7 conseils pour de meilleures réunions 1-à-1

En tant que manager ou chef d’équipe, les réunions 1-à-1 offrent une opportunité de se connecter de manière régulière avec l’équipe. Elles aident à établir un rapport solide, qui à son tour augmente l’efficacité et la compréhension. En tant que contributeur individuel et membre de l’équipe, les réunions 1-on-1 sont une composante essentielle de la croissance professionnelle.

Chez Atlassian, nous pensons qu’il est extrêmement important de prendre l’habitude d’avoir des conversations régulières avec votre responsable. Qu’il s’agisse de vérifier l’état d’un projet, d’aborder les préoccupations ou les blocages, ou de parler de votre croissance actuelle et future, ces réunions créent une base de compréhension, surtout lorsqu’elles sont faites de manière cohérente.

Mais il est facile pour les réunions 1 à 1 de passer à la trappe. Nous sommes tous occupés, et le temps pour ces interactions personnelles est souvent écourté, surtout lorsque nous ne sommes pas disciplinés. C’est une grosse erreur.

Durant mes années en tant que gestionnaire de personnel, j’ai vu l’impact que des réunions efficaces ont lorsqu’il s’agit de faire évoluer votre équipe, et cela est particulièrement vrai pour les réunions 1-à-1. Voici donc un conseil bonus. Nous l’appellerons le conseil n°0 : organisez des réunions individuelles de façon régulière. Une fois par semaine ou deux fois par mois, cela fonctionne généralement mieux.

Ces sept conseils vous aideront. Lisez-les, puis discutez avec votre équipe (ou votre manager) pour tirer le meilleur parti du temps que vous passez ensemble.

Partager l’ordre du jour

Il existe des écoles de pensée concurrentes sur la question de savoir si les réunions 1-on-1 sont principalement au bénéfice du manager ou du membre de l’équipe. Bien qu’il soit important que les deux parties aient le sentiment que le 1-on-1 est une utilisation légitime de leur temps, je pense que les membres de l’équipe devraient avoir la priorité ici.

Je suggère de laisser le membre de l’équipe conduire 75 % de l’ordre du jour et le manager 25 %. Prenez une minute pour vous mettre d’accord sur les points que vous allez couvrir au début de la réunion. (Ou, si vous êtes vraiment organisé, avant.)

Membres de l’équipe, écoutez bien : avec 75 % du pouvoir viennent 75 % de la responsabilité ! Pensez aux sujets à l’avance et assurez-vous de venir préparés.

Chaque membre de mon équipe et moi-même partageons un tableau Trello où nous pouvons ajouter des points à l’ordre du jour à mesure qu’ils nous passent par la tête, suivre ce dont nous avons discuté et nous assigner des actions de suivi.

Conseil : Copiez ce modèle de tableau Trello et personnalisez-le pour vos ordres du jour de réunions 1-on-1. (Et trouvez d’autres utilisations créatives des tableaux Trello ici.

Ne pas utiliser les réunions 1-on-1 pour les mises à jour de statut

Les mises à jour de statut sont nécessaires entre les managers et les membres de l’équipe. De plus, elles constituent un sujet confortable et familier. Pour ces raisons, elles peuvent facilement devenir le point central des réunions 1-on-1. Ne laissez pas cela se produire !

On conseille toujours aux managers de donner du feedback à leurs subordonnés et de parler fréquemment de leurs objectifs de carrière au lieu de garder tout cela pour l’entretien annuel. Devinez quoi ? Les réunions 1-on-1 sont le moment idéal pour avoir ces conversations.

Les mises à jour des projets devraient (idéalement) se faire via une alternative autre que la réunion : email, problèmes Jira, chat, ou un bon vieux drive-by de bureau. S’il y a quelque chose de consistant à discuter, comme des pivots ou des décisions importantes, faites-en le dernier sujet de votre agenda 1-on-1 pour qu’il ne prenne pas accidentellement le dessus sur toute la réunion.

Encourager la franchise

Les réunions 1-on-1 ne seront efficaces que si le manager et le membre de l’équipe ont confiance qu’ils sont dans un espace sûr pour parler ouvertement. La création de cet environnement nécessite des efforts de la part des deux parties.

Pour leur part, les managers doivent prendre l’habitude de fournir des retours fréquents avec des exemples précis. Visez un mélange air-carburant 50/50 de louanges et de critiques constructives. De plus, soyez franc au sujet des défis auxquels l’équipe est confrontée afin que les membres de votre équipe se sentent profondément liés à la mission de l’équipe. Vous pourriez même les inspirer à contribuer à un niveau plus élevé.

Membres de l’équipe, soyez ouverts sur les points où vous avez des difficultés et avez besoin d’aide. Votre manager est là pour vous soutenir. Si la conversation ne devient pas un peu gênante, c’est que vous ne creusez pas les choses importantes.

Prendre des notes

Prendre des notes vous aide à vous souvenir de la discussion, constitue la base des prochaines étapes et signale que vous êtes engagé dans la croissance du membre de l’équipe et de l’équipe. Personnellement, je trouve difficile de suivre le rythme de la prise de notes au fur et à mesure. Et je n’aime pas que l’un d’entre nous (ou les deux) picore sur son ordinateur portable au lieu d’être pleinement engagé dans une écoute active.

Pour éviter que la technologie ne devienne perturbatrice, essayez de consacrer les cinq dernières minutes de vos réunions 1-on-1 à la récapitulation et à la prise de notes. Ou passez cinq minutes à prendre des notes juste après la réunion, pendant que tout est encore frais. Si vous devez taper des notes au fur et à mesure, mettez au moins en sourdine les notifications bruyantes comme les e-mails et les programmes de chat.

Partez de la salle de conférence

Variant le lieu de vos réunions 1-on-1 est un excellent moyen de changer vos modèles d’interaction. La vérité, c’est que vous ne savez pas vraiment comment votre routine assise en face de la table se présente en termes de dynamique de pouvoir.

Alors, mélangez-les. Allez prendre un café ensemble. Déjeunez et parlez. Faites un walk-and-talk, ce qui est bon pour la pensée créative et l’établissement de rapports. Cela pourrait aussi vous sauver la vie. Assurez-vous de considérer les types de conversations qui conviennent à ces différents environnements.

Clarifiez ce que vous attendez de la conversation

Avec chaque sujet, soyez clair sur ce que vous attendez de la discussion. Membres de l’équipe : demandez-vous à votre responsable de prendre une mesure spécifique, ou demandez-vous un avis sur la manière dont vous devriez vous-même prendre des mesures ? Managers : demandez à votre membre de l’équipe s’il souhaite que vous vous impliquiez dans la résolution d’un problème, ou s’il vous fait simplement part d’une situation délicate qu’il est en train de résoudre.

Venez préparé à chaque réunion avec un ordre du jour ou une liste de sujets que vous aimeriez aborder. Les gestionnaires peuvent avoir des sujets dont ils aimeraient discuter, mais c’est vous (rappelez-vous la répartition 75-25 ci-dessus) qui devriez en fin de compte diriger la discussion.

Récapitulez et fixez les attentes

Nous commençons souvent nos conversations en tête-à-tête par les sujets les plus importants et nous terminons par les moins importants. Cela a pour effet de normaliser la priorité des choses dans l’esprit du manager et du membre de l’équipe.

À la fin de la réunion, faites un effort conscient pour récapituler les sujets et les tâches les plus importants, en utilisant des questions comme :

• Quelles sont les attentes des uns et des autres cette semaine ?
• Quelles étaient les actions les plus importantes que nous allions prendre cette semaine ?

Puis reprenez contact sur ces points la prochaine fois afin que vous ayez tous les deux l’impression que vos réunions en tête-à-tête ont une continuité et un élan vers l’avant de semaine en semaine.

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