Siete pasos para llevar a cabo la reunión más eficaz posible
Este artículo es de Neal Hartman, profesor titular de comunicación directiva en la MIT Sloan School of Management.
La reunión que se eterniza; la reunión en la que todo el mundo se sienta a juguetear con su smartphone; la reunión que Doug de Contabilidad secuestra; o la reunión en la que casi todos los presentes se preguntan lo mismo: ¿Por qué estoy aquí?
Las reuniones llenan un número cada vez mayor de horas de la jornada laboral y, sin embargo, la mayoría de los empleados las consideran una pérdida de tiempo. Según una encuesta realizada por Salary.com entre profesionales estadounidenses, las reuniones son la principal causa de pérdida de productividad en la oficina. (Según la encuesta de 2012, las políticas de la oficina ocupan el segundo lugar).
Pero hay formas de organizar reuniones eficaces y eficientes que hagan que los empleados se sientan con energía y entusiasmo por su trabajo. Estos son algunos consejos:
1, Haz que tu objetivo sea claro. Una reunión debe tener un propósito específico y definido. Antes de enviar esa invitación al calendario, pregúntese: ¿Qué busco lograr? ¿Está avisando a la gente de un cambio en la gestión o un cambio de estrategia? ¿Busca la opinión de los demás sobre un problema de la empresa? ¿Busca llegar a una decisión sobre un asunto concreto? Las reuniones permanentes con propósitos vagos, como las «actualizaciones de estado», rara vez son un buen uso del tiempo.
2. Considere a quién se invita. Cuando convoque una reunión, tómese el tiempo necesario para pensar en quién necesita realmente estar allí. Si estás anunciando un cambio, invita a las personas que se ven afectadas por el anuncio. Si estás tratando de resolver un problema, invita a las personas que serán buenas fuentes de información para la solución. Si la gente siente que lo que se está discutiendo no es relevante para ellos, o que carecen de las habilidades o la experiencia para ser de ayuda, verán su asistencia a la reunión como una pérdida de tiempo.
3. Cumpla con su agenda. Elabore un orden del día en el que se exponga todo lo que tiene previsto tratar en la reunión, junto con un calendario en el que se asigne un determinado número de minutos a cada punto, y envíelo por correo electrónico a los asistentes con antelación. Una vez que estés en la reunión, pon esa agenda en una pantalla o pizarra para que los demás la vean. Esto mantiene a la gente concentrada.
4. No tome rehenes. Nada hace descarrilar una reunión más rápido que una persona que habla más de la cuenta. Si nota que una persona monopoliza la conversación, llámela. Diga: «Apreciamos sus contribuciones, pero ahora necesitamos las aportaciones de los demás antes de tomar una decisión». Hágalo público. Establecer las reglas básicas desde el principio creará un marco para el funcionamiento de su grupo.
5. Empieza a tiempo, termina a tiempo. Si tiene la responsabilidad de dirigir reuniones periódicas y tiene la reputación de ser alguien que empieza y termina puntualmente, se sorprenderá de cuántos de sus colegas harán todo lo posible por asistir a sus reuniones. La gente aprecia que entienda que su tiempo es valioso. Otra nota sobre el tiempo: No programe ninguna reunión que dure más de una hora. Sesenta minutos es, por lo general, el tiempo máximo que los trabajadores pueden permanecer realmente comprometidos.
6. Prohibir la tecnología. La realidad es que si se permite a la gente llevar iPads o BlackBerries a la sala, no se centrarán en la reunión ni contribuirán a ella. En su lugar, estarán enviando correos electrónicos, navegando por Internet o simplemente jugando con su tecnología. Ojos arriba, por favor.
7. Seguimiento. Es bastante común que la gente salga de la misma reunión con interpretaciones muy diferentes de lo que ocurrió. Para reducir este riesgo, envíe por correo electrónico un memorándum en el que se destaque lo que se logró a todos los asistentes en las 24 horas siguientes a la reunión. Documente las responsabilidades dadas, las tareas delegadas y los plazos asignados. De esta manera, todos estarán en la misma página.
Las reuniones pueden ser realmente valiosas y productivas. Sólo hay que dar los pasos para que lo sean.
