Risques liés à l’après-emploi – Juste quand vous pensiez en avoir fini avec Dan le difficile
Difficile Dan a été un employé assez longtemps – son mauvais rendement, son attitude négative et sa négligence ont finalement entraîné son licenciement. Bon débarras et rien à craindre, n’est-ce pas ? Malheureusement, il se peut que vous n’en ayez pas encore fini avec Dan.
Les lois sur la discrimination en matière d’emploi, ainsi que de nombreuses autres lois étatiques, s’appliquent aux anciens employés. Les réclamations peuvent être fondées sur les activités de l’employeur qui se produisent après que les employés cessent leur emploi. Par exemple, un employé qui s’est plaint de harcèlement avant de démissionner a poursuivi avec succès une plainte pour représailles lorsque son employeur a refusé de la réembaucher sur la base de sa plainte antérieure. De même, un employé qui a été licencié et qui a déposé une plainte pour discrimination à l’embauche a porté plainte pour représailles lorsque son employeur a donné une référence négative à un employeur potentiel sur la base du dépôt de la plainte. Un autre employé a intenté une action contre son ancien employeur en vertu de l’Americans with Disabilities Act parce que l’employeur avait divulgué des informations sur l’état de santé de l’intéressé à un employeur potentiel qui lui avait demandé des références. Les réclamations de droit étatique telles que la diffamation, la rupture de contrat et l’infliction de détresse émotionnelle peuvent également être fondées sur des actions postérieures à l’emploi.
Les employeurs doivent faire preuve d’autant de prudence pour ne pas violer les lois sur l’emploi avec les anciens employés qu’avec les employés actuels ou les candidats. Heureusement, la responsabilité pour de nombreuses réclamations postérieures à l’emploi peut être réduite grâce à des politiques post-emploi appliquées de manière cohérente. En particulier, les employeurs devraient rédiger avec soin et appliquer de manière cohérente les politiques relatives aux références, à l’admissibilité au réembauchage et à l’accès aux dossiers du personnel.
Les références d’emploi ne devraient être fournies que par des responsables désignés (de préférence ceux ayant une expertise en ressources humaines). En centralisant les personnes qui fournissent des références, et en formant les gestionnaires et les superviseurs à diriger les demandes de références vers les personnes désignées, les employeurs peuvent s’assurer qu’ils fournissent des références cohérentes et objectives. Les représentants qui fournissent des références doivent être formés pour fournir les mêmes informations pour chaque personne, comme la confirmation des dates d’emploi et du poste occupé. De nombreux employeurs choisissent de ne donner qu’une référence neutre pour éviter les allégations de références négatives discriminatoires. Au Texas, les employeurs sont protégés par la section 103 du code du travail du Texas s’ils fournissent des informations véridiques sur les performances professionnelles d’un ancien employé. Cependant, de nombreux employeurs du Texas trouvent que l’avantage de fournir systématiquement la même information de référence neutre, et la réduction de la responsabilité potentielle pour diffamation qui en résulte, est une meilleure politique que de tenter de fournir des informations véridiques spécifiques à chaque ancien employé.
Une autre question pour laquelle les employeurs devraient avoir une politique appliquée de manière cohérente est la détermination de l’éligibilité au réembauchage. De nombreux employeurs tiennent une liste » d’inadmissibilité à la réembauche » des anciens employés qui ont été licenciés pour violation des politiques, règles ou procédures. Les employeurs doivent informer les employés de l’existence d’une telle politique dans le manuel de l’employé. En informant les employés de cette politique pendant leur emploi, ils seront moins enclins à penser que le fait de figurer sur la liste des personnes non réengageables est « personnel ». La détermination des personnes qui ne peuvent être réembauchées doit être faite par la même personne pour tous les anciens employés. La cohérence est essentielle – tous les employés ayant des circonstances similaires doivent être traités de la même manière en ce qui concerne l’admissibilité au réemploi. Les employeurs devraient envisager de tenir un registre des personnes inadmissibles au réemploi, qui compile les informations sur les personnes inadmissibles au réemploi et les raisons de cette décision. Ce journal peut à la fois aider les employeurs à appliquer leur politique de manière cohérente et servir de preuve de cette application cohérente si nécessaire.
Enfin, les employeurs devraient également maintenir et appliquer de manière cohérente une politique sur l’accès des employés et des anciens employés aux dossiers du personnel. Bien que la loi fédérale n’exige pas l’accès aux dossiers du personnel, dix-sept États exigent l’accès des employés et/ou des anciens employés. La plupart précisent que l’accès doit se faire dans un certain délai ou d’une certaine manière. La loi texane n’exige pas que les employés actuels ou anciens aient accès à leurs dossiers personnels. Les employeurs devraient réfléchir au niveau d’accès qu’ils sont prêts à accorder aux employés (notamment en évaluant la législation des États dans lesquels ils opèrent) et appliquer la politique de manière cohérente.
En définitive, les employeurs devraient se rappeler que l’ancien employé Difficult Dan est protégé par de nombreuses lois pour les actions qui se produisent après la fin de son emploi. En établissant des politiques pour des questions telles que les références, l’admissibilité aux décisions de réembauche et l’accès aux dossiers du personnel, et en traitant les anciens employés avec le même respect que celui avec lequel ils traitent les employés actuels, les employeurs peuvent réduire considérablement leur responsabilité pour les décisions postérieures à l’emploi.
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