Quel est l’objectif d’une réunion de lancement de projet?

En tant qu’agence numérique, nous sommes fiers de créer des solutions qui vont au-delà des jolis sites Web ou des tactiques de marketing tape-à-l’œil. Nous définissons le succès en termes de résultats que nos clients sont en mesure d’accomplir avec ce que nous créons. La réunion de lancement du projet donne le ton de la réussite en garantissant que les processus appropriés sont en place pour respecter les délais du projet et fournir des livrables de haute qualité pendant toute la durée du partenariat.

Que vous envisagiez de travailler avec une agence pour faire passer votre marketing numérique au niveau supérieur, ou que vous veniez de signer pour travailler avec eCity sur un nouveau site web ou une nouvelle campagne, voici ce que vous pouvez attendre de la réunion initiale de lancement du projet.

Qu’est-ce qu’une réunion de lancement de projet ?

Le but premier d’une réunion de lancement de projet est d’établir des méthodes de communication entre le client et l’agence, et de finaliser les échéances du projet. Cela permet d’assurer l’alignement de l’équipe dès le début, ce qui conduit à des projets plus réussis et à moins de délais manqués.

Une réunion de lancement de projet aide toutes les personnes impliquées à mettre un visage sur un nom et à mieux se connaître. Lorsque cela est possible, nous recommandons de mener une réunion de lancement de projet en personne, mais pour certains clients, le lieu peut exiger qu’une réunion de lancement ait lieu virtuellement, par le biais d’un client vidéo ou par téléphone. La réunion commence généralement par la présentation des équipes, transite par un récapitulatif de la stratégie et des objectifs du projet, et se termine par des considérations logistiques telles que les canaux de communication préférés, les considérations budgétaires et une proposition de calendrier.

Quels sont les objectifs du coup d’envoi du projet ?

Introduire l’équipe : Dans de nombreux cas, le kickoff du projet est la première occasion pour l’agence de rencontrer le client en face à face. Par conséquent, il est bon de présenter les équipes de l’agence et du client. Ainsi, toutes les personnes impliquées auront une meilleure idée du rôle que chacun joue dans l’organisation et de l’impact que cela aura sur le projet en cours.

Revoir le processus du projet : Nous ne saurions trop insister sur l’importance du processus éprouvé d’eCity pour fournir à nos clients des résultats qui auront un impact positif sur leurs résultats. Cependant, il est fréquent que les clients souhaitent accélérer ou sauter entièrement la phase 1 afin de commencer à voir des résultats plus rapidement. La réunion de lancement du projet nous donne l’occasion d’expliquer en détail ce que nous faisons dans les phases de découverte et de recherche de chaque projet, et comment cela conduira à un meilleur résultat final à la fois pour le client et les utilisateurs du client.

Établir des méthodes de communication : Une communication claire est essentielle pour garantir le bon déroulement d’un projet, son achèvement dans les délais et le respect du budget. En tant que chefs de projet, nous utilisons la réunion de lancement du projet pour établir qui sera le principal point de contact des deux côtés, à quelle fréquence ils souhaitent être informés de nos progrès et quelle(s) méthode(s) de communication ils préfèrent. Notre objectif est de communiquer avec les clients de la manière la plus facile et la plus efficace pour eux, que ce soit par téléphone, par e-mail, par Google Docs, par un outil de gestion de projet tel que Basecamp, ou par une combinaison des quatre.

Finaliser le calendrier : Comme tout chef de projet expérimenté vous le dira, le calendrier est l’épine dorsale du projet. Pour que le projet soit un succès, le calendrier doit être réaliste et accepté par toutes les personnes impliquées. La réunion de lancement du projet est une excellente occasion de discuter du processus de retour d’information et d’approbation du côté du client, et de son impact sur le calendrier. Cela permet d’éviter des retards coûteux plus tard.

Que doivent attendre les clients de cette réunion ?

Le lancement de projet représente une occasion unique pour les clients de connaître les personnes derrière une agence. Chez eCity, nous sommes fiers de nouer des relations avec nos clients qui vont au-delà de l’appel de statut hebdomadaire. Pour ce faire, il est important que toutes les parties prenantes du projet soient présentes à la réunion de lancement.

Nous recommandons également aux clients de venir préparés à répondre aux questions concernant leur processus pour fournir des commentaires sur les principaux livrables. Au cours de nos nombreuses années en tant qu’agence numérique, nous avons constaté que les projets les plus réussis se produisent lorsque le chef de projet et le point de contact sont sur la même longueur d’onde concernant le processus d’approbation et l’effet qu’il peut avoir sur les délais du projet.

En dernier lieu, c’est l’occasion pour le client de poser toutes les questions restantes qu’il pourrait avoir avant que le projet ne passe à la vitesse supérieure. Les questions sur la portée du projet, le budget, le calendrier et le processus sont toutes attendues à ce stade. N’oubliez pas que cette réunion est tout aussi importante pour le client que pour l’agence.

Prochaines étapes

La réunion de lancement du projet n’est que la première des nombreuses étapes sur la voie d’un lancement de projet réussi. Après que tout le monde se soit réuni et ait discuté des résultats souhaités pour le projet, il est temps pour l’agence de se mettre au travail pour transformer ces rêves en réalité. Chez eCity, l’étape suivante consiste généralement à remettre aux clients du matériel d’immersion de la marque et à programmer des entretiens avec les parties prenantes. À partir de là, nous commençons à mener des recherches sur les utilisateurs qui informeront notre stratégie de contenu à l’avenir. Ensuite, la magie opère !

Etes-vous prêt à vous lancer dans votre prochain grand projet numérique ? eCity a eu le privilège de travailler avec des clients établis tels que l’Université de Pennsylvanie, Pentec Health, Porsche et bien d’autres pour créer des stratégies numériques qui génèrent des résultats commerciaux et engagent les utilisateurs à chaque étape. Pour en savoir plus, consultez nos études de cas les plus récentes.

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