RFI, RFQ, RFP… Quelle est la différence ?
En tant que fournisseur, vous avez probablement vu des demandes d’information, des devis ou des propositions au cours du processus visant à obtenir des affaires avec des entreprises et des organisations gouvernementales. Ces trois types de demandes ont des caractéristiques communes, mais chacune a ses propres qualifications distinctes, et la compréhension de ces distinctions vous aidera dans vos efforts pour obtenir des opportunités de soumission.
L’approvisionnement, ou l’acte d’acheter des biens et des services, est rationalisé par les processus RFI, RFP et RFQ.
Voici une décomposition simple de ces acronymes :
Lorsqu’une organisation acheteuse diffuse une demande d’information (RFI), elle cherche à obtenir des informations générales sur les capacités et les services/biens des fournisseurs potentiels. La phase suivante du processus d’achat, implique soit une demande de devis (RFQ), soit une demande de proposition (RFP). Lorsqu’une entreprise distribue une RFQ, elle demande simplement aux fournisseurs de lui communiquer leurs prix pour les services demandés. Une DP, en revanche, est une demande d’un aperçu complet des antécédents de l’entreprise des fournisseurs, des descriptions détaillées des produits/services demandés, et souvent le remplissage d’un questionnaire spécifique requis pour la soumission.
En tant que petite entreprise ou entreprise en démarrage, avoir les huit (8) éléments suivants sous la main et à jour accélérera le processus d’approvisionnement fastidieux mais vital pour gagner un contrat :
1. Page de couverture professionnelle
Les premières impressions sont tout – assurez-vous de concevoir une page de couverture professionnelle et propre qui reflète fidèlement l’identité de votre entreprise. Celle-ci doit représenter de la marque de votre entreprise, le titre du service ou du produit demandé et la date de la proposition.
2. Table des matières
Fournissez à votre public un aperçu compréhensible et facile à lire pour référencer les sections qui les intéressent le plus. Si possible, numérotez les sections en fonction des informations demandées par l’organisation acheteuse.
3. Contexte et aperçu de l’entreprise
Ce n’est pas un secret, sans cet élément, l’équipe d’achat n’aura aucune idée de qui ou de ce qu’est votre entreprise. Une lettre de présentation et un résumé sont également des éléments appréciés au cours du processus d’appel d’offres.
4. Descriptions complètes du produit
Un aperçu complet et détaillé du produit ou du service demandé devrait épuiser complètement toutes les questions que l’acheteur potentiel pourrait avoir. Soyez organisé dans votre approche et décomposez vos paragraphes en sections digestes avec des titres en gras ou en italique.
5. Plan de mise en œuvre
Le plan de mise en œuvre comprend le calendrier étape par étape de votre entreprise pour l’accueil des nouveaux clients. Le plan doit inclure un aperçu du calendrier afin que votre client potentiel puisse planifier en conséquence avec sa propre équipe.
6. Examen financier
Soyez prêt à détailler jusqu’à deux (2) à trois (3) ans d’informations financières de votre entreprise. Pour éviter les maux de tête, soyez proactif et assurez-vous que l’examen financier de votre entreprise est à jour pour les 2 ou 3 dernières années.
7. Références
Avant d’entrer dans le processus de soumission de la DP, de la RFQ ou de la RFI, il est sage d’avoir trois-quatre références ou témoignages de clients à portée de main. Choisissez judicieusement : ces références doivent avoir eu une expérience positive en faisant affaire avec votre entreprise.
8. Schéma de tarification
Avoir une feuille de tarification standard pour tous vos produits/services vous facilitera grandement la vie lorsque les RFI, RFQ et RFP commenceront à affluer.
Vous avez des questions sur le processus de rédaction ou d’organisation des propositions d’offres ? Prenez rendez-vous avec un coach commercial ConnXus Platinum pour une consultation personnalisée.