Come creare un piano di comunicazione di progetto?

Come creare un piano di comunicazione di progetto

Anche se può sembrare scoraggiante, creare un piano di comunicazione di progetto è abbastanza semplice.

Puoi seguire la nostra lista di controllo del piano di comunicazione del progetto per assicurarti di aver coperto tutto:

Outline Project Communication Plan Objectives

Prima di iniziare a creare il tuo piano, devi sapere cosa vuoi ottenere con esso.

Per esempio, potresti voler migliorare l’approvazione degli stakeholder.

Potresti anche voler migliorare la collaborazione nel tuo team.

Puoi scegliere tutti gli obiettivi che vuoi, ma è importante che tu li scelga.

Guideranno la tua strategia.

Fonte: The Digital Project Manager

Identificare i requisiti e le preferenze di comunicazione

Quando avete delineato gli obiettivi del vostro piano di comunicazione del progetto, è il momento di pensare ai prerequisiti per raggiungerli.

Per dirla semplicemente: il tuo secondo passo dovrebbe essere capire chi ha bisogno di quali informazioni:

• I membri del team potrebbero aver bisogno di informazioni in tempo reale su tutto ciò che riguarda il progetto
• I clienti potrebbero aver bisogno di report mensili sui progressi
• Il top management potrebbe aver bisogno di report settimanali sui progressi

Tutto dipende dal livello di coinvolgimento degli stakeholder nella tua organizzazione.

Tuttavia, puoi determinarlo rispondendo alle 5 W e 1 H:

• A chi deve essere comunicato
• Cosa deve essere comunicato (ad esempio, il reparto di progettazione grafica ha bisogno di ottenere informazioni sulla ricerca del pubblico, il reparto prodotti sull’utilizzo, ecc.)
• Quando l’informazione deve essere comunicata
• Dove deve essere comunicata
• Perché la comunicazione dell’informazione è importante (es. per ottenere l’approvazione degli stakeholder, per migliorare le prestazioni del team)
• Come l’informazione dovrebbe essere comunicata (es. in una riunione, attraverso uno strumento).

Fonte: Project Management Institute

Ovviamente, avrete uno strumento di gestione della comunicazione del progetto a portata di mano che potete usare per tenere tutti nel giro.

Se state usando Office 365 per la gestione del progetto, è dotato di molti strumenti collaterali che potete usare per condividere informazioni non solo con il vostro team, ma anche con gli stakeholder esterni.

Tuttavia, dovreste accertarvi che tutte le parti interessate sappiano come usare lo strumento e siano a loro agio con questa modalità di comunicazione.

• Sono già abituati a ricevere informazioni attraverso lo strumento?
• C’è un processo di comunicazione che avete seguito?

Le modalità di comunicazione preferite dai diversi stakeholder

Fonte: The Digital Project Manager

Inoltre, potresti aver bisogno di gestire sia la comunicazione sincrona che quella asincrona:

• Per esempio, potresti lavorare con un team remoto che vive e lavora in diverse parti del mondo. Se avete bisogno di organizzare una chiamata con loro, dovreste fare attenzione ai fusi orari
• Tuttavia, programmare una chiamata con un cliente potrebbe non essere necessario se potete comunicare con loro in modo asincrono attraverso email o rapporti di stato.

Infine, fate attenzione alla vostra frequenza di comunicazione.

Non volete inondare il vostro team o altri stakeholder con numerose email non richieste. Potrebbero sviluppare l’abitudine di ignorarle o scremarle.

Tipi di comunicazione

Fonte: The Digital Project Manager

Assicurati di dare un’occhiata ai dati storici per capire quali modalità di comunicazione hanno funzionato bene in passato.

Fai un piano di comunicazione per la gestione del progetto

Finalmente, è il momento di creare il tuo piano di comunicazione per la gestione del progetto.

Avendo ottenuto tutte le informazioni sui tuoi stakeholder e sui requisiti del progetto, puoi strutturarlo come documento di riferimento.

Tuttavia, assicurati anche di monitorare il successo del tuo piano di comunicazione per la gestione del progetto in modo da poterlo modificare e ottimizzare in futuro.

Quello che segue è un semplice esempio di piano di comunicazione per la gestione del progetto:

Source: Template.net

Questo esempio riassume chiaramente:

• Il tipo di comunicazione
• Media
• Data di consegna
• Frequenza dei vostri comunicati.

Anche se può sembrare scarno, deriva dai documenti precedenti in cui avete ricercato e definito le modalità e i tipi di comunicazione preferiti e necessari per i diversi stakeholder.

Il vostro risultato finale – il vostro vero piano di comunicazione di project management – dovrebbe essere semplice, e un risultato diretto della vostra ricerca precedente.