder de una palabra escrita rápida y cómo puede impactar en cómo se hace el trabajo y cómo se sienten los clientes.
Una marca unificada más fuerte. Cada empleado contribuye a su marca, por lo que es importante tener una empresa donde la gente se comunica bien. Un empleado que tiene una interacción mal comunicada con un cliente puede impactar negativamente en la marca. La formación en comunicación ayuda a establecer una coherencia en las normas de comunicación para que los empleados sepan lo que representa la marca y cómo comunicarse con los compañeros de trabajo y los clientes en diversas situaciones. La comunicación a nivel individual también desempeña un papel importante en el establecimiento de la marca personal de cada empleado. La forma en que una persona se comunica dice mucho sobre ella y, en muchos casos, proporciona la primera impresión que los demás tienen de ella.
Unas sólidas habilidades de comunicación son beneficiosas a nivel individual y organizativo. Los mensajes poco claros pueden llevar a la confusión, tanto a nivel interno como externo con los clientes. Pensando en su empresa y en sus empleados, debería realizar una formación periódica en materia de comunicación. Es una gran manera de preparar a los empleados para el éxito y hacer avanzar a su empresa con todos en la misma página.
Blake Morgan es un futurista de la experiencia del cliente, orador principal y autor de «More Is More». Suscríbase a su boletín semanal aquí.