Outlook Forms : Comment créer des formulaires remplissables dans Microsoft Office 2016 / 2019 ?

Note : Le contenu de ce post est applicable à Office 2019,2016, 2013, 2010 ; versions de bureau et Office 365 ; Windows 10, 8 et 7;

Post mis à jour le : Mai 2020

Voici une question de Deanne:

Je travaille dans le secteur de la vente au détail. J’utilise Outlook afin de gérer mes informations de contact. J’aime beaucoup Outlook comme gestionnaire de contacts, mais il est clair que j’ai besoin de pouvoir améliorer les capacités du formulaire de contact de base. J’ai besoin de pouvoir ajouter plusieurs champs qui me permettront de stocker des liens vers les profils de médias sociaux de chacun de mes contacts. Pour faire court, j’ai quelques questions à poser : Premièrement, comment créer les boutons de menu qui me permettront d’interagir avec les formulaires Outlook et deuxièmement, comment créer ou modifier mon formulaire de contact. Toute astuce est super appréciée. Merci!

Dans ce post, nous vous apprendrons comment vous pouvez facilement créer des formulaires utilisateur remplissables personnalisés dans Microsoft Outlook. Nous personnaliserons le formulaire Contact à titre d’exemple, cependant le processus est entièrement applicable pour les courriels, les tâches, les demandes de tâches, les invitations à des rendez-vous, les entrées de journal et ainsi de suite.

OK… commençons.

Travailler avec des formulaires dans Outlook n’est pas particulièrement difficile. Outlook expédie plusieurs modèles prédéfinis, et l’idée de base est de personnaliser ces modèles en fonction de vos besoins.

Créer des formulaires Outlook personnalisés

Voici le processus pour insérer et modifier des formulaires utilisateur Outlook:

1. Configurer votre onglet Outlook Developer.
2. Ouvrir un formulaire Outlook existant.
3. Modifiez le formulaire pour inclure vos champs personnalisés si nécessaire.
4. Enregistrez votre formulaire utilisateur personnalisé.
5. Testez minutieusement votre travail.
6. Partagez avec les autres utilisateurs Outlook de votre lieu de travail ou de votre groupe afin qu’ils puissent utiliser le formulaire utile que vous venez de créer :-).

Formulaires Outlook : Un exemple détaillé

Microsoft Outlook livre une belle collection de formulaires liés aux principaux objets Outlook que vous pouvez sélectionner et lancer votre processus de développement de formulaire. C’est très utile car nous ne voulons pas réinventer la roue. Dans ce tutoriel, nous allons simplement aller de l’avant et étendre le formulaire Contacts déjà existant stocké dans votre bibliothèque de formulaires standard.

Spécifiquement, nous allons nous concentrer sur vous comment personnaliser le formulaire Contacts. Par commodité, nous supposerons que vous voudrez gérer les informations de médias sociaux suivantes pour vos personnes de contact :

• ProfilLinkedIn
• Profil Twitter
• Profil Facebook
• Groupe Facebook

Voici à quoi ressemblera notre formulaire utilisateur Outlook personnalisé :

Étape 0 : Configuration de l’onglet Développeur

Comme l’a noté le lecteur ci-dessus, avant de commencer à utiliser nos formulaires Outlook personnalisés, nous devons activer l’onglet dit Développeur. Cela nous permettra d’accéder aux capacités d’Outlook dont nous avons besoin pour développer nos propres formulaires.

Voici comment procéder :

1. Tout d’abord, allez-y et ouvrez Microsoft Outlook.
2. Maintenant, faites un clic droit sur le ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban.

1. Cliquez sur la case à cocher Développeur et sélectionnez OK.

1. Vous remarquerez maintenant le nouvel onglet Développeur ajouté dans votre ruban.

Étape 1 : Ouvrez votre formulaire existant

1. Sur votre ruban Outlook, allez-y et appuyez sur le menu Développeur.
2. Maintenant, allez-y et cliquez sur Concevoir un formulaire.
3. Dans le champ de la boîte Look In, assurez-vous que la bibliothèque Standard Forms est sélectionnée.
4. Sélectionnez le formulaire Contact.
5. Cliquez sur Ouvrir.
6. Maintenant, nous allons aller de l’avant et modifier le formulaire de contact existant.
7. Vous remarquerez que notre formulaire a été ouvert en vue Design.
8. Dans l’étape suivante, nous allons ajouter plusieurs nouveaux champs personnalisés pour contenir les informations de médias sociaux de notre contact.

Étape 2 : Ajouter des champs de formulaire personnalisés

Dans cette étape, nous allons aller de l’avant et créer des champs de formulaire personnalisés (colonnes0 pour les informations sur les médias sociaux.

• Dans votre groupe Outils du ruban, appuyez sur le bouton Choix du champ.
• Cette boîte de dialogue s’ouvrira.Au bas de la boîte de dialogue du sélecteur de champs, appuyez sur Nouveau.

• Créez votre première nouvelle colonne, appelez-la LinkedIn, choisissez Type = Texte et Format = Texte, comme indiqué ci-dessous.

• Maintenant, répétez le processus ci-dessus pour les 3 champs suivants : Twitter, Facebook, Groupe Facebook.
• Vous remarquerez vos nouveaux champs dans la section Champs définis par l’utilisateur dans le dossier comme indiqué ci-dessous :

Étape 3 : ajouter une page de formulaire personnalisée

Dans cette étape, nous allons ajouter une page personnalisée au formulaire de contact. Dans cette page, nous stockerons les champs de profil de médias sociaux.

1. Maintenant, allez-y et appuyez sur l’onglet (P.2.) à côté de l’onglet Général comme indiqué ci-dessous.

1. Maintenant, à partir du ruban, cliquez sur le bouton Page et sélectionnez Renommer la page.

1. Entrez Social Media dans le champ Nom de la page et cliquez sur OK.
2. Désormais, faites glisser les quatre champs du champ Choisir vers votre page de médias sociaux et positionnez-les comme indiqué ci-dessous :

1. Note : Afin d’aligner vos champs personnalisés, il suffit de les sélectionner (assurez-vous d’appuyer sur le bouton CTRL en les sélectionnant tous), puis de faire un clic droit et d’appuyer sur Aligner, puis de sélectionner la direction d’alignement.
2. Dans le cadre du développement de votre formulaire, vous devez vérifier votre travail périodiquement. La meilleure façon de le faire est de frapper le bouton Exécuter ce formulaire. Cela vous montrera à quoi ressemblera votre travail pour l’utilisateur.

Étape 4 : Enregistrer votre formulaire Outlook

Comme vous l’avez vu précédemment, votre formulaire de contact modifié est toujours en mode Conception. Si vous voulez commencer à l’utiliser, vous devez le publier dans votre bibliothèque de formulaires. Selon vos autorisations, vous pourriez être en mesure de le rendre disponible pour votre propre usage ou de permettre à un autre collègue de votre organisation de l’utiliser également.

1. Depuis votre ruban, appuyez sur le bouton Publier.
2. Sélectionnez Publier le formulaire en tant que….
3. Sous le nom d’affichage, tapez ContactFormSocial
4. Cliquez sur Publier.

Note de l’utilisateur avancé : Votre formulaire sera enregistré sous forme de fichier .oft dans le répertoire AppData de votre répertoire personnel : : \AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Etape 5 : Essayez votre nouveau formulaire

Nous y sommes presque. Il est maintenant temps de passer à l’action et de faire un essai de notre travail.

1. Ouvrir votre onglet Contacts dans Outlook.
2. Commander Nouveaux éléments.
3. Commander Formulaires personnalisés.
4. Sélectionnez votre entrée ContactFormSocial.
5. Cliquez sur le bouton Médias sociaux dans le ruban (vous venez de l’ajouter à l’étape précédente ;-))
6. Voila’ – terminé !

Étape 6 : Utilisez votre nouveau formulaire de contact par défaut

Si vous êtes satisfait du résultat de votre travail, vous pouvez définir votre nouveau formulaire comme le formulaire de contact par défaut dans Microsoft Outlook. Ne le faites qu’après avoir suivi l’ensemble du tutoriel, car cette étape n’est pas pertinente sinon.

Procédez comme suit :

1. Naviguez vers l’onglet Contact.
2. Mettez en surbrillance votre dossier de bibliothèque Contacts (par défaut, il s’appelle Contacts).
3. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Propriétés.
4. Dans l’onglet Général, sélectionnez le nom de votre formulaire (dans notre cas ContactFormSocial) dans le champ Quand poster dans le dossier.
5. Cliquez sur OK.

Modèles de formulaire de réunion pour Outlook

Si vous recherchez un tutoriel plus approfondi, assurez-vous de visiter cet exemple détaillé de conception d’un modèle de courriel et de rendez-vous pour Outlook (applicable à la fois à Windows et à macOSX)

Où trouver mes modèles Outlook ?

Un couple de lecteurs a eu quelques difficultés à trouver l’emplacement de stockage de leurs formulaires utilisateur personnalisés pour Outlook.

Par défaut, l’emplacement se trouve sous votre compte utilisateur. Sous Windows 10 /8 ou 7, il s’agit donc probablement de : C\:users<votre_nom_d’utilisateur>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.