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Dwight Eisenhower a cité de façon célèbre J. Roscoe Miller, président de l’université Northwestern, dans un discours : » J’ai deux sortes de problèmes : les urgents et les importants. Les urgents ne sont pas importants et les importants ne sont jamais urgents. »
Le 34e président des États-Unis, qui a été général dans l’armée, a lancé des programmes spatiaux et a été responsable du développement de l’autoroute interétatique, a compris l’importance d’une gestion efficace du temps. En fait, il a conçu tout un système pour alléger la pression de la charge de travail : la matrice Eisenhower.
Les quatre quadrants
Face à l’augmentation de l’épuisement professionnel – quelque chose que connaissent près de 23 % des employés – la méthode d’Eisenhower offre un cadre simple pour aider les gens à équilibrer la quantité dans leur assiette.
Aussi appelée Matrice Urgent-Important, cette méthode visuelle de gestion du temps divise les tâches en quatre quadrants pour aider à hiérarchiser l’ordre d’achèvement. Les cases sont étiquetées de un à quatre, chacune avec un point d’action spécifique : faire, décider, déléguer ou supprimer.
- Faire : urgent et important (tâches à réaliser immédiatement).
- Décider : important mais pas urgent (tâches que vous devez hiérarchiser et planifier pour éviter une ruée de dernière minute).
- Déléguer : urgent mais pas important (tâches urgentes mais subalternes, comme les réunions qui vous empêchent d’accomplir les tâches importantes).
- Supprimer : pas urgent et pas important (tâches qui ne servent qu’à perdre du temps et que vous pouvez supprimer de votre liste de tâches).
Urgent versus Important
Les tâches urgentes sont des responsabilités où le temps est compté. Ce sont les tâches qui exigent une attention rapide et comprennent les appels téléphoniques, les réunions et les crises immédiates entrent dans cette catégorie. Les questions importantes, en revanche, sont primordiales pour la croissance et sont souvent évolutives par nature. Ils contribuent à la vue d’ensemble et sont souvent mis de côté lorsque les tâches urgentes se frayent un chemin.
Le problème, comme vous pouvez l’imaginer, est que lorsque les tâches importantes passent au second plan, les affaires peuvent rester stagnantes et immobiles ou progresser à un rythme plus lent que vous ne le souhaitez. Cela est particulièrement vrai pour les tâches importantes mais non urgentes du deuxième quadrant, que nous négligeons souvent alors que les tâches du premier et du troisième et, souvent, même du quatrième quadrant, prennent le dessus.
Distinguer entre « urgent » et « important » vous aide à compartimenter vos pensées et à prendre des décisions. Ainsi, la matrice d’Eisenhower vous donne la permission, sans culpabilité, de concentrer votre attention sur les tâches qui comptent – celles qui se trouvent dans les deux premiers quadrants – et d’éliminer tout ce qui ne contribue pas positivement à votre rôle.
La matrice d’Eisenhower est un outil qui vous permet de vous concentrer sur les tâches importantes.