Hier ist, wie Sie das neue W-4-Formular für 2021 ausfüllen

Jedes Jahr gibt der Internal Revenue Service ein neues W-4 heraus, und jedes Jahr machen sich viele Leute nicht die Mühe, es auszufüllen.

Trotz der Tatsache, dass in jedem Jahr wichtige Dinge passieren können, die das Ausfüllen eines W-.4. Wir würden argumentieren, dass die jährliche Überprüfung des Formulars W-4 eine ausgezeichnete Angewohnheit für so ziemlich jeden ist, auch wenn es keine Bundesvorschrift ist.

In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen schnellen Überblick über das W-4 aus dem Jahr 2021, sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Wir zeigen Ihnen genau, wie Sie das W-4 ausfüllen, und wir führen Sie durch die Arbeitsblätter und den Quellensteuerschätzer. All dieses Wissen kann jedem helfen, das Formular mit den bestmöglichen Informationen für seine Situation auszufüllen.

Warum sollte sich jemand für das Ausfüllen eines W-4 interessieren? Nun, das Formular wurde im Jahr 2020 neu gestaltet, um die Einbehaltungen genauer zu machen, und obwohl es keinen großen Unterschied zwischen dem 2020er und dem 2021er Formular gibt, ist es wichtig, auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Steuerzahler, die das Formular 2021 ausfüllen, haben weniger Chancen, bei der Steuererklärung 2022 mit einer hohen Steuerrechnung oder einer riesigen Rückerstattung dazustehen – Geld, das im Laufe des Jahres investiert oder für wichtige Ausgaben ausgegeben werden könnte.

Die Aktualisierung des Einbehaltungsbetrags ist immer optional, obwohl die IRS empfiehlt, dass Angestellte ihre W-4-Formulare jedes Jahr überarbeiten.

Okay, lassen Sie uns in die Details eintauchen, damit Sie wissen, wie Sie das Formular ausfüllen müssen.

An employer’s guide to the 2021 W-4

Dieser Abschnitt erklärt die größten W-4-Änderungen, die Arbeitgeber kennen müssen.

Was müssen Sie über das Formular W-4 wissen?

Mitarbeiter, die keine signifikanten Veränderungen im Leben hatten, wie z.B. zu heiraten oder Kinder zu bekommen, haben wahrscheinlich schon LANGE kein W-4 mehr ausgefüllt. Deshalb empfehlen wir, dass Sie Ihr Team daran erinnern, wie wichtig es ist, ihre Einbehaltungen jedes Jahr zu überprüfen. Darüber hinaus müssen alle neuen Mitarbeiter ein W-4 ausfüllen.

Wenn das nicht Grund genug ist, das Formular W-4 zu überarbeiten, wurden mit der Verabschiedung des Tax Cuts & Jobs Act (TCJA) im Jahr 2017 wichtige Änderungen für die Einbehaltung von Arbeitnehmern beschlossen. Diese Änderungen betrafen viele Steuerzahler in vielerlei Hinsicht – und sie sind immer noch im Gange.

Für den Fall, dass Sie die Änderungen des letzten Jahres verpasst haben, hier sind ein paar Dinge, die sich 2020 geändert haben und die immer noch auf dem W-4-Formular 2021 gelten.

Der Name

Historisch gesehen war der Titel des Formulars W-4 „Employee’s Withholding Allowance Certificate“. Ab 2020 berechnet das Formular W-4 keine „Freibeträge“ mehr, daher wurde der Titel auf „Employee’s Withholding Certificate“ verkürzt.

Buh-Bye, Personal Allowances Worksheet

Das stimmt, das Personal Allowance Worksheet von Seite drei des alten Formulars W-4 verschwand im Jahr 2020 – und es bleibt auch im Formular 2021 verschwunden.

Warum? Der TCJA hat die persönlichen Freibeträge abgeschafft. Diese Freistellungen ermöglichten Abzüge vom persönlichen Einkommen eines Steuerzahlers, die sein zu versteuerndes Einkommen und damit seine Bundeseinkommensteuer reduzierten. Diese Freistellungen waren an Freibeträge gebunden, aber da die Freistellungen jetzt weg sind, ist auch die Notwendigkeit, die Anzahl der Freibeträge zu bestimmen, weg.

Die 5 Schritte im Formular W-4

Nun, lassen Sie uns in jeden Schritt eintauchen, damit Sie Ihre Mitarbeiter erfolgreich durch das W-4 Formular führen können.

Schritt 1: Persönliche Informationen eingeben

Dieser Schritt muss von allen Mitarbeitern ausgefüllt werden. Wenn ein Mitarbeiter das Formular nicht ausfüllt, müssen Sie seine Einbehaltung als „Single“ berechnen, damit Sie seine Steuern mit dem höheren „Single“-Satz einbehalten können.

Schritt 2: Mehrere Jobs oder Ehepartner arbeitet

Die Nachricht vor Schritt zwei gibt Anweisungen, wo Sie Anleitungen für alle Mitarbeiter finden, die vom Steuerabzug befreit sein könnten. Wenn Ihr Mitarbeiter danach fragt, verweisen Sie ihn auf diese Hinweise, die weiter unten aufgeführt sind.

Diese Nachricht weist auch alle Mitarbeiter, die die Schritte zwei bis vier nicht ausfüllen müssen, auf Schritt fünf hin, den jeder ausfüllen muss.

Für Schritt 2, müssen die Mitarbeiter nur die Optionen (a), (b) oder (c) ausfüllen. Die Optionen (a) und (b) führen die Mitarbeiter weg vom Formular selbst, während Option (c) direkt auf dem Formular erledigt werden kann.

Die IRS hat erklärt, dass Option (a) den Mitarbeitern die größte Genauigkeit und Privatsphäre der drei Möglichkeiten bietet, da der neue Quellensteuerschätzer alle relevanten Einträge für das Formular berechnet. Option (b) bietet ebenfalls Genauigkeit, erfordert aber manuelle Arbeit, und (c) ist die am wenigsten genaue, da sie davon ausgeht, dass die Arbeitsplätze ähnlich bezahlt werden, aber sie ist am einfachsten auszufüllen.

Schritt 3: Anfordern von Angehörigen

Einzelne Steuerzahler mit einem Gesamteinkommen von 200.000 Dollar oder weniger (400.000 Dollar, wenn sie verheiratet sind) sind für den Kinderfreibetrag berechtigt. Arbeitnehmer sollten die Definitionen in der IRS-Publikation 972 – Child Tax Credit beachten, wenn sie die Steuergutschrift in Anspruch nehmen wollen.

Schritt 4: Andere Anpassungen

Dieser optionale Abschnitt ist für verschiedene Dinge, die ein Arbeitnehmer bei der Betrachtung seines Steuerabzugs berücksichtigen möchte. Diese Bereiche umfassen:

• (a): Sonstiges Einkommen (nicht aus Jobs). Zusätzliches Einkommen, das möglicherweise nicht dem Steuerabzug unterliegt, wie Renteneinkommen oder Dividenden.
• (b): Abzugsbeträge. Diese Zeile ist für andere Abzüge als den Standardabzug. Dazu gehören alle Einzelabzüge wie Hypothekenzinsen und wohltätige Spenden abzüglich des Standardabzugs. Denken Sie daran, dass der Standardabzug im Allgemeinen das bereinigte Bruttoeinkommen eines Steuerzahlers reduziert, um das zu versteuernde Einkommen zu erhalten. Je höher der Standardabzug oder die Einzelpostenabzüge sind, desto geringer ist die zu zahlende Steuer. Der Standardabzug für das Jahr 2021 beträgt 25.100 $ für verheiratete Steuerzahler, die ihre Steuererklärung gemeinsam einreichen; 12.550 $ für alleinstehende und verheiratete Steuerzahler, die ihre Steuererklärung getrennt einreichen; 18.800 $ für diejenigen, die ihre Steuererklärung als Haushaltsvorstand einreichen.
• (c): Extra Withholding. Jeder zusätzliche Einbehalt, den der Mitarbeiter pro Lohnperiode einbehalten möchte.

Schritt 5: Stellen Sie sicher, dass Ihr Mitarbeiter das Formular unterschrieben hat

Wenn Ihr Mitarbeiter diesen letzten Schritt nicht ausfüllt, ist das Formular ungültig.

Anleitung zum Ausfüllen des W-4 2021

Alle Mitarbeiter müssen die Schritte 1 und 5 im neuen W-4 ausfüllen. Die Schritte 2, 3 und 4 werden nur ausgefüllt, wenn bestimmte Kriterien zutreffen. Wir werden jeden dieser Schritte hier im Detail behandeln.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter die folgenden Schritte befolgen.

Schritt 1: Persönliche Informationen eingeben

Sie müssen Ihre grundlegenden Informationen ausfüllen: 1) Name; 2) Sozialversicherungsnummer; 3) Adresse; 4) Stadt/Ort, Bundesland und Postleitzahl; 5) Status der Anmeldung. Nichts allzu Kompliziertes.

So sieht es aus:

Unter den Feldern mit den persönlichen Informationen in Schritt 1 befinden sich die Schritte 2 bis 4. Höchstwahrscheinlich werden diese Schritte nicht auf Sie zutreffen, wenn Sie alleinstehend sind und nur einen Job haben oder wenn Sie verheiratet sind und Ihr Ehepartner nicht arbeitet.

Schritt 2: Mehrere Jobs oder Ehepartner arbeitet

Dieser Schritt ist in der Regel für alle, die mehr als einen Job haben oder die gemeinsam verheiratet sind und deren Ehepartner arbeitet.

Das Ankreuzen von Kästchen 2(c) teilt Ihrem Arbeitgeber mit, dass Sie mehrere Jobs haben. Wenn Sie diese Tatsache nicht offenlegen wollen, kreuzen Sie das Kästchen nicht an.

In diesem Schritt weist das Formular darauf hin, dass Personen mit mehreren Jobs das Formular W-4 mit den Informationen aus ihrem höchstbezahlten Job ausfüllen sollten. Das sollte zu einer möglichst genauen Einbehaltung führen.

Wenn Sie mehr als einen Job haben, sollten die Schritte 3 bis 4b nur auf einem W-4-Formular ausgefüllt werden.

Schritt 3: Beantragung von Angehörigen

In diesem Abschnitt wird Ihr Anspruch auf die Kindersteuergutschrift festgelegt. Es ist ein relativ einfach auszufüllender Schritt:

Einzelne Steuerzahler mit einem Gesamteinkommen von 200.000 Dollar oder weniger (400.000 Dollar, wenn sie verheiratet sind und gemeinsam einreichen) sind für die Kindersteuergutschrift berechtigt.

Die Anzahl der anspruchsberechtigten Kinder unter 17 Jahren multipliziert mit $2.000 wird in das erste Feld eingetragen. Die Anzahl der anderen Familienangehörigen multipliziert mit 500 Dollar wird in das zweite Feld eingetragen. Die Summe dieser beiden Zahlen wird in Zeile 3 eingetragen.

Schritt 4: Andere Anpassungen

Dieser Abschnitt ist für verschiedene Dinge, die Sie vielleicht berücksichtigen möchten.

So sieht es aus:

Zu diesen Bereichen gehören:

• (a): Sonstige Einkünfte (nicht aus Jobs). Zusätzliches Einkommen, das möglicherweise nicht der Quellensteuer unterliegt, wie Dividenden oder Renteneinkommen.
• (b): Abzugsbeträge. Einzelabzüge wie Hypothekenzinsen und wohltätige Spenden, die Ihren Standardabzug übersteigen.
• (c): Zusätzliche Einbehaltung. Alle zusätzlichen Abzüge, die Sie in jeder Lohnperiode einbehalten möchten.

Schritt 5: Unterschreiben Sie das Formular

Einfach genug, oder? Okay.

Denken Sie daran: Wenn Sie das Formular nicht unterschreiben, ist es ungültig. Das bedeutet, dass Ihr Arbeitgeber Ihre neuen W-4-Auswahlen und Einbehaltungen nicht berücksichtigt und stattdessen Ihre Einbehaltung als „Single“ berechnet.

Arbeitsblätter auf dem Formular W-4

Weiter geht’s. Wie das Formular W-4 für 2020 hat auch das Formular W-4 für 2021 nur zwei Arbeitsblätter, im Vergleich zu drei im Formular 2019. Wir gehen hier auf beide ein, damit Sie verstehen, ob Sie sie verwenden sollten und warum.

Arbeitsblatt „Multiple Jobs“

Wenn Sie in Schritt 2 die Option b wählen, müssen Sie das Arbeitsblatt „Multiple Jobs“ ausfüllen. Laut IRS ist dieses Arbeitsblatt weniger genau als der Steuerschätzer, aber es bietet ein Maximum an Privatsphäre.

Zeile 1

Zeile 1 ist für jeden, der zwei Jobs hat oder gemeinsam mit einem Ehepartner, der auch arbeitet, einreicht.

Nutzen Sie die Tabellen auf Seite vier, um in der linken Spalte den Lohn oder das Gehalt für den „Höher bezahlten Job“ zu finden (siehe unten) und vergleichen Sie ihn mit der Höhe des Lohns oder Gehalts des „Niedriger bezahlten Jobs“ in den Spalten von links nach rechts.

Die Schnittmenge dieser beiden Beträge ist die Zahl, die Sie in Zeile 1 eintragen.

Beachten Sie, dass es sich bei der obigen Abbildung um die Tabelle für Steuerzahler handelt, die verheiratet sind und gemeinsam die Steuererklärung einreichen oder als Witwe(r) gelten. Es gibt eine separate Tabelle für ledige und verheiratete Steuerzahler, die ihre Steuererklärung getrennt einreichen, und eine weitere separate Tabelle für Steuerzahler, die ihre Steuererklärung als Haushaltsvorstand einreichen. Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Tabelle verwenden.

Zeile 2

Zeile 2 ist für jemanden, der insgesamt drei Jobs alleine oder mit einem Ehepartner hat.

Zeile 2a ist für die zwei höchstbezahlten Jobs. Auch hier finden Sie den Lohn oder das Gehalt für den höchstbezahlten Job in der linken Spalte und den Lohn oder das Gehalt für den zweithöchsten in der oberen Spalte. Der Schnittpunkt dieser beiden Zahlen wird in Zeile 2a eingetragen.

Für Zeile 2b müssen die Löhne und Gehälter für die beiden höchstbezahlten Stellen addiert werden und in der linken Spalte stehen. Die Löhne und Gehälter für die dritte Stelle finden Sie in der Zeile ganz oben in der Tabelle. Der Wert am Schnittpunkt dieser beiden Zahlen wird in Zeile 2b eingetragen. Die Summe der Zeilen 2a und 2b wird in Zeile 2c eingetragen.

Zeile 3

Die Zeilen 3 und 4 gelten für alle, die sich entscheiden, das Arbeitsblatt „Mehrere Jobs“ auszufüllen.

Zeile 3 ist die Anzahl der Lohnperioden pro Jahr für den höchstbezahlten Job. Wenn der Job zum Beispiel wöchentlich bezahlt wird, dann stehen in Zeile 3 52. Wenn der Job zweimonatlich bezahlt wird, dann sollten 24 eingetragen werden

Zeile 4

Zeile 4 teilt einfach den Betrag in Zeile 1 oder 2c durch die Anzahl der Lohnperioden in Zeile 3. Es ist der Betrag, der in Schritt 4c angegeben wird.

Arbeitsblatt für Abzüge

Das Arbeitsblatt für Abzüge ist für jeden, der plant, Abzüge aufzuschlüsseln. Da der TCJA den Standardabzug erhöht hat, werden viel weniger Menschen ihre Abzüge aufschlüsseln. Viele Besserverdienende werden aber immer noch Einzelabzüge vornehmen, also gehen Sie entsprechend vor.

Für 2021, wenn Sie glauben, dass Ihre Einzelabzüge 12.550 $ (wenn Sie alleinstehend oder verheiratet sind), 25.100 $ (wenn Sie verheiratet sind) oder 18.800 $ (wenn Sie der Haushaltsvorstand sind) überschreiten, sollten Sie in Erwägung ziehen, das Arbeitsblatt für Abzüge auszufüllen.

Wer dieses Arbeitsblatt ausfüllt, sollte seine Steuererklärung aus dem Vorjahr zur Hand haben, um eine gute Vorstellung davon zu bekommen, wie hoch diese Abzüge sein könnten.

Sollte ich ein neues W-4 ausfüllen?

Die kurze Antwort lautet: Es kommt darauf an.

Hier ist eine Liste von Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• Sind Sie verheiratet? Wenn ja, arbeitet Ihr Ehepartner?
• Haben Sie oder Ihr Ehepartner einen zweiten Job?
• Haben Sie neue Familienangehörige?
• Ist es möglich, dass Sie den Standardabzug nicht nutzen werden?
• Hatten Sie letztes Jahr eine hohe Steuerrechnung oder eine hohe Rückzahlung?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit „Ja“ beantworten, dann empfehlen wir Ihnen, Ihr W-4 zu überarbeiten. Wenn Sie im Jahr 2021 eingestellt werden, müssen Sie das neue W-4 ausfüllen.

Sie können sich auch auf die neuen W-4 Frequently Asked Questions beziehen, die von der IRS veröffentlicht wurden, die weitere Hinweise darauf geben, ob Sie Ihre W-4-Wahlen für 2021 anpassen sollten.

Der Steuereinbehalt-Schätzer

Nun, einige von Ihnen werfen uns wahrscheinlich einen Seitenblick zu, jetzt, wo wir vorgeschlagen haben, dass Sie sich diese ganze Arbeit machen. Um es Ihnen leichter zu machen, empfehlen wir Ihnen, den Quellensteuer-Schätzer der IRS auszuprobieren.

(Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels verwendet der Tax Withholding Estimator die IRS-Quelltabellen für 2020. Die 2021-Version des Tools sollte 2021 live sein.)

Wer den Schätzer nutzen möchte, muss mit ähnlichen Informationen vorbereitet sein, die auf den W-4-Arbeitsblättern abgefragt werden.

Wenn Sie daran interessiert sind, den Schätzer zu verwenden, sollten Sie Folgendes haben:

• Ihre letzte Gehaltsabrechnung. Er sollte den Betrag der bisher im laufenden Steuerjahr (2020) einbehaltenen Bundeseinkommensteuer enthalten.
• Eine ausgefüllte Kopie Ihrer letzten Steuererklärung. Sie hilft bei der Schätzung des Einkommens und anderer Posten für das laufende Steuerjahr.

Es ist wichtig, dass jeder, der den Schätzer benutzt, weiß, dass er nur so genau ist wie die eingegebenen Informationen. Wenn Sie eine „beste Schätzung“ für die angeforderten Informationen eingeben, wird das Ergebnis nicht so genau sein.

Der Quellensteuer-Schätzer spuckt eine Annäherung aus, wie hoch die Steuerschuld einer Person für ihre Steuererklärung sein wird und ob ihr aktueller Steuerabzug ausreicht, um diese Verpflichtung zu erfüllen. Abhängig von der Situation einer Person, kann diese Information sie dazu veranlassen, Änderungen an ihrem W-4 vorzunehmen.

Wir lassen alle mit diesem: Der IRS empfiehlt, dass Steuerzahler mit den folgenden Profilen ihre Einbehaltung überprüfen:

• Familien mit zwei Einkommen.
• Personen mit zwei oder mehr Jobs zur gleichen Zeit oder die nur für einen Teil des Jahres arbeiten.
• Personen mit Kindern, die Gutschriften wie den Child Tax Credit beanspruchen.
• Personen, die im vorangegangenen Steuerjahr einzelne Abzüge geltend gemacht haben.
• Personen mit hohem Einkommen und komplexeren Steuererklärungen.

Wenn Sie schließlich ein neues W-4 ausfüllen, sollten Sie es so bald wie möglich im neuen Jahr einreichen. Sie möchten, dass die Anpassungen eher früher als später wirksam werden, damit die richtige Menge an Steuern für einen möglichst großen Teil des Jahres von Ihrem Gehaltsscheck einbehalten wird.