Principales enfoques y modelos de gestión del cambio

En este artículo, ofrecemos 1) una visión general sobre la gestión del cambio y explicamos 2) los principales enfoques y modelos de gestión del cambio.

GESTIÓN DEL CAMBIO: UNA VISIÓN GENERAL

La gestión del cambio es el término que se utiliza para referirse al cambio o transición de personas, grupos, empresas y proyectos de un estado a otro. Cuando este término se aplica a las empresas y a los proyectos, puede referirse a un proceso de transición del alcance del proyecto de tal manera que pueda cumplir con los requisitos y objetivos cambiantes. Lo que ocurre es que a partir de un determinado momento puede ser necesario introducir algunos cambios en cuanto al funcionamiento, las operaciones, el marketing, las finanzas o los demás aspectos de una empresa para mejorar sus posibilidades de alcanzar sus objetivos. La gestión del cambio implica la aplicación de métodos estructurados y de un marco previamente planificado para dirigir la empresa desde su estado actual hasta el estado deseado.

El principal beneficio o ventaja de la aplicación de la gestión del cambio es que ayuda a aumentar las posibilidades de que una empresa se mantenga dentro de su presupuesto o calendario, lo que a su vez conduce a un mayor retorno de la inversión y a la obtención de beneficios. En medio de la alta competencia y el mundo acelerado, es importante que toda organización avance introduciendo constantemente cambios útiles y estructurados y adaptándose a las nuevas tecnologías y metodologías para satisfacer la demanda de los clientes.

Principales enfoques & MODELOS DE GESTIÓN DEL CAMBIO

Para gestionar el cambio e implementar estrategias de cambio, es importante evitar implementar métodos irrelevantes o aleatorios y tratar de centrarse en un plan de acción adecuado. La gestión del cambio es un proceso continuo que requiere tiempo, experiencia, dedicación y esfuerzos para su aplicación y ejecución. Requiere la implicación de las personas o el personal de la empresa y también puede hacer que estas personas se vean afectadas por los cambios. Antes de adoptar uno de los muchos enfoques y modelos eficaces y populares de gestión del cambio, una organización debe averiguar primero por qué necesita los cambios y cómo la beneficiarán.

Las siguientes son algunas de las mejores estrategias y enfoques para implementar la gestión del cambio.

1) Modelo de Gestión del Cambio de Lewin

El Modelo de Gestión del Cambio de Lewin es uno de los modelos más populares y eficaces que nos permiten entender el cambio organizacional y estructurado. Este modelo fue diseñado y creado por Kurt Lewin en la década de 1950, y sigue siendo válido en la actualidad. Lewin fue un físico y científico social que explicó el cambio estructurado u organizativo a través de los estados cambiantes de un bloque de hielo. Su modelo consta de tres etapas principales que son: descongelar, cambiar y volver a congelar. Veamos estas etapas en detalle:

• Descongelar: La primera etapa del proceso de cambio según el método de Lewin implica la preparación para el cambio. Esto significa que en esta etapa, la organización debe prepararse para el cambio y también para el hecho de que el cambio es crucial y necesario. Esta fase es importante porque la mayoría de las personas en todo el mundo tratan de resistirse al cambio, y es importante romper este statu quo. La clave aquí es explicar a la gente por qué hay que cambiar la forma existente y cómo el cambio puede aportar beneficios. Este paso también implica que la organización examine su núcleo y lo reexamine.
• Cambio: Esta es la etapa en la que se produce la verdadera transición o cambio. El proceso puede tardar en producirse, ya que la gente suele tardar en aceptar los nuevos acontecimientos, desarrollos y cambios. En esta etapa, es importante un buen liderazgo y la tranquilidad, ya que estos aspectos no sólo permiten avanzar en la dirección correcta, sino que también facilitan el proceso al personal o a las personas que participan en él. La comunicación y el tiempo, por tanto, son las claves para que esta etapa se desarrolle con éxito.
• Recongelación: Ahora que el cambio ha sido aceptado, acogido e implementado por las personas, la empresa u organización comienza a estabilizarse de nuevo. Por eso la etapa se denomina de recongelación. Es el momento en el que el personal y los procesos comienzan a congelarse, y las cosas vuelven a su ritmo y rutina normales. Esta etapa requiere la ayuda de las personas para asegurarse de que los cambios se utilizan todo el tiempo y se aplican incluso después de haber alcanzado el objetivo. Ahora, con una sensación de estabilidad, los empleados se sienten cómodos y confían en los cambios adquiridos.

2) Modelo 7 S de McKinsey

El marco o modelo 7 S de McKinsey es uno de esos pocos modelos que han conseguido persistir incluso cuando otros entraron y salieron de la tendencia. Fue desarrollado por consultores que trabajaban para la empresa McKinsey & en la década de 1980 y presenta siete pasos o etapas para gestionar el cambio.

Etapas

• Estrategia – La estrategia es el plan creado para superar a la competencia y alcanzar los objetivos. Esta es la primera etapa del cambio según el marco de las 7 S de McKinsey e implica el desarrollo de un procedimiento paso a paso o plan futuro.
• Estructura – La estructura es la etapa o atributo de este modelo que se relaciona con la forma en que se divide la organización o la estructura que sigue.
• Sistemas – Para conseguir realizar una tarea, la forma en la que se realizan las actividades del día a día es con lo que se relaciona esta etapa.
• Valores compartidos – Los valores compartidos se refieren a los valores centrales o principales de una organización según los cuales funciona o se dirige.
• Estilo – La forma en que se adoptan o implementan los cambios y el liderazgo se conoce como «estilo».
• Personal – El personal se refiere a la fuerza de trabajo o a los empleados y a sus capacidades laborales.
• Habilidades – Las competencias así como otras habilidades que poseen los empleados que trabajan en la organización.

Beneficios de este modelo

• Este modelo ofrece formas y métodos para entender una organización y obtener una visión profunda de su funcionamiento.
• Este modelo integra tanto los componentes emocionales como los prácticos del cambio, algo que es importante para crear formas que permitan a los empleados afrontar la transición con facilidad.
• Este modelo considera que todas las partes son importantes y que vale la pena abordarlas por igual, por lo que no deja de lado algunos aspectos que pueden ser importantes.
• Este modelo también ofrece un factor direccional al cambio organizacional.

Desventajas de este modelo

• Dado que todos los factores están interrelacionados y son interdependientes entre sí, el fracaso de una parte significa el fracaso de todas y esta es la mayor desventaja de este modelo.
• Este modelo es complejo en comparación con los demás y en él no se enfocan las diferencias.
• Las organizaciones que han utilizado este modelo han experimentado más casos de fracaso, y esto también se puede considerar como uno de los aspectos negativos asociados a él.

3) La teoría de la gestión del cambio de Kotter

La teoría de la gestión del cambio de Kotter es una de las más populares y adoptadas en el mundo. Esta teoría ha sido ideada por John P. Kotter, que es profesor de la Harvard Business School y autor de varios libros basados en la gestión del cambio. Esta teoría suya de gestión del cambio se divide en ocho etapas en las que cada una de ellas se centra en un principio clave que se asocia a la respuesta de las personas al cambio.

Etapas

• Aumentar la urgencia – Este paso implica crear un sentido de urgencia entre las personas para motivarlas a avanzar hacia los objetivos.
• Construir el equipo – Este paso de la teoría de gestión del cambio de Kotter se asocia a conseguir las personas adecuadas en el equipo seleccionando una mezcla de habilidades, conocimientos y compromiso.
• Conseguir la visión correcta – Esta etapa está relacionada con la creación de la visión correcta teniendo en cuenta, no sólo la estrategia, sino también la creatividad, la conexión emocional y los objetivos.
• Comunicar – La comunicación con las personas en relación con el cambio y su necesidad es también una parte importante de la teoría de la gestión del cambio de Kotter.
• Poner las cosas en marcha – Con el fin de poner las cosas en marcha o potenciar la acción, hay que conseguir apoyo, eliminar los obstáculos y aplicar la retroalimentación de forma constructiva.
• Centrarse en los objetivos a corto plazo – Centrarse en los objetivos a corto plazo y dividir el objetivo final en partes pequeñas y alcanzables es una buena forma de lograr el éxito sin demasiada presión.
• No rendirse – La persistencia es la clave del éxito, y es importante no rendirse mientras dure el proceso de gestión del cambio, por muy difíciles que parezcan las cosas.
• Incorporar el cambio – Además de gestionar el cambio con eficacia, también es importante reforzarlo y hacer que forme parte de la cultura del lugar de trabajo.

Beneficios de este modelo

• Se trata de un modelo paso a paso que es fácil de seguir e incorporar.
• La idea principal que subyace es la de aceptar el cambio y prepararse para él en lugar de cambiarse a sí mismo.

Desventajas de este modelo

• Como es un modelo paso a paso, no se puede saltar ningún paso para llegar al siguiente.
• Todo el proceso que se da en este modelo puede llevar mucho tiempo.

4) Teoría del Codazo

La Teoría del Codazo o Nudge es un concepto que encuentra uso en las ciencias del comportamiento, la economía y la teoría política, pero que puede aplicarse también a la gestión del cambio en las organizaciones y empresas. Esta teoría se atribuye principalmente a Cass R. Sunstein y Richard H. Thaler. La esencia básica de esta teoría es dar un empujón a alguien o animarle e inspirarle a cambiar. La teoría de los empujones no sólo ayuda a explorar y comprender las influencias existentes, sino también a explicarlas para eliminarlas o cambiarlas hasta un punto en el que se puedan derivar aspectos positivos.

Es importante señalar que existen muchos «empujones» poco útiles que pueden ser deliberados o simplemente accidentales. Lo que esta teoría busca principalmente es trabajar en la gestión así como en la comprensión de las muchas influencias en el comportamiento humano que llevan al cambio de las personas. Se centra en el diseño de las elecciones, que es el responsable de dirigir nuestras preferencias e influir en las elecciones que hacemos. Lo que dice esta teoría es que las elecciones deben ser diseñadas de tal manera que puedan alinearse con la forma en que las personas piensan y deciden.

En comparación con otras teorías, la Teoría del Codazo es más sofisticada en su enfoque y es radicalmente diferente de otras formas de transición. Esta teoría elimina los métodos de cambio tradicionales como la imposición de castigos y las instrucciones directas. Una de las principales ventajas de esta teoría es que tiene en cuenta la diferencia de sentimientos, opiniones y conocimientos de las personas y también considera la realidad de la situación, así como las características de la naturaleza y el comportamiento humanos. Por lo tanto, minimiza la resistencia de los empleados de una empresa y se aplica muy bien en varias industrias.

5) Modelo ADKAR

El modelo ADKAR o teoría del cambio es una herramienta o modelo orientado a los objetivos que hace posible que los distintos equipos de gestión del cambio se centren en aquellos pasos o actividades que están directamente relacionados con los objetivos que quiere alcanzar. Los objetivos, así como los resultados derivados y definidos mediante este modelo, son acumulativos y están en una secuencia. Esto significa que, al utilizar este modelo, una persona debe obtener cada uno de los resultados o productos de forma ordenada para que el cambio pueda mantenerse e implementarse. El modelo puede ser utilizado por los gestores del cambio para descubrir los distintos agujeros o lagunas en el proceso de gestión del cambio, de modo que se pueda ofrecer una formación eficaz a los empleados. Las siguientes son algunas de las cosas para las que se puede utilizar este modelo:

• Para proporcionar ayuda y apoyo a los empleados para atravesar el proceso de cambio o transición mientras se lleva a cabo la gestión del cambio.
• Para diagnosticar y tratar la resistencia mostrada por los empleados hacia el cambio.
• Para idear un plan exitoso y eficiente para las mejoras tanto profesionales como personales de los empleados durante el cambio.

El Modelo ADKAR significa básicamente

• Conciencia – de la necesidad y requerimiento del cambio
• Deseo – de provocar el cambio y ser partícipe del mismo
• Conocimiento – de cómo provocar este cambio
• Habilidad – de incorporar el cambio de forma regular
• Reforzamiento – de mantenerlo implementado y reforzado posteriormente también.

Beneficios del Modelo ADKAR

• El modelo ofrece la capacidad de Identificación y evaluación de las razones por las que los cambios realizados no están funcionando y por las que no se están obteniendo los resultados deseados.
• El modelo hace posible que uno pueda dividir los cambios en diferentes partes y luego averiguar el punto en el que el cambio puede no ser tan efectivo como se había planeado.
• Ofrece tanto la dimensión empresarial del cambio como la dimensión de las personas del cambio.

6) Modelo de transición de Bridges

El modelo de transición de Bridges fue desarrollado por William Bridges que es un consultor de cambio, y esta teoría entró en el ojo del público después de que se publicó en el libro «Managing transitions». La especialidad de este modelo o teoría es que se concentra y centra en la transición y no en el cambio como tal. La diferencia entre transición y cambio puede ser sutil, pero es importante entenderla. Mientras que la transición, por un lado, es interna, el cambio, por otro, es algo que le ocurre a la gente, incluso cuando no se da cuenta. La transición es algo que le ocurre a la gente cuando está atravesando el cambio. El cambio puede ser instantáneo, la transición puede llevar tiempo.

El modelo se centra en tres etapas principales que se dan de la siguiente manera:

• Terminar, perder y dejar ir – Cuando las personas se introducen por primera vez en el cambio, pueden entrar en esta primera etapa que está marcada con la resistencia y el malestar emocional. Algunas de las emociones que se experimentan en esta etapa son el miedo, el resentimiento, la ira, la negación, la tristeza, la frustración y, sobre todo, la desorientación. Uno tiene que darse cuenta de que se está acercando a un cierto final para aceptar los nuevos comienzos.
• La Zona Neutral – Esta es la etapa de incertidumbre, impaciencia y confusión. Esta etapa puede considerarse como el puente entre lo viejo y lo nuevo, cuando las personas siguen apegadas a lo viejo pero tratan de adaptarse a lo nuevo. Esta etapa se asocia con una moral baja y una productividad reducida, y también se puede experimentar ansiedad y escepticismo cuando se atraviesa esta etapa. Pero a pesar de ello, la zona neutral también puede incluir innovación, renovación y un estallido de creatividad.
• El nuevo comienzo – Cuando se supera la fase neutral mediante el apoyo y la orientación, entra en escena la etapa de aceptación y energía. En este nivel, las personas comienzan a abrazar el cambio y a comprender su importancia. Empiezan a desarrollar las habilidades necesarias para alcanzar los nuevos objetivos y pueden empezar a experimentar ya los beneficios del cambio. Se asocia con altos niveles de energía, nuevo compromiso y ganas de aprender.

7) Modelo de las cinco etapas de Kübler-Ross

El modelo de las cinco etapas de Kübler-Ross fue desarrollado por Elisabeth Kübler-Ross después de proseguir su investigación sobre la muerte y los moribundos. Este modelo también es conocido así como el Modelo del Duelo, ya que habla de los distintos estados emocionales y etapas por las que pasa una persona cuando descubre que puede estar cerca de su final. El modelo también puede aplicarse a otras situaciones de la vida, como la pérdida del empleo, los cambios de trabajo y otras condiciones de salud menos graves. El modelo ayuda a entender y tratar el trauma personal y ha sido ampliamente aceptado en todo el mundo. Las siguientes son las diferentes etapas que se asocian con el modelo de Kübler-Ross:

• Negación – La negación es la primera etapa del modelo y es una etapa en la que uno es incapaz de aceptar la noticia. Es como un amortiguador o defensa que una persona tiende a crear debido a la incapacidad de asimilar la noticia. Uno puede experimentar un shock así como una sensación de entumecimiento durante esta etapa y esto sucede porque cada persona muestra resistencia hacia el cambio y puede no querer creer lo que está sucediendo.
• Enfado – Cuando la noticia realmente se absorbe, entonces la primera reacción suele ser la de enfado. La negación se convierte en ira cuando uno se da cuenta de que el cambio les afectará realmente y es de verdad. Durante esta etapa se empieza a buscar a alguien a quien culpar. Para diferentes personas, puede haber diferentes maneras de dirigir la ira.
• Negociación – El siguiente paso o etapa implica la negociación con el fin de aprovechar la mejor solución posible de la situación o circunstancia. El regateo es una forma de evitar el peor escenario posible y es una reacción natural para evitar el cambio extremo.
• Depresión – Cuando uno se da cuenta de que el regateo no funciona, puede acabar deprimiéndose y perder toda la fe. Esta es la fase en la que uno no se molesta por nada y pasa a un estado de ánimo triste y desesperanzado. Hay muchas maneras de observar o identificar la depresión y algunas de ellas incluyen la baja energía, la falta de compromiso, la baja motivación y la falta de cualquier tipo de emoción o felicidad.
• Aceptación – Cuando uno se da cuenta de que no tiene sentido estar deprimido o luchar contra el cambio, él / ella puede finalmente aceptar lo que está sucediendo y puede comenzar a resignarse. Hay diferentes maneras en que las personas manejan esta etapa. Mientras que algunos pueden empezar a explorar las opciones que les quedan para sacar el máximo provecho de la situación, otros pueden simplemente sentir que no les queda ninguna opción y pueden resignarse al destino.

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