Voici comment remplir le nouveau formulaire W-4 pour 2021

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Cela se produit en dépit du fait qu’il y a des choses importantes qui peuvent se produire dans une année donnée et qui pourraient influencer la façon dont vous remplissez un W-.4. Nous dirions que l’examen annuel du formulaire W-4 est une excellente habitude pour à peu près tout le monde, même si ce n’est pas une exigence fédérale.

Dans ce post, nous donnerons un aperçu rapide du W-4 2021 pour les employeurs et les employés. Nous vous montrerons exactement comment remplir le W-4, et nous vous guiderons à travers les feuilles de calcul et l’estimateur de retenue. Toutes ces connaissances peuvent aider quiconque à remplir le formulaire avec les meilleures informations possibles en fonction de sa situation.

Pourquoi devrait-on se soucier de remplir un W-4 ? Eh bien, le formulaire a été remanié en 2020 pour rendre les retenues plus précises, et bien qu’il n’y ait pas une grande différence entre le formulaire de 2020 et celui de 2021, il est important de rester à jour.

Les contribuables qui remplissent le formulaire 2021 sont moins susceptibles de se retrouver avec une facture d’impôt importante ou un remboursement géant lorsqu’ils remplissent leur déclaration de revenus en 2022 – de l’argent qui aurait pu être investi ou dépensé pour des dépenses essentielles tout au long de l’année.

La mise à jour du montant de votre retenue est toujours facultative, bien que l’IRS recommande aux employés de revoir leurs formulaires W-4 chaque année.

Ok, plongeons dans les détails, afin que vous sachiez comment remplir le formulaire.

Guide de l’employeur sur le W-4 2021

Cette section explique les plus grands changements du W-4 que les employeurs doivent connaître.

Que devez-vous savoir sur le formulaire W-4 ?

Les employés qui n’ont pas connu de changements de vie importants, comme se marier ou avoir des enfants, n’ont probablement pas rempli de W-4 depuis longtemps. C’est pourquoi nous vous recommandons de rappeler à votre équipe l’importance de revoir leurs retenues chaque année. En outre, tout nouvel employé doit remplir un W-4.

Si ce n’est pas une raison suffisante pour revoir le formulaire W-4, avec l’adoption de la Tax Cuts & Jobs Act (TCJA) en 2017, des changements majeurs ont été apportés aux retenues des employés. Ces changements ont affecté de nombreux contribuables de plusieurs façons – et ils ont encore lieu.

Au cas où vous auriez manqué les changements de l’année dernière, voici quelques éléments qui ont changé en 2020 et qui sont toujours en vigueur sur le formulaire W-4 de 2021.

Le nom

Historiquement, le titre du formulaire W-4 était « Certificat d’allocation de retenue de l’employé. » À partir de 2020, le formulaire W-4 ne calculant plus les « allocations », le titre a été raccourci en « Certificat de retenue de l’employé ».

Buh-Bye, Personal Allowances Worksheet

C’est vrai, la Personal Allowance Worksheet de la page trois de l’ancien formulaire W-4 a disparu en 2020 – et elle reste disparue dans le formulaire de 2021.

Pourquoi ? La TCJA a éliminé les exemptions personnelles. Ces exemptions permettaient de déduire le revenu personnel d’un contribuable, ce qui réduisait son revenu imposable, et donc son impôt fédéral sur le revenu. Ces exemptions étaient liées à des allocations, mais comme les exemptions ont disparu, la nécessité de déterminer le nombre d’allocations a également disparu.

Les 5 étapes du formulaire W-4

Maintenant, creusons chaque étape pour que vous puissiez guider avec succès vos employés à travers le formulaire W-4.

Etape 1 : Saisir les informations personnelles

Cette étape doit être remplie par tous les employés. Si un employé ne remplit pas le formulaire, vous devez calculer sa retenue comme  » simple  » afin de pouvoir retenir ses impôts au taux plus élevé de  » simple « .

Étape 2 : Emplois multiples ou le conjoint travaille

Le message précédant l’étape 2 donne des instructions sur l’endroit où trouver des conseils pour les employés qui pourraient être exemptés de la retenue. Si votre employé le demande, dirigez-le vers ce langage, décrit ci-dessous.

Ce message indique également à tout employé qui n’a pas besoin de remplir les étapes deux à quatre l’étape cinq, que tout le monde doit remplir.

Pour l’étape 2, les employés ne doivent remplir que l’option (a), (b) ou (c). Les options (a) et (b) éloigneront les employés du formulaire lui-même, tandis que l’option (c) peut être effectuée directement sur le formulaire.

L’IRS a déclaré que l’option (a) donnera aux employés le plus de précision et de confidentialité des trois puisque le nouvel estimateur de retenue calculera toutes les entrées pertinentes pour le formulaire. L’option (b) offre également de la précision mais nécessite un travail manuel, et (c) est la moins précise puisqu’elle suppose que les emplois ont un salaire similaire, mais c’est la plus facile à remplir.

Etape 3 : Réclamer les personnes à charge

Les contribuables célibataires dont le revenu total est inférieur ou égal à 200 000 $ (400 000 $ si le couple est marié et fait une déclaration conjointe) peuvent bénéficier du crédit d’impôt pour enfants. Les employés doivent prêter attention aux définitions de la publication 972 de l’IRS – Child Tax Credit (crédit d’impôt pour enfants) s’ils cherchent à demander ce crédit.

Etape 4 : Autres ajustements

Cette section facultative concerne divers éléments qu’un employé peut vouloir prendre en compte lorsqu’il examine sa retenue. Ces domaines comprennent :

• (a) : Autres revenus (ne provenant pas d’emplois). Les revenus supplémentaires qui pourraient ne pas être soumis à la retenue, comme les revenus de retraite ou les dividendes.
• (b) : Déductions. Cette ligne concerne les déductions autres que la déduction standard. Cela comprend toutes les déductions détaillées comme les intérêts hypothécaires et les contributions charitables, moins la déduction standard. N’oubliez pas qu’en général, la déduction standard réduit le revenu brut ajusté du contribuable pour obtenir le revenu imposable. Le montant le plus élevé de la déduction standard ou des déductions détaillées permettra de réduire le montant de l’impôt dû. La déduction standard de 2021 est de 25 100 $ pour les contribuables mariés déclarant conjointement ; 12 550 $ pour les contribuables célibataires et mariés déclarant séparément ; 18 800 $ pour ceux déclarant comme chef de famille.
• (c) : Retenue supplémentaire. Toute retenue supplémentaire que l’employé souhaite retenir à chaque période de paie.

Etape 5 : Assurez-vous que votre employé a signé le formulaire

Si votre employé ne remplit pas cette dernière étape, le formulaire n’est pas valide.

Guider les employés sur la façon de remplir le W-4 2021

Tous les employés doivent remplir les étapes 1 et 5 du nouveau W-4. Les étapes 2, 3 et 4 ne sont remplies que si certains critères s’appliquent. Nous allons couvrir chacune de ces étapes en détail ici.

Demandez à vos employés de suivre les étapes ci-dessous.

Etape 1 : Saisir les informations personnelles

Vous devrez remplir vos informations de base : 1) Nom ; 2) Numéro de sécurité sociale ; 3) Adresse ; 4) Ville, état et code postal ; 5) Statut de dépôt. Rien de bien compliqué.

Voici à quoi cela ressemble :

Sous les champs d’informations personnelles de l’étape 1, il y a les étapes 2 à 4. Très probablement, ces étapes ne s’appliqueront pas à vous si vous êtes célibataire avec un seul emploi ou si vous êtes marié et que votre conjoint ne travaille pas.

Étape 2 : plusieurs emplois ou le conjoint travaille

Le plus souvent, cette étape s’adresse à toute personne qui a plusieurs emplois ou qui est mariée en déclarant conjointement et dont le conjoint travaille.

Cocher la case 2(c) indique à votre employeur que vous avez plusieurs emplois. Si vous ne voulez pas divulguer ce fait, ne cochez pas la case.

Dans cette étape, le formulaire indique que les personnes ayant plusieurs emplois doivent remplir le formulaire W-4 avec les informations de leur emploi le mieux rémunéré. Cela devrait permettre d’obtenir la retenue la plus précise.

Si vous avez plusieurs emplois, les étapes 3 à 4b ne doivent être remplies que sur un seul formulaire W-4.

Étape 3 : Réclamer les personnes à charge

Cette section détermine votre admissibilité au crédit d’impôt pour enfants. C’est une étape relativement simple à remplir :

Les contribuables célibataires dont le revenu total est inférieur ou égal à 200 000 $ (400 000 $ s’ils sont mariés et font une déclaration conjointe) auront droit au crédit d’impôt pour enfants.

Votre nombre d’enfants admissibles de moins de 17 ans multiplié par 2 000 $ ira dans la première case. Le nombre d’autres personnes à charge multiplié par 500 $ ira dans la deuxième case. La somme de ces deux chiffres ira à la ligne 3.

Étape 4 : Autres ajustements

Cette section concerne divers éléments que vous pourriez vouloir prendre en compte.

Voici à quoi elle ressemble :

Ces zones comprennent :

• (a) : Autres revenus (ne provenant pas d’emplois). Les revenus supplémentaires qui pourraient ne pas être soumis à la retenue, comme les dividendes ou les revenus de retraite.
• (b) : Déductions. Les déductions détaillées comme les intérêts hypothécaires et les dons de charité qui dépasseront votre déduction standard.
• (c) : Retenue supplémentaire. Toute retenue supplémentaire que vous souhaitez retenir à chaque période de paie.

Etape 5 : signer le formulaire

C’est assez facile, non ? Bon.

Ne perdez pas de vue que si vous ne signez pas le formulaire, il n’est pas valable. Cela signifie que votre employeur ne tiendra pas compte de vos nouvelles sélections W-4 et de votre retenue, et calculera plutôt votre retenue comme « Célibataire ».

Fiches de travail sur le formulaire W-4

Poursuivons. Comme le formulaire W-4 de 2020, le formulaire W-4 de 2021 ne comporte que deux feuilles de travail, contre trois sur le formulaire de 2019. Nous allons couvrir les deux ici afin que vous puissiez comprendre si vous devez les utiliser, et pourquoi.

Fiche de travail sur les emplois multiples

Si vous choisissez l’option b à l’étape 2, vous devrez remplir la fiche de travail sur les emplois multiples. Selon l’IRS, cette feuille de calcul est moins précise que l’estimateur d’impôt, mais elle offre le maximum de confidentialité.

Ligne 1

La ligne 1 concerne toute personne qui a deux emplois ou qui fait une déclaration conjointe avec un conjoint qui travaille également.

À l’aide des tableaux de la page quatre, trouvez le salaire ou le traitement de  » l’emploi le plus rémunérateur  » dans la colonne de gauche (voir ci-dessous) et croisez-le avec le montant du salaire ou du traitement de  » l’emploi le moins rémunérateur  » dans les colonnes allant de gauche à droite.

À l’intersection de ces deux montants se trouve le chiffre que vous allez inscrire à la ligne 1.

Notez que le screengrab ci-dessus est le tableau pour les contribuables mariés déclarant conjointement ou veuf(ve) qualifié(e). Il existe un tableau distinct pour les contribuables célibataires et mariés déclarant séparément et encore un autre tableau distinct pour les contribuables déclarant en tant que chef de famille. Assurez-vous que vous utilisez le bon tableau.

Ligne 2

La ligne 2 concerne une personne qui a trois emplois au total, seule ou avec un conjoint.

La ligne 2a concerne les deux emplois les mieux rémunérés. Là encore, trouvez le salaire ou le traitement de l’emploi le plus rémunérateur dans la colonne de gauche et le salaire ou le traitement du deuxième emploi le plus rémunérateur en haut. Le chiffre à l’intersection de ces deux chiffres ira sur la ligne 2a.

Pour la ligne 2b, il faut additionner les salaires et les traitements des deux emplois les plus rémunérateurs et les trouver dans la colonne de gauche. Les salaires et traitements du troisième emploi seront trouvés dans la ligne en face du haut du tableau. La valeur à l’intersection de ces deux chiffres sera inscrite à la ligne 2b. La somme des lignes 2a et 2b va sur la ligne 2c.

Ligne 3

Les lignes 3 et 4 s’appliquent à tous ceux qui choisissent de remplir la feuille de calcul Emplois multiples.

La ligne 3 correspond au nombre de périodes de paie par an pour l’emploi le mieux rémunéré. Par exemple, si cet emploi est rémunéré chaque semaine, alors 52 va à la ligne 3. Si cet emploi est rémunéré tous les deux mois, il faut inscrire 24

Ligne 4

La ligne 4 divise simplement le montant de la ligne 1 ou 2c par le nombre de périodes de paie de la ligne 3. C’est le montant qui est fourni à l’étape 4c.

Fiche de calcul des déductions

La fiche de calcul des déductions est destinée à tous ceux qui prévoient de détailler les déductions. Depuis que la TCJA a augmenté la déduction standard, beaucoup moins de personnes détailleront leurs déductions. Cependant, de nombreuses personnes à hauts revenus détailleront encore leurs déductions, alors procédez en conséquence.

Pour 2021, si vous pensez que vos déductions détaillées dépasseront 12 550 $ (si vous êtes célibataire ou marié déclarant séparément), 25 100 $ (si vous êtes marié déclarant conjointement) ou 18 800 $ (si vous êtes le chef de famille), vous devriez envisager de remplir la feuille de calcul des déductions.

Toute personne remplissant cette feuille de calcul devrait avoir sa déclaration de revenus de l’année précédente à portée de main pour avoir une bonne idée de ce que pourraient être ces déductions.

Dois-je remplir un nouveau W-4 ?

La réponse courte est : cela dépend.

Voici une liste de questions à vous poser :

• Etes-vous marié ? Si oui, votre conjoint travaille-t-il ?
• Vous ou votre conjoint avez-vous un deuxième emploi ?
• Avez-vous de nouvelles personnes à charge ?
• Y a-t-il une chance que vous n’utilisiez pas la déduction standard ?
• Avez-vous reçu une facture d’impôt importante ou bénéficié d’un remboursement important l’année dernière ?

Si vous répondez « Oui » à l’une de ces questions, alors nous vous recommandons de revoir votre W-4. Si vous êtes embauché en 2021, alors vous devez remplir le nouveau W-4.

Vous pouvez également vous référer à la nouvelle foire aux questions W-4 publiée par l’IRS, qui fournit des indications supplémentaires pour savoir si vous devez ajuster vos choix W-4 pour 2021.

L’estimateur de retenue d’impôt

Maintenant, certains d’entre vous nous regardent probablement de travers maintenant que nous vous avons suggéré de faire tout ce travail. Pour vous faciliter la tâche, nous vous recommandons de consulter l’estimateur de retenue d’impôt de l’IRS.

(À la date de publication de cet article, l’estimateur de retenue fiscale utilise les tables de retenue de l’IRS de 2020. La version 2021 de l’outil devrait être en ligne en 2021.)

Toute personne souhaitant utiliser l’estimateur devra se préparer avec des informations similaires à celles demandées sur les feuilles de travail W-4.

Si vous souhaitez utiliser l’estimateur, vous devez avoir les éléments suivants :

• Votre bulletin de salaire le plus récent. Il devrait inclure le montant de l’impôt fédéral sur le revenu retenu jusqu’à présent pour l’année fiscale en cours (2020).
• Une copie complétée de votre déclaration de revenus la plus récente. Elle aidera à estimer les revenus et autres éléments pour l’année fiscale en cours.

Il est important que toute personne utilisant l’estimateur sache qu’il ne sera aussi précis que les informations saisies. Si vous jetez une « meilleure estimation » pour les informations demandées, le résultat ne sera pas aussi précis.

L’estimateur de retenue à la source crachera une approximation de ce que sera l’obligation fiscale d’une personne pour sa déclaration de revenus et si sa retenue actuelle est suffisante pour répondre à cette obligation. Selon la situation d’une personne, cette information peut l’amener à apporter des modifications à son W-4.

Nous laissons tout le monde avec ceci : L’IRS recommande aux contribuables ayant les profils suivants de vérifier leur retenue :

• Familles à deux revenus.
• Personnes ayant deux emplois ou plus en même temps ou qui ne travaillent qu’une partie de l’année.
• Personnes ayant des enfants qui demandent des crédits comme le Child Tax Credit.
• Les personnes qui ont détaillé les déductions au cours de l’année fiscale précédente.
• Les personnes ayant des revenus élevés et des déclarations de revenus plus complexes.

Enfin, si vous remplissez un nouveau W-4, assurez-vous de le soumettre dès que possible dans la nouvelle année. Vous voudrez que les ajustements prennent effet le plus tôt possible, afin que le bon montant d’impôts soit retenu sur votre salaire pendant la plus grande partie de l’année possible.