RFI, RFQ, RFP… ¿Cuál es la diferencia?
Como proveedor, probablemente ha visto solicitudes de información, cotizaciones o propuestas durante el proceso de tratar de obtener negocios con corporaciones y organizaciones gubernamentales. Los tres tienen algunas características en común, pero cada uno tiene sus propias calificaciones distintas, y la comprensión de esas distinciones le ayudará en sus esfuerzos para asegurar las oportunidades de licitación.
La adquisición, o el acto de comprar bienes y servicios, se agiliza a través de los procesos de RFI, RFP y RFQ.
Aquí tiene un sencillo desglose de las siglas:
Cuando una organización de compras difunde una solicitud de información (RFI), busca información general sobre las capacidades y los servicios/bienes de los posibles proveedores. La siguiente fase del proceso de adquisición consiste en una solicitud de presupuesto (RFQ) o una solicitud de propuesta (RFP). Cuando una empresa distribuye una petición de oferta, simplemente solicita a los proveedores los precios de los servicios solicitados. Una RFP, por otro lado, es una solicitud de una descripción completa de los antecedentes de la empresa de los proveedores, descripciones detalladas de los productos/servicios solicitados y, a menudo, la cumplimentación de un cuestionario específico requerido para su presentación.
Como empresa pequeña o en fase inicial, tener los siguientes ocho (8) elementos a mano y actualizados acelerará el tedioso pero vital proceso de adquisición para ganar un contrato:
1. La primera impresión lo es todo: asegúrese de diseñar una portada profesional y limpia que refleje con precisión la identidad de su empresa. Debe representar la marca de su empresa, el título del servicio o producto solicitado y la fecha de la propuesta.
2. Tabla de contenidos
Provea a su audiencia una visión general comprensible y fácil de leer para referirse a las secciones que más le interesan. Si es posible, numere las secciones de acuerdo con la información solicitada por la organización compradora.
3. Antecedentes y visión general de la empresa
Admitámoslo, sin este componente el equipo de compras no tendrá ni idea de quién o qué es su empresa. Una carta de presentación y un resumen ejecutivo también son elementos apreciados durante el proceso de licitación.
4. Descripciones completas de los productos
Una descripción detallada y completa del producto o servicio solicitado debería agotar por completo cualquier pregunta que el posible comprador pudiera tener. Sea organizado en su enfoque y divida sus párrafos en secciones digeribles con títulos en negrita o cursiva.
5. Plan de implementación
El plan de implementación incluye el calendario paso a paso de su empresa para la incorporación de nuevos clientes. El plan debe incluir un resumen de la línea de tiempo para que su posible cliente pueda programar en consecuencia con su propio equipo.
6. Revisión financiera
Esté preparado para detallar hasta dos (2) o tres (3) años de información financiera de su empresa. Para evitar el dolor de cabeza, sea proactivo y asegúrese de que la revisión financiera de su empresa está actualizada para los últimos 2-3 años.
7. Referencias
Antes de entrar en el proceso de presentación de la RFP, RFQ o RFI, es aconsejable tener tres o cuatro referencias de clientes o testimonios a mano. Elija sabiamente: estas referencias deben tener una experiencia positiva haciendo negocios con su empresa.
8. Esquema de precios
Tener una hoja de precios estándar para todos sus productos/servicios le hará la vida mucho más fácil cuando las RFI, RFQ y RFP empiecen a llegar.
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