12 motivi per cui le comunicazioni interne ed esterne vanno di pari passo

La comunicazione esterna e quella interna sono di grande importanza per la crescita e la performance del business.

Le comunicazioni interne ed esterne sono due entità distinte?

Sì, lo sono.

I team di comunicazione interna e aziendale hanno obiettivi diversi, trasmettono messaggi a pubblici diversi e supportano il business in modi diversi. Ma questo non significa che debbano lavorare in silos.

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Anche se le comunicazioni aziendali e i team IC hanno pubblici diversi, dovrebbero allineare i loro sforzi e assicurarsi che i loro messaggi siano unificati.

Sapevate che l’aumento medio delle entrate attribuito al fatto di presentare sempre il marchio in modo coerente è del 33%?

Ecco dove la capacità dei team IC e Corporate Comms di lavorare insieme gioca un ruolo enorme. Il fatto è che anche se il 95% delle organizzazioni ha delle linee guida per il marchio, solo un quarto vengono applicate in modo coerente.

Se i team di Corporate Comms e di Comunicazione Interna non collaborano, trasmetteranno messaggi incoerenti e contrastanti, che possono portare a confusione e disimpegno tra i dipendenti ma anche tra i clienti.

Anche se le comunicazioni esterne e interne hanno molte differenze e obiettivi distinti, ci sono anche molte similitudini. L’allineamento tra i due è assolutamente cruciale per creare una cultura organizzativa positiva.

Ecco perché le organizzazioni devono affrontare le comunicazioni interne ed esterne con una mentalità congiunta.

Comunicazioni esterne vs. interne

La comunicazione interna ed esterna sono considerate risorse molto importanti della comunicazione aziendale. Diamo ora uno sguardo più profondo a questi due tipi di comunicazione.

Comunicazione interna

La comunicazione interna è lo scambio di informazioni e idee all’interno dell’organizzazione stessa. Nella comunicazione interna, i messaggi possono essere scambiati tramite contatto personale, telefono, e-mail, intranet o le moderne piattaforme di comunicazione dei dipendenti.

Ci sono 4 tipi di comunicazione interna:

• Verticale – comunicazione tra dipendenti su diverse posizioni gerarchiche
• Downward – comunicazione da manager o leader verso i dipendenti
• Verso l’alto – comunicazione dai dipendenti verso manager o leader
• Orizzontale – comunicazione tra individui sulle stesse posizioni gerarchiche

Quali sono le priorità principali dei professionisti IC oggi?

Comunicazione esterna

A differenza della comunicazione interna, la comunicazione esterna significa lo scambio di informazioni sia all’interno dell’organizzazione stessa che all’esterno dell’organizzazione. Pertanto, i dipartimenti di comunicazione esterna giocano un ruolo molto importante in ogni azienda.

La comunicazione esterna può essere formale e informale.

La comunicazione esterna formale è il primo passo per creare l’immagine appropriata dell’azienda. Include qualsiasi cosa, da lettere, relazioni, presentazioni o pagine web create con cura. L’obiettivo principale della comunicazione esterna è quello di comunicare al mondo esterno un messaggio importante sul lavoro e la qualità dell’organizzazione.

La comunicazione esterna informale è una forma di comunicazione che le organizzazioni non possono regolare direttamente.

Durante le attività lavorative quotidiane i dipendenti assorbono continuamente informazioni e approfondiscono la loro conoscenza dell’organizzazione. Ogni volta che i dipendenti parlano della vostra organizzazione al mondo esterno, fanno parte di una comunicazione esterna informale.

📚 Continua a leggere: Top 5 Communication Skills e come migliorarle

12 motivi per cui le comunicazioni interne ed esterne devono lavorare insieme

Anche se le attività di comunicazione interna ed esterna possono essere diverse, entrambe hanno obiettivi simili e devono essere allineate quando trasmettono messaggi a dipendenti, clienti e altri stakeholder.

Per il successo di un’azienda, i comunicatori interni ed esterni devono lavorare insieme. Le organizzazioni dovrebbero sempre cercare di renderli il più possibile complementari. Sviluppare una messaggistica che motivi i dipendenti a raggiungere i loro obiettivi e allo stesso tempo attiri in modo uniforme partner e clienti assicura una comunicazione efficace.

🎬 Diamo un’occhiata ad alcune delle ragioni per cui la comunicazione esterna e quella interna devono lavorare mano nella mano per ottenere migliori risultati di business 👇

Migliore allineamento strategico

Se i dipartimenti di comunicazione interna ed esterna non lavorano insieme come una squadra, è impossibile raggiungere l’allineamento strategico tra i vari stakeholder.

Inoltre, solo il 14% dei dipendenti capisce la strategia e le direzioni della propria azienda.

Quando la comunicazione interna fa un buon lavoro informando i dipendenti su ciò che i dipartimenti di comunicazione esterna stanno lavorando, essi possono fare un lavoro migliore per raggiungere i loro obiettivi e comprendere la strategia aziendale complessiva.

Allineare l’immagine del marchio dall’interno

Le aziende hanno tradizionalmente considerato la comunicazione esterna come il loro obiettivo principale, dimenticando che il loro pubblico interno è altrettanto importante.

E’ imperativo per i marchi assicurarsi che non ci siano lacune tra i loro prodotti, il servizio clienti e gli sforzi pubblicitari e le reali esperienze dei clienti.

📚 Continua a leggere: 11 motivi per cui la comunicazione aziendale è fondamentale per il successo della tua azienda

Il modo migliore per colmare questo divario è allineare il marchio totalmente dall’interno. Questo significa che ogni dipendente non solo deve capire la promessa del marchio e il suo ruolo nel mantenerla, ma deve anche essere dotato delle conoscenze e degli strumenti necessari per realizzare effettivamente ciò che ci si aspetta.

Per raggiungere questo obiettivo, i team di comunicazione esterna e interna devono lavorare come un tutt’uno.

Messaggio interno ed esterno unificato

Non è raro vedere che i messaggi interni ed esterni non sono completamente allineati. Per esempio, se l’azienda condivide informazioni contrastanti con i suoi dipendenti e investitori, potrebbe avere a che fare con diversi stakeholder infelici e demotivati, il che potrebbe portare a problemi più grandi.

Inoltre, l’allineamento organizzativo è un dovere delle comms sia interne che esterne.

Shel Holtz, direttore di Holtz Communications dice:

Comprendere il pubblico

Le aziende devono guardare al pubblico interno ed esterno insieme per avere una strategia di comunicazione unificata e ben impostata.

Per esempio, se un’azienda sta sviluppando il messaggio del suo marchio, è essenziale creare dei punti di discussione sia per uso interno che esterno. Questo approccio aiuta a creare messaggi che attraggono i dipendenti e li motivano a fare il loro lavoro.

Inoltre, questa messaggistica dovrebbe invogliare i clienti e i partner dell’azienda.

Inoltre, avrete probabilmente sentito il detto: “Tratta i tuoi dipendenti come clienti”.

Purtroppo, molte aziende non hanno ancora adottato questa mentalità che è diventata cruciale per il successo aziendale.

Come dice Paul Barton, direttore della società di consulenza Paul Barton Communications:

“Non puoi assumere un tono spassionato e dittatoriale con i tuoi dipendenti e aspettarti che forniscano un servizio caldo ed efficiente ai clienti. Devi parlare ai tuoi dipendenti come vuoi che parlino ai tuoi clienti. Il pubblico spesso non ricorda esattamente quello che hai detto, ma ricorda come li hai fatti sentire. Questo è certamente vero per i dipendenti.”

Pertanto, le comunicazioni esterne e interne devono lavorare insieme per capire meglio il loro pubblico e mostrare ai dipendenti che stanno ricevendo un trattamento uguale, o addirittura migliore, di quello dei clienti.

Avere tutti sulla stessa pagina

Le comunicazioni esterne devono assicurarsi che il dipartimento IC sia a conoscenza delle campagne esterne e di altri sforzi.

Inoltre, le comunicazioni interne sono responsabili della comunicazione di questi sforzi ai dipendenti.

Questo è l’unico modo per far sì che i dipendenti siano sulla stessa pagina e capiscano gli obiettivi dietro a questi sforzi.

Per raggiungere questo obiettivo, è estremamente importante avere tutte le piattaforme di comunicazione integrate in modo che le informazioni possano essere facilmente trovate e condivise.

Costruire la fiducia tra i dipendenti e i clienti

Costruire la fiducia sul posto di lavoro è uno degli obiettivi principali per i datori di lavoro di tutto il mondo.

Quando la messaggistica verso i dipendenti e gli azionisti esterni, come i clienti, non è unificata, la sfiducia organizzativa è inevitabile.

Oggi pochissimi impiegati si fidano dei loro dipendenti, e una delle ragioni principali è che le comunicazioni interne ed esterne non sono unificate.

I dipartimenti di comunicazione interna ed esterna dovrebbero fare un lavoro migliore per assicurarsi di non trasmettere messaggi contraddittori al loro pubblico.

Questa è una delle ragioni principali per cui le aziende stanno combinando la comunicazione interna con le PR e le comunicazioni esterne.

Aiutare i dipendenti a diventare ambasciatori del marchio

Avere dei sostenitori dei dipendenti è estremamente prezioso. Gli ambasciatori del marchio possono aiutare la vostra azienda a ottenere una maggiore consapevolezza del marchio, generare più vendite e attrarre più talenti nella vostra organizzazione.

Tuttavia, questo diventa una missione impossibile se i dipartimenti interni ed esterni non lavorano mano nella mano.

Nel suo articolo sul CMO, Radiscka Subrammanian dice:

“Investendo nei vostri stakeholder interni, li autorizzate a diventare ambasciatori del marchio, sostenitori del vostro prodotto o offerta e determinati a fornire valore. Le esperienze coerenti del marchio costruiscono la fiducia e creano relazioni durevoli e sostenibili tra marchio e consumatore. Non è più sufficiente raccontare semplicemente la storia del vostro marchio – dovete vivere la vostra promessa di marchio dentro e fuori.”

È sempre stato il caso che le storie interne abbiano il potenziale per essere condivise all’esterno. Le piattaforme dei social media rendono più facile che mai per le informazioni interne trovare la strada per il mondo esterno.

D’altra parte, i dipendenti non intraprenderanno mai azioni di advocacy se sono complicate o difficili da eseguire.

Domanda a te stesso: i tuoi dipendenti hanno un modo semplice per condividere i tuoi contenuti all’esterno?

Strumenti di comunicazione interna come Smarp rendono la condivisione dei contenuti dagli account sociali personali dei dipendenti incredibilmente facile, con conseguente aumento dei livelli di adozione e coinvolgimento.

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Stare aggiornati con le notizie aziendali e le tendenze del settore

I dipartimenti di comunicazione sia interni che esterni hanno il compito di comunicare efficacemente le tendenze e gli eventi importanti che accadono nel settore e nell’azienda stessa.

Tuttavia…

Perciò, dovrebbero essere allineati nel fornire le stesse informazioni a dipendenti e clienti.

Qualunque cosa stiate cercando di comunicare ai vostri clienti, anche i dipendenti dovrebbero esserne consapevoli.

Assicuratevi, però, dell’eccesso di informazioni. Non tutti i dipendenti devono sapere tutto. Troppe informazioni irrilevanti hanno un effetto negativo sull’impegno dei dipendenti.

Per questo motivo, i dipartimenti di comunicazione interna dovrebbero considerare l’implementazione di una tecnologia di comunicazione interna che permetta ai dipendenti e ai manager di creare feed di notizie personalizzati basati su interessi e priorità.

Creare contenuti più coinvolgenti

I dipendenti vogliono sapere dei loro successi e dei buoni risultati. Dall’altra parte, le comunicazioni esterne hanno un sacco di approfondimenti dai clienti dell’azienda.

Perciò, perché le comunicazioni interne ed esterne non dovrebbero lavorare insieme per creare storie che ispirino i clienti?

Questi due dipartimenti possono insieme creare e fornire contenuti con cui i dipendenti sono sempre felici di impegnarsi.

Oggi, non è raro vedere interni ed esterni unire le forze per creare contenuti più condivisibili, coinvolgenti e fruibili.

Tuttavia, questo può essere estremamente difficile da realizzare, soprattutto nelle grandi aziende, senza i giusti strumenti di comunicazione interna.

Se tutti i vostri dipendenti non sono collegati con un’unica piattaforma di comunicazione, nessuno può assicurarsi che il messaggio giusto raggiunga i dipendenti giusti.

Creare un senso di lavoro di squadra

Creare un senso di lavoro di squadra è uno dei modi migliori per diffondere positività sul posto di lavoro.

Mentre le comunicazioni interne hanno un forte impatto e influenza sui dipendenti, le comunicazioni esterne lo hanno sui clienti attuali e potenziali.

📚 Continua a leggere: Valori aziendali: Definizione, importanza ed esempi

Pertanto, i dipartimenti di comunicazione possono collegare le persone all’interno e all’esterno dell’azienda per creare grandi storie.

Ecco un esempio di questi sforzi da parte di Eileen Sheil, esperta di comunicazione alla Cleveland Clinic:

“Il mio ultimo obiettivo e una delle priorità del nostro dipartimento è costruire “una squadra” unendo i nostri sforzi di comunicazione in modo da essere una forte unità di comunicazione ben posizionata per il futuro.

Un esempio di questo sforzo è la nostra attenzione a raccontare all’esterno storie avvincenti di pazienti che mettano in evidenza l’innovazione clinica, che può anche servire come una grande storia interna che metta in evidenza il grande lavoro dei nostri assistenti per aiutare un paziente.

Esternamente, questa storia si è concentrata più sul caregiver che sul paziente e ha profilato i grandi sforzi del nostro staff per aiutare le persone coinvolte e si è collegata alla storia video. Dai commenti, i nostri assistenti hanno condiviso un grande senso di orgoglio nel lavorare per Cleveland Clinic.”

Gestire i rapidi cambiamenti aziendali in modo più efficiente

La gestione efficace del cambiamento non è facile da realizzare. Tuttavia, è molto più facile quando i dipartimenti di comunicazione interna ed esterna lavorano a stretto contatto.

Eventi aziendali critici come la trasformazione digitale o le fusioni e acquisizioni influenzano sia gli azionisti interni che quelli esterni dell’azienda.

Spesso le comunicazioni esterne sono il primo punto di contatto con il mondo esterno. In molte situazioni, questi messaggi dovrebbero raggiungere anche le comunicazioni interne e i dipendenti.

Prendiamo ad esempio i cambiamenti in corso con i vostri prodotti o servizi. In questa situazione, le comms esterne saranno le prime a scoprire il feedback dei clienti, e questo feedback dovrebbe essere immediatamente consegnato alle comms interne e ai dipendenti interessati.

📚 Continua a leggere: Gestione del cambiamento: Definizione, Best Practices & Esempi

Costruire una forte comunità intorno al tuo marchio

Le tue comunicazioni giocano un ruolo critico quando si tratta di costruire relazioni a lungo termine con i tuoi dipendenti e i tuoi clienti.

Infatti, creare un’esperienza positiva per i dipendenti e fornire un ottimo servizio clienti significa comunicare con il tuo pubblico in modo efficace!

Il fatto è che il modo in cui i vostri dipendenti sentono il loro lavoro e l’azienda stessa ha un impatto diretto sulla qualità del servizio clienti che forniscono. In altre parole, l’esperienza dei dipendenti (EX) e l’esperienza del cliente (CX) sono interconnesse. Non sorprende che le aziende leader nella customer experience abbiano il 60% in più di dipendenti impegnati.

Quindi, se volete avvicinare i vostri dipendenti e i vostri clienti, dovete assicurarvi di comunicare efficacemente con loro. Non condividere messaggi contrastanti. Al contrario, costruite una strategia di comunicazione coerente in cui i vostri messaggi interni ed esterni siano coerenti.

Se i vostri dipendenti hanno la sensazione che gli nascondete alcune informazioni o che le vostre comunicazioni aziendali non riflettano ciò che sta realmente accadendo in azienda, non si impegneranno molto con i vostri clienti!

Allineare le vostre comunicazioni interne ed esterne durante COVID-19 è più importante che mai

Spesso le funzioni di comunicazione esterna o interna possono avere intuizioni che l’altra parte non ha al momento. Ecco perché assicurarsi che i team di comunicazione interna e aziendale lavorino insieme è ancora più importante in tempi di crisi come COVID-19.

Non sarete in grado di costruire un piano di continuità aziendale solido ed efficace se non allineate i messaggi che condividete internamente con quelli che condividete all’esterno della vostra organizzazione.

Pensaci: come puoi costruire la fiducia tra i tuoi team e fare in modo che tutti lavorino verso gli stessi obiettivi durante la pandemia se le tue comunicazioni interne ed esterne non sono allineate o, peggio ancora, contraddittorie?

📚Leggi: Crisis Communication – How to Communicate Effectively with Your Employees

In tempi di crisi come COVID-19, l’ultima cosa che volete per i vostri dipendenti e per il pubblico in generale è sentirsi confusi o scettici sui vostri messaggi.

I messaggi confusi portano al disimpegno. La pandemia di coronavirus ha creato paura e confusione. Molte persone hanno perso il lavoro e sono preoccupate per la loro salute. Più che mai, il vostro marchio deve essere trasparente ed enfatico.

Dovete dire la verità e informare sia il vostro pubblico interno che quello esterno su qualsiasi decisione strategica che possa avere un impatto su di loro. Avere i tuoi dipendenti che vengono a sapere dai giornalisti di qualsiasi decisione aziendale che hai preso è uno degli scenari che vuoi assolutamente evitare.

Ecco perché dovete assicurarvi che i vostri team di comunicazione interna e comunicazione aziendale lavorino insieme. È così che possono costruire una strategia di comunicazione solida e coerente, in modo che non ci sia un divario tra i messaggi che stai condividendo con i tuoi dipendenti e quelli che stai condividendo con il tuo pubblico esterno.

La crisi COVID-19 sta sfidando i professionisti della comunicazione e la loro capacità di lavorare insieme. Mentre le aziende tendono a concentrare i loro sforzi di comunicazione sui messaggi che vogliono trasmettere, ora devono concentrarsi sui bisogni del loro pubblico.

🎧 Guardate il nostro ultimo podcast in cui Brad Whitworth spiega meglio il passaggio a comunicazioni centrate sul destinatario.

Tuttavia, le informazioni importanti non significano nulla se non raggiungono le persone giuste. Le soluzioni di comunicazione interna, come Smarp, aiutano le organizzazioni a prevenire le crisi garantendo che le informazioni giuste raggiungano tutti coloro che ne hanno bisogno.

Come gli strumenti di comunicazione interna possono aiutare l’allineamento esterno e interno

L’allineamento dei diversi stakeholder nell’organizzazione è impossibile senza le giuste soluzioni di comunicazione interna.

Se i dipartimenti interni ed esterni non sono in grado di raggiungere rapidamente tutti i dipendenti al momento giusto, il disallineamento avverrà.

Pertanto, le aziende dovrebbero ora considerare l’implementazione di soluzioni che connettano tutti i dipendenti e permettano loro di avere un facile accesso alle informazioni relative al mondo interno ed esterno.

Con soluzioni di comunicazione per i dipendenti come Smarp, le organizzazioni sono in grado di:

• Raggiungere tutti i dipendenti indipendentemente dalla loro posizione
• Condividere aggiornamenti COVID-19 urgenti con i loro dipendenti
• Evitare la confusione e la diffusione di voci durante l’epidemia di coronavirus.
• Creare e condividere contenuti più coinvolgenti per i dipendenti
• Rendere tutti i contenuti facilmente condivisibili con il mondo esterno
• Prevenire la diffusione dell’ansia durante la crisi
• Supportare le conversazioni a dueconversazioni a due vie con i dipendenti
• Aiutano i dipendenti a conservare documenti importanti, messaggi e conversazioni importanti in un unico posto
• Consentire ai dipendenti di avere accesso immediato alle informazioni sui loro telefoni cellulari
• Filtrare meglio e dare priorità alla consegna dei contenuti per evitare il sovraccarico di informazioni.

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