Fünf Elemente effektiver Kommunikation:

Grundlegende Elemente der Kommunikation

Einfach gesagt, können wir Kommunikation als „Austausch von Ideen oder Gefühlen mit anderen definieren.“ Kommunikation findet statt, wenn eine Person Informationen und Verständnis an eine andere Person weitergibt. Eine Kommunikation findet statt, wenn man jemandem antwortet oder zuhört. Bewegungen der Lippen, das Winken der Hände oder das Zwinkern eines Auges können mehr Bedeutung vermitteln als selbst geschriebene oder gesprochene Worte. Die grundlegenden Elemente des Kommunikationsprozesses sind Kommunikator, Kommunizierter, Nachricht, Kanal und Rückmeldung.

– Kommunikator ist der Sender, Sprecher, Aussteller oder Schreiber, der eine Nachricht ausdrücken oder aussenden will.

– Kommunizierter ist der Empfänger der Nachricht, für den die Kommunikation bestimmt ist. Der Kommunikant empfängt die Information, den Auftrag oder die Nachricht.

– Nachricht, die auch als Gegenstand dieses Prozesses bezeichnet wird, d.h. der Inhalt des Briefes, der Rede, des Auftrags, der Information, der Idee oder des Vorschlags.

– Kommunikationskanal oder das Medium, über das der Sender die Information und das Verständnis an den Empfänger weitergibt. Er fungiert als Verbindung zwischen dem Kommunikator und dem Kommunizierenden, d.h. den Kommunikationsebenen oder Beziehungen, die zwischen verschiedenen Personen oder Abteilungen einer Organisation bestehen.

– Feedback, das für eine erfolgreiche Kommunikation unerlässlich ist. Es ist die Wirkung, Antwort oder Reaktion der übermittelten Information auf den Kommunikanten.

Zunächst entwickelt der Kommunikator eine genaue Vorstellung über Konzepte, Überzeugungen oder Daten, die er vermitteln möchte. Dann übersetzt er die Idee in Worte, Symbole oder eine andere Form der Nachricht, von der er erwartet, dass der Empfänger sie versteht. Der Kommunikator wählt ein geeignetes Medium für die Übermittlung der Nachricht aus. Die Nachricht wird dann vom Kommunikator empfangen. Der Kommunikator handelt auf die Nachricht so, wie er sie verstanden hat. Schließlich wird die Wirksamkeit der Kommunikation durch die Reaktion oder Rückmeldung beurteilt. Wenn die Kommunikation die gewünschten Veränderungen in den Handlungen herbeiführt, spricht man von einer erfolgreichen Kommunikation.

1. ANSPRECHPARTNER

Timing der Kommunikation; Wahl des Mediums; Tonfall und Standpunkt (Perspektive, Einstellung und Beziehung zu Publikum, Zweck und Material); Erkennen des Publikums (Leser- vs. Schreiberorientierung); direkte vs. indirekte Darstellung (Anordnung von Beweisen und Schlussfolgerungen); überzeugende Strategien und rhetorische Appelle (Logos, Pathos, Ethos)

Kontrollpunkte:

□Timing und Wahl des Mediums sind dem Zweck, Publikum und Material angemessen.

□Der Ton ist dem Zweck, der Zielgruppe und dem Material angemessen.

□Das Material wird für den Leser relevant gemacht (die Interessen und Anliegen des Lesers werden erkannt).

□Die Schlussfolgerungen werden direkt (Schlussfolgerung zuerst, Beweise zuletzt) für ein sympathisches Publikum präsentiert, indirekt (Beweise zuerst, Schlussfolgerung zuletzt) für ein unsympathisches oder feindliches Publikum.

□Die überzeugende Strategie beinhaltet eine Mischung aus rhetorischen Ansätzen (Appelle an Logik, Gefühle und Ethik oder Glaubwürdigkeit).

2. ENTWICKLUNG

Organisation (logische Anordnung und Reihenfolge); Beweise und Unterstützung (Relevanz, Spezifität, Genauigkeit und Angemessenheit der Details); Kenntnis des Themas und des Materials; Qualität der Wahrnehmung, Analyse und Einsicht

Kontrollpunkte:

□Material ist in einer logischen und kohärenten Reihenfolge angeordnet.

□Die Schlussfolgerung oder der Schluss fasst das Argument zusammen und nennt die zu ergreifenden Maßnahmen.

□Beispiele sind relevant, spezifisch, detailliert, ausreichend und überzeugend.

□Zitate unterstützen die Argumentation.

□Der Umgang mit dem Material zeigt Wissen und Einsicht.

3. KLARHEIT

Darstellung der These oder des zentralen Arguments (Zielsetzung, Abgrenzung oder Eingrenzung des Themas, Relevanz untergeordneter oder sekundärer Argumente); Wortwahl; Fachsprache und Jargon; Struktur (Satz, Absatz, Dokument); Kohärenzmittel (organisatorische Aussage, Wiederholung von Wörtern und Phrasen, Übergang von Bekanntem zu Unbekanntem, Themen- und Übergangssätze); textliche Markierungen (Überschriften, Hervorhebungen, Formatierungsmerkmale)

Kontrollpunkte:

□Zweck oder zentraler Gedanke ist für eine sinnvolle Diskussion ausreichend eingegrenzt.

□Zweck oder zentraler Gedanke ist klar formuliert, meist in der Einleitung.

□Eine organisatorische Erklärung wird angeboten, normalerweise am Ende der Einleitung.

□Nebengedanken werden effektiv identifiziert und stehen in klarer Beziehung zum Hauptzweck oder zentralen Gedanken.

□Die Sprache ist klar, spezifisch, genau und angemessen für das Publikum, den Zweck und das Material.

□Die Wortwahl ist klar, spezifisch, genau, unaufdringlich und frei von Klischees und missbräuchlichem Jargon.

□Fachsprache und Fachausdrücke werden nach Bedarf definiert und erklärt (abhängig von den Kenntnissen des Publikums).

□Die Sätze sind frei von Mehrdeutigkeit.

□Der Text ist kohärent, wobei neue Informationen mit zuvor besprochenen Informationen verknüpft werden (innerhalb der Sätze als „etwas Altes/etwas Neues“ geordnet).

□Die Übergänge zwischen den Absätzen sind klar und hilfreich.

□Der Text ist angemessen hervorgehoben (Aufzählungszeichen, Absätze, Fettdruck, Kursivschrift, Unterstreichungen usw.), um den Leser zu fesseln und die Hauptpunkte zu verstärken.

4. STIL

Wortwahl (Sparsamkeit, Präzision und Spezifität der Sprache und Details; abstrakte vs. konkrete Sprache; Aktionsverben vs. verbindende oder schwache Verben mit Nominalisierungen; Redefiguren: Schemata und Tropen); Tonfall (Persönlichkeit und Humor); aktive vs. passive Stimme; Satzvielfalt

Kontrollpunkte:

□Die Wortwahl ist sparsam, klar, spezifisch, genau, bescheiden und frei von Klischees und missbräuchlichem Jargon.

□Aktionsverben werden gegenüber schwachen Verben mit Nominalisierungen bevorzugt (wie in „empfehlen“ gegenüber „eine Empfehlung aussprechen“).

□Die Sprache ist angemessen konkret oder abstrakt (Dinge bezeichnend oder nicht bezeichnend, die mit den Sinnen wahrgenommen werden können).

□Figurative Sprache (Metaphern und Gleichnisse sowie andere Tropen und Schemata) bereichern und vertiefen die Argumentation.

□Aktivsprache wird gegenüber Passivsprache bevorzugt (Aktivsprache wird verwendet, um den Ausführenden der Handlung zu betonen; Passivsprache wird verwendet, um den Empfänger der Handlung zu betonen).

□Sätze sind frei von Wortklauberei und unnötig komplexen Konstruktionen.

□Vielfalt im Satzbau und in der Satzlänge schafft Betonung.

□Autorenwerte, Persönlichkeit und – wenn angemessen – Humor werden auf eine Weise vermittelt, die die Botschaft verstärkt.

5. KORREKTHEIT

Regeln und Konventionen der Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung, des Sprachgebrauchs und der Idiomatik; Stil (Angemessenheit der Wortwahl und des Grads der Formalität in Bezug auf Zielgruppe, Zweck und Material); soziale und kulturelle Angemessenheit; Genauigkeit beim Korrekturlesen

Kontrollpunkte:

□Die Rechtschreibung (einschließlich Fachbegriffe und Eigennamen) ist korrekt.

□Korrekte Wörter werden verwendet, um die beabsichtigte Bedeutung zu vermitteln.

□Regeln der Grammatik und Syntax werden befolgt, einschließlich Pronomen-Nomen-Übereinstimmung, Subjekt-Verb-Übereinstimmung, angemessene Verbform, Pronomenfall, Possessivformen, Parallelkonstruktion usw.

□Die Zeichensetzung (insbesondere Kommasetzung) entspricht dem üblichen Sprachgebrauch.