Cinque elementi di comunicazione efficace:
Elementi di base della comunicazione
Semplicemente, possiamo definire la comunicazione come “condivisione di idee o sentimenti con altri”. La comunicazione ha luogo quando una persona trasmette informazioni e comprensione ad un’altra persona. C’è una comunicazione quando si risponde o si ascolta qualcuno. I movimenti delle labbra, il movimento delle mani o l’ammiccamento di un occhio possono trasmettere più significato che persino le parole scritte o parlate. Gli elementi di base del processo di comunicazione includono il comunicatore, il destinatario, il messaggio, il canale e il feedback.
– Il comunicatore è il mittente, l’oratore, l’emittente o lo scrittore, che intende esprimere o inviare un messaggio.
– Il destinatario del messaggio è il destinatario del messaggio a cui la comunicazione è destinata. Il comunicando riceve l’informazione, l’ordine o il messaggio.
– Messaggio, che è anche conosciuto come l’oggetto di questo processo, cioè il contenuto della lettera, del discorso, dell’ordine, dell’informazione, dell’idea o del suggerimento.
– Canale di comunicazione o il mezzo attraverso il quale il mittente passa l’informazione e la comprensione al destinatario. Agisce come una connessione tra il comunicatore e il comunicando, cioè i livelli di comunicazione o le relazioni che esistono tra diversi individui o dipartimenti di un’organizzazione.
– Feedback, che è essenziale per rendere la comunicazione un successo. È l’effetto, la risposta o la reazione dell’informazione trasmessa al comunicando.
Prima di tutto, il comunicatore sviluppa un’idea precisa su concetti, credenze o dati che vuole trasmettere. Poi traduce l’idea in parole, simboli o qualche altra forma di messaggio che si aspetta che il ricevente capisca. Il comunicatore sceglie un mezzo appropriato per trasmettere il messaggio. Il messaggio viene poi ricevuto dal comunicatore. Il comunicatore agisce sul messaggio come l’ha capito. Infine, l’efficacia della comunicazione è valutata attraverso la risposta o il feedback. Se la comunicazione porta i cambiamenti desiderati nelle azioni, si dice che è una comunicazione di successo.
Tempistica della comunicazione; scelta del mezzo; tono e punto di vista (prospettiva, atteggiamento e relazione rispetto al pubblico, allo scopo e al materiale); riconoscimento del pubblico (orientamento del lettore rispetto allo scrittore); presentazione diretta o indiretta (ordine delle prove e delle conclusioni); strategie persuasive e appelli retorici (logos, pathos, ethos)
Checkpoints:
□Tempistica e scelta del mezzo sono adeguati allo scopo, al pubblico e al materiale.
□Il tono è appropriato allo scopo, al pubblico e al materiale.
□Il materiale è reso rilevante per il lettore (gli interessi e le preoccupazioni del lettore sono riconosciuti).
□Le conclusioni sono presentate direttamente (prima le conclusioni, poi le prove) a un pubblico comprensivo, indirettamente (prima le prove, poi le conclusioni) a un pubblico indifferente o ostile.
□La strategia persuasiva comprende una miscela di approcci retorici (appelli alla logica, ai sentimenti, all’etica o alla credibilità).
2. SVILUPPO
Organizzazione (disposizione logica e sequenza); prove e supporto (rilevanza, specificità, accuratezza e sufficienza dei dettagli); conoscenza dell’argomento e del materiale; qualità della percezione, analisi e intuizione
Checkpoints:
□Il materiale è organizzato in una sequenza logica e coerente.
□La conclusione o la chiusura riafferma l’argomento e identifica l’azione da intraprendere.
□Gli esempi sono pertinenti, specifici, dettagliati, sufficienti e persuasivi.
□Le citazioni sostengono l’argomento.
□La gestione del materiale dimostra conoscenza e intuizione.
3. CHIAREZZA
Presentazione della tesi o dell’argomento centrale (dichiarazione dello scopo, delineazione o restringimento dell’argomento, rilevanza degli argomenti subordinati o secondari); scelta delle parole; linguaggio tecnico e gergo; struttura (frase, paragrafo, documento); dispositivi di coerenza (dichiarazione organizzativa, ripetizione di parole e frasi, progressione dal familiare al non familiare, argomento e frasi di transizione); marcatori testuali (titoli, evidenziazione, caratteristiche di formattazione)
Punti di controllo:
□Lo scopo o l’idea centrale è sufficientemente limitata per una discussione significativa.
□Lo scopo o l’idea centrale è dichiarata chiaramente, di solito nell’apertura.
□ Viene offerta una dichiarazione organizzativa, di solito alla fine dell’apertura.
□Le idee secondarie sono identificate efficacemente e collegate chiaramente allo scopo principale o all’idea centrale.
□Il linguaggio è chiaro, specifico, accurato e appropriato al pubblico, allo scopo e al materiale.
□La scelta delle parole è chiara, specifica, accurata, senza pretese e priva di cliché e gergo abusato.
□Il linguaggio tecnico e i termini sono definiti e spiegati secondo necessità (a seconda della conoscenza del pubblico).
□Le frasi sono prive di ambiguità.
□Il testo è coerente, con le nuove informazioni collegate a quelle precedentemente discusse (ordinate all’interno delle frasi come “qualcosa di vecchio/qualcosa di nuovo”).
□Le transizioni tra i paragrafi sono chiare e utili.
□Il testo è evidenziato in modo appropriato (punti, paragrafi, grassetto, corsivo, sottolineatura, ecc.) per coinvolgere il lettore e rafforzare i punti principali.
4. STILE
La scelta delle parole (economia, precisione e specificità del linguaggio e dei dettagli; linguaggio astratto vs. concreto; verbi d’azione vs. verbi di collegamento o deboli con nominalizzazioni). verbi d’azione o verbi deboli con nominalizzazioni; figure retoriche: schemi e tropi); tono (personalità e umorismo); voce attiva o passiva; varietà di frasi
Checkpoints:
□La scelta delle parole è economica, chiara, specifica, accurata, senza pretese e priva di cliché e gergo abusato.
□I verbi di azione sono preferiti ai verbi deboli con nominalizzazioni (come raccomandare rispetto a fare una raccomandazione).
□Il linguaggio è adeguatamente concreto o astratto (significando o non significando cose che possono essere percepite dai sensi).
□Il linguaggio figurativo (metafore e similitudini, così come altri tropi e schemi) arricchisce e approfondisce l’argomento.
□La voce attiva è preferita alla voce passiva (la voce attiva è usata per enfatizzare l’esecutore dell’azione; la voce passiva è usata per enfatizzare il ricevente dell’azione).
□Le frasi sono prive di prolissità e costruzioni inutilmente complesse.
□La varietà nella struttura e nella lunghezza delle frasi crea enfasi.
□I valori dell’autore, la personalità e – quando opportuno – l’umorismo sono trasmessi in modo da rafforzare il messaggio.
5. CORRETTEZZA
Regole e convenzioni di ortografia, grammatica, punteggiatura, uso e idioma; stile (adeguatezza della scelta delle parole e livello di formalità al pubblico, allo scopo e al materiale); adeguatezza sociale e culturale; accuratezza nella revisione
Punti di controllo:
□L’ortografia (inclusi termini tecnici e nomi propri) è corretta.
□Le parole corrette sono usate per trasmettere il significato desiderato.
□Le regole della grammatica e della sintassi sono seguite, incluso l’accordo pronome-nome, l’accordo soggetto-verbo, il tempo verbale appropriato, il caso del pronome, le forme possessive, la costruzione parallela, ecc.
□La punteggiatura (in particolare il posizionamento delle virgole) riflette l’uso standard.
