Une rédaction d’un employé au travail…par où commencer?

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Donc, vous avez des problèmes avec un employé. Il peut s’agir d’un employé toxique, d’un employé paresseux ou d’un tout nouveau venu sur le marché du travail qui n’a pas tout à fait le coup de main. Quelle que soit la raison, il semble qu’il soit temps de rédiger un rapport sur les employés au travail. Cela semble assez facile. Mais qu’en est-il si vous n’avez jamais écrit à quelqu’un auparavant ? Comment se déroule le processus ?

En d’autres termes, un write up au travail est une indication que des mesures disciplinaires précoces ont déjà été prises et que vous progressez maintenant vers un éventuel licenciement.

Quels types de comportements méritent un write up ou un licenciement ? Voici quelques exemples tirés du site businessmanagementdaily.com.

Exemples de mauvais rendement au travail

• Tardifs excessifs et absences au travail
• Rendement incompétent au travail
• Qualité de la production
• Quantité de la production
• Vêtements inappropriés
• Utilisation inappropriée des communications électroniques. utilisation inappropriée des communications électroniques
• Violations des protocoles de sécurité
• Violations des politiques générales du lieu de travail
• Menaces verbales ou violence physique de toute sorte
• Plaintes de clients ou de personnel concernant le harcèlement sexuel ou la discrimination
• Sur le lieu de travail

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Pourquoi les rédactions pour employés sont importantes

Les rédactions pour employés fournissent la documentation nécessaire pour licencier un employé. Il montre ce qui s’est passé et pourquoi, et est disponible si nécessaire pour faire un argumentaire sur les raisons du licenciement. Comme nous l’avons mentionné précédemment, le rapport écrit de l’employé doit être rédigé après les avertissements verbaux et/ou les séances de coaching, si nécessaire. Le mécontentement à l’égard d’une action ou d’une inaction spécifique doit être exprimé très clairement lors d’un examen des performances.

Les rédactions de l’employé sont également un moyen pour l’employé de connaître la gravité de sa mauvaise conduite. Un avertissement verbal est bien plus facile à balayer du revers de la main qu’un document écrit qui met en évidence les actions. Le processus par lequel l’employé doit signer le document assure qu’il comprend parfaitement qu’il sera licencié si les choses ne commencent pas à s’améliorer.

Les poursuites pour licenciement injustifié

La raison la plus importante de documenter toute action disciplinaire est de vous protéger, vous et votre petite entreprise, des poursuites pour licenciement injustifié. Les anciens employés mécontents, en particulier ceux qui n’ont plus de source de revenus, peuvent menacer les ressources financières et la réputation de votre petite entreprise. Une documentation appropriée vous protégera de toute fausse réclamation, même s’ils prétendent avoir été licenciés illégalement.

Pouvez-vous licencier un employé sans écrit au travail ?

La réponse courte : parfois.

La possibilité de licencier quelqu’un sans document dépend du type de contrat de travail auquel il est soumis. Il existe deux contrats de travail différents . L’emploi à volonté et l’emploi contractuel sont les deux types différents.

L’emploi à volonté

Un employé embauché avec un contrat de travail à volonté est libre de démissionner à tout moment. Et cela va dans les deux sens. L’employeur peut également le licencier à tout moment, sans préavis ni formalités, pour autant qu’il n’enfreigne aucune loi. Quelques exemples de licenciement illégal seraient le licenciement fondé sur la discrimination, en représailles à une plainte pour harcèlement sexuel, ou pour avoir exercé des droits légaux.

L’emploi à volonté n’est pas une loi fédérale, c’est une pratique commerciale standard. Vous devez être clair sur votre intention d’utiliser cette technique de licenciement dans les documents d’embarquement.

L’emploi contractuel

L’emploi contractuel est un peu différent. Il est illégal de licencier un employé sous contrat jusqu’à la fin du contrat. Le contrat peut être un contrat de travail ou un contrat syndical. Les contrats de ce type protègent aussi bien les employés que les employeurs. Un contrat évite à l’employeur d’avoir soudainement un poste vacant qu’il devra pourvoir en effectuant une recherche approfondie pour trier les CV, trouver un bon employé, l’embaucher et le former. Il donne également à l’employé la sécurité de l’emploi. La seule exception, dans ce cas, est si le contrat précise les situations qui justifient un licenciement immédiat et que la conduite de l’employé répond à ce critère.

Conseils pour documenter la discipline des employés

Documenter les avertissements verbaux et les incidents avant la rédaction de l’employé

Je sais, cela semble fastidieux. Mais, plus de documentation est sans doute meilleure dans ce scénario. Lorsque vous documentez les avertissements verbaux occasionnels que vous avez donnés avant de présenter officiellement la rédaction de l’employé, il sera beaucoup plus facile de prouver ultérieurement que l’employé avait été conseillé sur la question.

Documenter un avertissement verbal n’a pas besoin d’être difficile. Il n’est même pas nécessaire de le taper et de l’imprimer. Vous pouvez simplement noter l’incident sur le journal d’un manager ou vous envoyer par e-mail les détails de l’incident. N’oubliez simplement pas d’utiliser un objet détaillé et consultable dans le courriel.

Soyez minutieux

Lorsque vous documentez les avertissements verbaux et les incidents. veillez à partager les détails nécessaires. Ne vous contentez pas de dire : « employé en retard quatre fois en un mois ». Au lieu de cela, incluez les raisons invoquées pour le retard, le temps écoulé entre son horaire et son arrivée réelle, et la date de l’incident.

Soyez cohérent

Ne punissez pas un employé pour un comportement qui pose problème à plusieurs autres. Ce n’est pas une méthode pour donner l’exemple à l’équipe. Après tout, une remontrance au travail devrait se faire à huis clos.

Considérez si le problème se pose avec d’autres membres du personnel et si cette personne le fait bien plus souvent qu’eux. Si ce n’est pas le cas, un write up n’est pas votre prochaine étape. Cette question doit être abordée avec tous les membres de votre équipe, car il pourrait s’agir d’un problème de culture de bureau ou d’entreprise que vous avez sur les bras.

S’en tenir aux faits

Restez simple et direct. Notez la politique ou la procédure que l’employé a violée et la ou les dates auxquelles elles se sont produites.

Il s’agit d’une documentation formelle qui doit être totalement dépourvue de questions personnelles ou de contenu émotionnel. Évitez les formulations qui reflètent des impressions personnelles telles que « je pense… » ou « à mon avis…. ». N’utilisez pas du tout d’étiquettes ou d’adjectifs. Après tout, dire que quelqu’un est un « fainéant » ou un « paresseux » ne fera que l’inciter à monter la garde.

Et s’il vous plaît, s’il vous plaît. n’ajoutez aucune hypothèse sur les raisons du comportement. Il ne serait absolument pas professionnel de tirer des conclusions de la vie personnelle d’un employé qui affectent ses comportements professionnels.

Utilisez un formulaire standard de rédaction de l’employé

Cette situation est suffisamment difficile sur le plan émotionnel. Oui, les relations professionnelles et personnelles doivent être séparées. Oui, vous ne devriez pas vous impliquer émotionnellement. Mais ce n’est pas amusant de porter de mauvaises nouvelles à qui que ce soit si tout ce que vous voulez, c’est voir les autres réussir.

C’est pourquoi vous devriez avoir un formulaire de rédaction déjà créé sur votre disque dur ou dans le cloud pour ces instances. Vous pouvez simplifier l’action de remplir le document et avoir au moins un aspect facile de cette tâche.

Nous avons créé un modèle de formulaire de rédaction que vous pouvez utiliser. Cliquez ici pour l’obtenir.

Conséquences de l’état

Vous êtes à quelques étapes du processus disciplinaire au moment où un write up a été émis. Le licenciement n’est pas nécessairement éminent, mais c’est certainement une possibilité. Indiquez clairement les conséquences que vous mettrez en place à l’avenir. Cette personne doit-elle être soumise à une période d’essai ? Y a-t-il une autre conséquence que son comportement spécifique mérite ? C’est vous qui décidez. Et ensuite, faites-le clairement dans le document.

Partager le document en privé

Lorsque vous avez créé une documentation écrite de l’infraction, l’employé devrait en avoir connaissance. Il doit avoir la possibilité de comprendre ce qui ne va pas, la gravité de la situation et de corriger son comportement.

Voyez le formulaire de rédaction de l’employé point par point

Discutez avec l’employé de chaque incident mentionné. Ne vous contentez pas de leur remettre le formulaire. C’est l’occasion de discuter des valeurs de votre entreprise et de vos attentes à l’égard des membres de votre équipe. Précisez à quel moment les comportements inacceptables se sont produits, et parlez de chacun d’entre eux.

Faire signer le document par l’employé

Un compte rendu au travail est une formalité. Lorsque vous faites signer à l’employé qu’il a reçu cet avertissement, vous montrez que le problème a été discuté avec lui. Il se peut qu’il ne veuille pas signer le document et vous ne pouvez pas le forcer à le faire. Passez à la section suivante pour savoir ce qu’il faut faire si un employé refuse de signer un document d’avertissement.

Autoriser une réponse

L’employé doit pouvoir donner une réponse écrite à un avertissement au travail. Prévoyez un espace pour une réponse et classez-la avec le write up dans son dossier. S’il a l’impression d’avoir besoin de plus de temps pour réfléchir à une réponse, il devrait être libre de le faire aussi.

Que faire si un employé ne veut pas signer un write up au travail ?

Si l’employé refuse de signer le document, indiquez-le sur le document. Il n’est pas nécessaire de signer le document pour qu’il soit valable. En fait, un relevé de notes au travail n’est même pas un document juridique. Il s’agit simplement d’une feuille de papier qui indique qu’un problème s’est produit. Et elle peut être utilisée comme preuve si nécessaire. C’est tout.

Une autre façon d’éviter que l’employé prétende plus tard qu’il n’a pas reçu d’avertissement écrit formel via le write up est de lui envoyer le document par courriel. Cela crée une trace écrite électronique qui prouve que l’information leur a été fournie.

Pour commencer, pourquoi un employé ne signerait-il pas un write up ?

Il existe quelques raisons pour lesquelles un employé refuserait de signer un write up.

• Si l’employé n’est pas d’accord avec le contenu de l’write up.
• Il pense qu’un document non signé est invalidé.
• Ils continuent à montrer le comportement de défi qui les a mis dans cette situation en premier lieu.

C’est pourquoi l’espace pour une réponse est important

Comme mentionné, un write up au travail est simplement une reconnaissance que vous avez eu la conversation, Un employé ne sait pas qu’il ne déclare pas que l’information sur le document est effectivement vraie quand il refuse de signer le write up. Vous avez alors l’occasion de lui faire connaître le véritable objectif. Dites-lui pourquoi sa signature est nécessaire. Et suggérez ensuite qu’ils écrivent dans l’espace prévu à cet effet tout différend qu’ils ont avec ce qui a été dit.

Donnez-leur quelques jours

Si elles ne veulent pas signer, faites-leur savoir que leur délai pour que cela soit terminé est dans quelques jours. C’est bien de leur laisser le temps de réfléchir. Surtout s’ils ont envie de répondre.

Mais, n’oubliez pas : C’est de l’insubordination.

Et ils peuvent être licenciés pour cela s’ils sont des employés à volonté. Ou vous pouvez l’ajouter à votre liste de problèmes continus que vous avez eus avec cet employé. Décidez à l’avance quelles seront les mesures disciplinaires si l’employé ne veut pas signer le document. En fin de compte, tout dépend de vous et du contrat de travail que vous avez mis en place.

Appliquez cela à votre petite entreprise

La discipline des employés fait certainement partie des aspects les moins amusants de l’entrepreneuriat. Mais elle est nécessaire pour maintenir des normes et une productivité élevées. Il suffit de se souvenir des informations ci-dessus sur les rédactions des employés et vous devriez être prêt au cas où la situation se présenterait effectivement.

Maintenant, essayez ceci…

Préparez-vous ! Allez-y et mettez en place un formulaire standard et ayez des plans en place pour ce qui nécessitera une rédaction. Les actions disciplinaires des employés peuvent causer beaucoup de stress lié au travail, mais vous n’avez pas à en perdre le sommeil ! Si vous attendez que le problème soit à portée de main, cela ne fera que vous causer plus de stress.