Conseils pour écrire efficacement une lettre aux législateurs de l’État et à d’autres fonctionnaires

Par Adrian Hochstadt, JD, CAE

Le 28 mars 2005

Contacter un législateur ou un représentant du gouvernement ne doit pas nécessairement être difficile ou intimidant. Envisagez de partager avec les membres de votre association ces conseils simples pour rédiger une lettre efficace à l’intention des représentants de l’État.

Écrire aux législateurs et aux régulateurs de l’État est un moyen pour vous d’influencer les décideurs et de les éduquer sur les problèmes et le point de vue de la médecine vétérinaire. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils simples que vous pouvez utiliser pour rédiger des lettres plus efficaces :

• Utiliser une salutation appropriée. La salutation doit être  » Cher représentant Smith  » ou  » Cher sénateur Smith  » ou  » Cher membre de l’assemblée Smith « , selon la fonction occupée. L’adresse doit être la suivante : Honorable Jim Smith, Adresse, Ville, État, Code postal. Adressez-vous aux représentants du gouvernement de l’État comme vous le feriez pour une communication commerciale, en indiquant le titre du destinataire (Jim Smith, Directeur, Département de l’agriculture, Adresse, Ville, État, Code postal).
• Évitez l’indignation vertueuse. Un ton poli et informatif est préférable. Évitez de commencer en disant  » en tant que citoyen et contribuable « , car le législateur peut supposer que vous êtes les deux. Commencez la lettre par un court paragraphe qui décrit le problème et la demande que vous formulez. Voici un exemple de phrase d’introduction standard : « Je vous écris au sujet de la loi HB 1234, la loi sur les droits en matière de bien-être animal, actuellement devant l’assemblée législative. Je vous encourage à vous opposer à cette législation telle qu’elle est rédigée, au motif que …. »
• Concentrez-vous sur les points clés. Ne rendez pas la communication trop verbeuse. Essayez d’utiliser des termes et un langage courants. La plupart des législateurs n’ont pas de formation médicale ou clinique, et ne peuvent pas déchiffrer un langage trop technique. Expliquez l’impact potentiel sur les patients et/ou les propriétaires, la qualité et l’accessibilité des soins, la santé animale ou humaine, et votre pratique, le cas échéant. Une lettre d’une page est idéale, mais deux pages sont acceptables. Évitez de discuter de questions tangentielles qui dilueront ou embrouilleront votre message.
• En conclusion. Évitez le langage menaçant. Récapitulez simplement les points principaux et encouragez une action spécifique. Ne soyez pas vague. Les demandes doivent être claires, concises et aussi précises que possible, comme le fait de coparrainer un projet de loi. Proposez de parler au législateur ou à l’organisme de réglementation en fournissant un numéro de téléphone où l’on peut vous joindre. Les vétérinaires sont généralement perçus de manière positive et sont considérés comme des experts en matière de santé animale. Si le décideur ou un membre du personnel vous contacte, assurez-vous de prendre le temps de parler ou de visiter cette personne.

Les lettres doivent être rédigées sur votre papier à lettres ou celui de votre cabinet. Utilisez vos propres mots et des exemples personnels. Les lettres types qui se ressemblent n’ont pas le même impact.

Même si la plupart des législateurs ont des télécopieurs et des courriels, il n’est généralement pas recommandé d’envoyer des communications personnelles de cette façon, à moins que le législateur ne le demande spécifiquement ou qu’il n’y ait tout simplement pas le temps d’envoyer des documents écrits par courrier ou par livraison de nuit.

Aussi, assurez-vous de vérifier l’orthographe de chaque lettre et de corriger soigneusement la grammaire et la ponctuation. Cela ne ferait pas de mal de demander à un collègue de relire la lettre avant de l’envoyer.

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