Petite caisse

La petite caisse est un petit montant de fonds discrétionnaires sous forme d’espèces utilisé pour des dépenses pour lesquelles il n’est pas judicieux d’effectuer un décaissement par chèque, en raison de l’inconvénient et des coûts liés à la rédaction, à la signature, puis à l’encaissement du chèque.

La façon la plus courante de comptabiliser les dépenses de petite caisse est d’utiliser le système de régie d’avance. Le fonds initial serait créé en émettant un chèque pour le montant souhaité. Un montant de 100 $ serait généralement suffisant pour les besoins de la plupart des petites entreprises, car les dépenses à couvrir concernent de petits montants. L’écriture comptable pour ce fonds initial consisterait à débiter la petite caisse et à créditer le compte bancaire. Ce chèque serait ensuite encaissé pour acquérir l’argent réel nécessaire aux paiements.

Au fur et à mesure des dépenses, le dépositaire du fonds (un comptable ou un membre du personnel administratif) remboursera les employés et recevra en retour un bon de petite caisse avec un reçu/facture joint. À tout moment, le total de l’argent en caisse plus les bons remboursés doit être égal au fonds initial.

Lorsque le fonds devient faible, par exemple s’il reste 20 $, le dépositaire demande un complément et soumet les bons pour remboursement. En supposant que les pièces justificatives s’élèvent à 80 $, un chèque de complément de 80 $ est émis et un débit de 80 $ pour les frais de bureau est enregistré. Une fois le chèque encaissé, le dépositaire dispose à nouveau de liquidités au montant initial de 100 $.