Comment rédiger une politique de voyage

Vous ne pensez peut-être pas que vous avez vraiment besoin d’une politique de voyage. Après tout, la plupart des voyageurs d’affaires réservant de nos jours sur des compagnies aériennes à petit budget, les dépenses irresponsables ne sont peut-être pas un problème dans votre entreprise. Mais une excellente politique de voyage ne concerne pas seulement ce que les voyageurs peuvent acheter avec leur carte d’entreprise ou combien ils peuvent dépenser en vols ou en hébergement.

Une politique de voyage est bien plus que cela : c’est votre façon de corraliser les voyages d’affaires en quelque chose qui n’accapare pas tout le temps de l’équipe administrative. C’est aussi votre moyen de garantir la sécurité de vos voyageurs.

Examinons comment rédiger une politique de voyages d’entreprise qui compte vraiment.

Comment construire une politique de voyage pour les employés (pour qu’ils la suivent vraiment)

Bien que votre entreprise ait absolument intérêt à avoir une politique, il est important de faire passer vos employés en premier. Lorsque vous tenez compte des besoins de vos employés, vous augmentez les chances que votre politique leur soit utile.

Voici deux façons importantes de mettre cela en action.

Inclure les informations dont les employés ont besoin (comme le remboursement et la sécurité) – Si les employés doivent se référer à votre politique, alors ils sont plus susceptibles de se familiariser avec elle. Incluez votre politique de voyage et de dépenses afin qu’ils sachent ce qu’ils peuvent se faire rembourser, et incluez la procédure de remboursement. Incluez également l’assurance voyage et les procédures d’urgence.
Indiquez clairement l’outil de réservation de voyage approuvé avec des politiques intégrées – Vous ne devez pas vous attendre à ce que les employés se souviennent du tarif autorisé par nuit dans 100 villes différentes. Utilisez votre politique de voyage pour rappeler aux employés quel est l’outil de réservation de voyage approuvé. Cette plateforme devrait inclure des politiques intégrées avec des budgets par tarif et par itinéraire, ainsi que des processus d’approbation, de sorte que si quelque chose est hors politique, une demande est envoyée au bon gestionnaire.

Si vous cherchez des détails sur le meilleur format de politique de voyage, consultez notre modèle de politique.

Comment rédiger une politique de voyage étape par étape

Voyons maintenant le processus de rédaction d’une politique qui fonctionne vraiment. Vous devez fixer des objectifs et des priorités pour la mise à jour, impliquer les parties prenantes importantes et examiner ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans votre politique actuelle.

Revoir votre politique ou vos pratiques actuelles

Votre politique est dépassée ou vous n’en avez pas ?

Avant de personnaliser un modèle, il peut être judicieux de revoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas à propos de votre politique actuelle ou de vos processus de voyage. Faites-le aux côtés des parties prenantes lors de votre réunion de lancement.

Définir les objectifs et les priorités

Déterminer les deux ou trois principaux objectifs de la mise à jour de votre politique, comme répondre aux besoins d’une équipe croissante. Voici des exemples d’objectifs pour la mise à jour de votre politique de voyage :

Réduire la confusion pour les voyageurs
Réduire le travail manuel pour l’équipe administrative
Améliorer la conformité à la politique de voyage
Réduire les coûts inutiles
Améliorer le devoir de diligence et la sécurité des voyageurs
Améliorer le le suivi financier des dépenses de voyage
Augmenter la satisfaction des voyageurs

Impliquer les parties prenantes

La taille et l’organisation de votre entreprise détermineront qui doit approuver votre nouveau modèle de politique de voyage. Les gens sont occupés. Certaines parties prenantes seront impliquées tout au long du processus. Pour les autres parties prenantes, vous devriez leur donner une liste de choses à approuver ou à vérifier, afin de ne pas leur demander trop de temps.

Voici qui devrait soit aider à rédiger la politique de voyage de l’entreprise, soit approuver la version finale :

Le responsable des voyages – Apporte un aperçu du comportement des voyageurs, des objectifs de la politique, et tous les détails sur les fournisseurs de voyages, les tarifs négociés et bien plus encore.
Le chef de bureau – Apporte un aperçu des problèmes liés au processus de réservation des voyages et au soutien aux voyages, et aide à fixer des objectifs pour améliorer la politique et les procédures
Le PDG – Apporte un aperçu des objectifs de conformité et de réduction des coûts. Aura également des idées pour rationaliser les procédures de rapport de dépenses
COO – Aide à fixer des objectifs pour rationaliser les processus et gagner du temps, ainsi que pour améliorer le devoir de diligence et la conformité
Voyageurs fréquents – Sait ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas avec la politique de voyage actuelle, et peut également agir en tant que porte-parole des autres voyageurs
RH – Comprend les demandes et les attentes des employés, et a également un ensemble différent d’objectifs pour les voyages (embauche, par opposition aux ventes ou au marketing)

Travaillez ensemble pour créer une politique qui répond aux besoins de chacun. Choisissez parmi les membres de l’équipe énumérés ci-dessus. Pour minimiser les perturbations des responsabilités habituelles de chacun, organisez une réunion de lancement pour établir les objectifs, puis travaillez indépendamment pour compléter les personnalisations du modèle. Au besoin, vous pouvez demander l’aide de certains intervenants pour certaines sections. Ensuite, organisez une réunion finale avec toutes les parties prenantes pour examiner la politique avant de la déployer.

Choisissez un style de gestion des voyages et un niveau de sévérité

Avant de commencer à rédiger votre politique, vous devrez également décider de votre style de gestion des voyages et de votre niveau de sévérité. En les connaissant, les autres décisions seront plus faciles à prendre.

Le style de gestion des voyages – Les voyageurs réserveront-ils pour eux-mêmes en utilisant votre outil de réservation de voyages d’affaires ? Ou un administrateur/gestionnaire s’occupera-t-il encore des réservations ? Quel degré de liberté et d’autonomie voulez-vous offrir à vos voyageurs ?

Niveau de rigueur – Si vous autorisez les voyageurs à réserver par eux-mêmes, quel degré de rigueur souhaitez-vous pour votre politique intégrée dans l’outil de réservation ? Voulez-vous qu’il autorise les voyages hors politique et envoie simplement une notification au gestionnaire ? Ou voulez-vous qu’il exige une approbation ? Ou voulez-vous que les voyageurs puissent sélectionner les détails du voyage qu’ils souhaitent, puis demander une approbation pour tous les voyages ?

Si les parties prenantes ne sont toujours pas d’accord sur le style de gestion des voyages, il est vraiment difficile de rédiger correctement une politique ou de configurer le processus d’approbation à l’intérieur de votre outil de réservation de voyages d’affaires.

Décider ce qu’il faut inclure dans votre politique

Puis, vous devez décider ce qu’il faut inclure dans votre politique. Ci-dessous, nous avons un aperçu des éléments de base. Pour plus de détails, veuillez consulter la section suivante de ce guide.

Une introduction avec un aperçu de la raison pour laquelle il est important que les employés examinent la politique et ce qu’ils y trouveront
Votre procédure de réservation de voyage approuvée et votre outil de réservation de voyage d’affaires approuvé
Catégories de dépenses admissibles, avec des détails sur ce qui est remboursable dans chaque catégorie
Les achats non remboursables (afin que les voyageurs sachent ce qu’ils doivent payer eux-mêmes s’ils veulent quelque chose qui n’est pas couvert)
Comment soumettre les rapports de dépenses et les demandes de remboursement
Comment contacter l’assistance voyage, les vendeurs d’assurance voyage et de devoir de diligence, ainsi que vos procédures d’urgence

Alors qu’une politique de frais de déplacement pour les petites entreprises pourrait n’inclure que quelques villes et itinéraires populaires que l’entreprise parcourt, une société pourrait avoir besoin d’inclure des maximums pour chaque grande ville et itinéraire dans le monde.

Rédigez votre politique et obtenez l’approbation des parties prenantes

L’étape suivante consiste à rédiger votre politique et à vous assurer qu’elle inclut tout ce qui précède. Obtenez l’approbation de toutes vos parties prenantes, et pas seulement des hauts responsables. N’oubliez pas de demander l’avis d’un ou plusieurs grands voyageurs pour vous assurer que le document est aussi clair et concis que possible.

Mettez en place une politique de voyage automatisée qui fonctionne pendant le processus de réservation

Après avoir mis à jour votre document de politique de voyage, vous devriez créer une version automatisée pour guider les réservations de voyage 24 heures sur 24. Une politique de voyage automatisée interdit ou permet de compléter les voyages au moment de la réservation, en fonction de vos paramètres, tels que le coût maximal global par vol, ou le coût maximal pour certains itinéraires. En savoir plus sur l’automatisation de l’approbation des voyages.

Dans notre prochain article, nous vous donnons une politique à remplir pour rendre ce processus aussi rapide que possible.

Le guide complet des politiques de voyage d’entreprise