Organiser la paperasse familiale en 2019 : un système simple

Les piles de papiers vous rendent fous ?

Vous vous demandez peut-être quelle est la meilleure façon de ranger tous ces papiers. Quels papiers devez-vous conserver et lesquels pouvez-vous recycler en toute sécurité ? Laissez-moi prendre un moment et parler de l’organisation de la paperasse.

Toutes ces questions trouvent une réponse dans ce méga post sur la façon d’organiser la paperasse comme les factures, et les dossiers.

L’un des plus grands obstacles à l’organisation, c’est la paperasse.

Les factures, le courrier, les devoirs scolaires et autres papiers entrent dans nos maisons quotidiennement. Si vous ne vous en occupez pas, la paperasse peut rapidement devenir un véritable fouillis ! Je déteste ces papiers qui s’accumulent sur mon comptoir – cela me rend un peu folle ! Vous aussi ?

Au fait, des liens affiliés sont présents dans ce post.)

C’est pourquoi je suis un système pour garder mes papiers organisés.

J’ai deux exigences simples pour mon système de paperasse :

Facile à maintenir.

Si ce n’est pas simple et pratique (comme super facile) pour moi de suivre la paperasse, je l’ignorerai.

Cela me rendra la vie difficile plus tard (peut-être des factures manquées, des notifications scolaires manquées, etc.) C’est ce qui me motive à garder le contrôle de notre paperasse !

Permettez-moi de trouver facilement ce dont j’ai besoin plus tard.

Si je dois passer beaucoup de temps à fouiller dans une pile de papiers ou un tas de dossiers pour trouver quelque chose plus tard, mon système sera inutile et ignoré.

La commodité est une énorme exigence avec tout système et celui-ci ne fait pas exception. Lorsque je suis prêt à faire mon instantané financier annuel, il ne me faut qu’une minute pour rassembler les documents dont j’ai besoin.

Compte tenu de ces deux objectifs, voici ce que mon système de paperasse n’est PAS :

Ce système de paperasse n’est PAS 100 % électronique.

Je paie la plupart de nos factures en ligne et je conserve certains  » papiers  » en ligne (nous y reviendrons), mais je ne passe pas mon temps à numériser des factures ou des reçus. Je sais que certaines personnes s’en sortent bien avec un système 100 % sans papier, mais ce n’est tout simplement pas pour moi.

Ce système n’est pas parfait comme image.

Mon système n’est pas joli. Il n’est tellement pas digne de Pinterest !

Je ne me soucie pas vraiment de savoir si la paperasse est parfaitement classée ou si tous mes dossiers sont codés par couleur. J’écris à la main les étiquettes sur mes dossiers. Mon agenda peut avoir trop de papiers clipsés dessus un jour donné.

Bien sûr, un joli système de classement ou des bacs à papier assortis seraient super, mais ce n’est pas une priorité pour moi, alors je ne le laisse pas m’embourber. Ma priorité est la simplicité : simple à classer, simple à retrouver.

Voici comment je gère toute cette paperasse.

Le courrier et les papiers entrants sont triés dès qu’ils entrent dans la maison. Cela ne prend que quelques minutes par jour et de cette façon, rien n’est perdu ou oublié jusqu’à ce qu’il soit trop tard.

Les papiers vont dans 1 des 4 endroits suivants :

Corbeille à recyclage

(Dans le doute, jetez-le !) Je ne garde généralement pas les catalogues égarés qui arrivent. Le courrier indésirable est jeté immédiatement. (Réduisez le courrier indésirable ici)

Le courrier destiné à mon mari va dans un casier qui lui est réservé dans la cuisine.

(Conseil : recyclez aussi les enveloppes à cette étape, pour réduire le papier.)

Mon agenda

Les factures et autres papiers nécessitant mon attention sont clipsés à l’intérieur de mon agenda. J’ai aussi l’habitude de noter sur ma liste de choses à faire en cours pour m’occuper dudit élément.

S’il s’agit d’une facture qui n’est pas due avant un certain temps, je vais créer un rappel dans mon calendrier Google pour ne pas oublier.

J’essaie de traiter tous les papiers qui nécessitent mon attention immédiatement. Il peut s’agir de payer une petite facture (via le paiement de factures en ligne), de signer une autorisation ou de saisir un reçu dans mon logiciel de budgétisation.

Si je peux le faire en une minute ou deux, je m’en débarrasse maintenant.

Rangement (temporaire / permanent)

À ce stade, il ne me reste plus que des papiers à classer. Je fais la différence entre deux types de classement – temporaire et permanent.

• Rangement temporaire

Certains papiers doivent être conservés pendant une courte période (un horaire de bénévolat, une invitation à une fête, etc.)

Ce genre de choses pourrait être scotché à l’intérieur d’un placard (notre réfrigérateur n’est pas magnétique, sinon je les accrocherais là).

D’autres choses sont rangées dans mon agenda jusqu’à ce que j’en aie besoin ou que je puisse m’en débarrasser (généralement lors de ma revue hebdomadaire où je jette un rapide coup d’œil à tous les papiers de l’agenda).

D’autres papiers doivent être conservés indéfiniment. Il s’agit des factures payées, des documents médicaux, des reçus d’achats importants, etc. Ces papiers ont une maison temporaire dans un casier juste dans la cuisine. (Il faut que ce soit pratique, vous vous souvenez ?)

• Le classement à long terme

Lorsque le casier se remplit, c’est le signal pour moi de passer quelques minutes à classer ces papiers de façon permanente. J’emporte la pile à l’étage dans la salle de l’école à la maison, où je garde quelques boîtes de classement en plastique (comme celle-ci).

Je peux classer les papiers restants en quelques minutes.

Maintenant mon système est rangé et prêt pour plus de paperasse.

Quelques minutes par jour suffisent pour que ce système fonctionne de façon ordonnée. Cela peut sembler beaucoup d’étapes, mais il suffit vraiment d’une minute ou deux par jour, puis peut-être de 5 à 10 minutes une fois par semaine ou plus pour que le système fonctionne bien (et empêcher le cube de stockage temporaire de déborder).

Martha Stewart recommande de centraliser votre paperasse pour plus de commodité.

Comment séparer vos papiers en catégories

Pour classer vos papiers, choisissez des catégories qui vous permettent de retrouver facilement les choses plus tard et qui gardent aussi les choses relativement bien rangées.

J’ai un ensemble standard de catégories et je peux ajouter un nouveau dossier (et une nouvelle catégorie) au besoin, selon les papiers à ranger.

Mes catégories de classement standard :

• Recettes et garanties – gros achats

• Recettes et garanties – petits achats (je ne garde que les reçus auxquels je pourrais avoir accès plus tard)

• Médical – factures (séparer. par personne si nécessaire)

• Médical – dossiers (séparés par personne si nécessaire)

• Factures et papiers de services publics (assurez-vous de négocier les meilleurs taux sur ces factures)

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• Déclarations d’impôts – année en cours

• Papiers d’impôts

• Déclarations et papiers d’hypothèque

• Papiers d’école à la maison (jusqu’à ce qu’ils soient compilés dans un portefeuille à la fin de l’année)

• Les dossiers d’entretien de la maison

• Les manuels d’appareils (conservés dans une boîte séparée en raison de leur quantité considérable)

• Les papiers officiels (certificats de naissance, titres de voitures, copies de passeports, etc.)

• Polices d’assurance-vie

• Assurance automobile, dossiers d’entretien et papiers d’immatriculation

• Mémoire – je garde beaucoup de lettres personnelles que je reçois – j’ai un faible dans mon cœur pour les lettres personnelles écrites sur du papier physique !

Papiers que je ne garde pas

• Relevés bancaires et de cartes de crédit – Je balance mes comptes au moins une fois par mois et je peux toujours accéder à mes relevés en ligne.

• La plupart des reçus quotidiens – une fois que je les ai entrés dans mes comptes, ceux-ci sont jetés.

• Catalogues – Je n’aime pas laisser ce genre de choses s’empiler. Je trouve que les catalogues ne font que me rendre (et ma famille) mécontente de ce que j’ai déjà.

• Cartes – toutes les cartes que nous recevons sont exposées dans la cuisine pendant quelques jours, puis recyclées.

Les clés pour que ce système fonctionne pour vous :

• Avoir un endroit désigné pour les choses, en particulier un pour les autres personnes qui reçoivent également des papiers chez vous.

• Faire les  » petites  » choses immédiatement. C’est tellement plus agréable de toucher ces choses une seule fois et de les faire disparaître.

• Avoir un système de rappel en place pour les choses que vous ne traitez pas immédiatement.

• Avoir un système de classement permanent simple. Une boîte de banquier en carton et quelques chemises manille feront très bien l’affaire.

Certains papiers sont mieux conservés électroniquement.

Garder une grande partie de mes papiers et de mes enregistrements en ligne est une aide énorme pour minimiser la paperasse physique. (Restez à l’écoute pour un prochain billet sur les dossiers que je conserve en ligne.)

Qu’en est-il de la gestion des papiers scolaires des enfants ?

Je conserve une sélection de travaux scolaires pour notre portfolio d’école à la maison. Deux de mes enfants sont maintenant à l’école, donc je ne garde que quelques-uns de leurs papiers chaque semaine au cas où nous devrions passer du temps supplémentaire sur quelque chose.

Tout avis de l’école signé tout de suite et remis dans les sacs à dos pour le lendemain. Les dates importantes sont marquées sur le calendrier.

Qu’en est-il de tous ces bricolages en papier que les enfants créent ?

Um, je suis une terrible maman dans ce domaine 🙂

J’ai l’habitude de scotcher les une ou deux dernières créations dans la cuisine et de recycler le reste. Mes enfants ne semblent pas s’en soucier – la partie amusante est vraiment dans le processus pour eux et pas tellement dans le résultat final.

S’ils ont quelque chose dont ils sont particulièrement fiers, nous pourrions l’accrocher dans leur chambre, le classer pour le garder ou simplement le prendre en photo et le recycler.

Les papiers ménagers sont comme la lessive.

Ils se régénèrent tous les jours ! Assurez-vous d’avoir un système en place pour la garder sous contrôle.

Vous voulez me voir désencombrer de la paperasse ?

Si vous voulez vraiment vous attaquer à cette paperasse, vous devez consulter mon cours Household Paperwork Made Easy.

Quel est votre meilleur conseil pour organiser votre paperasse ?

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