Numéro de sécurité sociale (SSN) | Le Bureau des affaires internationales | L'Université de Chicago

NOTE : De nombreux bureaux de l’Administration de la sécurité sociale (SSA) ont récemment été fermés pour les services en personne en raison de COVID-19, avec une reprise limitée des services. Si vous travaillez actuellement ou travaillerez bientôt et avez besoin d’un numéro de sécurité sociale, veuillez contacter la SSA la plus proche pour comprendre les opérations locales. Sur la base de ces informations, vous voudrez peut-être communiquer avec votre employeur sur les opérations locales du SSA, compte tenu de COVID-19, et sur les instructions que votre employeur pourrait avoir pour l’avenir. Pour en savoir plus sur les fermetures de la SSA COVID-19 : www.ssa.gov/coronavirus/

Qu’est-ce qu’un numéro de sécurité sociale ?
Qui peut demander un numéro de sécurité sociale ?
SNS précédemment délivrés
Comment puis-je demander un numéro de sécurité sociale ?
- Étudiants F-1 et J-1
- Boursiers/salariés J-1 et personnes à charge J-2
- Salariés H-1B
FAQs

Qu’est-ce qu’un numéro de sécurité sociale ?

Le numéro de sécurité sociale (SSN) est un numéro d’identification fiscale qui permet de suivre le salaire des employés dans un système de paie. Les numéros de sécurité sociale sont délivrés par l’Internal Revenue Service (IRS), qui est l’autorité fiscale des États-Unis, à la naissance pour les citoyens américains. Pour pouvoir demander un SSN, les ressortissants étrangers doivent être tenus d’en avoir un pour un statut d’immigration spécifique ou comme exigence d’embarquement des employés.

Le bureau de paie de l’université doit montrer la preuve d’un SSN à l’IRS pour chaque individu employé par l’université afin de payer cet employé et d’effectuer les rapports gouvernementaux exigés des employeurs. Les étudiants F-1 et J-1 qui ont le droit de travailler aux États-Unis, que ce soit sur le campus ou en dehors, auront également besoin d’un numéro de sécurité sociale.

A part le suivi de la paie, le SSN est devenu en quelque sorte un numéro d’identification universel utilisé à de nombreuses fins dans tout le pays, notamment pour s’inscrire aux services publics, au service téléphonique, aux rapports de crédit et aux services bancaires.

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Qui peut demander un SSN ?

Étudiants F-1

Les étudiants F-1 doivent avoir une offre d’emploi et une autorisation d’emploi avant de pouvoir demander un numéro de sécurité sociale. Les trois principales catégories d’autorisation de travail pour les étudiants F-1 sont :

l’emploi sur le campus (admissible immédiatement),
l’autorisation de travail hors campus par le biais de la formation pratique curriculaire (admissible après un an d’inscription à temps plein), ou
l’autorisation de travail hors campus par le biais de la formation pratique facultative (admissible après un an d’inscription à temps plein).

Note : Vous ne pouvez pas demander un SSN sans un emploi et/ou une autorisation de travail.

Étudiants J-1

Les étudiants J-1 ont besoin d’une offre d’emploi et d’une autorisation de travail avant de pouvoir demander un numéro de sécurité sociale. Il existe deux catégories principales d’autorisation de travail pour les étudiants J:

Un emploi sur le campus (admissible immédiatement), et
Un emploi hors campus par le biais de la formation académique (AT) (admissible après un an d’inscription à temps plein).

Note : vous n’êtes pas éligible à un SSN sans un emploi et/ou une autorisation d’emploi.

Boursiers J-1

Les personnes ayant le statut de boursier J-1 sont éligibles pour demander un numéro de sécurité sociale à tout moment, même si vous devez noter que vous devez attendre au moins 10 jours après votre arrivée aux États-Unis pour faire votre demande. Vous êtes considéré comme un universitaire si la case 4 de votre DS-2019 indique « Professeur », « Chercheur », « Chercheur à court terme » ou « Spécialiste ». Les documents recommandés pour demander le SSN comprennent : le passeport, le tampon du visa J-1, l’imprimé I-94, le DS-2019 et l’offre de l’UChicago ou la lettre d’invitation du département.

Les étudiants J-1 (y compris les étudiants non diplômés J-1) ne peuvent PAS automatiquement demander un SSN.

Les personnes à charge J-2

Les conjoints et les enfants à charge J-2 peuvent également demander un numéro de sécurité sociale, après avoir demandé à recevoir un document d’autorisation d’emploi. Veuillez consulter la page sur l’autorisation de travail J-2 pour plus d’informations.

H-1B Employees

Les employés H-1B peuvent demander un numéro de sécurité sociale à tout moment, bien qu’il faille noter que vous devez attendre au moins 10 jours après votre arrivée aux États-Unis pour faire votre demande. Les documents recommandés pour demander le SSN comprennent : le passeport, le tampon du visa H-1B, l’imprimé I-94, l’avis d’approbation du H-1B (formulaire I-797) et l’offre d’UChicago ou la lettre de vérification d’emploi du département.

Cartes SSN précédemment délivrées

La Social Security Administration ne délivre qu’un seul SSN par personne. Si vous avez déjà eu un SSN à un moment quelconque de votre vie – même si c’était il y a des décennies – vous ne pouvez pas demander un nouveau numéro. Si vous n’avez plus votre carte ou votre numéro SSN (ou si le type de carte SSN dont vous avez besoin a changé), vous devrez peut-être demander une carte SSN de remplacement.

Si vous avez déjà reçu une carte SSN portant la mention » NON VALIDE POUR L’EMPLOI « , vous devrez peut-être demander une carte de remplacement pour montrer qu’elle est » VALIDE POUR LE TRAVAIL UNIQUEMENT AVEC L’AUTORISATION DU DHS » avant de pouvoir remplir vos papiers de nouvel employé. Vous pouvez vous renseigner sur les types de cartes SSN sur le site Web du SSA. Vous pouvez contacter une agence SSA locale (infos ci-dessous) pour toutes les questions que vous avez sur la validité du SSN.

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Comment demander un numéro de sécurité sociale ?

Étape 1 : être aux États-Unis. pendant 10 jours avec un dossier » actif »

Si vous avez le statut F-1, H-1B ou J-1, les données qui confirment votre statut et le fait que vous avez droit à un numéro de sécurité sociale doivent être consultées en ligne par l’agent de la Social Security Administration (SSA) au moment de votre demande. Les données ne voyageront pas du service d’immigration vers la base de données de la SSA avant que deux conditions ne s’appliquent :

Vous devez être aux États-Unis depuis au moins 10 jours. Il peut s’écouler jusqu’à 10 jours après toute entrée aux États-Unis pour que le système SSA soit mis à jour avec vos informations d’entrée. Notez que cela s’applique à toute nouvelle entrée aux États-Unis, y compris au retour de vacances, lorsque vous recevez un nouvel enregistrement/numéro d’entrée I-94.
Si vous êtes titulaire du statut F-1 ou J-1, vous devez être » enregistré » ou » validé » dans le SEVIS. Lorsque vous arrivez pour la première fois aux États-Unis pour votre nouveau programme/emploi, vous devez vous enregistrer auprès de l’OIA. Dans la plupart des cas, cela se fait par le biais d’un formulaire d’enregistrement en ligne. Lorsque cette procédure d’enregistrement est terminée, nous enregistrons/validons votre dossier dans le SEVIS. Cela confirme que vous êtes arrivé à l’Université de Chicago. Il faudra environ 3 jours pour que votre enregistrement soit mis à jour dans le système SSA.
Pourvu que vous vous soyez enregistré auprès d’OIA lors de votre première arrivée sur votre immigration actuelle, votre dossier sera » actif » ou » validé « . Vous n’avez pas besoin de confirmer auprès de l’OIA, à moins que vous n’ayez une circonstance particulière.

Étape 2 : obtenir une preuve d’admissibilité à l’emploi

Pour avoir droit à un SSN, vous devez fournir une preuve d’emploi à la Social Security Administration. Vous devez avoir cette documentation en main avant de demander un SSN. Le type de preuve varie en fonction du type d’autorisation de travail dont vous disposez :

Emploi sur le campus (étudiant F-1 et J-1) : (1) Votre employeur sur le campus doit créer une lettre de l’employeur, qui doit être sur papier à en-tête, datée et avoir une signature de votre superviseur direct. (2) Vous pouvez ensuite demander une lettre de soutien SSN à l’OIA en remplissant le formulaire de demande de lettre de soutien SSN.
Vous pouvez demander un SSN jusqu’à 30 jours avant la date de début d’emploi indiquée sur votre lettre d’employeur. C’est OK si vous faites la demande moins de 30 jours avant la date de début du travail.
Formation pratique curriculaire (étudiants F-1) : vous devrez passer par le processus d’approbation CPT pour obtenir l’autorisation CPT pour ce travail sur la deuxième page de votre I-20. Vous devez déjà avoir le I-20 CPT avant de pouvoir demander un SSN.
Vous ne pouvez demander un SSN que jusqu’à 30 jours avant la date de début du CPT indiquée sur votre I-20. Vous n’aurez pas besoin d’une lettre de l’employeur ou d’une lettre de notre bureau ; l’autorisation CPT sur votre I-20 est la preuve de votre offre d’emploi et de votre autorisation de travail.
Formation pratique facultative (étudiants F-1) : Il y a deux façons de demander un SSN avec OPT. Vous pouvez soit :
- Demander le SSN en même temps que vous demandez l’OPT, en l’indiquant sur le formulaire I-765 de demande d’OPT (instructions supplémentaires). Si vous faites la demande pendant votre demande d’OPT, vous n’avez pas besoin d’effectuer le reste des étapes de cette page.
- Attendre de recevoir votre carte EAD par courrier et vous rendre dans un bureau de la SSA au plus tard 30 jours avant la date de début de votre OPT.
Formation académique (étudiants J-1 uniquement) : Vous devrez passer par le processus d’approbation de l’AT pour obtenir une autorisation d’AT imprimée sur votre DS-2019. En plus de l’AT sur votre DS-2019, vous aurez besoin d’une lettre de l’OIA. Cette lettre peut être obtenue sans rendez-vous à notre réception à tout moment pendant les heures d’ouverture habituelles.

Étape 3 : se rendre dans un bureau de l’administration de la sécurité sociale

Pour demander un SSN, vous devez vous rendre en personne dans un bureau de l’administration de la sécurité sociale (SSA).

Localiser un bureau de la SSA

Pour trouver le bureau de la sécurité sociale le plus proche, vous pouvez entrer votre code postal dans le localisateur de la SSA. Deux emplacements populaires de la SSA comprennent:

L’emplacement du centre-ville (cliquez sur le lien pour obtenir une carte):
605 W Washington Blvd
Chicago, IL 60604
Heures : 9AM-4PM
Téléphone : 800-772-1213
Site de Woodlawn (cliquez sur le lien pour la carte):
6338 S. Cottage Grove
Chicago, IL 60637
Heures : 9AM-4PM
Téléphone : 877-402-0824

Documents à apporter

Lorsque vous vous rendez au bureau du SSA pour faire votre demande, vous devez présenter les documents originaux suivants :

Formulaire de demande de SSN rempli
Passeport valide
Vignette de visa F-1 ou J-1 (se trouve dans votre passeport ; OK si elle est expirée NOTE : Les citoyens canadiens sont exemptés de la nécessité d’une vignette de visa et ne devront pas la présenter dans le cadre de la demande de SSN).
Imprimé du dossier électronique I-94 actuel
Formulaire I-20 ou DS-2019 valide
Preuve d’emploi et d’autorisation de travail, comme indiqué ci-dessous :

Étudiants J-1 SEULEMENT (nécessite l’un des éléments suivants) :
- Pour les emplois sur le campus : lettre de l’employeur signée par l’employeur et lettre de soutien SSN de l’OIA. Les signatures originales sont requises sur les lettres.
- Pour la formation académique : DS-2019 avec autorisation AT et lettre de soutien SSN de l’OIA. Les signatures originales sont requises sur les lettres.
Étudiants F-1 SEULEMENT (nécessite l’un des éléments suivants) :
- Pour les emplois sur le campus : lettre de l’employeur signée par l’employeur et lettre d’appui SSN de l’OIA. Les signatures originales sont requises sur les lettres.
- Pour CPT : I-20 montrant l’autorisation de travail CPT
- Pour OPT : I-20 montrant la recommandation OPT et EAD
J-2 personnes à charge SEULEMENT:
- Document d’autorisation d’emploi (EAD)
J-1 boursier SEULEMENT:
- Aucune preuve n’est requise, mais on peut vous demander des documents, malgré tout. Voir plus d’informations ci-dessous.**

Veuillez également consulter la publication de l’administration de la sécurité sociale « Les étudiants internationaux et les numéros de sécurité sociale » pour plus d’informations.

Etape 4 : Obtenir un reçu, attendre votre carte SSN

Toute personne demandant un numéro de sécurité sociale recevra un « reçu », consistant en une lettre type confirmant que vous avez soumis une demande. (Si le fonctionnaire ne vous le remet pas automatiquement, demandez-le.) Il existe trois versions différentes de ce reçu, selon les circonstances :

Votre demande est acceptée et prendra de 10 à 14 jours
Votre demande est en cours de traitement et son examen peut prendre de 1 à 3 mois
Votre demande a été rejetée

Si vous avez obtenu un avis de réception (scénarios 1 et 2, ci-dessus), vous pouvez commencer à travailler. Montrez une copie de votre avis de réception à votre employeur.

Pour plus d’informations, veuillez consulter les publications suivantes de la SSA :

Responsabilités de l’employeur lorsqu’il embauche des travailleurs étrangers
Étudiants internationaux et numéros de sécurité sociale

Boursiers J-1**

Comme indiqué ci-dessus, les étudiants J-1 doivent présenter une lettre d’offre d’emploi lorsqu’ils demandent un SSN. Ce n’est pas une exigence pour les boursiers J-1, c’est-à-dire les personnes qui sont dans les catégories J-1 » chercheur « , » boursier à court terme « , » professeur » ou » spécialiste « . (Voir la case n°4 de votre formulaire DS-2019.)

Cependant, plusieurs universitaires ont signalé qu’on leur avait demandé une telle lettre lors de leur demande de SSN. Si on vous demande une telle lettre, veuillez indiquer que vous êtes un boursier J-1 et que vous n’avez pas besoin d’une lettre. Si le fonctionnaire de la SSA insiste, demandez à parler à un superviseur. Ce dernier connaîtra probablement les règlements et politiques pertinents, qui sont abordés dans la section RM 00203.480 C1 du Program Operations Manual System (POMS), qui est le manuel de politique du SSA. Cette section stipule que « n individu qui présente un formulaire DS-2019 valide avec l’une des catégories identifiées à la rubrique 4 du formulaire est présumé avoir une autorisation de travail et n’a pas besoin d’une lettre de parrainage. »