Cinq éléments d’une communication efficace:
Eléments de base de la communication
Simplement, nous pouvons définir la communication comme « le partage d’idées ou de sentiments avec les autres. » La communication a lieu lorsqu’une personne transmet des informations et une compréhension à une autre personne. Il y a communication lorsque vous répondez ou écoutez quelqu’un. Le mouvement des lèvres, le geste des mains ou le clin d’œil peuvent transmettre plus de sens que les mots écrits ou parlés. Les éléments de base du processus de communication sont le communicateur, le communiqué, le message, le canal et la rétroaction.
– Le communicateur est l’expéditeur, le locuteur, l’émetteur ou l’écrivain, qui a l’intention d’exprimer ou d’envoyer un message.
– Le communiqué est le récepteur du message à qui la communication est destinée. Le communiqué reçoit l’information, l’ordre ou le message.
– Le message, qui est également connu comme l’objet de ce processus, c’est-à-dire le contenu de la lettre, du discours, de l’ordre, de l’information, de l’idée ou de la suggestion.
– Le canal de communication ou le média par lequel l’émetteur transmet l’information et la compréhension au récepteur. Il agit comme une connexion entre le communicateur et le communiqué, c’est-à-dire les niveaux de communication ou les relations qui existent entre les différents individus ou départements d’une organisation.
– Le retour d’information, qui est essentiel pour faire de la communication, une communication réussie. C’est l’effet, la réponse ou la réaction de l’information transmise au communicant.
D’abord, le communicateur développe une idée exacte sur les concepts, les croyances ou les données qu’il veut transmettre. Ensuite, il traduit cette idée en mots, en symboles ou en une autre forme de message qu’il s’attend à ce que le récepteur comprenne. Le communicateur choisit un support approprié pour transmettre le message. Le message est ensuite reçu par le communicateur. Le communicateur agit en fonction du message tel qu’il l’a compris. Enfin, l’efficacité de la communication est évaluée par la réponse ou le retour d’information. Si la communication entraîne les changements souhaités dans les actions, on dit qu’elle est une communication réussie.
1. APPROCHE
Moment de la communication ; choix du médium ; ton et point de vue (perspective, attitude et relation à l’égard de l’auditoire, du but et du matériel) ; reconnaissance de l’auditoire (orientation du lecteur par rapport à l’écrivain) ; présentation directe par rapport à la présentation indirecte (ordonnancement des preuves et des conclusions) ; stratégies persuasives et appels rhétoriques (logos, pathos, ethos)
Checkpoints:
□Le moment et le choix du médium sont appropriés au but, à l’auditoire et au matériel.
□Le ton est approprié au but, au public et au matériel.
□Le matériel est rendu pertinent pour le lecteur (les intérêts et les préoccupations du lecteur sont reconnus).
□Les conclusions sont présentées directement (conclusion en premier, preuve en dernier) à un public sympathique, indirectement (preuve en premier, conclusion en dernier) à un public antipathique ou hostile.
□La stratégie persuasive incorpore un mélange d’approches rhétoriques (appels à la logique, aux sentiments et à l’éthique ou à la crédibilité).
2. DÉVELOPPEMENT
Organisation (disposition et séquence logiques) ; preuves et soutien (pertinence, spécificité, exactitude et suffisance des détails) ; connaissance du sujet et du matériel ; qualité de la perception, de l’analyse et de la perspicacité
Checkpoints:
□Le matériel est disposé selon une séquence logique et cohérente.
□La conclusion ou la clôture reformule l’argument et identifie les mesures à prendre.
□Les exemples sont pertinents, spécifiques, détaillés, suffisants et convaincants.
□Les citations appuient l’argument.
□Le traitement du matériel démontre une connaissance et une perspicacité.
3. CLARTÉ
Présentation de la thèse ou de l’argument central (énoncé du but, délimitation ou resserrement du sujet, pertinence des arguments subordonnés ou secondaires) ; choix des mots ; langage technique et jargon ; structure (phrase, paragraphe, document) ; dispositifs de cohérence (énoncé organisationnel, répétition de mots et de phrases, progression du familier au non familier, sujet et phrases de transition) ; marqueurs textuels (titres, surlignage, caractéristiques de formatage)
Checkpoints :
□L’objectif ou l’idée centrale est suffisamment limité pour permettre une discussion significative.
□L’objectif ou l’idée centrale est énoncé clairement, généralement dans l’ouverture.
□Un énoncé organisationnel est offert, habituellement à la fin de l’ouverture.
□Les idées subordonnées sont efficacement identifiées et reliées clairement au but principal ou à l’idée centrale.
□Le langage est clair, spécifique, précis et approprié au public, au but et au matériel.
□Le choix des mots est clair, spécifique, précis, sans prétention et exempt de clichés et de jargon mal utilisé.
□Le langage et les termes techniques sont définis et expliqués au besoin (selon les connaissances du public).
□Les phrases sont exemptes d’ambiguïté.
□Le texte est cohérent, les nouvelles informations étant liées aux informations discutées précédemment (ordonnées dans les phrases sous la forme » quelque chose d’ancien/quelque chose de nouveau « ).
□Les transitions entre les paragraphes sont claires et utiles.
□Le texte est mis en évidence de manière appropriée (puces, alinéas, caractères gras, italiques, soulignement, etc.) pour engager le lecteur et renforcer les points principaux.
4. STYLE
Le choix des mots (économie, précision et spécificité du langage et des détails ; langage abstrait vs concret ; verbes d’action vs. verbes de liaison ou verbes faibles avec nominalisations ; figures de style : schémas et tropes) ; ton (personnalité et humour) ; voix active vs passive ; variété des phrases
Checkpoints:
□Le choix des mots est économique, clair, spécifique, précis, sans prétention et exempt de clichés et de jargon mal utilisé.
□Les verbes d’action sont préférés aux verbes faibles avec nominalisation (comme dans recommander plutôt que faire une recommandation).
□Le langage est convenablement concret ou abstrait (signifiant ou non les choses qui peuvent être perçues par les sens).
□Le langage figuratif (métaphores et simulations, ainsi que d’autres tropes et schémas) enrichit et approfondit l’argumentation.
□La voix active est préférée à la voix passive (la voix active est utilisée pour mettre en valeur l’exécutant de l’action ; la voix passive est utilisée pour mettre en valeur le récepteur de l’action).
□Les phrases sont exemptes de verbiage et de constructions inutilement complexes.
□La variété dans la structure et la longueur des phrases crée de l’emphase.
□Les valeurs, la personnalité et – lorsque cela est approprié – l’humour de l’auteur sont transmis de manière à renforcer le message.
5. CORRECTION
Règles et conventions d’orthographe, de grammaire, de ponctuation, d’usage et d’idiome ; style (adéquation du choix des mots et du niveau de formalité au public, à l’objectif et au matériel) ; pertinence sociale et culturelle ; exactitude de la relecture
Checkpoints:
□L’orthographe (y compris les termes techniques et les noms propres) est correcte.
□Les mots corrects sont utilisés pour transmettre le sens voulu.
□Les règles de grammaire et de syntaxe sont respectées, y compris l’accord pronom-nom, l’accord sujet-verbe, le temps approprié du verbe, le cas du pronom, les formes possessives, la construction parallèle, etc.
□Punctuation (en particulier le placement des virgules) reflète l’usage standard.
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