7 consigli per migliorare le riunioni 1-on-1
Se fatte con costanza, le riunioni 1-on-1 creano una base di comprensione che aumenta l’efficacia e aiuta la crescita del team e degli individui.
Come manager o team leader, le riunioni 1-on-1 forniscono un’opportunità per connettersi regolarmente con il team. Aiutano a costruire un forte rapporto, che a sua volta aumenta l’efficacia e la comprensione. Come singolo collaboratore e membro del team, gli incontri 1-on-1 sono una componente essenziale per la crescita professionale.
In Atlassian, riteniamo che sia estremamente importante prendere l’abitudine di avere conversazioni regolari con il proprio manager. Sia che si tratti di controllare lo stato di un progetto, affrontare le preoccupazioni o i blocchi, o parlare della vostra crescita attuale e futura, questi incontri creano una base di comprensione, soprattutto se fatti su base regolare.
Ma è facile che gli incontri 1-on-1 cadano nel dimenticatoio. Siamo tutti occupati, e il tempo per queste interazioni personali viene spesso tagliato, specialmente quando non siamo disciplinati. Questo è un grosso errore.
Nei miei anni come people manager, ho visto l’impatto che le riunioni efficaci hanno quando si tratta di scalare il tuo team, e questo è particolarmente vero per le riunioni 1-on-1. Quindi, ecco un suggerimento bonus. Lo chiameremo Suggerimento #0: avere effettivamente incontri 1-on-1 in modo coerente. Settimanale o due volte al mese in genere funziona meglio.
Questi sette consigli vi aiuteranno. Leggeteli e poi parlatene con il vostro team (o manager) per sfruttare al meglio il vostro tempo insieme.
Condividete l’agenda
Ci sono scuole di pensiero contrastanti sul fatto che le riunioni 1-on-1 siano principalmente a beneficio del manager o del membro del team. Anche se è importante che entrambe le parti sentano che il 1-on-1 è un uso legittimo del loro tempo, penso che i membri del team dovrebbero avere la priorità in questo caso.
Io suggerisco di lasciare che il membro del team guidi il 75% dell’agenda e il manager il 25%. Prendetevi un minuto per concordare i punti che coprirete all’inizio della riunione. (O, se siete molto organizzati, prima.)
Membri del team, ascoltate: con il 75% del potere viene il 75% della responsabilità! Pensate agli argomenti in anticipo e assicuratevi di venire preparati.
Ognuno dei membri del mio team ed io condividiamo una bacheca Trello dove possiamo aggiungere punti all’ordine del giorno non appena ci vengono in mente, tenere traccia di ciò che abbiamo discusso e assegnarci azioni di follow-up.
Suggerimento: Copia questo modello di lavagna Trello e personalizzalo per le tue agende delle riunioni 1-on-1. (E trova altri usi creativi per le lavagne Trello qui.
Non usare le riunioni 1 contro 1 per gli aggiornamenti di stato
Gli aggiornamenti di stato sono necessari tra manager e membri del team. Inoltre, sono un argomento comodo e familiare. Per queste ragioni, possono facilmente diventare il punto focale delle riunioni 1-on-1. Non lasciare che questo accada!
I manager sono sempre invitati a dare un feedback ai loro rapporti e a parlare di obiettivi di carriera frequentemente invece di conservare tutto per la revisione annuale. Indovinate un po’? Le riunioni 1-on-1 sono il momento perfetto per avere queste conversazioni.
Gli aggiornamenti dei progetti dovrebbero (idealmente) avvenire tramite qualche alternativa non-incontro: email, questioni Jira, chat, o un buon vecchio drive-by sulla scrivania. Se c’è qualcosa di importante da discutere, come perni o decisioni importanti, rendetelo l’ultimo argomento del vostro ordine del giorno 1-on-1 in modo che non prenda accidentalmente il sopravvento sull’intera riunione.
Sollecitate la franchezza
Le riunioni 1-on-1 saranno efficaci solo se sia il manager che il membro del team hanno fiducia di essere in uno spazio sicuro per parlare apertamente. Creare questo ambiente richiede uno sforzo da entrambe le parti.
Da parte loro, i manager dovrebbero prendere l’abitudine di fornire frequenti feedback con esempi specifici. Puntate ad una miscela 50/50 di lodi e critiche costruttive. Inoltre, siate sinceri sulle sfide che il team sta affrontando in modo che i membri del vostro team si sentano profondamente connessi con la missione del team. Potreste anche ispirarli a contribuire ad un livello più alto.
Membri del team, siate aperti su dove siete in difficoltà e avete bisogno di aiuto. Il vostro manager è lì per sostenervi. Se la conversazione non diventa un po’ imbarazzante, non state scavando nelle cose importanti.
Prendere appunti
Prendere appunti aiuta a ricordare la discussione, forma la base per i prossimi passi, e segnala che siete impegnati nella crescita sia del membro del team che del team. Personalmente, trovo difficile stare al passo con il prendere appunti man mano che si procede. E non mi piace che uno di noi (o entrambi) stia a beccare sul portatile invece di essere pienamente impegnato nell’ascolto attivo.
Per evitare che la tecnologia diventi dirompente, provate a dedicare gli ultimi cinque minuti delle vostre riunioni 1-on-1 per ricapitolare e prendere appunti. Oppure dedicare cinque minuti a prendere appunti subito dopo la riunione, mentre tutto è ancora fresco. Se devi digitare gli appunti mentre vai, almeno disattiva le notifiche rumorose come le email e i programmi di chat.
Esci dalla sala conferenze
Variare il luogo delle tue riunioni 1-on-1 è un ottimo modo per cambiare i tuoi modelli di interazione. La verità è che non sapete davvero come la vostra routine da seduti al tavolo si presenta in termini di dinamiche di potere.
Quindi, mescolate. Andate a prendere un caffè insieme. Pranzate e parlate. Fate una passeggiata e parlate, che fa bene al pensiero creativo e alla costruzione del rapporto. Potrebbe anche salvarvi la vita. Assicuratevi di considerare i tipi di conversazioni che sono appropriati per questi diversi ambienti.
Chiarisci cosa vuoi dalla conversazione
Con ogni argomento, sii chiaro su cosa vuoi dalla discussione. Membri del team: state chiedendo al vostro manager di intraprendere qualche azione specifica, o state chiedendo un input su come voi stessi dovreste agire? Manager: chiedete al membro del vostro team se desiderano che siate coinvolti nella risoluzione di un problema, o se vi stanno semplicemente mettendo al corrente di una situazione difficile su cui stanno lavorando.
Venite preparati ad ogni incontro con un’agenda o una lista di argomenti che vorreste discutere. I manager possono avere argomenti che vorrebbero discutere, ma voi (ricordate la divisione 75-25 di cui sopra) dovreste in definitiva guidare la discussione.
Ricorda e fissa le aspettative
Spesso iniziamo le nostre conversazioni 1-on-1 con gli argomenti più importanti e finiamo con quelli meno importanti. Questo ha l’effetto di normalizzare la priorità delle cose nella mente del manager e del membro del team.
Alla fine della riunione fate uno sforzo consapevole per ricapitolare gli argomenti e i compiti più importanti, usando domande come:
- Quali sono le aspettative reciproche per questa settimana?
- Quali erano le azioni più importanti che avremmo intrapreso questa settimana?
Poi toccate la base su questi argomenti la prossima volta, in modo che entrambi vi sentiate come se i vostri incontri 1-on-1 avessero continuità e slancio in avanti di settimana in settimana.
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