Comment créer un plan de communication de projet?

Comment créer un plan de communication de projet

Bien que cela puisse sembler intimidant, la création d’un plan de communication de projet est assez simple.

Vous pouvez suivre notre liste de contrôle du plan de communication de projet pour vous assurer que vous avez tout couvert :

Souligner les objectifs du plan de communication de projet

Avant de commencer à créer votre plan, vous devez savoir ce que vous voulez atteindre avec celui-ci.

Par exemple, vous pouvez vouloir améliorer l’approbation des parties prenantes.

Vous pouvez également vouloir améliorer la collaboration au sein de votre équipe.

Vous pouvez choisir autant d’objectifs que nécessaire, mais il est important de les choisir.

Ils guideront votre stratégie.

Source : The Digital Project Manager

Identifier les exigences et les préférences en matière de communication

Lorsque vous avez défini les objectifs de votre plan de communication de projet, il est temps de réfléchir aux conditions préalables pour les atteindre.

Pour faire simple : votre deuxième étape doit consister à comprendre qui a besoin de quelle information :

• Les membres de l’équipe peuvent avoir besoin d’informations en temps réel sur tout ce qui concerne le projet
• Les clients peuvent avoir besoin de rapports d’avancement mensuels
• La haute direction peut avoir besoin de rapports d’avancement hebdomadaires.

Tout dépend du niveau d’engagement des parties prenantes dans votre organisation.

Cependant, vous pouvez le déterminer en répondant aux 5 W et 1 H :

• A qui il faut communiquer
• Quoi il faut communiquer (par exemple, le département de conception graphique doit obtenir des informations sur la recherche d’audience, le département des produits sur l’utilisation, etc.)
• Quand l’information doit être communiquée
• Où elle doit être communiquée
• Pourquoi la communication de l’information est importante (par ex. pour obtenir l’approbation des parties prenantes, pour améliorer la performance de l’équipe)
• Comment l’information doit être communiquée (par exemple, dans une réunion, par le biais d’un outil).

Source : Project Management Institute

Enfin, vous aurez à portée de main un outil de gestion de la communication du projet que vous pourrez utiliser pour tenir tout le monde au courant.

Si vous utilisez Office 365 pour la gestion de projet, il est livré avec de nombreux outils annexes que vous pouvez utiliser pour partager des informations non seulement avec votre équipe, mais aussi avec les parties prenantes externes.

Cependant, vous devez vérifier si toutes les parties prenantes savent comment utiliser l’outil, et sont à l’aise avec ce mode de communication.

• Sont-elles déjà habituées à recevoir des informations via l’outil ?
• Y a-t-il un processus de communication que vous avez suivi ?

Modes de communication préférés des différentes parties prenantes

Source : The Digital Project Manager

En outre, vous pouvez avoir besoin de gérer des communications synchrones et asynchrones :

• Par exemple, vous pouvez travailler avec une équipe à distance qui vit et travaille dans différentes parties du monde. Si vous devez organiser un appel avec eux, vous devez être attentif aux fuseaux horaires
• Pourtant, programmer un appel avec un client peut ne pas être nécessaire si vous pouvez communiquer avec lui de manière asynchrone par le biais d’e-mails ou de rapports d’état.

Enfin, soyez attentif à la fréquence de vos communications.

Vous ne voulez pas inonder votre équipe ou d’autres parties prenantes de nombreux e-mails non sollicités. Ils pourraient prendre l’habitude de les ignorer ou de les survoler.

Types de communication

Source : The Digital Project Manager

Veillez à jeter un coup d’œil aux données historiques pour comprendre quels modes de communication ont bien fonctionné par le passé.

Faire un plan de communication de gestion de projet

Enfin, il est temps de créer votre plan de communication de gestion de projet.

Ayant obtenu toutes les informations sur vos parties prenantes et les exigences du projet, vous pouvez le structurer comme un document de référence.

Cependant, assurez-vous de suivre également le succès de votre plan de communication de gestion de projet afin de pouvoir l’ajuster et l’optimiser à l’avenir.

Voici un exemple simple de plan de communication de gestion de projet :

Source : Template.net

Cet exemple résume clairement :

• Le type de communication
• Moyen
• Date de livraison
• Fréquence de vos communiques.

Bien qu’il puisse sembler dépouillé, il découle des documents précédents dans lesquels vous avez recherché et défini les modes et les types de communication préférés et nécessaires pour les différentes parties prenantes.

Votre résultat final – votre plan de communication de gestion de projet proprement dit – doit être simple et résulter directement de vos recherches précédentes.

La communication de gestion de projet est un élément essentiel de la gestion de projet.