Choisir le meilleur endroit pour le courrier professionnel : Boîte postale, boîte UPS ou livraison à domicile

Recevoir son courrier, c’est un peu comme avoir une assurance : On n’y pense jamais vraiment, jusqu’à ce qu’il y ait un problème. Entre les correspondances manquantes, les colis détrempés et les lettres qui ont l’air d’être passées à la déchiqueteuse, recevoir son courrier peut parfois être un vrai casse-tête.

Heureusement, votre entreprise n’est pas limitée à recevoir son courrier à un seul endroit. Il existe plusieurs solutions différentes que vous pouvez envisager lorsque vous décidez où vous voulez récupérer vos lettres, cartes postales et colis. Jetons un coup d’œil à quelques choix solides qui pourraient très bien prévenir votre prochaine mésaventure postale

Boîte postale ( P.O. Box )

Les boîtes postales, communément appelées boîtes P.O., sont disponibles auprès du service postal des États-Unis. Situées à l’intérieur de votre bureau de poste local, les boîtes postales permettent de gérer tous vos besoins postaux en un seul endroit : Vous pouvez récupérer votre courrier, déposer vos colis et acheter de la papeterie et des fournitures postales (dont certaines sont en fait gratuites), le tout sous le même toit.

Les boîtes postales sont également parfaites pour les propriétaires d’entreprises en déplacement. Au cours des dernières années, les conditions économiques ont forcé de nombreux propriétaires d’entreprises à prendre des décisions difficiles, comme la relocalisation de leurs bureaux dans des endroits plus abordables. Avec une boîte postale, vous n’aurez pas à vous soucier d’informer vos clients de votre nouvelle adresse postale, quel que soit l’endroit où vous décidez de vous installer.

La location d’une boîte postale est également assez facile pour votre portefeuille. La plupart des bureaux de poste offrent aux clients la possibilité de payer leur boîte postale sur une base mensuelle, semestrielle ou annuelle, des réductions étant offertes en payant d’avance pour des périodes de location plus longues. Les boîtes postales sont également beaucoup moins chères que les boîtes comparables disponibles chez UPS Store, ce qui en fait une excellente option pour les personnes disposant d’un budget limité. Vous pouvez rechercher et trouver les tarifs des boîtes postales près de chez vous en cliquant ici.

Bien que les boîtes postales puissent vous faire économiser de l’argent par rapport à d’autres options, il existe quelques inconvénients notables que vous devez prendre en compte. Par exemple, certains États ne vous permettront pas d’utiliser votre adresse de boîte postale sur certains formulaires gouvernementaux, comme lorsque vous demandez une licence commerciale. Dans ce cas, vous devrez fournir une adresse physique pour votre entreprise ou faire appel à un service d’agent enregistré (si votre État l’autorise). Pour en savoir plus sur ce qu’est un agent enregistré et sur la façon dont il peut servir de tampon entre la correspondance gouvernementale et l’adresse d’une boîte postale, cliquez ici.

Il y a aussi le fait que si vous voulez recevoir des colis de transporteurs comme FedEx et UPS, alors vous devrez vous inscrire au service premier de votre bureau de poste. Les tarifs de ce nouveau service varient, alors contactez votre bureau de poste local pour en savoir plus. (Vous pouvez localiser un bureau de poste près de chez vous en cliquant ici.)

Le magasin UPS

Une autre option à considérer lorsque vous décidez de la solution d’envoi qui convient à votre entreprise sont les services que votre magasin UPS local peut fournir. La plupart des magasins UPS offrent des services de boîtes aux lettres qui sont similaires à ceux proposés par le service postal des États-Unis, tout en offrant aux clients plusieurs avantages qui sont uniques à leurs magasins.

Plus particulièrement, The UPS Store offre aux clients des services de boîtes aux lettres qui fournissent une adresse physique pour leurs besoins professionnels ou personnels – pas de « boîte postale » dans la ligne d’adresse de votre correspondance ici. Au lieu de cela, The UPS Store applique sa propre adresse de rue physique aux détenteurs actuels de boîtes, de sorte que vos lettres et colis donnent aux personnes avec lesquelles vous échangez du courrier le sentiment d’un emplacement professionnel de type brique et mortier qui ne va nulle part.

Vous vous demandez à quoi ressemblerait votre adresse professionnelle avec une adresse fournie par votre UPS Store local ? Jetez un œil à l’exemple ci-dessous :

John Doe
PMB 101 ou #101
200 Any Street
Any City, Any State Any Zip

PMB est la désignation de The UPS Store pour  » boîte aux lettres privée « , ou votre adresse peut être attribuée par le numéro de boîte uniquement (#101). Dans les deux cas, ce style d’adresse postale donne à votre entreprise une apparence établie, évitant ainsi les sentiments négatifs qui subsistent encore de la multitude d’arnaques aux boîtes postales des années passées.

L’UPS Store propose également des services postaux tels que Call-in MailCheck, de sorte que vérifier si vous avez reçu du courrier est aussi simple que de passer un appel téléphonique rapide. De nombreux sites UPS offrent également un accès 24h/24, afin que les clients puissent récupérer leur courrier à leur meilleure convenance, de jour comme de nuit. (Pour en savoir plus sur les différents services que The UPS Store propose aux propriétaires d’entreprises, grandes et petites, cliquez ici.)

Toutes les bonnes choses doivent avoir au moins un ou deux inconvénients, et pour les services de boîtes aux lettres The UPS Store, l’un d’eux doit être leur prix. Bien que les prix varient considérablement à travers les États-Unis, ils restent presque toujours environ le double du coût de leurs rivaux des services postaux. (Pour connaître les tarifs spécifiques à votre région, recherchez et contactez votre UPS Store local en cliquant ici.)

Si vous optez pour une boîte aux lettres UPS Store pour les besoins de votre entreprise, vous devriez probablement vous engager sur le long terme également. En effet, alors que la poste propose un formulaire de changement d’adresse pour les clients qui déménagent et/ou changent d’adresse postale, les boîtes UPS Store ne sont pas accompagnées d’un tel formulaire. Cela signifie que si vous décidez qu’une boîte aux lettres UPS Store n’est pas pour vous, vous devrez en informer individuellement tous ceux qui ont votre adresse. C’est certainement quelque chose à prendre en compte lorsque vous essayez de déterminer le bon service postal pour votre entreprise.

Adresse à domicile

Il n’y a pas d’endroit comme la maison, et pour certaines personnes (en particulier celles qui gèrent une entreprise à domicile), recevoir des colis et des lettres à la maison est la meilleure façon de faire. Une adresse à domicile permet à vos clients d’avoir l’esprit tranquille lorsqu’ils vous envoient des lettres et des colis, car ils savent que leur courrier sera livré à votre propriété personnelle, que ce soit dans votre boîte aux lettres ou à la porte d’entrée.

Il n’y a aucun coût encouru lorsque vous utilisez votre propre adresse à domicile pour vos besoins postaux, bien que vous deviez vous assurer que votre boîte aux lettres est conforme aux réglementations de l’USPS. Si votre facteur ne peut pas atteindre votre boîte, il y a fort à parier qu’il va simplement retenir votre courrier au bureau de poste pour que vous veniez le chercher. (Pour plus d’informations sur les directives de l’USPS concernant les boîtes aux lettres, cliquez ici.)

Malheureusement, il peut y avoir des complications lorsqu’on compte sur un service de livraison à domicile. Vous n’aurez aucun problème de la part de FedEx et d’UPS lorsqu’il s’agit pour les deux transporteurs de déposer vos colis, mais des problèmes potentiels peuvent survenir du fait d’avoir un colis laissé dehors dans les éléments, ou d’un voisin sournois qui signe votre correspondance.

C’est pourquoi une utilisation d’une adresse à domicile pour votre entreprise est préférable lorsque vous travaillez réellement à domicile pendant les heures de livraison normales. De cette façon, vous serez juste là pour intercepter commodément tous vos paquets et lettres, les gardant hors des mains douteuses des voleurs ainsi que de Mère Nature.

Choisir la solution qui vous convient

Décider quel service postal est le meilleur pour votre entreprise est vraiment juste une question de besoins spécifiques de votre entreprise. Êtes-vous un propriétaire d’entreprise qui travaille à partir d’un bureau à domicile et qui dispose d’un budget serré ? Vous cherchez également à séparer votre correspondance personnelle de votre adresse personnelle ? Alors peut-être qu’une boîte postale fournie par le service postal des États-Unis est la solution pour vous.

Si vous préférez remettre à un client une carte de visite avec une adresse postale physique pour qu’il puisse envoyer toute demande de renseignements, alors peut-être que la location d’une boîte dans votre magasin UPS local est la solution.

Bien sûr, il y a toujours l’option de livraison à domicile. Quels que soient les besoins de votre entreprise, n’oubliez pas que vous avez plus d’une voie à choisir.

La livraison à domicile est un moyen de communication efficace.