Dépenses fixes et variables : Que signifient ces termes ?

Toute entreprise a des dépenses d’exploitation – les coûts de fonctionnement de l’entreprise – et elles prennent généralement deux formes : les dépenses fixes et les dépenses variables. Comprendre la différence entre les deux vous donne une image plus claire non seulement de la destination de votre argent, mais aussi de l’impact de chaque dépense sur votre entreprise.

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Dépenses fixes vs variables

Une dépense fixe signifie simplement, en gros, une dépense qui ne change pas – c’est un montant fixe que vous payez sur une base récurrente. Une dépense variable, en revanche, peut changer en raison de divers facteurs – ce qui signifie que vous ne pouvez pas toujours prévoir exactement ce qu’elle coûtera. Ces deux types de dépenses peuvent être des coûts directs ou indirects.

Ces termes existent pour différencier les différents types de coûts que les entreprises doivent payer. En tant que propriétaire d’entreprise, vous aurez les deux types de dépenses, il est donc important de faire la distinction entre les deux et de créer un budget en conséquence.

Voici quelques différences clés entre les coûts fixes et les coûts variables :

Les dépenses fixes restent statiques sur une période donnée ; les dépenses variables fluctuent en fonction de facteurs externes.
Les dépenses fixes ne sont pas impactées par la production. Par exemple, vous allez faire le même paiement de location de bureau chaque mois, quelle que soit la quantité de travail que vous faites dans ce bureau. Les dépenses variables, cependant, peuvent augmenter ou diminuer en fonction de votre production, car vous devrez acheter plus de matières premières et dépenser plus en main d’œuvre horaire afin de produire plus.
Les dépenses fixes sont souvent liées au temps, comme votre paiement mensuel de location de bureau. Les dépenses variables sont plus souvent liées au volume, comme le temps de travail de vos employés horaires chaque semaine.

Dépenses variables

Par définition, une dépense variable est un coût qui change en fonction de votre niveau de production. En d’autres termes, le volume de vos ventes a un impact direct sur vos dépenses variables.

Par exemple, disons que vous vendez des étuis de téléphone. Voici un tableau expliquant le fonctionnement de ces dépenses variables.

Cases produites	Coûts d’emballage. coûts	Coût total
1	0 $.25	$0.25
100	$0.25	$25
500	$0.25	$125
1 000	$0.25	250$

Le coût de l’emballage par caisse reste le même, mais le coût total de l’emballage augmente lorsque la production est plus importante. Il s’agit d’une dépense variable classique. Vous pouvez voir un exemple plus détaillé des coûts variables dans cette ventilation des prix pièce par pièce d’un iPhone.

Evidemment, c’est une bonne chose lorsque les affaires sont en plein essor et que vous disposez d’une trésorerie décente, car plus de produits ou de services vendus signifie plus de revenus. Vous voulez développer une compréhension profonde de vos dépenses variables totales dès le départ afin de voir où vous pourriez économiser de l’argent. La réduction des coûts qui entrent dans chaque produit fait une énorme différence dans votre résultat net.

Exemples de coûts variables

Voici quelques exemples courants de dépenses variables à prendre en compte dans votre budget mensuel :

Coûts d’emballage
Les services publics, comme l’électricité et l’eau
Frais de carte de crédit et frais bancaires
Salaires horaires et main-d’œuvre directe
Coûts d’expédition
Matières premières
Commissions de vente

Dépenses fixes

Les coûts fixes sont ce que la plupart des gens appellent les » frais généraux « . » Ce sont les dépenses qui ne changent pas vraiment, quel que soit le volume de votre activité.

Bien sûr, vos coûts fixes peuvent augmenter avec le temps. Les loyers augmentent, les salaires augmentent, et les primes d’assurance ont tendance à augmenter. Cependant, ces coûts sont fixes dans le sens où ils ne changent pas en fonction de votre volume de production. Que vous ayez vendu une coque de téléphone ou 1 million, le coût fixe total est le même.

Exemples de coûts fixes

Voici quelques exemples courants de dépenses fixes :

Loyer
Paiement des voitures
Assurance
Salaires
Dépenses d’intérêt
Impôts fonciers
Matériel loué
Prêts
Amortissements

Dépenses mixtes (semi-variable)

Une troisième catégorie de dépenses est un mélange de fixe et de variable. Disons que vous payez 100 $ d’hébergement web chaque mois, mais qu’un mois, vous dépassez votre limite de bande passante et êtes frappé par des frais supplémentaires de 20 $. Vous paierez les 100 $ quoi qu’il arrive, mais les 20 $ supplémentaires sont variables.

Un autre exemple serait celui d’un vendeur travaillant à la commission. Le salaire de base de cet employé est fixe, mais la commission qu’il touche sur chaque vente est variable, car le coût total change en fonction du nombre de ventes réalisées.

Comment économiser sur les coûts variables et fixes

Economiser sur les coûts variables

Si vous avez des coûts variables élevés, voici quelques moyens de diminuer vos dépenses :

Recherchez des moyens de réduire vos factures de services publics. Utilisez moins d’électricité et d’eau dans la mesure du possible, et optez pour un plan internet ou téléphonique moins cher qui répond toujours aux besoins de votre entreprise en tant qu’entreprise. Surveillez le montant de vos dépenses en services publics chaque mois, ce qui révélera les zones de gaspillage et motivera votre entreprise à être plus économe en énergie.
Maintenez le solde minimum sur vos comptes bancaires. De nombreuses banques exigent qu’un montant minimum d’argent soit conservé sur des comptes spécifiques chaque mois. Si c’est le cas, assurez-vous de toujours avoir ce montant sur votre compte pour éviter des frais inutiles.
Payer vos factures de carte de crédit à temps et en totalité. Les frais de retard et les frais d’intérêt peuvent rapidement devenir coûteux – et ils peuvent être évités si vous gardez un calendrier de paiement organisé et que vous les budgétisez.
Rationalisez l’emballage et l’expédition. En optimisant vos processus d’emballage et d’expédition, vous pouvez réduire les coûts de chacun. Trouvez des moyens d’utiliser moins d’équipement, d’adapter les tailles des emballages au produit et de consolider les expéditions autant que possible.

Economiser sur les coûts fixes

Si vous avez des coûts fixes élevés, voici quelques moyens de mieux répartir votre budget :

Renégocier votre loyer ou trouver un endroit plus abordable. Si vous voulez réduire le coût mensuel de votre loyer, tendez la main à votre propriétaire pour négocier une baisse des coûts en échange d’un bail plus long ou d’une prolongation du bail. Si vous trouvez que votre logement actuel est plus grand que ce dont vous avez besoin ou qu’il fait sauter la banque, cherchez à réduire la taille ou à déménager dans un endroit plus abordable.
Réduire les primes d’assurance. Vous pouvez le faire en installant des caractéristiques qui éliminent ou réduisent certains risques. Par exemple, si vous payez pour une protection contre le vol, vous pourriez installer un système de sécurité plutôt que de payer ce coût permanent. Vous pourriez également négocier des primes moins élevées si vous avez de bons antécédents avec la compagnie d’assurance.
Réduire vos paiements mensuels de location ou de prêt. Cela ne fait pas de mal de demander une baisse des paiements mensuels sur vos baux ou prêts. Les sociétés de crédit-bail et les banques sont souvent disposées à étendre vos paiements sur une plus longue période afin de diminuer le montant que vous devez payer chaque mois. Bien que cela puisse augmenter le taux d’intérêt, cela peut réduire vos coûts jusqu’à ce que vous soyez dans un endroit plus confortable financièrement.
Ne disposez que de quelques postes de direction. Plutôt que d’embaucher plusieurs gestionnaires et de leur verser à tous un salaire élevé, ayez-en quelques uns de qualité que vous pouvez rémunérer de manière appropriée. Vous pouvez peut-être le faire en fusionnant des départements similaires sous un seul gestionnaire.

Peser vos options

Ne laissez pas la compréhension des dépenses fixes et variables aux comptables. Maîtriser les dépenses de l’entreprise est essentiel pour toute entreprise sérieuse quant à son avenir, car cela vous permet d’élaborer des plans financiers à long terme qui tiennent compte des variables et des situations hypothétiques.

Il peut également arriver que vous deviez décider de payer des coûts fixes ou variables, et il y a des avantages et des risques associés à chacun. Par exemple, si vous êtes un détaillant en ligne, vous pourriez choisir d’externaliser chaque vente à un tiers afin de ne pas avoir à gérer l’expédition. Cela pourrait jouer en votre faveur de payer le tiers avec des dépenses variables – ce qui signifie qu’il obtient une part de chaque vente – car vous n’aurez besoin de payer personne si vous ne vendez rien.

Cependant, il pourrait arriver un moment où vos ventes sont si élevées que ces coûts variables totalisent une somme d’argent importante. À ce moment-là, vous devrez vous demander s’il ne serait pas plus économique d’investir dans les dépenses fixes liées à l’embauche de personnel pour gérer l’expédition en interne.

La nécessité de prendre des décisions de ce genre explique pourquoi il est payant de garder un œil sur vos dépenses fixes et variables, car cela pourrait mener à des négociations fructueuses. Vous devez examiner en permanence vos bilans, comptes de résultat et autres états financiers pour procéder aux ajustements nécessaires. Comprendre le fonctionnement de ces coûts vous aidera à déterminer ce qui est le mieux pour votre entreprise à tout moment.

Sarah Landrum a contribué à la rédaction de cet article.