Riesgos Post-Empleo-Justo cuando pensabas que habías terminado con Dan el Difícil
Dan el Difícil ha sido un empleado lo suficientemente largo-su pobre rendimiento, actitud adversa y descuido han resultado finalmente en la terminación. Que se vaya bien y que no haya que preocuparse, ¿verdad? Desgraciadamente, es posible que aún no haya terminado con Dan.
Las leyes de discriminación laboral, junto con muchas otras leyes estatales, se aplican a los antiguos empleados. Las reclamaciones pueden basarse en las actividades del empleador que ocurren después de que los empleados dejan de trabajar. Por ejemplo, una empleada que se quejó de acoso antes de dimitir presentó una demanda exitosa por represalias cuando su empleador se negó a volver a contratarla basándose en su queja anterior. Del mismo modo, un empleado que fue despedido y presentó una denuncia por discriminación laboral presentó una demanda por represalias cuando su empleador dio una referencia negativa a un posible empleador basándose en la presentación de la denuncia. Otro empleado presentó una demanda contra su antiguo empleador en virtud de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades porque el empleador reveló información sobre la condición médica del individuo a un empleador potencial que llamó para pedir referencias. Las reclamaciones de la ley estatal, como la difamación, el incumplimiento de contrato y la imposición de angustia emocional, también pueden basarse en acciones posteriores al empleo.
Los empleadores deben tener tanta precaución para no violar las leyes de empleo con los ex empleados como con los empleados actuales o los solicitantes. Afortunadamente, la responsabilidad de muchas reclamaciones posteriores a la contratación puede reducirse mediante la aplicación coherente de políticas posteriores a la contratación. En particular, los empleadores deben redactar cuidadosamente y aplicar de forma coherente las políticas sobre referencias, elegibilidad para la recontratación y acceso a los archivos de personal.
Las referencias de empleo deben ser proporcionadas sólo por funcionarios designados (preferiblemente aquellos con experiencia en Recursos Humanos). Al centralizar a las personas que proporcionan referencias, y capacitar a los gerentes y supervisores para que dirijan las solicitudes de referencias a las personas designadas, los empleadores pueden asegurar que están proporcionando referencias consistentes y objetivas. Los representantes que proporcionan referencias deben ser formados para proporcionar la misma información para cada individuo, como confirmar las fechas de empleo y el puesto ocupado. Muchos empleadores optan por dar sólo una referencia neutral para evitar acusaciones de referencias negativas discriminatorias. En Texas, los empleadores están protegidos de las demandas por el artículo 103 del Código Laboral de Texas por proporcionar información veraz sobre el rendimiento laboral de un antiguo empleado. Sin embargo, muchos empleadores de Texas encuentran que el beneficio de proporcionar consistentemente la misma información de referencia neutral, y la reducción resultante de la responsabilidad potencial por difamación, es una mejor política que tratar de proporcionar información veraz que es específica para cada ex empleado.
Otro tema para el cual los empleadores deben tener una política aplicada consistentemente es determinar la elegibilidad para la recontratación. Muchos empleadores mantienen una lista de «no elegibles para ser recontratados» de ex empleados que fueron despedidos por violaciones de políticas, reglas o procedimientos. Los empleadores deben notificar a los empleados de dicha política en el manual del empleado. Al notificar a los empleados de la política durante el empleo, es menos probable que asuman que estar en la lista de inelegibles para la recontratación es «personal». La determinación de quiénes son inelegibles para la recontratación debe ser realizada por la misma persona o personas para todos los ex empleados. La coherencia es clave: todos los empleados con circunstancias similares deben ser tratados de la misma manera en lo que respecta a la elegibilidad para la recontratación. Los empleadores deben considerar la posibilidad de mantener un registro de no elegibles para la recontratación, que recopile información sobre quiénes no son elegibles para la recontratación y la(s) razón(es) para esa acción. Este registro puede ayudar a los empleadores a aplicar su política de forma coherente y servir como prueba de la aplicación coherente si es necesario.
Por último, los empleadores también deben mantener y aplicar de forma coherente una política sobre el acceso de los empleados y ex empleados a los archivos de personal. Aunque la ley federal no exige el acceso a los archivos de personal, diecisiete estados exigen el acceso de los empleados y/o ex empleados. La mayoría especifica que el acceso debe producirse dentro de un determinado período de tiempo o de una manera determinada. La ley de Texas no exige que los empleados actuales o antiguos tengan acceso a sus expedientes personales. Los empleadores deben considerar qué nivel de acceso están dispuestos a proporcionar a los empleados (incluyendo la evaluación de la ley estatal en los estados en los que operan) y aplicar la política de manera consistente.
En última instancia, los empleadores deben recordar que el ex empleado Difficult Dan está protegido por muchas leyes para las acciones que ocurren después de la finalización de su empleo. Al establecer políticas para cuestiones como las referencias, la elegibilidad para las decisiones de recontratación y el acceso a los archivos de personal, y al tratar a los ex empleados con el mismo respeto con el que tratan a los empleados actuales, los empleadores pueden reducir significativamente la responsabilidad por las decisiones posteriores al empleo.