Sept étapes pour organiser la réunion la plus efficace possible
Cet article est signé Neal Hartman, maître de conférences en communication managériale à la MIT Sloan School of Management.
La réunion qui s’éternise, celle où tout le monde est assis en train de tripoter son smartphone, celle que Doug de la comptabilité détourne, ou encore celle où presque tout le monde dans la salle se demande la même chose : pourquoi je suis là ?
Les réunions occupent un nombre croissant d’heures dans la journée de travail, et pourtant la plupart des employés les considèrent comme une perte de temps. Selon une enquête menée par Salary.com auprès de professionnels américains, les réunions se classent au premier rang des tueurs de productivité au bureau. (Gérer la politique de bureau arrivait juste après, selon l’enquête de 2012.)
Mais il existe des moyens d’organiser des réunions efficaces et efficientes qui laissent vos employés pleins d’énergie et enthousiasmés par leur travail. Voici quelques conseils :
1, Faites en sorte que votre objectif soit clair. Une réunion doit avoir un objectif spécifique et défini. Avant d’envoyer cette invitation de calendrier, demandez-vous : Qu’est-ce que je cherche à accomplir ? Êtes-vous en train d’alerter les gens d’un changement de direction ou d’un changement de stratégie ? Cherchez-vous à obtenir l’avis des autres sur un problème auquel l’entreprise est confrontée ? Cherchez-vous à prendre une décision sur une question particulière ? Les réunions permanentes aux objectifs vagues, comme les » mises à jour de statut « , sont rarement une bonne utilisation du temps.
2. Considérez qui est invité. Lorsque vous convoquez une réunion, prenez le temps de réfléchir à qui doit vraiment être présent. Si vous annoncez un changement, invitez les personnes qui sont affectées par cette annonce. Si vous essayez de résoudre un problème, invitez les personnes qui seront de bonnes sources d’information pour trouver une solution. Lorsque les gens ont l’impression que ce qui est discuté ne les concerne pas, ou qu’ils n’ont pas les compétences ou l’expertise nécessaires pour être utiles, ils considéreront leur participation à la réunion comme une perte de temps.
3. Respectez votre programme. Créez un ordre du jour qui présente tout ce que vous prévoyez de couvrir lors de la réunion, ainsi qu’un calendrier qui attribue un certain nombre de minutes à chaque point, et envoyez-le par courriel aux personnes concernées à l’avance. Une fois que vous êtes en réunion, affichez cet ordre du jour sur un écran ou un tableau blanc pour que les autres puissent le voir. Cela permet aux gens de rester concentrés.
4. Ne prenez pas d’otages. Rien ne fait dérailler une réunion plus rapidement qu’une personne qui parle plus que sa part. Si vous remarquez qu’une personne monopolise la conversation, interpellez-la. Dites : « Nous apprécions vos contributions, mais nous avons maintenant besoin de l’avis des autres avant de prendre une décision. » Faites-le publiquement. L’établissement de règles de base dès le début créera un cadre pour le fonctionnement de votre groupe.
5. Commencez à l’heure, terminez à l’heure. Si vous avez la responsabilité d’animer des réunions régulières et que vous avez la réputation d’être quelqu’un qui commence et termine rapidement, vous serez étonné de voir combien de vos collègues feront tout leur possible pour assister à vos réunions. Les gens apprécient que vous compreniez que leur temps est précieux. Une autre remarque sur le temps : Ne prévoyez pas de réunion qui dure plus d’une heure. Soixante minutes est généralement le temps le plus long pendant lequel les travailleurs peuvent rester vraiment engagés.
6. Bannissez la technologie. La réalité est que si les gens sont autorisés à apporter des iPads ou des BlackBerries dans la salle, ils ne se concentreront pas sur la réunion ou n’y contribueront pas. Au lieu de cela, ils seront en train d’envoyer des e-mails, de surfer sur le web ou de jouer avec leur technologie. Les yeux en l’air, s’il vous plaît.
7. Faites un suivi. Il est assez fréquent que les gens sortent d’une même réunion avec des interprétations très différentes de ce qui s’est passé. Pour réduire ce risque, envoyez par courriel un mémo soulignant ce qui a été accompli à toutes les personnes présentes dans les 24 heures suivant la réunion. Documentez les responsabilités données, les tâches déléguées et les échéances assignées. De cette façon, tout le monde sera sur la même longueur d’onde.
Les réunions peuvent vraiment être précieuses et productives. Vous devez simplement prendre les mesures nécessaires pour qu’elles le soient.
Galerie : Comment diriger une réunion
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