Principios Contables (Explicación)

Introducción a los Principios Contables

Hay reglas y conceptos generales que rigen el campo de la contabilidad. Estas normas generales -denominadas principios y directrices contables básicos- constituyen la base sobre la que se asientan normas contables más detalladas, complicadas y legalistas. Por ejemplo, el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) utiliza los principios y directrices contables básicos como base para su propio conjunto detallado y exhaustivo de reglas y normas contables.

La expresión «principios contables generalmente aceptados» (o «PCGA») consta de tres importantes conjuntos de normas: (1) los principios y directrices contables básicos, (2) las reglas y normas detalladas emitidas por el FASB y su predecesor el Consejo de Principios Contables (APB), y (3) las prácticas generalmente aceptadas en el sector.

Si una empresa distribuye sus estados financieros al público, está obligada a seguir los principios contables generalmente aceptados en la preparación de dichos estados. Además, si las acciones de una empresa cotizan en bolsa, la ley federal exige que los estados financieros de la empresa sean auditados por contables públicos independientes. Tanto la dirección de la empresa como los contables independientes deben certificar que los estados financieros y las notas relacionadas con los estados financieros se han preparado de acuerdo con los PCGA.

Los PCGA son muy útiles porque intentan estandarizar y regular las definiciones, hipótesis y métodos contables. Gracias a los principios contables generalmente aceptados, podemos suponer que existe coherencia de un año a otro en los métodos utilizados para preparar los estados financieros de una empresa. Y aunque pueden existir variaciones, podemos sacar conclusiones razonablemente seguras al comparar una empresa con otra, o al comparar las estadísticas financieras de una empresa con las de su sector. A lo largo de los años los principios contables generalmente aceptados se han vuelto más complejos porque las transacciones financieras se han vuelto más complejas.

Principios y directrices contables básicos

Dado que los PCGA se fundamentan en los principios y directrices contables básicos, podemos entender mejor los PCGA si entendemos esos principios contables. A continuación se enumeran los diez principales principios y directrices contables junto con una explicación muy resumida de cada uno de ellos.

1. Supuesto de entidad económica

El contable mantiene todas las transacciones comerciales de una empresa unipersonal separadas de las transacciones personales del propietario del negocio. A efectos legales, una empresa unipersonal y su propietario se consideran una sola entidad, pero a efectos contables se consideran dos entidades separadas.

2. Supuesto de unidad monetaria

La actividad económica se mide en dólares estadounidenses, y sólo se registran las transacciones que pueden expresarse en dólares estadounidenses.

Debido a este principio contable básico, se asume que el poder adquisitivo del dólar no ha cambiado con el tiempo. Como resultado, los contables ignoran el efecto de la inflación en los importes registrados. Por ejemplo, los dólares de una transacción de 1960 se combinan (o se muestran) con los dólares de una transacción de 2019.

3. Supuesto de período de tiempo

Este principio contable supone que es posible informar sobre las actividades complejas y continuas de un negocio en intervalos de tiempo relativamente cortos y distintos, como los cinco meses terminados el 31 de mayo de 2019, o las 5 semanas terminadas el 1 de mayo de 2019. Cuanto más corto sea el intervalo de tiempo, más probable será la necesidad de que el contable estime los importes correspondientes a ese período. Por ejemplo, la factura del impuesto sobre la propiedad se recibe el 15 de diciembre de cada año. En la cuenta de resultados del ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2018, se conoce el importe; pero para la cuenta de resultados de los tres meses terminados el 31 de marzo de 2019, no se conocía el importe y hubo que utilizar una estimación.

Es imprescindible que el intervalo de tiempo (o periodo de tiempo) aparezca en el encabezamiento de cada cuenta de resultados, estado de patrimonio neto y estado de flujos de efectivo. Etiquetar uno de estos estados financieros con «31 de diciembre» no es suficiente; el lector necesita saber si el estado cubre la semana terminada el 31 de diciembre de 2019, el mes terminado el 31 de diciembre de 2019, los tres meses terminados el 31 de diciembre de 2019 o el año terminado el 31 de diciembre de 2019.

4. Principio de costo

Desde el punto de vista de un contador, el término «costo» se refiere a la cantidad gastada (en efectivo o el equivalente en efectivo) cuando se obtuvo originalmente un artículo, ya sea que esa compra haya ocurrido el año pasado o hace treinta años. Por este motivo, los importes que aparecen en los estados financieros se denominan importes de coste histórico.

Debido a este principio contable, los importes de los activos no se ajustan al alza por la inflación. De hecho, como norma general, los importes de los activos no se ajustan para reflejar ningún tipo de aumento de valor. Por lo tanto, el importe de un activo no refleja la cantidad de dinero que una empresa recibiría si vendiera el activo al valor de mercado actual. (Una excepción son ciertas inversiones en acciones y bonos que se negocian activamente en una bolsa de valores). Si desea conocer el valor actual de los activos a largo plazo de una empresa, no obtendrá esta información de los estados financieros de una empresa, sino que tendrá que buscar en otra parte, quizás en un tasador externo.

5. Principio de divulgación completa

Si cierta información es importante para un inversor o prestamista que utiliza los estados financieros, esa información debe ser revelada dentro del estado o en las notas del estado. Es debido a este principio contable básico que a menudo se adjuntan numerosas páginas de «notas a pie de página» a los estados financieros.

Como ejemplo, digamos que una empresa es nombrada en una demanda que exige una cantidad importante de dinero. Cuando se preparan los estados financieros no está claro si la empresa podrá defenderse o si podría perder el pleito. Como resultado de estas condiciones y debido al principio de información completa, el pleito se describirá en las notas de los estados financieros.

Una empresa suele enumerar sus políticas contables significativas como la primera nota de sus estados financieros.

6. Principio de empresa en funcionamiento

Este principio contable asume que una empresa seguirá existiendo el tiempo suficiente para llevar a cabo sus objetivos y compromisos y que no liquidará en un futuro previsible. Si la situación financiera de la empresa es tal que el contable cree que la empresa no podrá continuar, el contable está obligado a revelar esta evaluación.

El principio de empresa en funcionamiento permite a la empresa aplazar algunos de sus gastos pagados por adelantado hasta futuros períodos contables.

7. Principio de correspondencia

Este principio contable requiere que las empresas utilicen la base contable del devengo. El principio de correspondencia requiere que los gastos se correspondan con los ingresos. Por ejemplo, los gastos por comisiones de ventas deben reportarse en el período en que se realizaron las ventas (y no reportarse en el período en que se pagaron las comisiones). Los salarios a los empleados se reportan como un gasto en la semana en que los empleados trabajaron y no en la semana en que se les paga. Si una empresa acuerda dar a sus empleados el 1% de sus ingresos de 2019 como bonificación el 15 de enero de 2020, la empresa debe reportar la bonificación como un gasto en 2019 y la cantidad no pagada a 31 de diciembre de 2019 como un pasivo. (El gasto se produce a medida que se producen las ventas.)

Debido a que no podemos medir el beneficio económico futuro de cosas como los anuncios (y, por tanto, no podemos hacer coincidir el gasto del anuncio con los ingresos futuros relacionados), el contable carga el importe del anuncio a gastos en el período en que se ejecuta el anuncio.

(Para saber más sobre los asientos de ajuste vaya a Explicación de los asientos de ajuste y Cuestionario sobre asientos de ajuste)

8. Principio de reconocimiento de ingresos

Bajo el principio de contabilidad de devengo (en contraposición al principio de contabilidad de caja), los ingresos se reconocen tan pronto como se haya vendido un producto o se haya prestado un servicio, independientemente de cuándo se reciba realmente el dinero. En virtud de este principio contable básico, una empresa podría obtener y declarar 20.000 dólares de ingresos en su primer mes de funcionamiento, pero recibir 0 dólares en efectivo real en ese mes.

Por ejemplo, si ABC Consulting completa su servicio a un precio acordado de 1.000 dólares, ABC debería reconocer 1.000 dólares de ingresos tan pronto como su trabajo esté hecho -no importa si el cliente paga los 1.000 dólares inmediatamente o en 30 días. No confunda los ingresos con un recibo de caja.

9. Materialidad

Debido a este principio o directriz contable básica, un contable podría estar autorizado a violar otro principio contable si una cantidad es insignificante. Se necesita el juicio profesional para decidir si una cantidad es insignificante o inmaterial.

Un ejemplo de una partida obviamente inmaterial es la compra de una impresora de 150 dólares por parte de una empresa multimillonaria altamente rentable. Dado que la impresora se utilizará durante cinco años, el principio de correspondencia indica al contable que debe gastar el coste a lo largo del período de cinco años. La directriz de materialidad permite a esta empresa violar el principio de correspondencia y gastar todo el coste de 150 dólares en el año en que se adquiere. La justificación es que nadie consideraría engañoso que se gasten 150 dólares en el primer año en lugar de que se gasten 30 dólares en cada uno de los cinco años en los que se utiliza.

Debido a la materialidad, los estados financieros suelen mostrar las cantidades redondeadas al dólar más cercano, al millar más cercano o al millón de dólares más cercano, dependiendo del tamaño de la empresa.

10. Conservadurismo

Si se presenta una situación en la que hay dos alternativas aceptables para reportar una partida, el conservadurismo dirige al contador a elegir la alternativa que resultará en un menor ingreso neto y/o un menor monto de activos. El conservadurismo ayuda al contable a «desempatar». No dirige a los contables a ser conservadores. Se espera que los contables sean imparciales y objetivos.

El principio contable básico del conservadurismo lleva a los contables a anticipar o revelar las pérdidas, pero no permite una acción similar para las ganancias. Por ejemplo, las posibles pérdidas derivadas de los juicios se informarán en los estados financieros o en las notas, pero las posibles ganancias no se informarán. Además, un contable puede rebajar las existencias hasta un importe inferior al coste original, pero no las subirá hasta un importe superior al coste original.