Fundraising-Briefe: Um Spenden bitten leicht gemacht (+ kostenlose Vorlage)

Während Millennials auf digitale Spendenaufrufe ansprechen, bevorzugt die Babyboomer-Generation mit überwältigender Mehrheit Direct Mails.

Sie können das ganze Jahr über oder für bestimmte Kampagnen verschickt werden. Spendenbriefe beschreiben in der Regel detailliert die Bedürfnisse Ihrer Organisation und lassen die Spender wissen, wie sie helfen können. Sie geben Ihnen die Möglichkeit, potenziellen Spendern Ihre Geschichte zu erzählen, den Einfluss Ihrer Organisation zu zeigen und Unterstützung für Ihre Mission zu sammeln.

Fundraising-Briefe fallen im Allgemeinen in zwei verschiedene Kategorien: individuelle und korporative Appelle.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf individuelle Appelle.

Inhaltsverzeichnis:

• Wie man einen effektiven Nonprofit-Fundraising-Brief schreibt
• Beispiele für Nonprofit-Fundraising-Briefe
• Vorlage für einen Nonprofit-Fundraising-Brief
• Erstellung den perfekten Fundraising-Brief

Wie man einen effektiven Nonprofit-Fundraising-Brief schreibt

Zuerst, nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Mission und Ihre Vision sowie die Ziele Ihrer Organisation zu überprüfen. Dann machen Sie ein Brainstorming und klären das Ziel für den Spendenbrief. Verknüpfen Sie schließlich das Ziel des Spendenbriefs mit der allgemeinen Mission Ihrer Organisation.

Bevor Sie Ihren Spendenbrief schreiben, legen Sie auch fest, wie der Erfolg für Sie aussehen soll. Wie viel Geld hoffen Sie zu sammeln und wie werden Sie es verwenden? Was erhoffen Sie sich zu erreichen? Die Antworten auf diese Fragen werden Ihnen helfen, den Inhalt Ihres Briefes zu bestimmen.

Es ist auch hilfreich, im Voraus zu entscheiden, wie viele Bittbriefe Sie verschicken wollen, wie oft, und wann der beste Zeitpunkt dafür ist.

Pro-Tipp: Beginnen Sie Ihren ersten Entwurf mit: „Ich schreibe Ihnen, weil …“ Selbst wenn Sie diese Worte am Ende herausschneiden, hilft Ihnen der Anfang, Ihr Ziel zu klären und auf dem Weg zu einer relevanten Botschaft zu sein!

Denken Sie an Ihre Zielgruppe

Es gibt so viele Arten von Spendenbriefen wie es Spendenprojekte und -aktivitäten gibt. Alle Spendenbriefe, die Sie verschicken, sollten so geschrieben sein, dass sie die Zielgruppe überzeugen.

Um das zu erreichen, ist es meist hilfreich, Ihre Spender zu segmentieren.

Die Segmentierung Ihrer Spender ermöglicht es Ihnen, Ihren Ton und Ihre Informationen anzupassen und ermutigt Ihre Spender, sich mit Ihrer gemeinnützigen Organisation auf eine Art und Weise zu beschäftigen, die zu ihrem jeweiligen Spenderstatus passt.

Ein Spender, der Ihrer Organisation über Jahre hinweg wiederholt gespendet hat, sollte einen anderen Brief erhalten als jemand, der gerade erst Spender geworden ist. Die Segmentierung hilft auch, Vertrauen aufzubauen und ermöglicht es Ihrer gemeinnützigen Organisation, das Spendenaufkommen strategisch zu steigern.

Wenn Sie keine gute Fundraising-Datenbank haben, sammeln Sie diese durch Spenderbefragungen. Es ist wichtig, dass Sie die demografischen und psychografischen Daten Ihrer Zielgruppe kennen.

Erzählen Sie eine fesselnde Geschichte

Storytelling ist der Schlüssel zu effektiver Kommunikation. Konzentrieren Sie sich in Ihrem Spendenbrief auf die Geschichte einer bestimmten Person oder einer Situation, in der Ihre gemeinnützige Organisation geholfen hat.

Forschungen haben gezeigt, dass die Notlage einer einzelnen, identifizierbaren Person die Menschen mehr berührt als die mehrerer Personen oder eine allgemeine Erklärung der Not. Lesen Sie hier mehr darüber, warum Spender geben und ’nicht geben‘.

Beginnen Sie Ihren Spendenbrief mit etwas, das den Leser fesselt: eine gewagte Frage, eine Aussage oder ein Wortspiel.

Der Schwerpunkt Ihrer Geschichte sollte darauf liegen, wer oder was Hilfe braucht. Erzählen Sie die Geschichte einer Familie, die darum kämpft, die Schule für ihre vier Kinder zu bezahlen, oder von einem Tier, das ein Zuhause für immer braucht.

Nachdem Sie über die Not geschrieben haben, skizzieren Sie die Lösung. Geben Sie an, was Ihre gemeinnützige Organisation tut und wie der Erfolg aussehen würde.

Dann stellen Sie den Helden vor: Ihren Spender. Der Held lässt die Veränderung geschehen. Machen Sie Ihren Spender jedes Mal zum Helden der Geschichte.

Keep it Donor-Centric

Unter mehreren „magischen“ Wörtern, die gemeinnützigen Organisationen helfen, Spenden zu erhöhen, sticht das Wort „Sie“ hervor.

Spenderzentrierte Kommunikation ist der Grundstein einer erfolgreichen Fundraising-Kampagne. Die Verwendung des Wortes „Sie“ gibt Ihren Spendern das Gefühl, wertgeschätzt zu werden und beseitigt die Mauern zwischen Ihren Spendern und Ihrer Organisation.

Spender, die sich wertgeschätzt fühlen, sind eher bereit, wieder zu spenden.

Ersetzen Sie das Wort „Ich“ durch „Sie“, wo immer es möglich ist, um menschliches Interesse hinzuzufügen und die persönliche Note zu betonen.

• Sie haben es uns ermöglicht, im letzten Jahr 1000 Obdachlose zu beschäftigen – und Ihr Engagement macht den Unterschied.

Pro-Tipp: Versuchen Sie, den Namen Ihrer Organisation nirgendwo im Text Ihres Briefes zu verwenden. Indem Sie ihn aus dem Text heraushalten, sind Sie gezwungen, sich auf den Spender zu konzentrieren.

Machen Sie es kurz und bündig

Die meisten Spendenbriefe sind ein bis zwei Seiten lang. Wenn Sie jedoch gerade erst anfangen, sollten Sie alle Regeln über Bord werfen. Lassen Sie Ihren Inhalt die Länge Ihres Briefes diktieren. Schreiben Sie so lange, wie Sie etwas zu sagen haben, und hören Sie dann auf.

Denken Sie nicht, dass Sie eine Menge zusätzlicher Informationen hinzufügen müssen, nur um die Anzahl der Wörter zu erhöhen.

Vermeiden Sie Fremdwörter und große Worte.

Verwenden Sie Adjektive und Adverbien sparsam und vermeiden Sie Abkürzungen oder Akronyme.

Während Ihr Spendenbrief kurz und bündig sein sollte, sollten Sie niemals auf Qualität verzichten. Drucken Sie Ihre Briefe immer auf hochwertigem Papier und verschicken Sie sie in haltbaren Umschlägen. Und vergessen Sie nicht, Ihren Brief mit dem Branding Ihrer Organisation zu versehen. Fügen Sie zumindest Ihr Logo in die Kopfzeile ein.

Machen Sie ihn leicht lesbar

Betrachten Sie Ihren Brief als eine weitere Gelegenheit, Ihren Spender darüber zu informieren, was Ihre Organisation tut und warum Ihre Arbeit wichtig ist. Damit das gelingt, muss Ihr Brief leicht zu lesen sein.

Wenn Sie viel Weißraum verwenden, wirkt das, was Sie zu sagen haben, einladender auf Ihr Publikum.

Verwenden Sie kurze Wörter, kurze Sätze, kurze Absätze und kommen Sie schnell auf den Punkt! Verwenden Sie eine gut lesbare Schrift in einer Schriftgröße von mindestens 12. Wählen Sie Lesbarkeit vor schönem Design (wenn Sie nicht beides können). Schreiben Sie in kurzen, verdaulichen Absätzen.

Helfen Sie dem Spender, die wichtigen Teile Ihrer Botschaft zu erkennen, indem Sie Schlüsselwörter und Phrasen unterstreichen oder sogar hervorheben oder fetten Text verwenden. Und vermeiden Sie überschwängliche Verkaufssprache. Das lässt Sie nur unecht klingen.

Verwenden Sie einfaches Englisch und machen Sie sich keine Gedanken darüber, wie Sie Ihre Botschaft vereinfachen können. Einfache Sprache stellt sicher, dass jeder Ihrer Leser versteht, was Sie zu sagen haben.

Jeff Brooks schlägt vor, dass Fundraising-Briefe irgendwo zwischen dem Niveau der 4. und 6.

Skip the Statistics

Während viele gemeinnützige Organisationen Statistiken verwenden, um ihre Wirkung zu demonstrieren und glaubwürdiger zu wirken, bewegen Statistiken die Menschen normalerweise nicht dazu, zu spenden.

Obwohl gemeinnützige Fundraiser die besten Absichten haben, können Fundraising-Briefe manchmal so aussehen: Wir haben 88 Kinder unter 5 Jahren gefüttert und ihre Mathekenntnisse haben sich um 12 % verbessert und genau 91,7 % Ihrer Spende sind direkt dafür verwendet worden.

Erzählen Sie stattdessen eine emotionale Geschichte, mit der sich Ihre Leser identifizieren können.

Sie können Ihre Glaubwürdigkeit erhöhen, indem Sie die Wirkung eines bestimmten Geldbetrags auf ein Problem beschreiben. Sagen Sie Ihren Spendern, was ihre 25 Dollar-Spende bewirken wird (z.B. Schulsachen für ein Kind für 3 Monate kaufen, Futter für 5 Tierheimkatzen für einen Monat kaufen, usw.)

Betonen Sie die Dringlichkeit und den Aufruf zum Handeln

Spender reagieren besser auf dringende Bedürfnisse, nicht auf solche, die sie leicht bis zum nächsten Aufruf ignorieren können. Es reicht jedoch nicht aus, nur zu sagen „es ist dringend“ oder „spenden Sie jetzt“, obwohl die Verwendung dieser Wörter und Ausdrücke helfen kann. Sie müssen Ihren Spendern sagen, warum sie heute spenden müssen. Was steht auf dem Spiel? Was ist das Risiko? Was sind die Konsequenzen?

Der Hauptzweck Ihres Spendenbriefs ist es, Spenden einzubringen, also verstärken Sie diese Botschaft. Schreiben Sie am Ende Ihres Spendenbriefs einen klaren, überzeugenden Call-to-Action, der den Leser eindeutig zum Spenden auffordert. Gehen Sie nicht davon aus, dass das klar ist.

Große Handlungsaufrufe sind echte Fragen, die den Spendern echte Beträge vorschlagen. „Würden Sie 25 Dollar spenden, um das Leben eines Kindes für immer zu verändern?“ t

Pro-Tipp: Einen Partner dazu zu bringen, die Spenden für einen bestimmten Zeitraum zu verdoppeln, hilft, das Spenden zu inspirieren und die Spender zu motivieren, jetzt zu spenden, anstatt „später“ (was oft zu „nie“ wird).

Danken und unterschreiben

Danken Sie Ihren Spendern im Spendenbrief immer – egal, ob sie eine Spende in Erwägung ziehen oder schon seit Jahren Spender sind.

Unterschreiben Sie Ihren Spendenbrief, aber ignorieren Sie die Versuchung, als Organisation zu unterschreiben (z.B. „Das Rote Kreuz“). Wählen Sie stattdessen einen Mitarbeiter, ein Vorstandsmitglied oder einen wichtigen Freiwilligen, der die Organisation repräsentiert.

Das verstärkt das Gefühl der persönlichen Verbindung und verleiht Ihrer Spendenkommunikation eine menschliche Note.

Wenn Sie schon dabei sind, stellen Sie sicher, dass Sie den Brief personalisieren. „Lieber Freund“ oder „Lieber geschätzter Spender“ sollten Sie unbedingt vermeiden. Verwenden Sie den Vor- oder Nachnamen des Spenders und adressieren Sie den Brief an ihn (und nicht nur außen auf dem Umschlag mit der Adresse).

Und schreiben Sie den Namen nicht falsch! Um das zu vermeiden, halten Sie die Datenbank Ihrer Spender und Interessenten immer auf dem neuesten Stand.

Umschreiben, überarbeiten

Bevor Sie Ihren Spendenbrief verschicken, lassen Sie ihn von jemand anderem durchsehen. Wenn wir etwas zu oft lesen, verringert sich unsere Fähigkeit, Fehler und Ungereimtheiten zu erkennen.

Holen Sie Feedback von Ihren Teammitgliedern sowie einem Mitglied Ihrer Zielgruppe zu einem frühen Entwurf ein, um sicherzustellen, dass Ihr Brief kristallklar ist.

Idealerweise sollten Sie sich Zeit nehmen, bevor Sie die erste Version verfassen und sie sich erneut ansehen. So können Sie den Brief mit frischen Augen sehen und Dinge finden, die verbessert werden können.

Vergessen Sie nicht, ihn ordentlich Korrektur zu lesen, bevor er Ihre Unterstützer erreicht.

Pro-Tipp: Vergessen Sie nicht das P.S. (Post Scriptum). Augenbewegungsstudien haben gezeigt, dass die ersten beiden Dinge, auf die Leser beim Öffnen eines Briefes schauen, der Name und das Postskriptum sind. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Postskriptum Ihren Appell wiederholt.

Keep it Simple

Während die Vorbereitung eines Pakets (Teaser, Brief, Antwortumschlag, Fotos, verschiedene andere Beilagen) die harte Arbeit und Sorgfalt demonstrieren kann, die Sie in die Vorbereitung gesteckt haben, ist der Brief letztendlich das wichtigste Element in Ihrem Paket.

Wenn Sie zu viele Beilagen in Ihr Paket packen, kann sich der Spender nicht mehr auf den Brief konzentrieren, er könnte sich sogar verirren und das Paket als Ganzes wegwerfen.

Halten Sie stattdessen das Paket minimal und legen Sie nur die Beilagen bei, die von größtem Wert sind und den Spender zum Spenden auffordern.

Außerdem könnten einige Spender von ausgefallenen Paketen abgeschreckt werden – sie wollen, dass jeder mögliche Cent an die Sache geht.

Wenn Sie ein aufwändigeres Paket vorbereiten, denken Sie darüber nach, wie jedes dieser Elemente die Spender dazu bringen kann, jetzt zu handeln. Verwenden Sie ein einheitliches Thema, Symbole, Farben und Schriftarten. Versuchen Sie, es einprägsam zu gestalten.

Machen Sie es einfach zu spenden

Nachdem Sie Stunden, Tage oder sogar Wochen damit verbracht haben, den bestmöglichen Spendenbrief zu erstellen, ist es wichtig, dass Sie es Ihren Spendern einfach machen zu spenden.

Für optimale Ergebnisse bieten Sie Ihren Spendern die Möglichkeit, online und offline zu spenden.

Ein Spendenbrief ohne Antwortgerät ist reine Geldverschwendung.

Lassen Sie Ihre Spender online spenden, indem Sie eine einfache, individuell gestaltete Spendenseite einrichten, die ausschließlich dem Sammeln von Spenden aus diesem speziellen Aufruf dient. Andernfalls leiten Sie Ihre Spender auf eine allgemeine Spendenseite, die Sie zum Sammeln von Spenden für alle Spendenaufrufe verwenden.

Lassen Sie das Online-Spendenformular als Teil Ihres Direktmailing-Prozesses nicht aus. Aktuelle Studien zeigen, dass einer der besten Wege, um Online-Spenden anzuregen, der Versand eines Briefes ist.

Beispiele für gemeinnützige Spendenbriefe

Tenement Museum in New York City

Macmillan Cancer Support

Save the Children

Nonprofit-Fundraising-Briefvorlage

Die Betrachtung von Musterdokumenten kann als nützliche Ressource und Grundlage für die Erstellung eigener Fundraising-Briefe dienen.

Nutzen Sie diesen Musterbrief als Leitfaden, wenn Sie das nächste Mal einen Fundraising-Brief im Namen Ihrer gemeinnützigen Organisation versenden müssen.

Den perfekten Fundraising-Brief erstellen

Bei großartigem Fundraising geht es um authentische, menschliche Verbindungen und nicht um Hochleistungskunst. Wenn Sie Menschen wirklich erreichen wollen, erzählen Sie Geschichten. Und erzählen Sie sie so, wie Menschen sie mündlich erzählen.

Während sich gewinnorientierte Organisationen oft professionelle Texter leisten können, sind gemeinnützige Organisationen oft auf eigene Mitarbeiter angewiesen. Das bedeutet nicht, dass Sie keinen überzeugenden und erfolgreichen Spendenbrief verfassen können!

Befolgen Sie diese Richtlinien – passen Sie sie an Ihre speziellen Umstände an – und experimentieren Sie dann. Verfolgen Sie die Ergebnisse genau, so dass Sie Ihren Plan entsprechend ändern können.

Wir hoffen, dass Ihnen dies einen Einblick gegeben hat, wie Sie einen erstaunlichen Spendenbrief schreiben können.

Haben Sie in der Vergangenheit einen geschrieben? Mit welchen Briefen hatten Sie den meisten Erfolg? Lassen Sie es uns wissen, indem Sie an Donorbox twittern.